Die Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses per 31. Oktober 2017 und des Lageberichtes für das Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017 mit dem Bericht des Aufsichtsrates

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes für das Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017 von 318.152,58 € wie folgt zu verwenden:

Verteilung an die Aktionäre: 32.890,00 €

Gewinnvortrag:

Die Ausschüttung erfolgt am 4. Mai 2018.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Umstellung der 690 körperlichen Inhaberaktien in Namensaktien in einer Globalurkunde im Jahr 2018, um anstehende Schwierigkeiten bei der Beschaffung weiterer Dividendenscheine und Talons für Dividenden ab 2018 zu vermeiden bzw. die Aktienform an die modernen Bedürfnisse des Bankverkehrs anzupassen

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Aktienart dahingehend zu ändern, dass die bisherigen Inhaberaktien in Namensaktien umgestellt werden und dabei statt Einzelaktien eine Globalurkunde errichtet wird, die von der Gesellschaft zu verwahren ist.

Beschlussfassung über die Anpassung der bestehenden Satzung an geltendes Recht und Modernisierung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die bisher geltende Satzung in den nachfolgend aufgeführten Vorschriften zu ändern bzw. zu ergänzen.

§ 1 (3) Satz 2 entfällt

§ 3 Überschrift neu: Bekanntmachungen und Informationen
Der bisherige Satz 1 wird zu Absatz 1.

§ 3 (2) neu: Die Gesellschaft ist berechtigt, den Aktionären im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Informationen im Wege der Datenfernübertragung zu übermitteln.

§ 4 (1): Der Satzteil „die auf den Inhaber lauten“ wird gestrichen.

§ 4 (4) neu: Die Aktien lauten auf den Namen. Die Aktionäre haben der Gesellschaft zur Eintragung in das Aktienregister die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zu machen.

Der bisherige Absatz 4 wird zu Absatz 5 und die Worte „der Beginn“ gestrichen:
§ 4 (5) neu: Bei Ausgabe neuer Aktien kann die Gewinnbeteiligung der neuen Aktien abweichend von § 60 des AktG bestimmt werden. Die Form der Aktienurkunden, der Gewinnanteil- und Erneuerungsscheine setzt der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates fest.

§ 4 (6) neu: Der Anspruch auf Einzel- und Mehrfachverbriefung der Aktien ist ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig und nicht eine Verbriefung nach den Regeln einer Börse vorgeschrieben ist, an der die Aktie zugelassen ist.

§ 4 (7) neu: Trifft bei einer Kapitalerhöhung der Erhöhungsbeschluss keine Bestimmung darüber, ob die neuen Aktien auf den Inhaber oder auf den Namen lauten sollen, so lauten sie auf den Namen.

§ 8 a) Satz 2 und 3 entfallen

§ 8 b) Satz 3 neu: Stellvertretende Vorstandsmitglieder stehen hinsichtlich der Vertretungsmacht ordentlichen Vorstandsmitgliedern gleich.

§ 9 Überschrift neu: Geschäftsführung
Text neu: Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung und der Geschäftsordnung. Der Vorstand ist der Gesellschaft gegenüber verpflichtet, die Beschränkung einzuhalten, die die Satzung oder der Aufsichtsrat, die Hauptversammlung und die Geschäftsordnung des Vorstandes und Aufsichtsrates für die Geschäftsführungsbefugnis getroffen haben.

§ 10 (3) entfällt, die nachfolgenden Absätze werden an die Aufzählung angepasst

§ 10 (6) neu (5): „Vollversammlung“ wird in „Hauptversammlung“ geändert und die Frist von zwei Wochen auf zwei Monate verlängert.

§ 11 Überschrift neu: Vorsitzender des Aufsichtsrates

§ 12 (1) neu: Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden durch den Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung durch den stellvertretenden Vorsitzenden mit einer Frist von 14 Tagen in Textform einberufen.
Bei der Berechnung der Frist werden der Tag der Absendung der Einladung und der Tag der Sitzung nicht mitgerechnet. In dringenden Fällen kann der Vorsitzende die Frist abkürzen und mündlich, fernmündlich oder durch andere gebräuchliche Telekommunikationsmittel (z.B. E-Mail) einberufen. Mit der Einladung sind die Gegenstände der Tagesordnung mitzuteilen und Beschlussvorlagen zu übermitteln. Ergänzungen der Tagesordnung müssen, falls nicht ein dringender Fall eine spätere Mitteilung rechtfertigt, bis zum siebten Tag vor der Sitzung mitgeteilt werden.

§ 12 (2) neu: Beschlüsse des Aufsichtsrates werden in der Regel in Präsenzsitzungen gefasst, in denen die Aufsichtsratsmitglieder persönlich teilnehmen und abwesende Aufsichtsratsmitglieder eine Stimmabgabe in Textform (§ 126b BGB) durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. Außerhalb von Präsenzsitzungen ist eine Beschlussfassung durch schriftliche, fernmündliche oder andere vergleichbare Form der Beschlussfassung zulässig, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende oder im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter dies für den Einzelfall bestimmt. Zulässig sind auch Beschlussfassungen in Form einer Videokonferenz oder eine Kombination der vorgenannten Möglichkeiten. Die nach diesem Absatz gefassten Beschlüsse werden vom Vorsitzenden schriftlich festgestellt und allen Mitgliedern zugeleitet. Im Übrigen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend. Die Unwirksamkeit eines Aufsichtsratsbeschlusses kann nur innerhalb eines Monats nach Kenntnis des Beschlusses durch Klage geltend gemacht werden.

§ 14 a: neu:
Schweigepflicht
Die Mitglieder des Aufsichtsrates haben – auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt – über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Die Aufsichtsratsmitglieder sind insbesondere zur Verschwiegenheit über erhaltene vertrauliche Berichte und vertrauliche Beratungen verpflichtet.

§ 15 (1) Satz 3 neu: Der Hauptversammlungsort ist in der Einladung anzugeben.

§ 15 (2) neu: Die Einberufung muss mindestens 30 Tage vor dem Tag, bis zu dessen Ablauf die Aktionäre sich zur Hauptversammlung anzumelden haben (§ 17), unter Mitteilung der Tagesordnung, im Bundesanzeiger bekannt gemacht werden; der Tag der Einberufung und der letzte Tag der Anmeldung zählen bei der Fristberechnung nicht mit. Bei einer zulässigen Einberufung mittels eingeschriebenen Brief (§ 121 Abs. 4 AktG) gelten die vorstehenden Fristen entsprechend.

§ 15 (3) neu: Die Übermittlung von Mitteilungen über die Einberufung nach §§ 125 Abs. 2 Satz 1 AktG und 128 Abs. 1 Satz 1 AktG wird nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften auf den Weg elektronischer Übermittlung beschränkt. Der Vorstand ist – ohne dass hierauf ein Anspruch besteht – berechtigt, Mitteilungen auch in Papierform zu versenden.

§ 17 neu: Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessene Frist vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind bei der Berechnung dieser Frist nicht mitzurechnen. Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher Sprache erfolgen.

§ 18 (2) und (3) neu:
2) Der Vorsitzende leitet die Versammlung und bestimmt die Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände und der Abstimmung, die auch von der Ankündigung in der Tagesordnung abweichen kann. Er bestimmt weiterhin die Form, das Verfahren und die weiteren Einzelheiten der Abstimmung und kann auch festlegen, dass mehrere Abstimmungen in einem Sammelgang zusammengefasst werden.
(3) Der Vorsitzende kann das Frage- und Rederecht der Aktionäre angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn oder während der Hauptversammlung einen zeitlich angemessenen Rahmen für den Verlauf der Versammlung, für die Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die Frage- und Redezeit generell für den einzelnen Redner festsetzen.

§ 19 (2) erhält einen neuen Satz 2 „Dies gilt nicht für die Vorzugsaktien ohne Stimmrecht.“ Die bisherigen Sätze 2 und 3 werden zu den Sätzen 3 und 4. Der bisherige Satz 4 entfällt (Solange Aktienurkunden … ausüben können)

§ 20 (1) Satz 1 neu: Der Vorstand hat innerhalb der gesetzlichen Fristen den Jahresabschluss sowie den Lagebericht für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen und dem Abschlussprüfer sowie dem Aufsichtsrat vorzulegen.

Nach Eingang des Prüfungsberichtes sind der Jahresabschluss und der Lagebericht, der Prüfungsbericht und der Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns vom Vorstand unverzüglich dem Aufsichtsrat vorzulegen.

§ 20 (2) neu: Stellen Vorstand und Aufsichtsrat den Jahresabschluss fest, können sie Beträge des Jahresüberschusses nach Maßgabe des § 58 AktG in der jeweils gültigen Fassung in die freien Rücklagen einstellen.

§ 20 (3) neu: Stellt die Hauptversammlung den Jahresabschluss fest, kann sie nach Maßgabe des § 58 Abs. 3 AktG in der jeweils geltenden Fassung unter Berücksichtigung des § 150 AktG zur gesetzlichen Rücklage/Kapitalrücklage Beträge in die freie Rücklage einstellen oder anderweitig verwenden. Sofern diese Vorschriften eine zwangsläufige Einstellung in die Rücklage vorsehen, hat die Hauptversammlung einen entsprechenden Beschluss zu fassen.

V. Sonstiges und § 21 Gründungskosten entfallen

Die bisherige Fassung der Satzung und ein Entwurf der neuen Fassung mit Angabe der Änderungen kann bei der Gesellschaft angefordert oder auf den Internetseiten der Gesellschaft unter www. weisse-flotte-zwischenahn.de eingesehen bzw. heruntergeladen werden.

Beschlussfassung über die Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, für das zurückliegende Geschäftsjahr vom 01. November 2016 bis zum 31. Oktober 2017 dem Aufsichtsrat folgende Vergütungen zu zahlen:

Vorsitzender 2.000,00 €; stellvertretender Vorsitzender und Aufsichtsrat je 1.500,00 €.

Beschlussfassung über die Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr vom 01. November 2017 bis zum 31. Oktober 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, für das laufende Geschäftsjahr dem Aufsichtsrat nachfolgende Vergütungen zu zahlen:

Vorsitzender 2.000,00 €; stellvertretender Vorsitzender und Aufsichtsrat je 1.500,00 €.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 01. November 2017 bis zum 31. Oktober 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BDO ARBICON GmbH & Co.KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Oldenburg zum Abschlussprüfer zu wählen.