August 15, 2020

OTRS AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
OTRS AG
Oberursel (Taunus)
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 14.07.2020

OTRS AG

Oberursel (Taunus)

ISIN DE000A0S9R37
WKN A0S9R3

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Die Aktionäre und Aktionärinnen unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

Mittwoch, den 26. August 2020
um 16:00 Uhr
im The Rilano Hotel, Zimmersmühlenweg 35, 61440 Oberursel

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung 2020

eingeladen.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 sowie des Lageberichts der Gesellschaft und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 daher keinen Beschluss zu fassen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn aus dem Geschäftsjahr 2019 in Höhe von EUR 791.112,73 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu beschließen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu beschließen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am 05. August 2020, 00:00 Uhr, Aktionäre der Gesellschaft sind und sich bis zum 19. August 2020, 24:00 Uhr, unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft angemeldet haben.

Der Anteilsbesitz muss durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts nachgewiesen werden; dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 05. August 2020, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) zu beziehen. Dieser Nachweisstichtag ist der Zeitpunkt, zu dem der für das Bestehen und den Umfang des Rechts zur Teilnahme an der Hauptversammlung und des Stimmrechts maßgebliche Anteilsbesitz bestimmt wird. Erwerbe und Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag sind zulässig, für die vorgenannten Rechte aber ohne Bedeutung.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020, 24:00 Uhr, unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

OTRS AG
Zimmersmühlenweg 11
61440 Oberursel
Telefax: +49 (0) 6172 1807690
E-Mail: hv@otrs.com

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern.

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten – z. B. ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten – ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre

Die OTRS AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.

Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).

Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die OTRS AG diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO.

Alle Mitarbeiter der Gesellschaft, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, insbesondere über das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 129 AktG) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar.

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO) und die Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der OTRS AG unter

aumiller@iitr.de.

 

Oberursel, im Juli 2020

OTRS AG

Der Vorstand

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