Montag, 15.08.2022

Aktuell:

Softline AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Softline AG

Leipzig

ISIN: DE000A2DAN10
WKN: A2DAN1

Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

die Softline AG mit Sitz in Leipzig („Gesellschaft“) lädt hiermit ihre Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Mittwoch, den 24. August 2022 um 11.00 Uhr (MESZ)

in den Räumlichkeiten der Gesellschaft, Gutenbergplatz 1, 04103 Leipzig, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Das am 28. März 2020 in Kraft getretene und zuletzt durch Artikel 15 des Gesetzes vom 10. September 2021 (BGBl. 2021 I S. 4153) geänderte Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-PandemieG“) eröffnet in seiner derzeit gültigen Fassung die Möglichkeit, die Hauptversammlung bis zum 31. August 2022 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates beschlossen, zum Schutz der Aktionärinnen und Aktionäre sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gesellschaft von der Möglichkeit des Abhaltens einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

Die Hauptversammlung der Gesellschaft wird daher als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters) stattfinden. Die gesamte Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 COVID-19-PandemieG in dem Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionäre oder deren Bevollmächtigte in Bild und Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 S. 2 Aktiengesetz („AktG“). Bitte beachten Sie hierzu auch die näheren Hinweise unter Ziffer III. „Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung“.

I.
Tagesordnung

TOP 1:

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Softline AG für das Geschäftsjahr 2021 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Die zu diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen werden in der Hauptversammlung näher erläutert. Sie können im Internet unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

eingesehen werden und werden über diese Internetseite auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

Es findet nach den gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geprüft und gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt.

TOP 2:

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Im Geschäftsjahr 2021 war Herr Martin Schaletzky Alleinvorstand.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

TOP 3:

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

TOP 4:

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KAISER HAMMER GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Baden-Baden, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

II.
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Die Gesellschaft ist gemäß § 121 Abs. 3 AktG als nichtbörsennotierte Gesellschaft nur verpflichtet, in der Einberufung Angaben zu Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung sowie der Tagesordnung zu machen. Nachfolgende Hinweise erfolgen daher freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 1.714.889 EUR mit ebenso vielen auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine Stimme. Die Gesellschaft hält 500 eigene Aktien, aus denen ihr keine Stimmrechte zustehen.

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des COVID-19-PandemieG auf Beschluss des Vorstands, dem der Aufsichtsrat mit Beschluss gem. § 1 Abs. 6 des vorbezeichneten Gesetzes zugestimmt hat, nicht als Veranstaltung mit physischer Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, sondern ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters) durchgeführt.

Unsere Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können durch Nutzung des über die Internetseite

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von uns zur Verfügung gestellten Aktionärsportals die Hauptversammlung ausschließlich elektronisch verfolgen, ihr Stimmrecht mittels Briefwahl oder Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben sowie Vollmacht an Dritte erteilen, ihr Fragerecht wahrnehmen und im Zeitraum vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll erklären. Das Aktionärsportal steht für die Wahrnehmung der Rechte der Aktionäre voraussichtlich ab Mittwoch, den 03. August 2022, zur Verfügung. Die Zugangsdaten für das Aktionärsportal sind auf der Anmeldebestätigung aufgedruckt.

Die Aktionäre werden gebeten, hierzu auch die Hinweise in den nachstehenden Abschnitten zu beachten.

Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ist eine physische Teilnahme der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters) am Ort der Versammlung in den Räumlichkeiten der Gesellschaft, Gutenbergplatz 1, 04103 Leipzig, nicht möglich.

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch („BGB“)) angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Die Anmeldung hat in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen. Der Nachweis hat in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen; hierfür genügt eine Bestätigung in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also auf den Beginn des 03. August 2022, 00:00 Uhr (MESZ).

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens 17. August 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Adresse zugehen:

Softline AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, die Hauptversammlung live in Bild und Ton über das Internet zu verfolgen. Am 24. August 2022 können sich die Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten über die Internetseite der Gesellschaft unter

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durch Eingabe der erforderlichen Zugangsdaten im Aktionärsportal anmelden und die Hauptversammlung ab deren Beginn um 11.00 Uhr (MESZ) verfolgen. Die Zugangsdaten zum Aktionärsportal sind auf der Anmeldebestätigung aufgedruckt. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht gleichwohl keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihre Stimmen im Wege der elektronischen Kommunikation oder schriftlich abzugeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen („Briefwahl“). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl sind die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis des Aktienbesitzes.

Für die elektronische Briefwahl steht das Aktionärsportal über die Internetseite der Gesellschaft unter

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bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Eine Änderung oder der Widerruf bereits abgegebener Stimmen kann über das Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen.

Alternativ zur elektronischen Briefwahl können Stimmen auch im Wege der schriftlichen Briefwahl erfolgen. Die schriftlich abzugebenden Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 23. August 2022 bei der Gesellschaft unter folgender Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse eingehen:

Softline AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Auch im Wege der schriftlichen Briefwahl erfolgte Stimmabgaben können bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung geändert oder widerrufen werden.

Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionärinnen und Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten sind die form- und fristgerechte Anmeldung der Aktionärin bzw. des Aktionärs zur Hauptversammlung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis seines Aktienbesitzes. Dies schließt eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.

Jeder Aktionär bzw. jede Aktionärin darf nur einen Bevollmächtigten benennen. Bevollmächtigt ein Aktionär bzw. eine Aktionärin mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Wird ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Person bevollmächtigt, bestehen weder nach dem Gesetz noch nach der Satzung der Gesellschaft besondere Formerfordernisse. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen möglicherweise die Institution oder Person, die bevollmächtigt werden soll, eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil die Vollmacht von ihr gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG nachprüfbar festzuhalten ist. Die Aktionäre sollten sich daher rechtzeitig mit der Institution oder Person, die sie bevollmächtigen möchten, über eine mögliche Form der Vollmacht abstimmen.

Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht sowie die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 23. August 2022, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse

Softline AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Ein Formular, das zur Vollmachterteilung verwendet werden kann, befindet sich auf der Anmeldebestätigung, die den Aktionärinnen und Aktionären nach erfolgter Anmeldung zugesandt wird oder den Aktionärinnen und Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

zum Download bereitgestellt wird.

Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht sind ebenso unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

möglich.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

bis zum Beginn der Abstimmung abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Die Möglichkeit zur Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Zuschaltung über das Aktionärsportal erfordert, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung versendeten Zugangsdaten für das Aktionärsportal erhält, sofern sie ihm nicht direkt zugegangen sind.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionärinnen und Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) als Bevollmächtigte nach ihren Weisungen bei den Abstimmungen in der Hauptversammlung vertreten zu lassen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform erteilt werden. Ein Formular, das für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann, wird den Aktionärinnen und Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung übersandt. Es wird den Aktionärinnen und Aktionären zudem über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

zum Download bereitgestellt.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 23. August 2022, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse

Softline AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind ebenso unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

möglich. Diese Möglichkeit der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 24. August 2022 zur Verfügung.

Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.

Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Ohne eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Verfahrens- oder Sachanträgen entgegen.

Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung

Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über das Aktionärsportal) durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das Aktionärsportal, 2. per E-Mail und 3. per Brief.

Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Briefwahlstimmen bzw. Vollmachten und Weisungen zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Eine spätere Stimmabgabe als solche gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsauübung eingehen, gilt: Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und letztere haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Die Gesellschaft weist darauf hin, dass gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge als in der Hauptversammlung gestellt gelten, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär durch form- und fristgerechten Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation

Auf der Grundlage von § 1 COVID-19-PandemieG haben die Aktionäre in der Hauptversammlung kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG. Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldet haben, haben jedoch das Recht, Fragen zu stellen. Der Vorstand wird gem. § 1 Abs. 2 COVID-19-PandemieG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er Fragen beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen und deren Beantwortung zusammenfassen. Der Vorstand hat auf der Grundlage der aktuell geltenden Fassung des COVID-19-PandemieG angeordnet, dass Fragen bis spätestens zu dem nachstehend genannten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation, wie im nachstehenden Absatz aufgeführt, einzureichen sind.

Die Fragen der Aktionärinnen und Aktionäre können spätestens bis zum 22. August 2022, 24.00 Uhr (MESZ), unter Nutzung des Aktionärsportals mittels der Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.softline-group.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv2022/​

eingereicht werden. Später oder auf anderem Wege bei der Gesellschaft eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 4 des COVID-19-PandemieG haben ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre, die ihre Stimme im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung wie vorstehend beschrieben wahrgenommen haben, die Möglichkeit, über das Aktionärsportal elektronisch beim am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.

Die Erklärung des Widerspruchs ist von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende unter Nutzung des Aktionärsportals mittels der Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter

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möglich.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Eintrittskartennummer, Vorname, Nachname, Straße, Straßen-Nr., PLZ, Ort, Aktienanzahl, Passwort, ggf. E-Mail-Adresse oder Handynummer, Vorname, Nachname, Ort eines Dritten, Speicherung des Login-Timestamp, Authentication Token, Session-Daten, Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)), um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionärinnen und Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um Hauptversammlungsdienstleister, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist, und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung für 3 Jahre gemäß ADV aufbewahrt. Das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung muss aufgrund von gesetzlichen Vorgaben 2 Jahre lang aufbewahrt werden.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen nach Kapitel III DSGVO ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

datenschutz@softline-group.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Softline AG
Torsten Schneider
Gutenbergplatz 1
04103 Leipzig

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

IITR Datenschutz GmbH
Robert Aumiller
Dachelhofer Straße 88
92421 Schwandorf
Tel.: +49 (0) 89 18917360
E-Mail: datenschutz@softline-group.com

 

Leipzig, im Juli 2022

Softline AG

Der Vorstand

 

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