Schwabenverlag Aktiengesellschaft
Ostfildern
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der
am 22. Mai 2023 um 10:30 Uhr (MESZ)
(Einlass 9:30 Uhr [MESZ])
im Hospitalhof Stuttgart, Evangelisches Bildungszentrum,
Büchsenstraße 33, 70174 Stuttgart,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
Tagesordnung der Hauptversammlung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 und des Lageberichts für die Schwabenverlag Aktiengesellschaft sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2022 Die vorgenannten Unterlagen können in den Geschäftsräumen der Schwabenverlag Aktiengesellschaft, Senefelderstraße 12, 73760 Ostfildern, und im Internet unter
unter der Rubrik „Investor Relations“ eingesehen werden. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen und näher erläutert. Auf Verlangen wird jedem Aktionär kostenlos und unverzüglich eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen übersandt. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist daher zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 ausgewiesenen Bilanzgewinn der Schwabenverlag Aktiengesellschaft in Höhe von EUR 158.993,87 auf neue Rechnung vorzutragen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2022 amtiert haben, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfer Diplom-Kaufmann Rolf Bauer, Stuttgart, und Diplom-Kaufmann Andreas Sautter, Stuttgart, zu Abschlussprüfern für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen. |
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| 6. |
Wahl zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 7 Abs. 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern zusammen. Die Amtszeit sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 beschließt. Der Aktionär Bistum Rottenburg-Stuttgart hat das Recht, bis zu zwei Mitglieder in den Aufsichtsrat zu entsenden. Hiervon hat das Bistum Rottenburg-Stuttgart Gebrauch gemacht und die Herren Dr. theol. Clemens Stroppel und Professor Dr. rer. soc. Klaus Koziol entsandt. Die übrigen vier Mitglieder wurden von der Hauptversammlung gewählt. Das von der Hauptversammlung gewählte Mitglied des Aufsichtsrats Gertrud Widmann wird auf eigenen Wunsch mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 22. Mai 2023 aus dem Aufsichtsrat ausscheiden. Der Aufsichtsrat beabsichtigt, der Hauptversammlung Andrea Niederstadt als Mitglied des Aufsichtsrats vorzuschlagen. Die Wahl soll zunächst für die restliche Amtsperiode des ausscheidenden Aufsichtsratsmitglieds erfolgen. Damit soll von der in der Satzung vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, Aufsichtsratsmitglieder für eine kürzere Amtszeit als die Regelamtszeit zu bestellen, § 7 Nr. 2 der Satzung. Der Aufsichtsrat schlägt daher der Hauptversammlung vor, Andrea Niederstadt, Verlagsbuchhändlerin und Medienkauffrau, Auggen, mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 22. Mai 2023 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, als Aufsichtsratsmitglied zu wählen: Andrea Niederstadt, Verlagsbuchhändlerin und Medienkauffrau, 79424 Auggen Mandate in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder Mandate in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: keine Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. |
Mitteilungen und Informationen für die Aktionäre
1. Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts
a) Teilnahme an der Hauptversammlung:
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachweisen.
Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache schriftlich, per Telefax oder in Textform (§ 26b BGB) erfolgen. Zum Nachweis des Anteilsbesitzes reicht eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz („Berechtigungsnachweis“) aus.
b) Erläuterungen zur Bedeutung des Nachweisstichtages:
Der Berechtigungsnachweis muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 1. Mai 2023 (00:00 Uhr [MESZ]) („Nachweisstichtag“), beziehen.
Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Berechtigungsnachweis zum Nachweisstichtag erbracht hat. Dies bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, weder an der Hauptversammlung teilnehmen können noch Stimmrechte in der Hauptversammlung haben. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind deshalb bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Berechtigungsnachweises im Verhältnis zur Gesellschaft trotzdem zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung ihres Stimmrechts berechtigt. Der Nachweisstichtag ist für die Dividendenberechtigung ohne Bedeutung.
Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis müssen der Gesellschaft bis sechs Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 15. Mai 2023 (24:00 Uhr [MESZ]), unter folgender Adresse zugehen:
Schwabenverlag AG
– Vorstand –
Senefelderstraße 12
73760 Ostfildern
Fax: +49 711 4406-101
E-Mail: HV-Verwaltung@Schwabenverlag.de
c) Stimmrechtsvertretung:
Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Auch in diesem Fall ist die rechtzeitige Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erteilung und der Nachweis einer Vollmacht können unter Nutzung des Vollmachtsformulars, das sich auf der Rückseite der Eintrittskarte befindet, erfolgen. Die Eintrittskarte wird den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt beziehungsweise auf Verlangen zugesandt. Ausnahmen vom Textformerfordernis können für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre oder nach § 135 AktG Gleichgestellte bestehen. Daher bitten wir unsere Aktionäre sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre oder nach § 135 AktG Gleichgestellte zu wenden und sich mit diesen abzustimmen.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die nachfolgend genannten Kontaktdaten der Gesellschaft in Textform übermittelt werden:
Schwabenverlag AG
– Vorstand –
Senefelderstraße 12
73760 Ostfildern
Fax: +49 711 4406-101
E-Mail: HV-Verwaltung@Schwabenverlag.de
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiter an, sich von weisungsgebundenen Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft vertreten zu lassen. Den Stimmrechtsvertretern müssen neben einer Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Wir weisen darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen ihnen Weisungen erteilt wurden. Eine Ausübung der Stimmrechte durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nach eigenem Ermessen ist nicht möglich. Die Aktionäre werden gebeten, für die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, das entsprechende Formular zu verwenden, welches auf der Eintrittskarte abgedruckt ist.
2. Gegenanträge und Wahlvorschläge
Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern zu übersenden. Gegenanträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge zur Hauptversammlung sind gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:
Schwabenverlag AG
– Vorstand –
Senefelderstraße 12
73760 Ostfildern
Fax: +49 711 4406-101
E-Mail: Vorstand@Schwabenverlag.de
Rechtzeitig bis zum 7. Mai 2023 (24:00 Uhr [MESZ]) unter dieser Adresse eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden unverzüglich im Internet unter
www.schwabenverlag.de
unter der Rubrik „Investor Relations“ zugänglich gemacht.
3. Informationen zum Datenschutz
Die Schwabenverlag Aktiengesellschaft verarbeitet im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, der Teilnahme des Aktionärs an dieser, zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z.B. für das Teilnehmerverzeichnis) und zur Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (z. B. Teilnahmerecht, Wortmeldung und Stimmabgabe) folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, E-MaiI-Adresse; gegebenenfalls Vor- und Nachname, Adresse, E-MaiI-Adresse einer bevollmächtigten Person), Informationen über Ihre Anteile (zum Beispiel Aktienanzahl, Besitzart), Verwaltungsdaten (zum Beispiel die Eintrittskartennummer) sowie die jeweilige Abstimmung zum jeweiligen Tagesordnungspunkt. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Durchführung eines Vertrages erforderlich ist. Die Schwabenverlag Aktiengesellschaft ist rechtlich sowie gemäß ihrer Satzung verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Sofern die Schwabenverlag Aktiengesellschaft diese Daten nicht direkt vom betroffenen Aktionär oder Vertreter erhält, werden ihnen diese von den jeweils für den Aktionär tätigen Finanz- oder Kreditinstituten zur Verfügung gestellt.
Für die Datenverarbeitung ist die Schwabenverlag Aktiengesellschaft verantwortlich.
Die Kontaktdaten lauten:
Schwabenverlag Aktiengesellschaft
Senefelderstr. 12
73760 Ostfildern
Fax: +49 711 4406-101
E-Mail: HV-Verwaltung@Schwabenverlag.de
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Schwabenverlag Aktiengesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist und verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisungen der Schwabenverlag Aktiengesellschaft.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichert die Schwabenverlag Aktiengesellschaft die Daten solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten beziehungsweise zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen. Darüber hinaus haben Sie unter Umständen das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: Datenschutz@Schwabenverlag.de.
Zudem haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der Schwabenverlag Aktiengesellschaft erreichen Sie unter folgender Adresse:
Schwabenverlag Aktiengesellschaft
– Dirk Janthur –
Senefelderstr. 12
73760 Ostfildern
Fax: +49 711 4406-101
E-Mail: dirk.janthur@janthur.net
Ostfildern, im März 2023
Schwabenverlag Aktiengesellschaft
Der Vorstand
Ulrich Peters