Freitag, 09.06.2023

PAUL HARTMANN AG – 109. ordentliche Hauptversammlung

PAUL HARTMANN AG

Heidenheim an der Brenz

WKN 747 404
ISIN DE0007474041

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hierdurch zu der am

Freitag, 28. April 2023, um 10:00 Uhr MESZ

im Kommunikationszentrum der

PAUL HARTMANN AG,
Paul-Hartmann-Straße 16,
89522 Heidenheim an der Brenz,

stattfindenden

109. ordentlichen Hauptversammlung

der
PAUL HARTMANN AG

eingeladen.

Tagesordnung

1.

Vorlage und Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der PAUL HARTMANN AG, Vorlage und Entgegennahme des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie Vorlage des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Die genannten Unterlagen können von der Einberufung an in den Geschäftsräumen am Sitz der PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Str. 12, 89522 Heidenheim, sowie in der Hauptversammlung selbst eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch unverzüglich und kostenlos zugesandt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den für das Geschäftsjahr 2022 ausgewiesenen
Bilanzgewinn von
76.069.888,79 EUR
wie folgt zu verwenden:
Ausschüttung einer Dividende von 8,00 EUR je Stückaktie auf die 3.551.742
dividendenberechtigten Stückaktien
28.413.936,00 EUR
Gewinnvortrag 47.655.952,79 EUR

Die Dividende ist gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz (AktG) am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, somit am Donnerstag, 4. Mai 2023 zur Auszahlung fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Aufsichtsrats

Mit Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 28. April 2023 endet die Amtszeit aller bisherigen Aufsichtsratsmitglieder.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG und § 7 Absatz 1 Nr. 1 MitbestG 1976 aus zwölf Mitgliedern zusammen, von denen je sechs Mitglieder von den Anteilseignern und den Arbeitnehmern gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Nominierungsausschusses und unter Berücksichtigung der angestrebten unterschiedlichen Kompetenzen und Profile sowie einer Diversität vor, folgende Personen als Vertreter der Anteilseigner für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)

Frau Prof. Dr. Angelika Bullinger-Hoffmann, Professorin für Arbeitswissenschaft und Innovationsmanagement der Technischen Universität Chemnitz, wohnhaft in Chemnitz

b)

Frau Dr. Sidonie Golombowski-Daffner, President Advanced Accelerator Applications (AAA) – Novartis, Genf (Schweiz), wohnhaft in Eching

c)

Herrn Fritz-Jürgen Heckmann, Rechtsanwalt in der Anwaltssozietät Kees Hehl Heckmann, Stuttgart, wohnhaft in Stuttgart

d)

Herrn Eduard Schleicher, Geschäftsführender Gesellschafter der SCHWENK Zement GmbH & Co. KG, Ulm, wohnhaft in Ulm

e)

Herrn Thomas Spannagl, Geschäftsführer (CEO) der SCHWENK Baustoffgruppe, SCHWENK Zement GmbH & Co. KG, Ulm, wohnhaft in Ulm

f)

Frau Eva van Pelt, Co-Vorstandsvorsitzende der Eppendorf SE, Hamburg, wohnhaft in Strasslach-Dingharting

Im Abschnitt „Weitere Angaben und Hinweise“ sind ergänzende Informationen zu den erstmals zur Wahl vorgeschlagenen Personen beigefügt.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Neuwahl der Aufsichtsratsmitglieder entscheiden zu lassen.

Es ist vorgesehen, dass Herr Fritz-Jürgen Heckmann für den Fall seiner Wahl durch die Hauptversammlung für den Vorsitz im Aufsichtsrat vorgeschlagen wird.

6.

Beschlussfassung über die Einfügung eines neuen § 15a der Satzung, die Einfügung eines neuen § 14 Abs. 4 der Satzung sowie die Änderung von § 11 Abs. 3 und § 14 Abs. 3 Satz 2 der Satzung

a) Beschlussfassung über die Einfügung eines neuen § 15a („Virtuelle Hauptversammlung“) der Satzung

Die vergangenen drei Jahre waren geprägt von der Corona-Pandemie, die eine Abhaltung von Präsenz-Hauptversammlungen nicht zuließ. Die Durchführung der virtuellen Hauptversammlungen in den Jahren 2020-2022 geschah auf der Basis von Bestimmungen des sog. COVID-19-Gesetzes, das am 31. August 2022 ausgelaufen ist. Um auch in der Zeit nach Auslaufen dieses Gesetzes bei Bedarf virtuelle Hauptversammlungen abhalten zu können, bedarf es nach § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG einer satzungsmäßigen Grundlage.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, im Anschluss an § 15 der Satzung folgenden § 15a neu in die Satzung einzufügen:

㤠15a Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung gilt bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung zur Einfügung dieses § 15a im Handelsregister.“

b) Beschlussfassung über die Einfügung eines neuen § 14 Abs. 4 („Ort, Teilnahmeberechtigung, Bevollmächtigung“) der Satzung

Auch um den Mitgliedern des Aufsichtsrats künftig gemäß §§ 118a Abs. 2 Satz 2, 118 Abs. 3 Satz 2 AktG in bestimmten Fällen die Teilnahme an einer Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung zu ermöglichen, bedarf es einer entsprechenden Ermächtigung in der Satzung.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 14 der Satzung um folgenden Absatz 4 zur ergänzen:

„(4) Die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung darf im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen, wenn das betreffende Aufsichtsratsmitglied an der physischen Teilnahme am Ort der Hauptversammlung verhindert ist, wenn das Aufsichtsratsmitglied seinen Wohnsitz im Ausland hat oder eine Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung mit einer unangemessen langen Reisedauer verbunden wäre oder wenn die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird.“

c) Beschlussfassung über die Änderung von § 11 Abs. 3 („Beschlussfassung“) und § 14 Abs. 3 Satz 2 („Bevollmächtigung“) der Satzung

Die Übermittlung von Informationen über Telefax begegnet zunehmend rechtlichen, insbesondere datenschutzrechtlichen Bedenken. Deshalb wird vorgeschlagen, die Möglichkeit einer Telefax-Kommunikation aus der Satzung der Gesellschaft zu entfernen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 11 Abs. 3 und 14 Abs. 3 Satz 2 der Satzung wie folgt zu ändern:

In § 11 Abs. 3 der Satzung werden die Worte „Telefax oder“ gestrichen.

In § 14 Abs. 3 Satz 2 der Satzung werden nach den Worten „in Textform“ das Komma sowie die Worte „per Telefax“ gestrichen.

7.

Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats

Gemäß § 13 Satz 1 der Satzung hat die Hauptversammlung gemäß § 113 Abs. 1 Satz 2 Alt. 2 AktG die Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder zuletzt in der 107. ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 30. April 2021 festgelegt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen eine Anpassung der Vergütungsstruktur vor. Die vorgeschlagene Neuregelung beruht auf folgenden Erwägungen:

Künftig soll die feste jährliche Vergütung für die Mitgliedschaft in jedem Ausschuss auf je 3.600 EUR vereinheitlicht werden.

Außerdem soll eine Anpassung der Staffelung der festen Vergütung für den stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats erfolgen, die der zugrundeliegenden Tätigkeit und Verantwortung angemessen Rechnung trägt.

Die neue Regelung soll erstmals für das gesamte Geschäftsjahr 2024 anwendbar sein.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

Der unter Tagesordnungspunkt 5 der 107. ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 30. April 2021 gefasste Beschluss zur Aufsichtsratsvergütung wird mit Wirkung zum Ablauf des 31. Dezember 2023 aufgehoben und die Vergütung des Aufsichtsrats mit Wirkung ab dem 1. Januar 2024 wie folgt neu geregelt:

(1) Pro Geschäftsjahr beträgt die feste Vergütung für die Mitgliedschaft im Aufsichtsrat 36.000 EUR und für die Mitgliedschaft in einem Ausschuss 3.600 EUR. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Dreifache, sein Stellvertreter das 1,1-Fache sowie der Vorsitzende eines Ausschusses jeweils das Doppelte der vorgenannten Beträge; soweit ein Aufsichtsratsmitglied mehrere Vorsitze wahrnimmt, kommt die höchste Staffelung zur Anwendung.

(2) Gehört ein Aufsichtsratsmitglied dem Aufsichtsrat oder einem Ausschuss nur während eines Teils des Geschäftsjahres an, erhält es eine zeitanteilige Vergütung nach Absatz (1).

(3) Ferner erhält jedes Aufsichtsratsmitglied ein Sitzungsgeld von 2.000 EUR für die Teilnahme an jeder einzelnen Sitzung (Präsenzsitzung, Telefon- oder Videokonferenz oder entsprechende Zuschaltung) des Aufsichtsrats oder eines seiner Ausschüsse; die Staffelung gemäß Absatz (1) Satz 3 gilt entsprechend für das Sitzungsgeld für Sitzungen des Aufsichtsrats; bei Sitzungen der Ausschüsse erhält jeweils der Ausschussvorsitzende das doppelte Sitzungsgeld.

(4) Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern die durch die Ausübung des Amts entstehenden Auslagen und eine etwaige auf die Vergütung und den Auslagenersatz entfallende Umsatzsteuer. Einzubehaltende Quellensteuer wird den Mitgliedern des Aufsichtsrats nicht erstattet.

(5) Die Aufsichtsratsvergütung und das Sitzungsgeld werden mit Ablauf des Geschäftsjahres fällig. Der Auslagenersatz gemäß Absatz (4) wird zeitnah nach jeder Sitzung und Vorlage der Nachweise des Anfallens der Auslagen bezahlt.

Die Gesellschaft rechnet die Vergütungen im Gutschriftsverfahren ab.

(6) Die Gesellschaft kann auf ihre Kosten die Mitglieder des Aufsichtsrats gegen zivil- und strafrechtliche Inanspruchnahme einschließlich jeweils der Kosten der Rechtsverteidigung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Mandate versichern und eine entsprechende Rechtsschutz- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung), auch ohne Selbstbehalt, abschließen.

8.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen.

Weitere Angaben und Hinweise

Ergänzende Informationen zu den erstmals zur Wahl vorgeschlagenen Personen:

1.

Herr Thomas Spannagl

Er ist 57 Jahre alt.

Nach dem Studienabschluss als Dipl.-Ingenieur (Technische Universität in Wien) hat er leitende, insbesondere technische Verantwortungen im Lafarge-Konzern, auch für mehrere Jahre in den USA, wahrgenommen.

2018 hat er die Position des CEO der SCHWENK Baustoffgruppe übernommen.

Er bringt insbesondere technische sowie unternehmerische Expertise und Auslandserfahrungen ein.

2.

Frau Dr. Sidonie Golombowski-Daffner

Sie ist 58 Jahre alt.

Nach dem Diplom-Abschluss in Biochemie (Ludwig-Maximilians Universität in München) hat sie an der Psychiatrischen Universitätsklinik in Basel zu Biomarkern bei Alzheimer promoviert.

Nach einer Tätigkeit zuletzt als General Manager in den Bereichen Pharma, Generics und OTC beim Pharmakonzern Sanofi-Aventis ist sie seit 2011 bei Novartis, seit 2017 in der Leitung des Deutschland-Geschäfts und seit 2019 als President Advanced Accelerator Applications (AAA), Genf. Sie trägt die Gesamtverantwortung für den Bereich Radioligandentherapie und Imaging.

Sie bringt insbesondere ihre Kompetenzen in der Gesamtverantwortung für Unternehmen im Gesundheitsmarkt und in der Entwicklung und im Marktzugang neuer Produkte ein.

3.

Frau Eva van Pelt

Sie ist 57 Jahre alt.

Nach dem Abschluss als Diplom-Kauffrau (Ludwig-Maximilians Universität in München) war sie u. a. als Managing Director Health Services and Global Solutions bei Siemens Medical Solutions, als Managing Director Healthcare bei Accenture, als Leader Healthcare and Life Sciences bei Hitachi sowie als General Manager bei Leica Microsystems Europe tätig. Im Herbst 2017 ist sie in die Eppendorf SE, Hamburg, eingetreten, einem führenden Life-Science-Unternehmen, das Instrumente, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen für das Liquid-, Sample- und Cell-Handling für den Einsatz in Laboren weltweit entwickelt und vertreibt. Eppendorf ist vergleichbar zu Hartmann mittelständisch orientiert. Seit Ende 2019 trägt sie dort die Verantwortung als Co-Vorstandsvorsitzende.

Sie bringt insbesondere ihre breiten Kenntnisse im Vertrieb von medizinischen Produkten sowie in der ganzheitlichen Steuerung von Unternehmen ein.

Teilnahme- und Stimmrechtsvoraussetzungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die im Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss spätestens bis

Freitag, 21. April 2023, 24:00 Uhr MESZ,

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) in deutscher oder englischer Sprache eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiterhin die Möglichkeit an, sich innerhalb der vorgenannten Frist online über das Aktionärsportal anzumelden, das sie unter dem Link www.hartmann.de/​hv erreichen. Die hierfür benötigten Zugangsdaten werden den Aktionären mit der Mitteilung der Einberufung zugesandt. Aktionäre, die sich bereits für unseren Online-Service registriert und der elektronischen Übermittlung von Informationen zur Hauptversammlung zugestimmt haben, können sich direkt über das Aktionärsportal anmelden.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem zusammen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldeformular, das auch für die Vollmachtserteilung und die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter genutzt werden kann, sowie online im Aktionärsportal.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Die zur Teilnahme berechtigten Aktionäre beziehungsweise ihre Bevollmächtigten erhalten Eintrittskarten zur Hauptversammlung. Aktionäre, die sich über das Aktionärsportal anmelden, haben die Möglichkeit, sich ihre Eintrittskarte unmittelbar selbst auszudrucken. Anders als die Anmeldung zur Hauptversammlung ist die Eintrittskarte nicht Teilnahmevoraussetzung, sondern dient lediglich der Vereinfachung des Ablaufs an den Einlasskontrollen für den Zugang zur Hauptversammlung.

Aktionäre, die sich per E-Mail anmelden wollen, werden gebeten, ihren vollständigen Namen, ihre Adresse und ihren in das Aktienregister eingetragenen Bestand an Aktien der PAUL HARTMANN AG anzugeben.

Das Teilnahme- und Stimmrecht setzt voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung besteht. Auch hinsichtlich der Anzahl der Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit von Samstag, 22. April 2023, 0:00 Uhr MESZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am Freitag, 28. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am Freitag, 21. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Nutzung des Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die Zugangsdaten zum Aktionärsportal erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.

Aktionäre, die von der Möglichkeit der Bevollmächtigung Gebrauch machen wollen, werden gebeten, dies frühzeitig zu tun, um einen rechtzeitigen Zugang der Zugangsdaten bei dem Bevollmächtigten zu ermöglichen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch, per E-Mail oder per Telefax) erfolgen; § 135 AktG bleibt unberührt. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen – sofern dies nicht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle erfolgt – der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 27. April 2023, 12:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Eine Vollmacht kann auch online über das Aktionärsportal erteilt und dadurch nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung über das Aktionärsportal ist ebenfalls bis Donnerstag, 27. April 2023, 12:00 Uhr MESZ, möglich. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als kostenlosen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Aktionäre können für die Vollmachts- und Weisungserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Mitteilung der Einberufung übersandten Anmeldebogens oder das Aktionärsportal verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch per E-Mail oder per Telefax) erfolgen. Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen erteilt werden und der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 27. April 2023, 12:00 Uhr MESZ, unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Aktionärsportal ist ebenfalls bis Donnerstag, 27. April 2023, 12:00 Uhr MESZ, möglich. Erhalten die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für denselben Aktienbestand bis Donnerstag, 27. April 2023, 12:00 Uhr MESZ, sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Internet (Aktionärsportal) Vollmacht und Weisungen, werden unabhängig von den Eingangsdaten ausschließlich die über das Internet erteilte Vollmacht und erteilten Weisungen als verbindlich angesehen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch noch vor Ort während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG müssen der Gesellschaft spätestens bis Donnerstag, 13. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Sie sind ausschließlich zu richten an:

PAUL HARTMANN AG
Investor Relations
Paul-Hartmann-Str. 12
89522 Heidenheim
bzw.
Postfach 13 60
89504 Heidenheim
oder per E-Mail: hauptversammlung@hartmann.info

Anderweitig adressierte oder verspätet zugegangene Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass auch Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort erneut gestellt werden.

Hinweise zum Datenschutz

Die PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, verarbeitet im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre und, im Falle der Stimmrechtsvertretung, auch der Aktionärsvertreter (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer und Zugangsdaten).

Die Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien, die unter Angabe personenbezogener Daten in das Aktienregister einzutragen sind. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Führung des Aktienregisters, die Versendung der Mitteilung über die Einberufung, die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung und um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen, rechtlich zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. §§ 67, 118 ff. AktG). Wenn Aktionäre Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme im Wege der digitalen Kommunikation erteilt haben, um zukünftig Informationen digital zu erhalten (insbesondere die Mitteilung über die Einberufung der Hauptversammlung), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der Hauptversammlung und den störungsfreien und sicheren Betrieb des Aktionärsportals erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die PAUL HARTMANN AG diese in der Regel von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (Depotbank bzw. Letztintermediär).

Die von der PAUL HARTMANN AG zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der PAUL HARTMANN AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der PAUL HARTMANN AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG). Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von Fragen. Die Gesellschaft behält sich vor, Fragesteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich zu nennen.

Die PAUL HARTMANN AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Vearbeitungseinschränkungs- sowie im Falle der Vearbeitung der personenbezogenen Daten auf Basis der überwiegenden berechtigten Interessen ein Widerspruchs- und im Falle der Verarbeitung auf Basis einer Einwilligung ein Widerrufsrecht auf Seiten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter. Zudem besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Rechteausübung kann unter

ir@hartmann.info

wahrgenommen werden. Der Datenschutzbeauftragte der PAUL HARTMANN AG ist für Anmerkungen und Rückfragen unter:

datenschutz@hartmann.info

zu erreichen.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind unter

www.hartmann.info/​de-de/​datenschutz

einsehbar.

 

Heidenheim an der Brenz, im März 2023

PAUL HARTMANN AG

Der Vorstand

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