Donnerstag, 08.12.2022

RheinLand Holding Aktiengesellschaft – Ordentliche Hauptversammlung

RheinLand Holding Aktiengesellschaft

Neuss

ISIN: DE0008415100 /​ WKN: 841510

Die Aktionäre der

RheinLand Holding Aktiengesellschaft, Neuss

werden hiermit eingeladen zu der am

Dienstag, den 21. Juni 2022, 14:30 Uhr,

im Hause des

Crowne Plaza Hotel, Rheinallee 1,
Saal Jupiter, 41460 Neuss,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021, des Lageberichts
für das Geschäftsjahr 2021 und des Berichts des Aufsichtsrats. Vorlage des vom Aufsichtsrat
gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2021 und des Konzernlageberichts für
das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss
am 22. März 2022 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG
festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 1 ist
entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen daher nicht vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn von € 6.384.451,91 wie folgt
zu verwenden:

a) Ausschüttung einer Dividende von € 1,20 je Stückaktie = € 4.608.000,00
b) Einstellung in andere Gewinnrücklagen = € 1.770.000,00
d) Gewinnvortrag = € 6.451,91

Der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende ist gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am
dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am
24. Juni 2022.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss der RheinLand
Holding Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss
der RheinLand Holding Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

Teilnahmevoraussetzungen, Stimmrechtsberechtigung und Stimmrechtsvertretung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß
§ 15 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, für die angemeldete
Aktien in das Aktienregister eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft
bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Anmeldestelle der Gesellschaft unter

RheinLand Holding Aktiengesellschaft

c/​o Link Market Services GmbH

Landshuter Allee 10

80637 München

E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de

zugegangen ist. Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer
Sprache erfolgen.

Maßgeblich für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts ist der mit Ablauf der
Anmeldefrist am 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister eingetragene Bestand,
da aus abwicklungstechnischen Gründen danach bis zum Ende der Hauptversammlung keine
Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden.

Auf die Möglichkeit der Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten, auch
durch eine Vereinigung von Aktionären oder durch ein Kreditinstitut, wird hingewiesen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), soweit sie nicht an einen Intermediär,
eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere der in § 135
Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden.

Die RheinLand Holding Aktiengesellschaft bietet ihren Aktionären zusätzlich die Möglichkeit,
sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen
vertreten zu lassen. Für die Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter legt die Gesellschaft folgende Regelungen fest: Den
Stimmrechtsvertretern müssen eine Vollmacht und Weisungen für die Ausübung der Stimmrechte
erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Ohne diese Weisungen werden sie von der Vollmacht keinen Gebrauch machen. Die Vollmachten
und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in
Textform an die Anmeldestelle der Gesellschaft unter

RheinLand Holding Aktiengesellschaft
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
oder per E-Mail unter namensaktien@linkmarketservices.de

übermittelt werden. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter müssen bis zum 20. Juni 2022 (24:00 Uhr) eingegangen sein. Auch
im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
ist eine fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Wir werden den zur Teilnahme berechtigten Aktionären oder Bevollmächtigten Eintrittskarten
und Stimmkarten ausstellen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an die Verwaltungsanschrift
der Gesellschaft

RheinLand Holding Aktiengesellschaft

RheinLandplatz

41460 Neuss

schriftlich oder per Telefax unter der Faxnummer +49 2131 290-13665 innerhalb der
gesetzlichen Fristen zu richten. Rechtzeitig ordnungsgemäß gestellte Anträge und Wahlvorschläge
werden den anderen Aktionären unverzüglich im Internet unter

www.rheinland-versicherungsgruppe.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten

Die zu dem Tagesordnungspunkt 1 vorgelegten Unterlagen liegen von der Einberufung
der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, RheinLandplatz, 41460
Neuss, zur Einsicht der Aktionäre aus und sind ab diesem Zeitpunkt über die Internetseite
der Gesellschaft unter

www.rheinland-versicherungsgruppe.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich gemacht.

Datenschutz

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der RheinLand Holding Aktiengesellschaft
sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre und Aktionärsvertreter
über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die RheinLand Holding Aktiengesellschaft
und die Ihnen nach dem dann geltenden Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

RheinLand Holding Aktiengesellschaft
RheinLandplatz
41460 Neuss
kommunikation@rheinland-versicherungsgruppe.de

Den Datenschutzbeauftragten der RheinLand Holding Aktiengesellschaft erreichen Sie
unter folgenden Kontaktdaten:

RheinLand Holding Aktiengesellschaft
– Datenschutzbeauftragter –
RheinLandplatz
41460 Neuss
datenschutz@rheinland-versicherungsgruppe.de

Mit der Führung des Aktienregisters der RheinLand Holding Aktiengesellschaft ist die
Computershare Deutschland GmbH & Co. KG beauftragt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die RheinLand Holding Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten
unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Bei den Aktien der RheinLand Holding Aktiengesellschaft handelt es sich um auf den
Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht § 67 AktG
vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, der Postanschrift und
der elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister
der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist dabei grundsätzlich verpflichtet,
der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. In der Regel leiten die beim Erwerb, der
Veräußerung oder der Verwahrung der Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/​Depotbanken
für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren
Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht
und Einreicherbank) an die RheinLand Holding Aktiengesellschaft weiter. In einigen
Fällen kann die RheinLand Holding Aktiengesellschaft personenbezogene Daten auch unmittelbar
von den Aktionären erhalten.

Die RheinLand Holding Aktiengesellschaft verwendet Ihre personenbezogenen Daten (z.
B. Name und Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer
der Eintrittskarte zur Hauptversammlung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten
von Aktionärsvertretern zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere
die Führung des Aktienregisters und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung
der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich erforderlich. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67,
67e, 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Darüber hinaus
können Datenverarbeitungen, die für die Organisation unserer Hauptversammlung erforderlich
sind, auf Grundlage unserer überwiegenden berechtigten Interessen erfolgen (Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Daneben können Ihre Daten zur Erstellung von Statistiken,
z. B. für die Analyse von Trends, genutzt werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesem Fall das Aktiengesetz in Verbindung mit
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) sowie Abs. 4 DSGVO.

Ferner werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und/​oder
steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Um aktienrechtlichen Bestimmungen
zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft
zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der
Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art.
6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeitet die RheinLand Holding Aktiengesellschaft Ihre Daten auch
zur Wahrung ihrer überwiegenden berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.
f) DSGVO. Dies ist beispielsweise bei der Bearbeitung von Kontakt- und Service-Anfragen
oder bei Kapitalerhöhungen der Fall, in denen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit
oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen,
um Wertpapiervorschriften der betreffenden Länder einzuhalten.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu
verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

Kategorien von Empfängern Ihrer Daten und Weitergabe Ihrer Daten

Externe Dienstleister: Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung
der Hauptversammlung bedient sich die RheinLand Holding Aktiengesellschaft externer,
weisungsabhängiger Dienstleister, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff
auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden
unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der
Datenschutzstandards der RheinLand Holding Aktiengesellschaft verpflichtet. Die von
uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich
nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung
erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der RheinLand Holding Aktiengesellschaft und der
beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/​oder
diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Weitere Empfänger: Darüber hinaus kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen
Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher
Pflichten geboten ist, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der RheinLand Holding
Aktiengesellschaft nach § 129 Abs. 4 AktG die gegebenenfalls im Teilnehmerverzeichnis
zu Ihrer Person erfassten Daten bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung einsehen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter den Voraussetzungen der
§§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs zugänglich zu machen. Etwaige
nach § 122 Abs. 2 AktG bekanntzumachende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden
von der RheinLand Holding Aktiengesellschaft ebenfalls unter Nennung der Antragsteller
veröffentlicht. Außerdem können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen
Bestimmungen im Protokoll der Hauptversammlung eingesehen werden, beispielsweise wenn
Sie einen Widerspruch zur Niederschrift erklären.

Dauer der Datenspeicherung

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer
regelmäßig bis zu 3 Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden nach der
Veräußerung der Aktien regelmäßig 10 Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahrt die
RheinLand Holding Aktiengesellschaft personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im
Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht
werden. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert,
sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen
Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und
uns keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer
weiteren Speicherung verpflichten.

Rechte der betroffenen Personen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist,
haben Sie das Recht, unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten
Auskunft (Art. 15 DSGVO) über sämtliche zu Ihrer Person gespeicherten Daten oder Berichtigung
(Art. 16 DSGVO) Ihrer Daten zu verlangen. Daneben können Sie unter den gesetzlichen
Voraussetzungen die Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten oder eine Einschränkung der
Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen und haben das Recht auf Erhalt Ihrer personenbezogenen
Daten in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).

Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit Hinweisen oder Beschwerden an den oben genannten
Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für die RheinLand Holding Aktiengesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde
ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2 – 4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Widerspruchsrecht

Werden Ihre Daten zur Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen (Art.
6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit
unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten widersprechen, sofern
sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen
(Art. 21 DSGVO). Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, die Gesellschaft
kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen,
Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder sofern die Verarbeitung
der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

 

Neuss, im Mai 2022

RheinLand Holding Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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