Phocos AG
Ulm
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung der Phocos AG mit Sitz in Ulm ein:
Termin: 30. Dezember 2020 um 17:00 Uhr
Ort: Notare Hammel – Schmidt – Dr. Rupp, Münchner Str. 17, 89073 Ulm
Vor dem Hintergrund der nach wie vor in Deutschland um sich greifenden COVID-19-Pandemie wird die Hauptversammlung der Phocos AG zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten der Durchführung der Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres noch am 30.12.2020 unter Anwendung eines strikten Hygiene- und Infektionsschutzkonzeptes durchgeführt. Hierzu gehören unter anderem die folgenden Maßnahmen:
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Bitte prüfen Sie selbst, ob Sie von einer möglichen Corona-Erkrankung betroffen sein könnten. Sollten Sie Erkrankungssymptome bei sich erkennen bzw. innerhalb der vergangenen 14 Tage vor dem Termin der Hauptversammlung mit einem COVID 19-positiv getesteten Menschen Kontakt gehabt haben, so erwägen Sie bitte, kurzfristig nicht an der Versammlung teilzunehmen. Ihr Recht auf Stimmrechtsübertragung bleibt hiervon selbstverständlich unberührt. |
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Wir sind nach den aktuell geltenden Coronaschutzverordnungen verpflichtet, eine Dokumentation über die anwesenden Personen bei der Veranstaltung zu führen. Die Gültigkeit der Verordnungen vorausgesetzt, werden wir Sie vor Einlass in die Veranstaltung bitten, ihre personenbezogenen Daten (Name, Adresse und Telefonnummer) sowie den Zeitraum des Aufenthalts anzugeben. |
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Sie werden gebeten am Veranstaltungsort einen Mund- und Nasenschutz zu tragen. Diese stellen wir Ihnen bei Bedarf bei Einlass zur Verfügung. |
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Bitte halten Sie einen Abstand von mindestens 1,50 Metern zu anderen Gästen. |
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Während der gesamten Versammlungsdauer können wir Ihnen leider keine Speisen und nur kalte, abgefüllte Getränke anbieten. |
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In Abhängigkeit von weiteren gesetzlichen oder behördlichen Anordnungen behält sich die Phocos AG vor, weitere Hygiene- und Infektionsschutzmaßnahmen zu treffen. |
TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses per 31.12.2019 |
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| 2. |
Bericht des Vorstands |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Jahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, Folgendes zu beschließen: Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2019 vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019 entlastet. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Jahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, Folgendes zu beschließen: Der Aufsichtsrat wird für das Geschäftsjahr 2019 vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019 entlastet. |
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| 5. |
Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats Die Amtszeit der als Vertreter der Aktionäre gewählten Aufsichtsratsmitglieder Walter Commerell, Albert Edelmann, Michael William Sonnenfeldt endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG sowie § 9 der Satzung der Gesellschaft aus mindestens drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, folgende Personen als Vertreter der Aktionäre in den Aufsichtsrat zu wählen: a) Herrn Dr. Walter Commerell, D-73326 Deggingen, Professor an der Hochschule Ulm, bisheriges Mitglied des Aufsichtsrats der Phocos AG; b) Herrn Albert Edelmann, D-66386 St. Ingbert, Geschäftsführer der etb management GmbH, St. Ingbert, bisheriges Mitglied des Aufsichtsrats der Phocos AG; c) Herrn Michael William Sonnenfeldt, 146 Central Park West, New York, N. Y. 10023, USA, bisheriges Mitglied des Aufsichtsrats der Phocos AG. Herr Dr. Walter Commerell hat keine weiteren Mitgliedschaften in Aufsichtsratsgremien. Herr Albert Edelmann ist Verwaltungsratsmitglied der Conermex S.A. de C.V., Mexico City. Herr Michael William Sonnenfeldt ist Chairman of Tiger 21 LLC, based in New York. Die Bestellung erfolgt jeweils bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der Phocos AG auf die Helios Solar Holdings Inc gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß §§ 327a ff. AktG Nach § 327 a AktG kann die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft auf Verlangen eines Aktionärs, dem Aktien in Höhe von mindestens 95% des Grundkapitals gehören (Hauptaktionär), die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) auf den Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen. Als Aktien, die dem Hauptaktionär gehören, gelten dabei auch die Aktien, die einem von ihm abhängigen Unternehmen gehören (§ 327 a Abs. 2 AktG in Verbindung mit § 16 Abs. 4 AktG). Die Helios Solar Holdings Inc mit dem Sitz in 1995 Broadway FL 16, New York, NY 10023 USA, hält unmittelbar an dem 1.878.720,00 EUR betragenden und in 187.872 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilten Grundkapital der Phocos AG 179.136 Aktien. Dies entspricht 95,35 % des Grundkapitals der Phocos AG. Die Helios Solar Holdings Inc hat mit Schreiben vom 20. November 2020 an den Vorstand der Phocos AG das Verlangen nach § 327 a Abs. 1 Satz 1 AktG gerichtet, die Hauptversammlung der Phocos AG über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Helios Solar Holdings Inc gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen zu lassen. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen auf Verlangen der Hauptaktionärin Helios Solar Holdings Inc vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die Höhe der Barabfindung wurde durch die Hauptaktionärin Helios Solar Holdings Inc festgesetzt. Die Helios Solar Holdings Inc hat für die Hauptversammlung der Phocos AG in einem schriftlichen Bericht die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre dargelegt und die Angemessenheit der Barabfindung erläutert und begründet. Die Angemessenheit der Barabfindung wurde durch die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nymphenburger Straße 3b, 80335 München, als vom Landgericht Stuttgart gemäß Beschluss vom 28.07.2020 zum AZ.: 40 O 34/20 KfH AktG gerichtlich ausgewähltem und bestelltem Prüfer geprüft und bestätigt. Die Helios Solar Holdings Inc hat dem Vorstand der Phocos AG gemäß § 327 b Abs. 3 AktG die Erklärung der J.P. Morgan AG in Frankfurt am Main übermittelt, durch welche die J.P. Morgan AG die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung der Hauptaktionärin Helios Solar Holdings Inc übernimmt, den Minderheitsaktionären nach Eintragung des Übertragungsbeschlusses in das Handelsregister unverzüglich die festgelegte Barabfindung für die übergegangenen Aktien zu bezahlen. Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der Phocos AG, Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, folgende Unterlagen zur Einsicht der Aktionäre aus:
Auf Wunsch wird jedem Aktionär kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. Sie werden auch in der Hauptversammlung ausliegen. Wir bitten Sie um Rückmeldung bezüglich Teilnahme mittels Fax/E-Mail. Falls Sie nicht persönlich teilnehmen können, bitten wir Sie, die Möglichkeit der Stimmrechtsvertretung zu nutzen. Die Beschlussfähigkeit der Hauptversammlung erfordert gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung, dass mindestens 60 % des gesamten stimmberechtigten Grundkapitals vertreten ist. |
Mit freundlichen Grüßen
James Polcyn (Vorstand) Dean Middleton (Vorstand)
Dear Ladies and Gentlemen,
We invite our shareholders to the regular Annual General Meeting of Phocos AG with headquarters in Ulm:
Date: December 30, 2020 at 5:00 p.m.
Place: Notary Hammel – Schmidt – Dr. Rupp, Münchner Str. 17, 89073 Ulm
In light of the COVID-19 pandemic continuing to spread in Germany, the Annual General Meeting of Phocos AG will still be carried out within the financial year on 12/30/2020, applying a strict hygiene and infection prevention concept in order to comply with the statutory obligations for conducting an Annual General Meeting. This includes the following measures:
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Please check to see if you could possibly be affected by the coronavirus. If you have symptoms of the disease or have been in contact with a person who has tested positive for COVID 19 within the last 14 days before the date of the Annual General Meeting, then please, in the short term, consider not participating in the Annual General Meeting. Of course, your right to transfer your voting rights to another person will be unaffected thereby. |
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According to the current coronavirus prevention ordinances in force, we are obligated to keep documentation on the persons present at the event. The validity of the ordinances requires that we ask you for your personal data (name, address and telephone number) and for the duration of your stay before your entry into the event. |
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You are asked to wear a face mask covering the mouth and nose at the event site. We will make them available to you at the entry as needed. |
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Please maintain a distance of at least 1.50 meters from the other guests. |
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During the entire duration of the Annual General Meeting, we unfortunately are unable to offer you any food and only cold bottled beverages. |
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Depending on any further legal or official orders, Phocos AG reserves the right to take additional hygiene and infection prevention measures. |
AGENDA
| 1. |
Presentation of the approved annual financial statement as of 12/31/2019 |
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| 2. |
Report of the Executive Board |
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| 3. |
Adoption of the resolution to discharge the members of the Executive Board from liability for 2019 The Executive Board and the Supervisory Board propose that the Annual General Meeting adopt the following resolution: The Executive Board is discharged from liability for financial year 2019 from 1 January 2019 until 31 December 2019. |
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| 4. |
Adoption of the resolution to discharge the members of the Supervisory Board from liability for 2019 The Executive Board and the Supervisiory Board propose that the Annual General Meeting adopt the following resolution: The Supervisory Board is discharged from liability for financial year 2019 from 1 January 2019 until 31 December 2019. |
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| 5. |
Election of the members of the Supervisory Board The term of office of members of the Supervisory Board Walter Commerell, Albert Edelmann, Michael William Sonnenfeldt, elected as representatives of the shareholders, ceases at the close of this Annual General Meeting. The Supervisory Board in accordance with §§ 96 para. 1, 101 para. 1 of the German Stock Corporations Act (AktG) and § 9 of the Articles of Association of the company are comprised of at least three members to be elected from the Annual General Meeting. The Annual General Meeting is not bound by election proposals. The Supervisory Board proposes to the Annual General Meeting that the following persons be elected as representatives of the shareholders on the Supervisory Board: a) Dr. Walter Commerell, D-73326 Deggingen, Professor at the University of Applied Sciences Ulm, current member of the Supervisory Board of Phocos AG; b) Mr. Albert Edelmann, D-66386 St. Ingbert, Managing Director of etb management GmbH, St. Ingbert, current member of the Supervisory Board of Phocos AG; c) Mr. Michael William Sonnenfeldt, 146 Central Park West, New York, N.Y. 10023, USA, current member of the Supervisory Board of Phocos AG. Dr. Walter Commerell has no further memberships on Supervisory Board committees. Mr. Albert Edelmann is a member of the Supervisory Board of Conermex S.A. de C.V., Mexico City. Mr. Michael William Sonnenfeldt is Chairman of Tiger 21 LLC, based in New York. Each of the appointments will last until the end of the Annual General Meeting which resolves the discharge for the fourth financial year after the beginning of the term of office. The financial year in which the term of office begins is not included. |
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| 6. |
Adoption of the resolution to transfer the shares of minority shareholders of Phocos AG to Helios Solar Holdings Inc. in return for payment of an appropriate cash compensation pursuant to §§ 327a et seqq. AktG In accordance with § 327 a of the German Stock Corporation Act/AktG, and at the request of a shareholder who owns shares amounting to at least 95% of the share capital (principal shareholder), the general meeting of a stock corporation may resolve to transfer the shares of the remaining shareholders (minority shareholders) to the principal shareholder in return for an appropriate cash settlement. Shares belonging to the main shareholder are also deemed to be shares belonging to a company dependent on it (§ 327 a, Par. 2 German Stock Corporation Act, in conjunction with § 16, Par. 4 German Stock Corporation Act). Helios Solar Holdings Inc, which has its headquarters at 1995 Broadway FL 16, New York, NY 10023 USA, directly holds 179,136 shares in the share capital of Phocos AG. This amounts to EUR 1,878,720.00 and is divided into 187,872 bearer shares. This corresponds to 95.35 % of Phocos AG’s share capital. In a letter dated November 20, 2020, and pursuant to § 327 a, Par. 1 sentence 1 German Stock Corporation Act, Helios Solar Holdings Inc submitted a request to the Executive Board of Phocos AG to have the Annual General Meeting of Phocos AG pass a resolution on the transfer of the shares held by minority shareholders to Helios Solar Holdings Inc in return for appropriate cash compensation. At the request of the main shareholder, Helios Solar Holdings Inc, the Supervisory Board and the Executive Board propose the adoption of the following resolution:
The amount of the cash compensation was determined by the main shareholder Helios Solar Holdings Inc. Helios Solar Holdings Inc presented the conditions for the transfer of the minority shareholders‘ shares and explained and justified the appropriateness of the cash compensation in a written report for the Annual General Meeting of Phocos AG. The appropriateness of the cash compensation was audited by the auditor selected and appointed by the court, Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nymphenburger Straße 3b, 80335 Munich, Germany, and approved by the Stuttgart District Court, in accordance with the resolution of July 28, 2020, with the file reference: 40 O 34/20 KfH AktG. In accordance with Section 327 b, Par. 3 German Stock Corporation Act, Helios Solar Holdings Inc has submitted the declaration of J.P. Morgan AG in Frankfurt am Main to the Executive Board of Phocos AG. By means of this, J.P. Morgan AG guarantees to fulfill the obligation of the majority shareholder, Helios Solar Holdings Inc, to pay the minority shareholders the stipulated cash compensation for the transferred shares without delay once registration of the transfer resolution in the commercial register has ensued. As of the date of convening the Annual General Meeting, the following documents will be available for inspection by shareholders at the business premises of Phocos AG, Magirus-Deutz-Str. 12, 89077 Ulm, Germany:
Upon request, each shareholder will be sent a copy of these documents free of charge. They will also be available for inspection at the Annual General Meeting. We ask that you reply regarding participation by means of fax/e-mail. If you are unable to participate in person, we ask that you use the option to exercise your voting rights by a proxy. The quorum of the Annual General Meeting pursuant to § 17 para 1 of the Articles of Association requires that at least 60% of the total share capital entitled to vote be represented. |
With kind regards,
James Polcyn (Executive Board) Dean Middleton (Executive Board)