promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft
Mönchengladbach
WKN 693 460 / ISIN DE 0006934607
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
(virtuelle Hauptversammlung)
Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, welche am Montag, dem 13. Dezember 2021, um 9:30 Uhr stattfindet.
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Möglichkeit gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („GesRuaCOVBekG“) zu nutzen und die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die gesamte Versammlung wird unter der Internetadresse der promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG („Gesellschaft“)
www.promedtheus.de/hv
in Bild und Ton übertragen.
Soweit bereits mit Veröffentlichung im Bundesanzeiger vom 12. November 2021 zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft einberufen wurde, wird die Einberufung vom 12. November 2021 hiermit zurückgenommen und durch diese Einberufung ersetzt.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrates für das am 31. Dezember 2020 beendete Geschäftsjahr |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 119.933,69 EUR wie folgt zu verwenden:
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
II. Weitere Angaben, Hinweise
| 1. |
Internetgestütztes HV-Portal |
Die Gesellschaft wird ab dem 06. Dezember 2021 unter der Internetadresse
www.promedtheus.de/hv
ein passwortgeschütztes Online-Portal („HV-Portal“) freischalten. Die gesamte Hauptversammlung wird in Bild und Ton über das HV-Portal übertragen. Zudem können über das HV-Portal nach Maßgabe der nachfolgenden Erläuterungen
| ― |
Stimmrechte im Wege der elektronischen Briefwahl ausgeübt werden und |
| ― |
Fragen eingereicht werden. |
| 2. |
Teilnahme an der Hauptversammlung |
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung (d.h. zur Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton über das HV-Portal) und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 14 der Satzung nur diejenigen Aktionäre zugelassen, welche sich bis zum Ablauf des 06. Dezember 2021 durch Vorlage der Aktienurkunde oder der Bestätigung eines Notars oder einer Wertpapiersammelbank, wonach die Aktien bis zum Ablauf der Hauptversammlung hinterlegt sind, legitimieren.
Legitimationsnachweise bitten wir zu richten an:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Oberlinstr. 26
D-41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
Nach fristgerechtem Eingang des Legitimationsnachweises werden den Aktionären oder den ordnungsgemäß Bevollmächtigten Zugangskarten für das HV-Portal übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Legitimationsnachweises an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
| 3. |
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung |
Die gesamte Hauptversammlung wird in Bild und Ton („HV-Stream“) über das HV-Portal übertragen. Am Tag der Hauptversammlung können gem. Ziffer II. 2 legitimierte Aktionäre bzw. Bevollmächtigte eines legitimierten Aktionärs sich auf dem HV-Portal mit ihren Zugangsdaten einloggen und ab Beginn der Hauptversammlung den HV-Stream verfolgen.
| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation |
Die Ausübung des Stimmrechts kann im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen („Briefwahl“). Auch hierzu ist eine rechtzeitige Legitimation gem. Ziffer II. 2 erforderlich. Die Briefwahl kann (einschließlich Widerruf bzw. Änderung der Stimmabgabe) nur elektronisch über das HV-Portal (ab dessen Freischaltung) bis zum Beginn der Abstimmungen in der Hauptversammlung erfolgen.
| 5. |
Vollmacht und Weisung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Wir bieten unseren Aktionären zudem an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) weisungsgebunden mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter werden per Post mit den Zugangskarten übersandt und sind unter
www.promedtheus.de/hv
abrufbar.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens Freitag, den 10. Dezember 2021, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Oberlinstr. 26
D-41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
Für einen Widerruf der Vollmacht an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den dabei einzuhaltenden Fristen entsprechend.
Geht neben der Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters eine Stimmabgabe im Wege der Briefwahl ein, wird der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben, die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl geht also immer vor.
| 6. |
Bevollmächtigung anderer Personen als der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Das Stimmrecht kann auch durch einen anderen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Für die Erteilung von Vollmachten, ihren Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gelten die Bestimmungen der Satzung und des Gesetzes. Auch diese Bevollmächtigten können das Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung aber nur durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.
| 7. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 und § 127 AktG |
Jeder Aktionär hat das Recht, einen Gegenantrag gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen. Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am Sonntag, den 28. November 2021, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.promedtheus.de/hv
zugänglich gemacht, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß den §§ 126, 127 AktG hierfür auch im Übrigen erfüllt sind. Für die Übermittlung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Oberlinstr. 26
41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
| 8. |
Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation |
Jeder Aktionär, der sich gemäß den Erläuterungen unter Ziffer II. 2 legitimiert, hat das Recht, Fragen an den Vorstand zu stellen. Der Vorstand hat auf Grundlage von § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, also bis Samstag, den 11. Dezember 2021, 24:00 Uhr (eingehend), elektronisch über das HV-Portal einzureichen sind. Eine Einreichung von Fragen auf einem anderen Übermittlungsweg ist nicht möglich.
Die Gesellschaft wird während der Hauptversammlung – über das vorstehende gesetzliche Fragerecht hinaus – freiwillig und in begrenztem Umfang weitere Fragen über das HV-Portal zulassen. Die Einreichung von Fragen wird dabei für einen bestimmten Zeitraum während der Hauptversammlung zugelassen werden. Ein rechtlicher Anspruch auf die Beantwortung solcher nach dem 11. Dezember 2021, 24:00 Uhr, eingereichter Fragen besteht nicht.
Es ist derzeit vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich nicht namentlich zu nennen, es sei denn, die namentliche Nennung wird im Rahmen der Fragenübermittlung ausdrücklich gewünscht.
| 9. |
Erklärungen von Widersprüchen zu Protokoll |
Aktionäre, die ihr Stimmrecht selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Wege der Briefwahl oder über den Stimmrechtsvertreter ausgeübt haben, haben vom Beginn bis zur Schließung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter die Möglichkeit, Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung einzulegen. Hierfür richten Aktionäre bitte eine entsprechende E-Mail unter Angabe der Beschlüsse, gegen die Widerspruch eingelegt werden soll, an folgende Adresse:
info@promedtheus.de
Widerspruch kann auch durch einen Bevollmächtigten eingelegt werden. Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stehen hierfür aber nicht zur Verfügung.
| 10. |
Keine weitergehenden Teilnahmemöglichkeiten |
Weitergehende Teilnahmemöglichkeiten, insbesondere eine Online-Teilnahme im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG oder eine Briefwahl auf dem postalischen Wege oder per Telefax, werden nicht angeboten. Versammlungsort im aktienrechtlichen Sinne sind die Geschäftsräume der promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG, Oberlinstr. 26, 41239 Mönchengladbach.
| 11. |
Beschlussfassungen |
Zu Tagesordnungspunkt 1 soll kein Beschluss gefasst werden, da der Jahresabschluss bereits gebilligt wurde. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung bedarf es daher zu Tagesordnungspunkt 1 nicht. Zu den übrigen Tagesordnungspunkten sollen Abstimmungen erfolgen, die bindenden Charakter haben. Für die Abstimmung stehen dabei die Optionen Befürwortung, Ablehnung oder Stimmenthaltung zur Verfügung.
| 12. |
Zeitangaben / Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft |
Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung erfolgen in mitteleuropäischer Zeit (MEZ/UTC+1). Die Unterlagen zur Tagesordnung können von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter
www.promedtheus.de/hv
eingesehen werden. Die Unterlagen liegen überdies von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre aus.
Mönchengladbach, im November 2021
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Der Vorstand
Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz
Die promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen rechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen sie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Die promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der unten genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe der personenbezogenen Daten können Aktionäre und ihre Vertreter an der Hauptversammlung nicht teilnehmen.
Der Verantwortliche ist unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichbar:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG
Oberlinstr. 26
41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt), Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz), ggf. Depotbank und Nummer der Eintrittskarte. Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie Anschrift und ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt).
Soweit uns diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung oder aber der Stellung eines Ergänzungsverlangens nach § 122 AktG oder der Übersendung eines Gegenantrags oder Wahlvorschlags nach §§ 126, 127 AktG übermittelt werden, übermittelt die Depotbank des betreffenden Aktionärs die personenbezogenen Daten an uns.
Werden Gegenanträge oder Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich zugänglich gemacht.
In der Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das Teilnehmerverzeichnis enthält nach Maßgabe von § 129 AktG die dort genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmer der Hauptversammlung bzw. des vertretenen Aktionärs, u.a. Namen und Wohnort sowie bei die Zahl der von jedem Anwesenden vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung und der Besitzart. Jedem Aktionär ist zudem auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.
Die genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung oder aus anderen Gründen erforderlich oder gesetzlich angeordnet.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Wahrnehmung der Rechte als Aktionär zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) DSGVO.
Die Dienstleister der Gesellschaft (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer), welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.
Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der Gesellschaft unter den vorstehenden Kontaktdaten geltend machen. Zudem steht Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.