Oktober 01, 2020

OTI Greentech AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
OTI Greentech AG
Berlin
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 05.08.2020

OTI Greentech AG

Berlin

-WKN A2TSL2-

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am Freitag, dem 11. September 2020, um 14.00 Uhr stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Das am 28. März 2020 in Kraft getretene Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) eröffnet die Möglichkeit, ordentliche Hauptversammlungen des Jahres 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Angesichts der auf absehbare Zeit andauernden COVID-19-Pandemie, der von der Landesregierung Berlin insoweit beschlossenen Verhaltensregeln und des Ziels der Vermeidung von Gesundheitsrisiken für Aktionäre, Mitarbeiter sowie Organmitglieder der Gesellschaft hat der Vorstand der OTI Greentech AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, von der Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

Die Versammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in den Geschäftsräumen der Gesellschaft OTI Greentech AG, c/o ABC Business Center, Friedrichstraße 79, 10117 Berlin, statt. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 C-19 AuswBekG unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre in Bild und Ton übertragen (vgl. die näheren Hinweise nach der Wiedergabe der Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen).

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichtes für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Wahl eines Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft & Steuerberatungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG, Domstraße 15, 20095 Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage des C-19 AuswBekG zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung am 11. September 2020 auf Grundlage des C-19 AuswBekG als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten mit der Möglichkeit zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Zuschaltung (Zuschaltung) durchgeführt.

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können sich zu der gesamten Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ zuschalten. Die Möglichkeit, dass Aktionäre gemäß § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben, besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Bild- und Tonübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG.

Aktionärsportal

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Zugangskarte mit weiteren Informationen zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Zugangskarte enthält unter anderem die Zugangsdaten, mit denen die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten das unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ zugängliche Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.

Das Aktionärsportal ist ab dem 21. August 2020 für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten geöffnet. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre mit den Zugangsdaten, die sie mit Ihrer Zugangskarte erhalten, einloggen. Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

Voraussetzungen für Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zuschaltung zu der Hauptversammlung

Zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist eine Anmeldung der Aktionäre erforderlich. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der Adresse:

OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

bis spätestens am

4. September 2020 (24:00 Uhr)

in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zugehen.

Zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist darüber hinaus der Nachweis des Anteilsbesitzes durch einen von dem depotführenden Institut in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis erforderlich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), also auf den

21. August 2020 (0:00 Uhr),

und muss der Gesellschaft spätestens am

4. September 2020 (24:00 Uhr)

unter der vorstehend für die Anmeldung benannten Adresse zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des bisherigen Aktionärs. Die Berechtigung zur Zuschaltung zur Hauptversammlung und die Zahl der Stimmrechte bestimmen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht zur Zuschaltung oder Stimmabgabe berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Zugangskarten für die Hauptversammlung zugeschickt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Auch in diesem Fall müssen die oben genannten Voraussetzungen für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts erfüllt werden.

Briefwahlstimmen können der Gesellschaft ausschließlich über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ übermittelt werden. Die Ausübung des Stimmrechts über das Aktionärsportal ist ab dem 21. August 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung am Freitag, dem 11. September 2020, möglich. Über das Aktionärsportal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen etwaig zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Es wird darauf hingewiesen, dass andere Kommunikationswege für die Briefwahl nicht zur Verfügung stehen, insbesondere keine Übersendung der Briefwahlstimme per Post oder per E-Mail.

Stimmrechtsvertretung durch Dritte

Aktionäre, die ihre Aktien fristgerecht angemeldet haben, können ihr(e) Stimmrecht(e) und ihre weiteren Aktionärsrechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe unten). Auch in diesen Fällen sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft haben in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Wenn ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, richtet sich das Formerfordernis nach den aktienrechtlichen Vorschriften des § 135 AktG. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Zur Vollmachtserteilung kann das von der Gesellschaft bereitgestellte Formular genutzt werden, welches mit der Zugangskarte übersandt wird. Das Vollmachtsformular kann zudem unter der Anmeldeadresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden. Darüber hinaus kann das Vollmachtsformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ heruntergeladen werden.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem bevollmächtigten Dritten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer dem Bevollmächtigen erteilten Vollmacht bedarf gegenüber der Gesellschaft der Textform. Die Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder der Widerruf der Vollmacht ist der Gesellschaft an folgende Adresse zu übermitteln:

OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
D-22297 Hamburg
Fax: +49 (0) 40/63 78 54 23
E-Mail: hv@ubj.de

Eine an die genannte Postadresse übersandte Vollmacht, ihr Nachweis oder Widerruf sollten aus organisatorischen Gründen so rechtzeitig übersandt werden, dass diese spätestens bis zum 10. September 2020, 24:00 Uhr, eingegangen sind, damit sie noch in der Hauptversammlung Berücksichtigung finden können.

Vollmachten können bis zum Tag der Hauptversammlung (einschließlich) auch elektronisch über das Aktionärsportal erteilt werden. Die Zuschaltung sowie die Ausübung von Aktionärsrechten über das Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Zugangskarte versendeten Zugangsdaten erhält. Auch in diesem Fall ist der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft erforderlich.

Eine Übermittlung der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder des Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist an die oben genannte Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen noch möglich. Der Nachweis einer auf diesem Weg erteilten Bevollmächtigung kann gegenüber der Gesellschaft dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z.B. Kopie oder Scan der Vollmacht) an die oben genannte Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die OTI Greentech AG bietet ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung oder auch noch in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht aber für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung.

Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen wollen, müssen sich ebenfalls fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbringen. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft unterliegt bei Ausübung der Stimmrechte keinerlei Weisungen der OTI Greentech AG.

Vollmachten an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können schriftlich, per Telefax oder per E-Mail übermittelt werden. Ordnungsgemäß erteilte Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen zusammen mit einer Kopie der Zugangskarte zur Hauptversammlung bis 10. September 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft eingegangen sein, andernfalls können sie nicht berücksichtigt werden. Diese Vollmachten und Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind an die folgende Anschrift zu senden:

OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Daneben steht vor und während der Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das Aktionärsportal ist ab dem 21. August 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das Aktionärsportal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.

Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jeder Gegenstand bedarf einer Begründung oder einer Beschlussvorlage. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 17. August 2020, 24.00 Uhr, unter nachfolgender Adresse zugegangen sein:

OTI Greentech AG
Der Vorstand
c/o ABC Business Center,
Friedrichstraße 79
10117 Berlin

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge von Aktionären mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder ggfls. Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern oder Aufsichtsräten gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse im Original, per Telefax oder per E-Mail zu übersenden:

OTI Greentech AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 27. August 2020 (24:00 Uhr), unter der vorstehend angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.oti.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind, insbesondere sofern ein Nachweis der Aktionärseigenschaft erfolgt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis spätestens 8. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ), ordnungsgemäß zugehen, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Im Übrigen werden Gegenanträge und Wahlvorschläge nicht berücksichtigt. Dies gilt entsprechend für Anträge zu Tagesordnungspunkten, die aufgrund eines Ergänzungsantrags von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG durch gesonderte Bekanntmachung nachträglich auf die Tagesordnung gesetzt werden.

Fragemöglichkeit der Aktionäre nach § 1 Abs. 2 C-19 AuswBekG; Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 C-19 AuswBekG erheblich eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG). Der Vorstand kann mit Zustimmung des Aufsichtsrats zudem festlegen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der OTI Greentech AG Gebrauch gemacht. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG – abweichend von § 131 AktG – nur nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG hat der Vorstand keinesfalls alle Fragen zu beantworten, er kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG). Etwaige Fragen sind bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens 8. September 2020, 24:00 Uhr, über das unter der Internetadresse

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ zugängliche Aktionärsportal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Fragen zur Hauptversammlung stellen“ vorgesehen. Eine Einreichung von Fragen auf einem anderen Übermittlungsweg ist nicht möglich. Das Aktionärsportal einschließlich der Möglichkeit zur Übermittlung von Fragen steht den Aktionären ab dem 21. August 2020 zur Verfügung.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen nicht mehr eingereicht werden. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu noch die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl oder über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem Versammlungsleiter, der die Niederschrift der Hauptversammlung erstellt, zu erklären. Entsprechende Erklärungen können vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung über das unter der Internetadresse

https://oti.ag/

zugängliche Aktionärsportal der Gesellschaft abgegeben werden. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Erklärung eines förmlichen Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung“ vorgesehen.

Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft und Unterlagen zur Hauptversammlung

Auf Internetseite der OTI Greentech AG

https://oti.ag/

unter der Rubrik „Investor Relations“ sind ab der Einberufung folgende Unterlagen zugänglich gemacht:

Der festgestellte Jahresabschluss sowie der gebilligte Konzernabschluss und der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2019,

der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019,

Formulare für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigung oder Stimmrechtsvertretung,

eine gegebenenfalls bekanntzumachende Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG sowie zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126, 127 AktG.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die OTI Greentech AG möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung ist:

OTI Greentech AG
c/o ABC Business Center
Friedrichstraße 79
10117 Berlin

Den Datenschutzbeauftragten der OTI Greentech AG erreichen Sie wie folgt:

OTI Greentech AG
Datenschutzbeauftragter
c/o ABC Business Center
Friedrichstraße 79
10117 Berlin
Telefax: +49 30 690 884 88
E-Mail: datenschutzbeauftragter@oti.ag

Die OTI Greentech AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der jeweils gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Aktiengesetz (AktG).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten zwingend erforderlich.

Die OTI Greentech AG verarbeitetet personenbezogene Daten (wie Name, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte sowie gegebenenfalls den Namen und die Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Zuschaltung zur Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zum Zwecke der Vorbereitung und Ihrer Zuschaltung zu der Hauptversammlung gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG zwingend erforderlich. Zudem werden die personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet.

Die personenbezogenen Daten werden der OTI Greentech AG von Dritten übermittelt, die in den Anmeldevorgang zur Hauptversammlung eingebunden sind (z. B. Depot führende Bank) oder von Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung angegeben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Daten werden nicht länger gespeichert als gesetzlich zulässig (z. B. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten) und für die genannten Zwecke erforderlich.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die OTI Greentech AG Dienstleister. Die Dienstleister der OTI Greentech AG, welche zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der OTI Greentech AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der OTI Greentech AG.

Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Gesellschaft zu finden

https://oti.ag/datenschutzrichtlinie/

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und Computer. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Für die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung benötigen Sie ebenfalls einen Computer sowie Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Zugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.

Am 11. September 2020 können sich die angemeldeten Aktionäre bzw. die angemeldeten Aktionärsvertreter ab 14:00 Uhr unter der Internetadresse

https://oti.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ durch Eingabe der Zugangsdaten zu der virtuellen Hauptversammlung schalten.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts ab dem 21. August 2020 möglich.

Weitere Einzelheiten zum Aktionärsportal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Zugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Nutzung des Aktionärsportals sind unter der Internetadresse

https://oti.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ abrufbar.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können über das Aktionärsportal die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportals und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

 

Berlin, im August 2020

OTI Greentech AG

Der Vorstand

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