Sonntag, 27.11.2022

QUINTOS AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

QUINTOS AG

Hamburg

ISIN: DE000A1H32Y6 /​ WKN: A1H32Y

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

am Mittwoch, 21. Dezember 2022, 12:00 Uhr,

in Form einer

virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft)

Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre live im Internet übertragen. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Räumlichkeiten der Carl Konferenz- & Eventtechnik GmbH & Co., Heselstücken 9, 22453 Hamburg.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des gebilligten und festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2021 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2021

2.

Beschluss über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2021 in Höhe von EUR 2.461.670,60 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Im Falle des gesetzlichen Erfordernisses einer Abschlussprüfung schlägt der Aufsichtsrat vorsorglich vor, Meyer & Pritsch Wirtschaftsprüfung GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen. Dies gilt auch für den Fall eines aufzustellenden Konzernabschlusses.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Amtszeit des derzeitigen Aufsichtsrats endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung. Aus diesem Grund sind Neuwahlen erforderlich. Der Aufsichtsrat besteht gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 11 der Satzung aus drei Mitgliedern, die von den Anteilseignern gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die nachfolgend genannten Personen mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 21. Dezember 2022 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, in dem die Hauptversammlung über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr seit seinem Amtsantritt beschließt, hierbei wird das Geschäftsjahr des Amtsantritts nicht mitgerechnet, in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen:

1.

Herrn Dr. Henry Müller, Mediziner, Berlin

2.

Herrn Christian Schlennstedt, Kaufmann, Hamburg

3.

Frau Dörte Schlennstedt, Architektin, Hamburg

II. Weitere Angaben zur Einberufung

Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung gemäß § 118a AktG (Aktiengesetz) in Verbindung mit § 26n Abs. 1 EGAktG (Einführungsgesetz zum Aktiengesetz) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft, am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Für ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft, welches unter dem Link

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

zu erreichen ist.

Über das passwortgeschützte Aktionärsportal kann sich der Aktionär, der sich frist- und formgerecht zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet und den Anteilsbesitz nachgewiesen hat, oder sein Bevollmächtigter unter Angabe seiner Zugangsnummer sowie des dazugehörigen individuellen PIN-Codes einloggen und seine Aktionärsrechte ausüben.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den nachfolgenden Bestimmungen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts. Die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Aktionärsportal erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am Mittwoch, 14. Dezember 2022 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:

QUINTOS AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich.

Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. auf Mittwoch, den 30. November 2022 (0:00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung zur Teilnahme an der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft spätestens am Mittwoch, 14. Dezember 2022 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:

QUINTOS AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, sind nicht stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine Dividendenberechtigung. Die Anmeldung zur Hauptversammlung hindert die Aktionäre im Übrigen nicht an der freien Verfügung über ihre Aktien.

Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen und/​oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte und insbesondere des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Die Aktionäre erhalten nach der Anmeldung zusammen mit den Zugangsdaten ein Formular zur Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten. Das Formular zur Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten steht auch im Internet unter

www.quintos-ag.de

unter der Rubrik Investoren zum Download zur Verfügung. Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung mittels der zur Verfügung gestellten Formulare sind an die folgende Anschrift zu senden:

QUINTOS AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Die Erteilung von Vollmachten sowie ihr Widerruf kann zusätzlich elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem das unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

bereitgestellte passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft genutzt wird.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Auch hier ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Soweit Aktionäre den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis Dienstag, 20. Dezember 2022 (24:00 Uhr) (eingehend bei der Gesellschaft), unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare nach erfolgter Anmeldung zusammen mit der Zugangskarte. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis Dienstag, 20. Dezember 2022 (24:00 Uhr) (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:

QUINTOS AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Ausübung der Aktionärsrechte sowie die Teilnahme an der Hauptversammlung über das passwortgeschützte Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Aktionär die Zugangsnummer und den PIN-Code des Aktionärs zur Verwendung erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung, ein darüber hinausgehender Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Textform ist nicht erforderlich. Die Aktionäre werden gebeten, die Vollmachtserteilung frühzeitig vorzunehmen, um einen rechtzeitigen Erhalt des Zugangspassworts sicherzustellen.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege der elektronischen Briefwahl abgeben. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung. Für die elektronische Briefwahl steht das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Rechtzeitig bei der Gesellschaft unter folgender Adresse

QUINTOS AG
Albert-Einstein-Ring 5
22761 Hamburg
Fax: 040-89710 200
E-Mail: hauptversammlung@quintos-ag.de

eingegangene Anträge von Aktionären werden den anderen Aktionären im Internet unter

www.quintos-ag.de

unter der Rubrik Investoren zugänglich gemacht. Dort finden sich auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.

Von der Gesellschaft zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge der Aktionäre gelten nach § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Versammlung nicht behandelt werden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie sonstige Anträge können auch während der virtuellen Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation gestellt werden (§118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG).

Die Videokommunikation erfolgt über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

Dabei behält sich die Gesellschaft vor, gemäß § 130a Abs. 6 AktG die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen dem jeweiligen Aktionär und der Gesellschaft in der virtuellen Hauptversammlung vor dem entsprechenden Redebeitrag des Aktionärs zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, wenn die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Stellungnahmen von Aktionären zur Hauptversammlung

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, bis spätestens Donnerstag, 15. Dezember 2022 (24:00 Uhr), über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

in Textform Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung einzureichen. Die eingereichten Stellungnahmen werden allen Aktionären bis spätestens Freitag, 16. Dezember 2022 (24:00 Uhr), über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.quintos-ag.de

zugänglich gemacht.

Rederecht in der virtuellen Hauptversammlung

Den elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionären wird in der Versammlung ein Rederecht im Wege der Videokommunikation gewährt. Für die Redebeiträge ist das von der Gesellschaft angebotene passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

im Wege der Videokommunikation zu verwenden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 AktG, das Auskunftsverlangen nach § 131 Absatz 1 AktG, Nachfragen nach § 131 Absatz 1d AktG sowie weitere Fragen nach § 131 Absatz 1e AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.

Die Gesellschaft behält sich gemäß § 130a Absatz 6 AktG vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Fragerecht vor der virtuellen Hauptversammlung

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können bis Samstag, 17. Dezember 2022 (24:00 Uhr), Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit dies zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft. Fragen der Aktionäre müssen der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

in Textform zugehen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

Die Gesellschaft wird alle ordnungsgemäß eingereichten Fragen bis Montag, 19. Dezember 2022 (24:00 Uhr), den Aktionären über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

in Textform zugänglich machen und bis spätestens einen Tag vor der Versammlung beantworten.

Die Gesellschaft wird alle ordnungsgemäß eingereichten Fragen bis Montag, 19. Dezember 2022 (24:00 Uhr), beantworten und die Fragen sowie die dazugehörigen Auskünfte den Aktionären über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

zugänglich machen.

Bericht des Vorstands

Den Aktionären wird der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt bis spätestens Dienstag, 13. Dezember 2022 (24:00 Uhr), auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.quintos-ag.de

zugänglich gemacht.

Nachfragen und Fragen während der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und Aktionärsvertreter, die in der Hauptversammlung elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal zugeschaltet sind, können während der virtuellen Hauptversammlung Nachfragen zu allen vor und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenen Auskünften des Vorstandes stellen. Zudem kann jeder elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Aktionär und Aktionärsvertreter während der Versammlung Fragen zu Sachverhalten stellen, die sich erst nach Ablauf der Frist für die Ausübung des Fragerechts vor der Hauptversammlung, also nach dem Samstag, den 17. Dezember 2022 (24:00 Uhr), ergeben haben. Diese Fragen können auch im Rahmen eines Redebeitrags gestellt werden.

Es ist geplant, dass der Versammlungsleiter festlegt, dass Fragen und Nachfragen in der virtuellen Hauptversammlung nur im Wege der Videokommunikation gestellt werden können. Die Gesellschaft behält sich gemäß § 130a Absatz 6 AktG vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Wird einem elektronisch der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionär oder Aktionärsvertreter eine Auskunft verweigert, so kann dieser im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte Aktionärsportal seine Frage und den Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, übermitteln und diese in die Niederschrift über die Hauptversammlung aufnehmen lassen.

Erklärung Widerspruch

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die Möglichkeit, in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, ab dem Beginn der Hauptversammlung und bis zu deren Schließung über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https:/​/​quintos.hvanmeldung.de

einreicht.

Hinweis zur Datenverarbeitung für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die QUINTOS AG, Albert-Einstein-Ring 5, 22761 Hamburg. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist bestellt und unter

www.quintos-ag.de

angegeben.

Die QUINTOS AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Gesellschaft sind Inhaberaktien. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Wir erhalten Daten der Aktionäre mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um Daten, die der Gesellschaft von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von ihrer depotführenden Bank an die Gesellschaft übermittelt werden. Das sind insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl der Transaktionen oder für die Übersichten der größten Aktionäre. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich und erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c EU Datenschutz-Grundverordnung.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie unter den o. g. Kontaktdaten bei uns erfragen.

 

Hamburg, im November 2022

QUINTOS AG

Der Vorstand

 

 

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