OTRS AG
Bad Homburg
ISIN DE000A0S9R37
WKN A0S9R3
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2016
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am
Mittwoch, den 31. August 2016
um 12.00 Uhr
im Steigenberger Hotel Bad Homburg,
Kaiser-Friedrich-Promenade 69–75, 61348 Bad Homburg
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2016
eingeladen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2015 sowie des Lageberichts der Gesellschaft und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 daher keinen Beschluss zu fassen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016 zu bestellen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über Sitzverlegung und Satzungsänderung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen:
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Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft rechtzeitig angemeldet und ihren Anteilsbesitz durch einen von ihrem depotführenden Institut erstellten Nachweis nachgewiesen haben.
Der Nachweis des depotführenden Instituts hat sich auf den Beginn des 10. August 2016 (00:00 Uhr) zu beziehen. Dieser Nachweisstichtag ist der Zeitpunkt, zu dem der für das Bestehen und den Umfang des Rechts zur Teilnahme an der Hauptversammlung und des Stimmrechts maßgebliche Anteilsbesitz bestimmt wird. Erwerbe und Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag sind zulässig, für die vorgenannten Rechte aber ohne Bedeutung.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 24. August 2016 (24:00 Uhr) unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:
OTRS AG
Zimmersmühlenweg 11
61140 Oberursel
Telefax: +49 (0) 6172 1807690
E-Mail: hv@otrs.com
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern.
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Sofern die Vollmacht nicht einer von § 135 AktG erfassten Person oder Institution erteilt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Die Anforderungen an die Erteilung von Vollmachten an eine von § 135 AktG erfasste Person oder Institution bestimmen sich nach § 135 AktG.
Bad Homburg, im Juli 2016
OTRS AG
Der Vorstand