August 15, 2020

PRO DV AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
PRO DV AG
Dortmund
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 14.07.2020

PRO DV AG

Dortmund

ISIN DE0006967805 // WKN 696780

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre hiermit zu der am

Dienstag, 25. August 2020 um 11.00 Uhr (MESZ)

in der Deutschen Nationalbibliothek, 60322 Frankfurt am Main, Adickesallee 1,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für die PRO DV AG zum 31.12.2019 und des Lageberichts für die PRO DV AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 17.03.2020 gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Die unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung vorzulegen, ohne dass es einer Beschlussfassung der Hauptversammlung bedarf.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die ROTTHEGE | WASSERMANN GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Essen zum Abschlussprüfer für das am 31.12.2020 endende Geschäftsjahr zu wählen.

Teilnahmerecht

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend benannten Adresse anmelden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer, durch das depotführende Institut ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes eingereicht wird. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 04.08.2020, 0.00 Uhr (MESZ) (sog. Nachweisstichtag), zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen mit der Anmeldung unter der nachfolgenden Adresse bis spätestens 18.08.2020, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.

PRO DV AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts.

Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall durch das depotführende Institut vorgenommen.

Stimmrechtsvertretung

Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Vollmachten, die nicht an ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen erteilt werden, bedürfen der Textform. Ein Formular zur Vollmachtserteilung befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte oder kann bei oben genannter Adresse angefordert werden.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus.

Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung, die bei der depotführenden Bank zu beantragen ist.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung stehen den Aktionären unter der Internetadresse

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relation unter der Rubrik Hauptversammlung zum Download zur Verfügung oder können montags bis freitags (außer feiertags) zwischen 9.00 Uhr (MESZ) und 17.00 Uhr (MESZ) bei der Gesellschaft unter der Telefonnummer +49 89 21027-222 angefordert werden.

Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechtsvertreter, die im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt werden, sind bis spätestens 24.08.2020 – bei den angegebenen Stimmrechtsvertretern eingehend – zurückzusenden. Später eingehende Vollmachten und Weisungen können nicht mehr berücksichtigt werden.

Selbstverständlich können die Aktionäre am Tag der Hauptversammlung noch bis zum Beginn der Abstimmungen am An- und Abmeldeschalter Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter erteilen.

Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteil zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der PRO DV AG zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 31.07.2020, 24.00 Uhr (MESZ) zugegangen sein. Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die folgende Adresse:

PRO DV AG
Vorstand
Hauert 6
44227 Dortmund

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 Absatz 2, § 122 Absatz 1 Satz 3 AktG sowie § 70 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und ggf. auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung stellen, ohne dass es hierfür von der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relation unter der Rubrik Hauptversammlung zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis Ablauf des 10.08.2020, 24.00 Uhr (MESZ) unter der Adresse

PRO DV AG
Investor Relations
Hauert 6
44227 Dortmund
E-Mail: ir@prodv.de

zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 4.300.000,00 Euro und ist eingeteilt in 4.300.000 Stückaktien. Die Zahl der Aktien, die ein Stimmrecht gewähren, also die Gesamtzahl der Aktien abzüglich der zum Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen oder ihr gemäß § 71d AktG zuzurechnenden eigenen Aktien, beträgt zu diesem Zeitpunkt 4.300.000 Aktien.

Veröffentlichungen auf der Internetseite
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relation unter der Rubrik Hauptversammlung zum Download zur Verfügung.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre

Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft wird vertreten durch die Vorstände Uwe Osterkamp und Gregor Steverding. Die Gesellschaft können Sie erreichen unter:

PRO DV AG
Hauert 6
44227 Dortmund
Telefonnummer: +49 231 9792-0
E-Mail: datenschutz@prodv.de

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von Ihnen im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt Ihre depotführende Bank Ihre personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Werden (Gegen-)Anträge zur Tagesordnung der Hauptversammlung gestellt, prüfen wir diese auf ihre Zulässigkeit, teilen diese einschließlich des/der Namen der Antragsteller und gegebenenfalls einer Stellungnahme der Verwaltung den übrigen Aktionären mit und veröffentlichen dies zusätzlich auf der Website der Gesellschaft.

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben die Aktionäre die folgenden Rechte: Sie können von der Gesellschaft gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, gemäß Art. 16 DS-GVO die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DS-GVO die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf Sie oder einen von Ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

datenschutz@prodv.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

PRO DV AG
Hauert 6
44227 Dortmund

Zudem steht den Aktionären gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden zu. Diese kann insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des Bundeslandes, in dem der Aktionär seinen Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort hat, oder des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, eingelegt werden.

Coronavirus-Lage
Die aktuellen Informationen für die geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen auf der Hauptversammlung finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.prodv.de

im Bereich Unternehmen > Investor Relation unter der Rubrik Hauptversammlung.

 

Dortmund, im Juli 2020

PRO DV AG

Der Vorstand

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