Freitag, 09.12.2022

POLIS Immobilien AG – Einladung zur Hauptversammlung

POLIS Immobilien AG

Berlin

WKN 691330 /​ ISIN DE0006913304
Eindeutige Kennung des Ereignisses: GMETPOLIS622

Einladung zur Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zur

ordentlichen Hauptversammlung der POLIS Immobilien AG

ein, die am

Mittwoch, den 15. Juni 2022, um 10:00 Uhr

in den Räumlichkeiten der

Grünebaum Gesellschaft für Event-Logistik GmbH,
Leibnizstraße 38, 10625 Berlin
(Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes),

in Form einer

virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

stattfindet.

Angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung,
welche live in Bild und Ton über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

übertragen wird, im Wege elektronischer Zuschaltung am 15. Juni 2022 ab 10:00 Uhr
verfolgen.

I. Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2021 und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats
für das Geschäftsjahr 2021

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (§§ 172 und 173 Aktiengesetz) ist zum Tagesordnungspunkt
1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit
festgestellt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Der im festgestellten Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2021
ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von EUR 18.127.908,98 wird in voller Höhe auf neue
Rechnung vorgetragen.“

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird Entlastung für
diesen Zeitraum erteilt.“

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird Entlastung
für diesen Zeitraum erteilt.“

5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers
für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Berlin wird zum Abschlussprüfer
und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 bestellt.“

II. Vorlagen

Von der Einberufung der Hauptversammlung an werden die folgenden Unterlagen über die
Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

zugänglich:

Zu Tagesordnungspunkt 1

 

Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2021

Konzernabschluss zum 31. Dezember 2021 nebst Lagebericht

Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands gemäß § 170 Abs. 2 AktG

Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

III. Weitere Angaben und Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Vor dem Hintergrund der andauernden COVID-19 Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung
des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 des
Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie,
in seiner jeweils gültigen Fassung, zuletzt geändert durch das Änderungsgesetz vom
10. September 2021 (BGBl. I 2021, S. 4174) (nachfolgend „PandemieG“), als virtuelle
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
abzuhalten.

Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und
ihre Bevollmächtigten nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 15. Juni 2022
ab 10:00 Uhr live im Internet über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

zur Verfügung gestellten URL-Adresse mit Link zu einem elektronischen System (HV-Portal) in Bild und Ton und in deutscher Sprache übertragen.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der
Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
(Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts finden Sie nachstehend).

Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung

Die Bedingungen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung richten sich nach §§
121 ff. AktG i.V.m. § 1 PandemieG und §§ 24 f. der Satzung der Gesellschaft. Zur Teilnahme
an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung
sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich nach den folgenden Maßgaben bei der
Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz durch das depotführende Institut gegenüber
der Gesellschaft nachweisen.

Die Anmeldung und der Nachweis müssen spätestens Mittwoch, den 8. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse

 

POLIS Immobilien AG
c/​o Commerzbank AG
GS-BM General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com

zugehen. Die Anmeldung kann schriftlich oder in Textform erfolgen oder per E- Mail
übermittelt werden. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen
Hauptversammlung durch eine in deutscher Sprache in Textform erstellte und auf den
Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (d. h. 25. Mai 2022, 00:00 Uhr) bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende
Institut nach. Diese Bescheinigung muss bei der vorgenannten Adresse spätestens am
8. Juni 2022, 24:00 Uhr, zugehen.

Nach ordnungsgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes wird
den Aktionären eine Stimmrechtskarte mit den Zugangsdaten für die Nutzung des elektronischen
HV-Portals übersandt, das über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekanntgegebenen URL-Adresse erreichbar ist.

Ausübung des Stimmrechts

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl ausüben, unter der Voraussetzung einer
fristgemäßen Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und eines fristgerechten Nachweises
des Anteilsbesitzes (siehe hierzu oben im Abschnitt „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“).

Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen und der Widerruf können bis spätestens
Montag, den 13. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch an

 

POLIS Immobilien AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

erfolgen oder über das elektronische HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen
Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.

Ein entsprechendes Briefwahl-Formular wird nach fristgemäßer Anmeldung zur virtuellen
Hauptversammlung und dem fristgerechten Nachweis des Anteilsbesitzes zugesandt. Ein
entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

zum Download zur Verfügung. Bei mehrfach eingehenden Stimmabgaben hat die zuletzt
eingegangene Stimmabgabe Vorrang.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z. B. ein Kreditinstitut, eine
Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Vollmacht
ist in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. § 135 AktG bleibt unberührt. Der Nachweis
der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auch per E-Mail unter der E-Mail-Adresse

inhaberaktien@linkmarketservices.de

bis spätestens Montag, den 13. Juni 2022, 24:00 Uhr, oder über das elektronische HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft,
erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen
Hauptversammlung übermittelt werden.

Zusammen mit der Anmeldebestätigung sowie auf Verlangen wird den Aktionären ein Formular
zur Erteilung der Stimmrechtsvollmacht übersandt. Ein Vollmachtsformular steht auch
zum Download unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bereit.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.
Sie können ihr Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der
Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten
weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, zu dieser Hauptversammlung die von der Gesellschaft
benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.

Vollmachten und Weisungen an die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
sowie Änderungen und der Widerruf können über das elektronische HV-Portal auf der
Internetseite der Gesellschaft, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen
Hauptversammlung und postalisch oder per E-Mail bis spätestens Montag, den 13. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) an

 

POLIS Immobilien AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

erfolgen. Die weiteren Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Unterlagen, die den
Aktionären über die Depotbank zugesandt werden. Darüber hinaus stehen den Aktionären
auch unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung durch die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter sowie ein Formular zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Verfügung.

Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder vor noch während der virtuellen Hauptversammlung
Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.

Wenn der Gesellschaft für ein und dieselbe Aktie sowohl eine Stimmabgabe per elektronischer
Briefwahl als auch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter unwiderrufen vorliegt, wird von diesen die zuletzt
zugegangene Stimmabgabe als verbindlich betrachtet. Gehen bei der Gesellschaft darüber
hinaus im Zusammenhang mit der Erteilung und dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung
auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und
ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt
ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich
behandelt: (1) HV-Portal, (2) E-Mail und (3) per Post.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Gegenanträge samt eventueller Begründung und Wahlvorschläge von Aktionären zu einem
bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG werden unter der Internetadresse

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

veröffentlicht.

Voraussetzung dafür ist, dass sie der Gesellschaft spätestens 14 Tage vor dem Tag
der Hauptversammlung (wobei wegen der gesetzlichen Bestimmungen der Tag der Hauptversammlung
selbst nicht mitgezählt wird), also bis Dienstag, den 31. Mai 2022, 24:00 Uhr, unter der folgenden Adresse oder E-Mail-Adresse zugegangen sind:

 

POLIS Immobilien AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: antraege@linkmarketservices.de

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Ordnungsgemäß übersandte, zulässige Gegenanträge oder Wahlvorschläge
werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung
gestellt worden.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände
auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die Antragsteller haben gemäß
§ 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor
dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind
und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.
Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Das Verlangen
muss schriftlich an folgende Anschrift

 

POLIS Immobilien AG
Vorstandsbüro
Lietzenburger Straße 46
10789 Berlin

gerichtet werden und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung,
also bis Samstag, den 21. Mai 2022, 24:00 Uhr, zugehen. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit
der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang in gleicher Weise
wie die Einberufung bekannt gemacht.

Fragerecht der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 PandemieG wird den Aktionären ein Fragerecht
im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt. Das Fragerecht besteht nur für Aktionäre,
die sich entsprechend den oben im Abschnitt „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannten
Bestimmungen fristgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben, oder ihre
Bevollmächtigten.

Der Vorstand entscheidet abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie er die Fragen beantwortet. Der Vorstand kann dabei Antworten zusammenfassen.

Die Fragen sind bis spätestens Montag, den 13. Juni 2022, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) im Wege elektronischer Kommunikation über das elektronische
HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekannt gegebene URL-Adresse, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen.

Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich
nicht namentlich zu nennen, es sei denn dies wird explizit vom Fragensteller gewünscht.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245
Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 PandemieG kann von Aktionären oder Bevollmächtigen,
die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung
über das elektronische HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​www.polis.de/​unternehmen/​#Hauptversammlung

bekannt gegebene URL-Adresse, gegenüber dem die Niederschrift aufnehmenden Notar erklärt
werden.

Informationen zum Datenschutz der Aktionäre

Zur Vorbereitung und Durchführung unserer Hauptversammlung werden Ihre personenbezogenen
Daten verarbeitet. Darüber hinaus werden Ihre Daten für damit in Zusammenhang stehende
Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z. B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten)
verwendet. Nähere Informationen zum Datenschutz sind unter

https:/​/​www.polis.de/​datenschutzerklaerung/​#aktionaere

abrufbar. Die Gesellschaft sendet Ihnen diese Informationen auf Anforderung auch in
gedruckter Form zu.

 

Berlin, im Mai 2022

POLIS Immobilien AG

Der Vorstand

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