OTRS AG
Oberursel (Taunus)
ISIN DE000A0S9R37
WKN A0S9R3
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2018
Die Aktionäre und Aktionärinnen unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am
Mittwoch, den 08. August 2018
um 16:00 Uhr
in den Geschäftsräumen der OTRS AG, Zimmersmühlenweg 11, 61440 Oberursel
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2018
eingeladen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017 sowie des Lageberichts der Gesellschaft und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 daher keinen Beschluss zu fassen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu beschließen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Wahl zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat der OTRS AG besteht nach § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die sämtlich von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die Gesellschaft unterliegt nicht der Mitbestimmung. Die Amtszeiten der von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats laufen allesamt mit der Beendigung dieser Hauptversammlung ab. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 08. August 2018 in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder erfolgt nach § 8 Abs. 2 der Satzung für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die VEDA WP GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen. |
Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am 18. Juli 2018, 00:00 Uhr, Aktionäre der Gesellschaft sind und sich bis zum 01. August 2018, 24:00 Uhr, unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft angemeldet haben.
Der Anteilsbesitz muss durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts nachgewiesen werden; dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 18. Juli 2018, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) zu beziehen. Dieser Nachweisstichtag ist der Zeitpunkt, zu dem der für das Bestehen und den Umfang des Rechts zur Teilnahme an der Hauptversammlung und des Stimmrechts maßgebliche Anteilsbesitz bestimmt wird. Erwerbe und Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag sind zulässig, für die vorgenannten Rechte aber ohne Bedeutung.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 01. August 2018, 24:00 Uhr, unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:
OTRS AG
Zimmersmühlenweg 11
61440 Oberursel
Telefax: +49 (0) 6172 1807690
E-Mail: hv@otrs.com
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern.
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Soweit weder ein Kreditinstitut noch eine den Kreditinstituten nach § 135 Abs. 8 AktG oder § 135 Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Vereinigung (unter letztere fallen insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt werden, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Vereinigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Oberursel, im Juni 2018
OTRS AG
Der Vorstand