 Solutiance AGPotsdamWertpapier-Kennnummer 692 650
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Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals nach den Vorschriften über |
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Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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II. Weitere Angaben und Hinweise
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und
die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“). Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
im Internet unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung im Internet verfolgen,
die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung
angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts. Zugangsdaten
und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung
im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein Nachweis
des Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend. Der Nachweis hat sich auf
den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d. h. auf den
11. März 2022 (0.00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung zur Verfolgung
der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts ist somit der
Aktienbesitz zu diesem Stichtag.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens
am 25. März 2022 (24.00 Uhr) unter folgender Adresse zugehen:
Solutiance AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10, 80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere
des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend
beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen
der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung
für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des
Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien
nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen
und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt.
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht
nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch
Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater
oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts
durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform oder können elektronisch erfolgen
und übermittelt werden, indem das unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
bereitgestellte HV-Portal genutzt wird.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz
gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen
Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden
Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
erfragt werden.
Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten sowie die Zuschaltung zur Hauptversammlung
jeweils über das HV-Portal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber
die mit den Stimmrechtskarten versandten individuellen Zugangsdaten erhält.
Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung
des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts
erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
können elektronisch über das HV-Portal der Gesellschaft unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen
Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare
auf der ihnen nach erfolgreicher Anmeldung übersandten Stimmrechtskarte. Die Vollmacht
und die Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind
aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 31. März 2022, 24.00 Uhr (Eingang
bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:
Solutiance AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10, 80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne
an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des
Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht das HV-Portal der Gesellschaft unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
spätestens zum 18. März 2022 und bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung
zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers
oder Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen
sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also
bis spätestens zum Ablauf des 17. März 2022 (24.00 Uhr), der Gesellschaft an die folgende
Adresse übersandt wurden:
Solutiance AG
Großbeerenstraße 179
14482 Potsdam
Telefax: +49 (0)331867193-99
E-Mail: info@solutiance.com
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge
unterbreitet werden. Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und
Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung als gestellt behandelt, wenn
der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das
Recht des Versammlungsleiters, zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen
zu lassen, bleibt davon unberührt.
Fragerecht der Aktionäre
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege
der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit
Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der
Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen
Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum 31.
März 2022, 24.00 Uhr, über das HV-Portal der Gesellschaft unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
eingereicht werden.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet
der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie er Fragen beantwortet. Während der Hauptversammlung werden über das HV-Portal
Nachfragen zu den Antworten auf vorab gestellte Fragen ermöglicht.
Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend
von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen
Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des
Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch
unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende
der Hauptversammlung über das HV-Portal der Gesellschaft unter
https://solutiance.com/investoren-corporate-governance
einreicht.
Aktionärshotline
Bei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft
steht den Aktionären, ihren Bevollmächtigten und Intermediären von Montag bis einschließlich
Freitag (außer an Feiertagen) zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr (Ortszeit) die Aktionärshotline
unter der Telefonnummer +49 (0)89 21027-220 zur Verfügung.
Informationen zum Datenschutz
Die Solutiance AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende
Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse),
Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B.
die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen
der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Solutiance AG
ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser
Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener
Daten unerlässlich. Ohne Angabe personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur
Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Solutiance AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des
Verantwortlichen lauten:
Solutiance AG
Großbeerenstraße 179
14482 Potsdam
Telefax: +49 (0)331867193-99
E-Mail: info@solutiance.com
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Solutiance
AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung
beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister
(wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung
notwendig ist.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten
„Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren
Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen
verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die Gesellschaft verwendet
diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Die oben genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht,
es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn
diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden,
auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf
Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von
zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig
verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine
gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO
entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von
Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: info@solutiance.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Potsdam, im März 2022
Der Vorstand