Freitag, 19.08.2022

PRO DV AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

PRO DV AG

Dortmund

ISIN DE0006967805 /​/​ WKN 696780

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der am

Mittwoch, 04. Mai 2022, um 11.00 Uhr (MESZ)

in der Deutschen Nationalbibliothek,
60322 Frankfurt am Main, Adickesallee 1,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für die PRO DV AG zum 31.12.2021 und
des Lageberichts für die PRO DV AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 17.03.2022
gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Die unter diesem Tagesordnungspunkt
genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung vorzulegen, ohne dass es einer Beschlussfassung
der Hauptversammlung bedarf.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Dr. Wassermann Audit GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
in Essen zum Abschlussprüfer für das am 31.12.2022 endende Geschäftsjahr zu wählen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Das Amt der bisherigen Aufsichtsratsmitglieder endet mit Beendigung dieser Hauptversammlung.
Die Aufsichtsratsmitglieder sind daher neu zu wählen.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach den Bestimmungen der §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1
AktG und § 7 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei von der Hauptversammlung
zu wählenden Mitgliedern zusammen. Nach § 7 Absatz 2 der Satzung der Gesellschaft
erfolgt die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn
der Amtszeit beschließt, sofern die Hauptversammlung keine kürzere Amtszeit bestimmt.
Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.

Der Aufsichtsrat schlägt die nachstehenden Personen mit Wirkung ab Beendigung dieser
Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)

Herrn Dipl.-Ing. Klaus Bullmann, Dortmund, ehemaliger Vorstand der PRO DV AG.

b)

Herrn Dipl.-Ing. Siegfried Wenzel, Herten, ehemaliger Vorstand der PRO DV AG.

c)

Herrn Dipl.-Kaufmann, Dipl.-Ingenieur (FH) Armin Stein, Glienicke Nordbahn, Geschäftsführer/​Unternehmensberater.

Bei Herrn Bullmann, Herrn Wenzel und Herrn Stein handelt es sich um die derzeitigen
Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Es ist beabsichtigt, die
Aufsichtsräte einzeln zu wählen.

Die vorgeschlagenen Personen haben derzeit folgende (weitere) Mandate in gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsratsgremien sowie in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien
von anderen Wirtschaftsunternehmen inne:

Klaus Bullmann: Keine weiteren Mandate
Siegfried Wenzel: Keine weiteren Mandate
Armin Stein: Aufsichtsratsvorsitzender Talk-IP International AG, Eching

Die Lebensläufe von Herrn Bullmann, Herrn Wenzel und Herrn Stein finden Sie auf der
Internetseite der Gesellschaft unter

www.prodv.de

im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung.

Teilnahmerecht

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung
sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend
benannten Adresse anmelden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer, durch
das depotführende Institut ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes eingereicht
wird. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 13.04.2022, 0.00
Uhr (MESZ) (sog. Nachweisstichtag), zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen
mit der Anmeldung unter der nachfolgenden Adresse bis spätestens 27.04.2022, 24.00
Uhr (MESZ), zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der
Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.

 

PRO DV AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung
des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat.
Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei
ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem
Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher.
Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach
dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich
der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen
von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung
zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts.

Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen,
die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden,
sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung
für die Dividendenberechtigung.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft
werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre,
frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem
depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung
des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall durch das depotführende
Institut vorgenommen.

Stimmrechtsvertretung

Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht
unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch
ein Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Vollmachten,
die nicht an ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in §
135 AktG gleichgestellten Personen erteilt werden, bedürfen der Textform. Ein Formular
zur Vollmachtserteilung befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte oder kann
bei oben genannter Adresse angefordert werden.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft
benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten
zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage
der vom Aktionär erteilten Weisungen aus.

Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht
erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung, die bei
der depotführenden Bank zu beantragen ist.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts-
und Weisungserteilung stehen den Aktionären unter der Internetadresse

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung zum
Download zur Verfügung oder können montags bis freitags (außer feiertags) zwischen
9.00 Uhr (MESZ) und 17.00 Uhr (MESZ) bei der Gesellschaft unter der Telefonnummer
+49 89 21027-222 angefordert werden.

Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechtsvertreter, die im Vorfeld der Hauptversammlung
erteilt werden, sind bis spätestens 03.05.2022 – bei den angegebenen Stimmrechtsvertretern
eingehend – zurückzusenden. Später eingehende Vollmachten und Weisungen können nicht
mehr berücksichtigt werden.

Selbstverständlich können die Aktionäre am Tag der Hauptversammlung noch bis zum Beginn
der Abstimmungen am An- und Abmeldeschalter Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
erteilen.

Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteil zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen
Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung
gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder
eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der
PRO DV AG zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 09.04.2022, 24.00
Uhr (MESZ) zugegangen sein. Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die
folgende Adresse:

 

PRO DV AG
Vorstand
Hauert 12
44227 Dortmund

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 Absatz 2, § 122 Absatz 1
Satz 3 AktG sowie § 70 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und ggf. auch Wahlvorschläge zu Punkten
der Tagesordnung stellen, ohne dass es hierfür von der Hauptversammlung einer Ankündigung,
Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden
einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge
nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der
Internetadresse www.prodv.de im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der
Rubrik Hauptversammlung zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis Ablauf des
19.04.2022, 24.00 Uhr (MESZ) unter der Adresse

 

PRO DV AG
Investor Relations
Hauert 12
44227 Dortmund
E-Mail: ir@prodv.de

zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung
nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung
werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft
4.300.000,00 Euro und ist eingeteilt in 4.300.000 Stückaktien. Die Zahl der Aktien,
die ein Stimmrecht gewähren, also die Gesamtzahl der Aktien abzüglich der zum Zeitpunkt
der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen oder ihr gemäß § 71d AktG zuzurechnenden
eigenen Aktien, beträgt zu diesem Zeitpunkt 4.300.000 Aktien.

Veröffentlichungen auf der Internetseite

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und
Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung zum
Download zur Verfügung.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre

Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7
Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse,
Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf
Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären
die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft
wird vertreten durch die Vorstände Uwe Osterkamp und Gregor Steverding. Die Gesellschaft
können Sie erreichen unter:

 

PRO DV AG
Hauert 12
44227 Dortmund
Telefonnummer: +49 231 9792-0
E-Mail: datenschutz@prodv.de

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von Ihnen im Rahmen Ihrer Anmeldung zur
Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt Ihre depotführende Bank Ihre personenbezogenen
Daten an die Gesellschaft. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt
ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch
insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen
Daten für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren beginnend mit dem Ende des Jahres, in
dem die Hauptversammlung stattfand.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung
beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten,
welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten
die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Werden (Gegen-)Anträge zur Tagesordnung der Hauptversammlung gestellt, prüfen wir
diese auf ihre Zulässigkeit, teilen diese einschließlich des/​der Namen der Antragsteller
und gegebenenfalls einer Stellungnahme der Verwaltung den übrigen Aktionären mit und
veröffentlichen dies zusätzlich auf der Website der Gesellschaft.

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben die Aktionäre die folgenden
Rechte: Sie können von der Gesellschaft gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen
Daten, gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art.
17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung
der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragung
bestimmter personenbezogener Daten auf Sie oder einen von Ihnen benannten Dritten
(Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die
E-Mail-Adresse

datenschutz@prodv.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

 

PRO DV AG
Hauert 12
44227 Dortmund

Zudem steht den Aktionären gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden
zu. Diese kann insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des Bundeslandes,
in dem der Aktionär seinen Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort hat, oder des Bundeslandes
Nordrhein-Westfalen, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, eingelegt werden.

Coronavirus-Lage

Die aktuellen Informationen für die geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen auf
der Hauptversammlung finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung.

 

Dortmund, im März 2022

PRO DV AG

Der Vorstand

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