Prolignis AG
Ingolstadt
Ordentliche Hauptversammlung 2023
am 05. Mai 2023 um 11.00 Uhr
im ACKER Event Forum, Am Maschinenring 1,
86633 Neuburg a.d. Donau, im „Haus der Maschinenringe“
Einladung zur Hauptversammlung
Sehr geehrte Aktionäre,
zur ordentlichen Hauptversammlung der Prolignis AG
am Freitag, den 05.05.2023 ab 11.00 Uhr
im ACKER Event Forum, Am Maschinenring 1,
86633 Neuburg a.d. Donau, im „Haus der Maschinenringe“
laden wir Sie herzlich ein.
A. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr vom 01.01.2021 bis 31.12.2021 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Diese Unterlagen werden ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme ausgelegt. Der Vorstand wird den Jahresabschluss im Rahmen des Tagesordnungspunktes erläutern und zur Lage und Entwicklung des Unternehmens Stellung nehmen. Der Aufsichtsrat wird seinen Bericht über seine Tätigkeit im Berichtsjahr 2021 vortragen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung ist zu diesem Tagesordnungspunkt nicht vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Wirtschaftsjahr vom 01.01.2021 bis 31.12.2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Wirtschaftsjahr vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Wirtschaftsjahr vom 01.01.2021 bis 31.12.2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Geschäftsjahr vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
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| 4. |
Satzungsänderung: Schaffung Genehmigtes Kapital 2023/II Um die Gesellschaft auch künftig in die Lage zu versetzen, ihre Eigenkapitalausstattung den Erfordernissen entsprechend rasch und flexibel anpassen zu können und auf diese Weise unternehmerische Chancen ergreifen zu können, soll neues „Genehmigtes Kapital 2023/II“ geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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| 5. |
Satzungsänderung: Sammelurkunden Da im Rahmen von Kapitalerhöhungen mittlerweile mehr als nur eine Sammelurkunde ausgestellt wurden, soll zur Klarstellung Abschnitt A., § 4 Abs. 2 der Satzung entsprechend angepasst werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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| 6. |
Satzungsänderung: virtuelle Hauptversammlung, hybride Veranstaltungen, Teilnahme Aufsichtsratsmitglieder Der neu eingeführte § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG ermöglicht es, in der Satzung vorzusehen oder den Vorstand zu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). § 118a Abs. 5 AktG sieht vor, dass eine derartige Satzungsermächtigung für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach ihrer Eintragung in das Handelsregister zulässig ist. In der Satzung der Prolignis AG soll eine entsprechende Ermächtigung des Vorstands aufgenommen werden. Die Ermächtigung soll die Durchführung einer sog. virtuellen Hauptversammlung ermöglichen. Die neue Form der virtuellen Hauptversammlung sieht in Annäherung an die Präsenzhauptversammlung etwa den direkten Austausch zwischen Aktionären und Verwaltung während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation vor. Gleichwohl kann es Gründe geben, Hauptversammlungen der Gesellschaft als Präsenzhauptversammlungen durchzuführen und von der Möglichkeit der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung keinen Gebrauch zu machen. Vor der Einberufung einer Hauptversammlung wird der Vorstand deshalb in jedem Einzelfall prüfen, ob diese als virtuelle Hauptversammlung oder als reine Präsenzhauptversammlung abgehalten werden soll. Die Satzungsermächtigung für den Vorstand zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen soll auf fünf Jahre nach ihrer Eintragung in das Handelsregister befristet werden. Um größtmögliche Flexibilität in der Einberufung und Durchführung einer Hauptversammlung der Gesellschaft zu haben, soll die Satzung den Vorstand darüber hinaus (i) gemäß § 118 Abs. 1 S. 2 AktG ermächtigen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (Hybridveranstaltungen), sowie (ii) gemäß § 118 Abs. 2 S. 1 AktG ermächtigen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Darüber hinaus soll die Satzung zukünftig, insbesondere für den Fall einer virtuellen Hauptversammlung, hinsichtlich der Modalitäten der Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung angepasst werden. Diese sollen in bestimmten Fällen an der Hauptversammlung auch im Weg der Bild- und Tonübertragung teilnehmen können. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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| 7. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit des derzeit bestehenden Aufsichtsrats endet gemäß § 8 Abs. 2 der Satzung mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Somit endet die Amtszeit mit Beendigung der am 05.05.2023 stattfindenden Hauptversammlung. Deshalb hat eine Neuwahl der Mitglieder des Aufsichtsrats zu erfolgen. Die Mitglieder des Aufsichtsrates werden gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung von der Hauptversammlung gewählt. An Wahlvorschläge ist die Hauptversammlung dabei nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, die folgenden Personen mit Wirkung ab Beendigung der heutigen Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Wahl erfolgt, nicht mitgerechnet wird, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen:
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– ENDE DER TAGESORDNUNG –
B. WEITERE ANGABEN ZUR EINBERUFUNG
TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 16 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes bis zum Ablauf des letzten Tages vor der Hauptversammlung (§ 16 Abs. 3), das ist der 04.05.2023 (24:00 Uhr), bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung hat schriftlich unter der nachstehenden Adresse zu erfolgen:
Prolignis AG
Friedrichshofener Straße 1
85049 Ingolstadt
Fax: +49 (0) 841 88 56 19 10
E-Mail: info@prolignis.de
Entscheidend für die Rechtzeitigkeit der Anmeldung ist der Zugang.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes ist durch einen in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten besonderen Nachweis des depotführenden Instituts zu erbringen und hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (§ 16 Abs. 2), den 14.04.2023 (0:00 Uhr – sog. „Nachweisstichtag“) zu beziehen (§ 123 Abs. 4 AktG).
Eine ordnungsgemäße Anmeldung vorausgesetzt, ist für das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag entscheidend. Veränderungen des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag haben auf das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts keine Auswirkungen. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen oder Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind in dieser Hauptversammlung nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Wir weisen darauf hin, dass Aktionäre, die nicht rechtzeitig angemeldet sind, nicht stimmberechtigt sind, sondern nur als Gäste an der Hauptversammlung teilnehmen können.
STIMMRECHT / BEVOLLMÄCHTIGUNG
Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären, andere von § 135 AktG erfasste Institute oder Personen, durch weisungsgebundene von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder durch eine sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sind in Textform zu erteilen (§ 126b BGB). Die Erklärung gegenüber der Gesellschaft kann per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail an die folgende Adresse erfolgen:
Prolignis AG
Friedrichshofener Straße 1
85049 Ingolstadt
Fax: +49 (0) 841 88 56 19 10
E-Mail: info@prolignis.de
Die vorstehenden Regelungen über die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf die Form der Erteilung, ihres Widerrufes und des Nachweises von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institute oder Personen. Hier können Besonderheiten gelten.
VERÖFFENTLICHUNG
Alle zur Hauptversammlung notwendigen Informationen sind unter der Adresse:
Prolignis AG
Friedrichshofener Str. 1
85049 Ingolstadt
zugänglich.
Alle der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sind ab heute in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Friedrichshofener Straße 1, 85049 Ingolstadt, zur Einsicht ausgelegt und können dort während der üblichen Geschäftszeiten eingesehen werden. Abschriften dieser Unterlagen werden jedem Aktionär auf Verlangen unverzüglich und kostenlos übersandt. Die Unterlagen liegen auch während der Hauptversammlung zur Einsicht aus.
INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ
Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.
Wenn Sie sich zur Hauptversammlung anmelden, verarbeitet die Gesellschaft Ihren Namen, Ihre Anschrift sowie Angaben zu Ihren Aktien (Anzahl und Besitzart der Aktien), um Ihnen als Aktionär die Ausübung Ihrer hauptversammlungsbezogenen Rechte zu ermöglichen.
Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen muss die Gesellschaft einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlichen. Bei Stimmabgaben, werden auch diese Daten verarbeitet. Dasselbe gilt für eingereichte Fragen, Stellungnahmen, Anträge oder Widersprüche. Sollten Sie die Gesellschaft per E-Mail kontaktieren oder den Versand von zugänglich zu machenden Geschäftsunterlagen an Ihre E-Mail-Adresse wünschen, verarbeitet die Gesellschaft auch Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich zur Bearbeitung dieser Anfrage. Für den Fall, dass Sie eine andere Person zur Verfolgung der Hauptversammlung und/oder zur Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte beauftragen, verarbeitet die Gesellschaft den Namen und die Adresse Ihres Bevollmächtigten, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen. In diesem Fall haben Sie den Bevollmächtigten über die Datenverarbeitung seiner/ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft zu informieren.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in diesen Fällen ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den §§ 67e, 118 ff. AktG.
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung der rechtlichen Pflichten der Gesellschaft erforderlich. Daneben verarbeiten wir dieselben personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, z.B. gemäß aufsichts-, wertpapier-, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Vorgaben.
Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Bevollmächtigten zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.
Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat. Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
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das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), |
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das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), |
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das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), |
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das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), |
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das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), |
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das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). |
Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse:
E-Mail: info@prolignis.de
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Prolignis AG
Datenschutz
Friedrichshofener Str. 1
85049 Ingolstadt
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Für uns ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Tel.: +49 (0)981 / 180093-0, Fax: +49 (0)981 / 180093-800, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de zuständig.
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Herr Rechtsanwalt Sascha Weller, IDR – Institut für Datenschutzrecht
Ziegelbräustraße 7
85049 Ingolstadt
Telefon: +49 (841) 885 167 15
Fax: +49 (841) 885 167 22
E-Mail: ra-weller@idr-datenschutz.de
Ingolstadt, im April 2023
Prolignis AG
Der Vorstand