Freitag, 09.12.2022

Plan Optik AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Plan Optik AG

Elsoff-Mittelhofen

ISIN: DE000A0HGQS8

Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre ein zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 22. Juni 2022 um 10.00 Uhr.

Vor dem Hintergrund der andauernden COVID-19-Pandemie und zum Schutz der Beteiligten
haben sich Vorstand und Aufsichtsrat der Plan Optik AG auch in diesem Jahr für die
Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen
und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten entschieden. Der Gesetzgeber hat die im
März 2020 eingeräumte Möglichkeit, von einer Präsenzhauptversammlung abzusehen, bis
zum 31. August 2022 verlängert. Zum Schutz aller Beteiligten halten Vorstand und Aufsichtsrat
die mit der virtuellen Hauptversammlung verbundenen Beschränkungen der Aktionärsrechte
auch in diesem Jahr ausnahmsweise für hinnehmbar. Wir bitten um Verständnis.

Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der Gesellschaft,
Über der Bitz 3, 56479 Elsoff.

Die gesamte Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet
und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, sowie für ihre Bevollmächtigten vollständig
auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung

im passwortgeschützten HV-Online-Portal in Bild und Ton übertragen. Informationen
zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung finden Sie auch im späteren Teil der Einladung.

Tagesordnung:

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2021, des zusammengefassten Lageberichtes für die Gesellschaft und
den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2021

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Jahresabschluss der Plan Optik AG per
31. Dezember 2021 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 638.567,72 auf neue Rechnung
vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung
zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2021
Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die JPHL Treuhand AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Biedenkopf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

6.

Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals gemäß § 4 Abs. 2 der
Satzung und die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2022 mit der Möglichkeit
des Ausschlusses des Bezugsrechts der Aktionäre und entsprechende Satzungsänderung

Die Hauptversammlung vom 27. Juni 2018 hat den Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung
des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats
bis zum 26. Juni 2023 einmal oder mehrfach in Teilbeträgen um bis zu insgesamt € 855.000,00
gegen Bar- oder Sacheinlagen durch Ausgabe neuer Aktien zu erhöhen und hat entsprechende
Satzungsänderungen beschlossen.

Diese Ermächtigung ist bis dato nicht ausgenutzt worden. Um der Gesellschaft aber
die Möglichkeiten und den ausreichenden Spielraum zu erhalten, durch ein genehmigtes
Kapital schnell auf Finanzierungsbedarf oder Akquisitionsmöglichkeiten reagieren zu
können, soll ein neues, höheres genehmigtes Kapital beschlossen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

a.

Das bisherige Genehmigte Kapital gemäß § 4 Abs. 2 der Satzung wird mit Wirkung auf
die Eintragung des Genehmigten Kapitals 2022 in das Handelsregister aufgehoben.

b.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital bis
zum 31. Mai 2027 einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt € 2.000.000,00 gegen Bar-
und/​oder Sacheinlagen durch Ausgabe von neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien
zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2022). Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung
des Aufsichtsrats das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre in folgenden Fällen auszuschließen:

für Spitzenbeträge;

bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen zur Gewährung von Aktien zum Zwecke des Erwerbs
von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Beteiligungen an Unternehmen;

wenn bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen der Ausgabepreis den Börsenpreis
der bereits börsennotierten Stückaktien zum Zeitpunkt der endgültigen Festlegung des
Ausgabebetrages, die möglichst zeitnah zur Platzierung der Stückaktien erfolgen soll,
nicht wesentlich unterschreitet, und das rechnerisch auf die ausgegebenen Aktien entfallende
Grundkapital insgesamt 10% des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens
noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung überschreitet. Auf diese 10%-Grenze
ist das auf diejenigen Aktien entfallende Grundkapital anzurechnen, das rechnerisch
auf diejenigen Aktien entfällt, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung gemäß
oder entsprechend § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auf der Grundlage eines genehmigten Kapitals
ausgegeben oder nach Rückerwerb als eigene Aktien veräußert werden.

c.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten
der Durchführung von Kapitalerhöhungen aus dem Genehmigten Kapital 2022 festzulegen.
Die neuen Aktien können auch von durch den Vorstand bestimmten Kreditinstituten mit
der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären anzubieten (mittelbares Bezugsrecht).
Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung nach vollständiger oder
teilweiser Durchführung der Erhöhung des Grundkapitals aus dem Genehmigten Kapital
2022 oder nach Ablauf der Ermächtigungsfrist entsprechend dem Umfang der Kapitalerhöhung
aus dem Genehmigten Kapital 2022 anzupassen.

d.

§ 4 Abs. 2 der Satzung wird aufgehoben und neu gefasst. § 4 Abs. 2 der Satzung lautet
künftig wie folgt:

„(2) Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital
bis zum 31. Mai 2027 einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt € 2.000.000,00 gegen
Bar- und/​oder Sacheinlagen durch Ausgabe von neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien
zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2022). Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung
des Aufsichtsrats das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre in folgenden Fällen auszuschließen:

für Spitzenbeträge;

bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen zur Gewährung von Aktien zum Zwecke des Erwerbs
von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Beteiligungen an Unternehmen;

wenn bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen der Ausgabepreis den Börsenpreis
der bereits börsennotierten Stückaktien zum Zeitpunkt der endgültigen Festlegung des
Ausgabebetrages, die möglichst zeitnah zur Platzierung der Stückaktien erfolgen soll,
nicht wesentlich unterschreitet, und das rechnerisch auf die ausgegebenen Aktien entfallende
Grundkapital insgesamt 10% des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens
noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung überschreitet. Auf diese 10%-Grenze
ist das auf diejenigen Aktien entfallende Grundkapital anzurechnen, das rechnerisch
auf diejenigen Aktien entfällt, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung gemäß
oder entsprechend § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auf der Grundlage eines genehmigten Kapitals
ausgegeben oder nach Rückerwerb als eigene Aktien veräußert werden.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten
der Durchführung von Kapitalerhöhungen aus dem Genehmigten Kapital 2022 festzulegen.
Die neuen Aktien können auch von durch den Vorstand bestimmten Kreditinstituten mit
der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären anzubieten (mittelbares Bezugsrecht).
Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, die Fassung der Satzung nach vollständiger oder teilweiser
Durchführung der Erhöhung des Grundkapitals aus dem Genehmigten Kapital 2022 oder
nach Ablauf der Ermächtigungsfrist entsprechend dem Umfang der Kapitalerhöhung aus
dem Genehmigten Kapital 2022 anzupassen.“

7.

Beschlussfassung über die Häufigkeit von Sitzungen des Aufsichtsrats

Gemäß § 11 Absatz 4 der Satzung muss der Aufsichtsrat wenigstens einmal pro Kalendervierteljahr
eine Sitzung abhalten. Zur Erreichung größerer Flexibilität und zur Anpassung an §
110 Abs. 3 AktG soll beschlossen werden, dass künftig zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr
stattzufinden haben.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 11 Abs. 4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(4) Der Aufsichtsrat hält pro Kalenderhalbjahr wenigstens zwei Sitzungen ab. “

Berichte an die Hauptversammlung

Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung über die Ausnutzung der von früheren
Hauptversammlungen dem Vorstand erteilten Ermächtigung, das Grundkapital mit Zustimmung
des Aufsichtsrats unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zu erhöhen (Ausnutzung
früherer genehmigter Kapitalia, unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre)

In der Hauptversammlung vom 27. Juni 2018 wurde der Vorstand ermächtigt, das Grundkapital
der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 26. Juni 2023 einmalig oder
mehrmals um bis zu insgesamt € 855.000,00 gegen Bar- und/​oder Sacheinlagen durch Ausgabe
neuer Aktien zu erhöhen und dabei unter weiteren Voraussetzungen teilweise auch das
Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen (Genehmigtes Kapital 2018).

Der Vorstand hat diese ihm erteilte Ermächtigung nicht ausgenutzt.

Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zum Tagesordnungspunkt 6 über den Bezugsrechtsausschluss
bei Ausgabe von Aktien aus dem Genehmigten Kapital 2022 gemäß § 203 Abs. 1 und 2 AktG
in Verbindung mit § 186 Abs. 3 Satz 4 und Abs. 4 Satz 2 AktG

Der Vorstand erstattet den nachfolgenden Bericht an die Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt
6 gemäß § 203 Abs. 1 und 2 AktG in Verbindung mit § 186 Abs. 3 Satz 4 und Abs. 4 Satz
2 AktG über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands, das Bezugsrecht der Aktionäre
bei Ausnutzung der Ermächtigung zu einer Kapitalerhöhung auszuschließen.

Die Satzung der Plan Optik AG sieht in § 4 Absatz 2 eine Ermächtigung des Vorstandes
vor, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft unter dort
näher genannten Voraussetzungen ohne erneuten Hauptversammlungsbeschluss zu erhöhen
(genehmigtes Kapital). Um dem Vorstand auch weiterhin die durch ein genehmigtes Kapital
eröffneten Reaktionsmöglichkeiten zu erhalten und ausreichende Flexibilität zu gewährleisten,
soll ein neues genehmigtes Kapital mit einer Laufzeit bis zum 31. Mai 2027 geschaffen
werden.

Der Vorstand soll daher ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital
von derzeit Euro 4.275.000 um bis zu Euro 2.000.000 durch Ausgabe neuer auf den Inhaber
lautender Stückaktien zu erhöhen. Die beantragte Ermächtigung dient dem Erhalt und
der Verbreiterung der Eigenkapitalbasis der Gesellschaft. Eine angemessene Ausstattung
mit Eigenkapital ist Grundlage der geschäftlichen Entwicklung der Gesellschaft. Die
erneute Ermächtigung zur Ausgabe neuer Aktien aus genehmigtem Kapital soll den Vorstand
auch zukünftig in die Lage versetzen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf kurzfristig
auftretende Finanzierungserfordernisse und auf sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb
von Unternehmen, Teilen von Unternehmen oder Beteiligungen an Unternehmen reagieren
zu können.

Der Vorstand soll dabei im Rahmen des genehmigten Kapitals ermächtigt werden, mit
Zustimmung des Aufsichtsrats Spitzenbeträge von dem Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen.
Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ist erforderlich, um ein technisch
durchführbares Bezugsverhältnis darstellen zu können. Die als freie Spitzen vom Bezugsrecht
der Aktionäre ausgeschlossenen Aktien werden bestmöglich für die Gesellschaft verwertet.
Der mögliche Verwässerungseffekt ist aufgrund der Beschränkung auf Spitzenbeträge
gering.

Der Vorstand soll im Rahmen des genehmigten Kapitals des Weiteren ermächtigt werden,
mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre bei Kapitalerhöhungen
gegen Sacheinlagen zum Zwecke der Gewährung von Aktien im Rahmen des Erwerbs von Unternehmen,
Teilen von Unternehmen oder Beteiligungen an Unternehmen auszuschließen. Zur Verbreiterung
ihres Geschäftsbereichs und zur Ermöglichung weiteren Wachstums muss die Plan Optik
AG in der Lage sein, Unternehmen, Teile von Unternehmen oder Beteiligungen an Unternehmen
zu übernehmen und dies nicht nur mit der eigenen Liquidität, sondern auch über die
Gewährung von Aktien zu realisieren. Dadurch kann zum einen ein Veräußerer von Unternehmensanteilen
enger an die Interessen der Plan Optik AG gebunden werden. Zum anderen wird dadurch
der Erwerb von Beteiligungen ohne Inanspruchnahme der bestehenden Mittel ermöglicht.
Die Verwaltung wird die Möglichkeit der Kapitalerhöhung gegen Sacheinlagen unter Ausschluss
des Bezugsrechts nur dann ausnutzen, wenn der Wert der neuen Aktien und der Wert der
Gegenleistung, das heißt des zu erwerbenden Unternehmens bzw. der zu erwerbenden Beteiligung,
in einem angemessenen Verhältnis stehen.

Schließlich soll der Vorstand ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats
das Bezugsrecht der Aktionäre bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage auszuschließen,
wenn der auf die neuen Aktien, für die das Bezugsrecht ausgeschlossen wird, insgesamt
entfallende anteilige Betrag des Grundkapitals 10 Prozent des zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens
dieser Ermächtigung oder – falls dieser Wert geringer ist – 10 Prozent des zum Zeitpunkt
der Ausgabe der neuen Aktien vorhandenen Grundkapitals der Gesellschaft nicht überschreitet
und der Ausgabebetrag der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsengehandelten
Aktien zum Zeitpunkt der Festlegung des Ausgabebetrags durch den Vorstand nicht wesentlich
unterschreitet. Rechtsgrundlage für diesen Bezugsrechtsausschluss ist § 203 Abs. 1
und 2 in Verbindung mit § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG. Die 10-Prozent-Grenze darf insgesamt,
also auch bei Zusammenrechnung mit etwaigen anderen zu einer direkten oder indirekten
Anwendung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG führenden Ermächtigungen, nicht überschritten
werden. Ein etwaiger Abschlag vom maßgeblichen Börsenpreis wird maximal bei 5 Prozent
des Börsenpreises liegen. Diese Möglichkeit des Bezugsrechtsauschlusses soll die Gesellschaft
in die Lage versetzen, kurzfristig günstige Börsensituationen auszunutzen und dabei
durch eine marktnahe Preisfestsetzung einen möglichst hohen Veräußerungsbetrag und
damit eine größtmögliche Stärkung der Eigenmittel zu erreichen. Damit kann wegen der
schnelleren Handlungsmöglichkeit ein höherer Mittelzufluss zugunsten der Gesellschaft
erreicht werden als bei einem unter Wahrung des Bezugsrechts der Aktionäre erfolgenden
Veräußerungsangebot an alle Aktionäre. Zudem kann die Gesellschaft bei Einräumung
eines Bezugsrechts wegen der Länge der Bezugsfrist nicht kurzfristig auf günstige
Marktmöglichkeiten reagieren. Die vorgeschlagene Ermächtigung liegt aus den genannten
Gründen im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre. Da sich der Ausgabebetrag
für die zu gewährenden eigenen Aktien am Börsenkurs zu orientieren hat und die Ermächtigung
nur einen beschränkten Umfang hat, sind die Interessen der Aktionäre angemessen gewahrt.
Durch diese Vorgaben wird im Einklang mit der gesetzlichen Regelung dem Bedürfnis
der Aktionäre nach einem Verwässerungsschutz ihres Anteilsbesitzes Rechnung getragen.
Die Aktionäre haben zudem die Möglichkeit, wegen des börsenkursnahen Ausgabebetrages
der neuen Aktien ihre relative Beteiligung über einen Zukauf über die Börse aufrechtzuerhalten.

Hinweis zur Anmeldung zur Hauptversammlung 2022
Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Vor dem Hintergrund der fortdauernden COVID-19-Pandemie und den daraus resultierenden
Risiken für die Abhaltung von Präsenzveranstaltungen sowie zur Erhöhung der Planungssicherheit
hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung
auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-,
Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
vom 27. März 2020 (nachfolgend auch „COVID-19-G“, insoweit Art. 2 des Gesetzes zur
Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht
vom 27. März 2020, zuletzt geändert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines
Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
vom 10. September 2021), als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) in den Geschäftsräumen der Gesellschaft abzuhalten.

Dies bedeutet insbesondere:

Ort der Versammlung im aktienrechtlichen Sinn sind die Geschäftsräume der Gesellschaft,
Über der Bitz 3, 56479 Elsoff. Dort werden während der Hauptversammlung zumindest
der Versammlungsleiter, der Vorstand, der mit der Niederschrift der Hauptversammlung
beauftragte Notar sowie ein Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft anwesend sein.

Eine persönliche physische Teilnahme von Aktionären oder Aktionärsvertretern (mit
Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) an der Hauptversammlung vor Ort
ist nicht möglich.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte HV-Online-Portal,
das unter

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung

zugänglich sein wird.

Ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären, die ihre Berechtigung nachgewiesen haben, wird
eine Zugangskarte mit individuellen Zugangsdaten zum passwortgeschützten HV-Online-Portal
zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird
vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre
persönlich oder durch ihre ordnungsgemäß Bevollmächtigten über elektronische Kommunikation
sowie durch Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
werden ermöglicht, den Aktionären wird ein Fragerecht im Vorfeld der Versammlung im
Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht
ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse
der Hauptversammlung erheben.

Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung
nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten,
mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, vor Ort ausgeschlossen.
Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung eines Fragerechts
und der Möglichkeit zum Widerspruch ermöglicht keine elektronische Teilnahme im Sinne
von § 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 2. Alt. des Covid-19-Gesetzes bzw. § 118 Abs. 1 Satz 2
AktG.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des
Stimmrechts sind gemäß § 17 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich
zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf
den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 01. Juni 2022, 0.00
Uhr, (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform
erstellte Bescheinigung des Letztintermediärs über den Aktienbesitz gemäß den rechtlichen
Anforderungen zu erbringen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Aktienbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens
sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 15. Juni 2022, 24.00 Uhr, unter
folgender Anschrift:

Plan Optik AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

zugegangen sein.

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Umfang des
Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum
Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit
des Anteilsbesitzes einher. Auch im Falle der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung
des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Ausübung
von Aktionärsrechten in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung und den Umfang des
Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich;
d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf
die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes
gilt für Erwerbe und Zuerwerbe nach dem Nachweisstichtag. Wer etwa zum Nachweisstichtag
nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht teilnahme-
und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat auch keine Bedeutung für eine eventuelle
Dividendenberechtigung.

Stimmrechtsausübung

Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz
ordnungsgemäß nachgewiesen haben, können ihre Stimmen elektronisch über das HV-Online-Portal
durch elektronische Briefwahl abgeben; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung
ist nicht möglich.

Für Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben möchten, ist
dies ab dem 01. Juni 2022 unter Nutzung des unter

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung

zugänglichen HV-Online-Portals jeweils bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte
möglich.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und
diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich
der elektronischen Briefwahl bedienen.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch
einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt
werden kann. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung
teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich
im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder die
Erteilung einer Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
ausüben. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine
oder mehrere von diesen zurückweisen.

Für die Erteilung der Vollmacht gilt die Textform. Wenn ein Intermediär, ein Kreditinstitut,
eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen
oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Textformerfordernis. Wir weisen
jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder
Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß
§ 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die einen Intermediär,
ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten
Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen
Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular auf der Rückseite
der Zugangskarte, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Möglich ist aber
auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation
im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können
das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen
Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten
weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Nutzung des Internetservice zur
Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte
die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 21. Juni 2022, 24.00 Uhr, an die
folgende Adresse zu übermitteln:

Plan Optik AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Der Nachweis der Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann
auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des HV-Online-Portals
vorgenommen werden. Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich
über die Nutzung des HV-Online-Portals bis zum Beginn der Abstimmungen abgegeben,
geändert oder widerrufen werden.

Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene
Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten
genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall
Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten
Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung
befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt.
Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das
Vollmachts-/​Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung
zugesendet wird.

Das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
erhalten die Aktionäre zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Vollmachten für die
Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und
deren Widerruf müssen per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis
spätestens zum 21. Juni 2022, 24.00 Uhr, ebenfalls unter folgender Adresse eingehen:

Plan Optik AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Ebenfalls ist die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter, ihre Änderung,
ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung über das HV-Online-Portal möglich.
Wird davon Gebrauch gemacht, ist die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter,
ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung jeweils bis zu dem
Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Fragerecht der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht
im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben,
dass ein Fragerecht der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung
selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung
im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Später eingereichte Fragen werden
nicht beantwortet. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie Fragen beantwortet werden.

Aktionäre können ihre Fragen demgemäß bis Montag, 20. Juni 2022, 24.00 Uhr, der Gesellschaft
über das HV-Online-Portal unter

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung

übermitteln. Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für ordnungsgemäß angemeldete
Aktionäre, die den erforderlichen Nachweis ihres Anteilsbesitzes erbracht haben, bzw.
deren Bevollmächtigte.

Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch
ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes
ordnungsgemäß erbracht haben, und ihre Bevollmächtigten können in Abweichung von §
245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Entsprechende Erklärungen
sind der Gesellschaft über das HV-Online-Portal unter

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung
durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis
der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs
und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden.

Anträge von Aktionären

Da die Hauptversammlung ohne persönliche Teilnahme der Aktionäre, das heißt als virtuelle
Hauptversammlung nur mit Ausübung des Stimmrechts über elektronische Briefwahl oder
Vollmachtserteilung mit Weisung durchgeführt wird, ist das Antragsrecht der Aktionäre
in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge i.S.d. §§
126, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt
werden.

Die Aktionäre haben aber die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld
der Hauptversammlung zu übermitteln.

Gegenanträge zu Vorschlägen des Aufsichtsrats und Vorstands zu einem bestimmten Punkt
der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers und des
Aufsichtsrats sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten:

Plan Optik AG
Der Vorstand
Über der Bitz 3
56479 Elsoff
Telefax: + 49 2664 506890
E-Mail: investor.relations@planoptik.com

Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten
Tagesordnungspunkt und Vorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers einschließlich
des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der
Verwaltung, die rechtzeitig, d.h. bis zum 07. Juni 2022, 24.00 Uhr, bei der oben genannten
Anschrift eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

www.planoptik.com

zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich
zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende
oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung
angemeldet ist.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen,
erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/​oder über Ihren Bevollmächtigten.
Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung
zu ermöglichen. Die Plan Optik AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter
Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller
weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen
Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Webseite
zur Hauptversammlung:

https:/​/​planoptik.com/​de/​investoren/​hauptversammlung/​

 

Elsoff-Mittelhofen, im Mai 2022

Plan Optik AG

Der Vorstand

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