Tagesordnung

Vorlage und Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses der Solutiance AG, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2021, des Lageberichts und des Konzernlageberichts einschließlich des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss der Solutiance AG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist deshalb nicht vorgesehen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder und entsprechende Satzungsänderung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder zu ändern und was folgt zu beschließen:

Beschlussfassung über die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Die Amtszeit des Aufsichtsratsvorsitzenden Rony Vogel endet mit dem Ablauf der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung. Gemäß § 95 Satz 1 AktG i.V.m. dem zuvor geänderten § 10 Abs. 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus mindestens drei und höchstens fünf Mitgliedern und setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

von der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, als Mitglied des Aufsichtsrats wiederzuwählen.

Der Aufsichtsrat schlägt ferner vor,

für eine Amtszeit von der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, als neues Mitglied des Aufsichtsrats zu wählen.

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen:

„Die Kanzlei Spiesmacher Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Nopitschstr. 110, 90441 Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss, den Lagebericht, den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht der Solutiance Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 gewählt.“

Umwandlung von Inhaberaktien in Namensaktien

Die Aktien der Gesellschaft lauten derzeit auf den Inhaber. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass Namensaktien im Vergleich zu Inhaberaktien eine effektivere Kommunikation der Gesellschaft mit ihren Aktionären ermöglichen. Vor diesem Hintergrund sollen die derzeit auf den Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft in Namensaktien umgewandelt werden. Die Umwandlung der Inhaberaktien in Namenaktien erfordert die Einrichtung eines Aktienregisters. In diesem Zusammenhang ist die Gesellschaft auf Informationen der Aktionäre angewiesen. Zum Zwecke der Umwandlung von Inhaberaktien in Namensaktien sollen Beschlüsse zum genehmigten und bedingten Kapital sowie § 5 Abs. 1, Abs. 3, Abs. 5 und Abs. 6 der Satzung zur Umstellung neu gefasst, in einem neuen § 7 Absatz 3 der Satzung Regelungen zum elektronischen Aktienregister getroffen und die Teilnahmeberechtigung, § 19 der Satzung, entsprechend neu geregelt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

„(1) Die bisher auf den Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft werden in Namensaktien umgewandelt. Der Vorstand wird ermächtigt, alles Erforderliche und Notwendige für die Umwandlung der Inhaberaktien in Namensaktien zu veranlassen.

(2) § 5 Absatz 1 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: „Die Aktien lauten auf Namen.“

(3) Der Beschluss der Hauptversammlung vom 17. September 2021 zu Tagesordnungspunkt 5 über die Schaffung des Genehmigten Kapitals 2021, wird soweit es bislang nicht ausgenutzt wurde, angepasst. Die Worte „auf den Inhaber lautenden Stückaktien“ werden durch die Worte „auf den Namen lautenden Stückaktien“ ersetzt. In § 5 Absatz 3 Satz 1 der Satzung werden die Worte „auf den Inhaber lautenden Stückaktien“ ebenfalls durch die Worte „auf den Namen lautenden Stückaktien“ ersetzt.

(4) Der Beschluss der Hauptversammlung vom 17. September 2021 zu Tagesordnungspunkt 6 über die Schaffung der Bedingten Kapitals 2021, wird soweit es bislang nicht ausgenutzt wurde, angepasst. In Ziffer 6.2 des Beschlusses werden Worte „auf den Inhaber lautende Stückaktien“ werden durch die Worte „auf den Namen lautende Stückaktien“ ersetzt und in Ziffer 6.3 des Beschlusses werden die Worte „auf den Inhaber lautenden Stückaktien“ durch die Worte „auf den Namen lautenden Stückaktien“ ersetzt. In § 5 Absatz 5 Satz 1 und Absatz 6 Satz 1 der Satzung werden die Worte „auf den Inhaber lautenden Stückaktien“ jeweils ebenfalls durch die Worte „auf den Namen lautenden Stückaktien“ ersetzt.

(5) In § 7 der Satzung wird folgender neuer Absatz (3) eingefügt: „(3) Die Gesellschaft führt ein elektronisches Aktienregister. Die Aktionäre haben der Gesellschaft zur Eintragung in das Aktienregister, soweit es sich um natürliche Personen handelt, ihren Namen, ihre Anschrift und ihr Geburtsdatum und soweit es sich um juristische Personen oder (teil-)rechtsfähige Gesellschaften handelt, ihren Namen oder ihre Firma, ihren Sitz und ihre Geschäftsanschrift sowie in jedem Fall die Zahl der von ihnen gehaltenen Aktien der Gesellschaft und – sofern vorhanden – ihre elektronische Postadresse anzugeben. Mitzuteilen ist ferner, inwieweit die Aktien demjenigen, der als Inhaber im Aktienregister eingetragen werden soll, auch gehören.“

(6) § 19 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„§ 19 Teilnahme an der Hauptversammlung, Ausübung des Stimmrechts

(1) Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs sind nicht mitzurechnen.

(2) Das Stimmrecht kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Einzelheiten für die Bevollmächtigung werden zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht, in der auch eine Erleichterung von der Textform bestimmt werden kann. § 135 AktG bleibt unberührt.

(3) Hat die Gesellschaft Stimmrechtsvertreter benannt und werden diese Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt, kann die Vollmacht im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen in jeder von der Gesellschaft zugelassenen Weise erteilt werden. Die Einzelheiten für die Bevollmächtigung werden zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht.

(4) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre auch ohne Teilnahme an der Hauptversammlung ihre Stimmen schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Der Vorstand ist auch ermächtigt, Bestimmungen zum Umfang und Verfahren der Rechtsausübung nach Satz 1 zu treffen.“

Virtuelle Hauptversammlungen

Die Gesellschaft hat bislang nicht von den gesetzlichen Möglichkeiten zur Durchführung von Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung Gebrauch gemacht. Virtuelle Hauptversammlungen sollen jedoch zukünftig auch unabhängig von der Corona-Pandemie als Form der Hauptversammlung gesetzlich als Alternative zur klassischen Präsenzversammlung ermöglicht werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, für die Gesellschaft die Möglichkeit zu einer virtuellen Durchführung der Hauptversammlung längerfristig einzuräumen und wie folgt zu beschließen:

„In § 18 der Satzung wird folgender Absatz 5 neu eingefügt:

„Sofern gesetzliche Vorschriften vorsehen, dass Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung durchgeführt werden können (virtuelle Hauptversammlungen), ist der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung virtuell und sodann nach Maßgabe der dazu geltenden gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt wird. Diese Ermächtigung gilt für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung (Einfügung dieses Absatzes der Satzung). Soweit der Vorstand kraft Gesetzes unabhängig von einer Satzungsregelung dazu befugt ist zu entscheiden, dass die Versammlung als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt wird, bleibt diese gesetzliche Ermächtigung unberührt. Der Vorstand bedarf jedoch stets der Zustimmung des Aufsichtsrats.““

Angaben zur Gesellschaft

Im Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 5.473.043 und ist eingeteilt in 5.473.043 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von je EUR 1,00. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 5.473.043. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt ebenfalls 5.473.043. Aus von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts – persönlich oder durch Bevollmächtigte – sind gemäß § 19 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihrer Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis spätestens zum Ablauf des 24. August 2022, in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches – BGB) in deutscher oder englischer Sprache bei der Gesellschaft ausschließlich unter folgender Adresse („Anmeldeadresse“) angemeldet haben:

SOLUTIANCE AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts muss sich gemäß § 123 Aktiengesetz (AktG) in Verbindung mit § 19 der Satzung der Gesellschaft auf den Beginn des 21. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 10. August 2022, 00:00 Uhr, (sog. record date) beziehen und der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis spätestens zum Ablauf des 24. August 2022, unter der Anmeldeadresse zugehen. Ausreichend ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut.

Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts zu sorgen und empfehlen Ihnen daher, sich alsbald mit Ihrem depotführenden Institut in Verbindung zu setzen.

Stimmrechtsvollmacht, Legitimationsübertragung, Stimmrechtsvertreter

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung selbst ausüben oder unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten – zum Beispiel ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären (Aktionärsvereinigung) oder eine andere Person ihrer Wahl – ausüben lassen. Ein Aktionär, der eine Vollmacht erteilt, muss gleichwohl frist- und formgerecht unter Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts zur Hauptversammlung angemeldet werden. Wenn weder ein Kreditinstitut noch ein nach § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Institut oder Unternehmen noch eine der Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, bevollmächtigt wird, bedürfen die Vollmacht, deren Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform gemäß § 126b BGB. Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Institut oder Unternehmen oder eine der Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die gemäß § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, bevollmächtigt, ist die Vollmacht insbesondere so zu erteilen, dass die Vollmachtserklärung vollständig ist und nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthält; sie ist zudem vom Bevollmächtigen nachprüfbar festzuhalten. Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Institut oder Unternehmen oder eine der Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, bevollmächtigt und ist der Bevollmächtigte unmittelbar oder mittelbar mit mehr als 20 % am Grundkapital der Gesellschaft beteiligt, so darf der Bevollmächtigte das Stimmrecht aufgrund der Vollmacht nur ausüben oder ausüben lassen, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt hat. Ein Verstoß gegen die in den beiden vorstehenden Sätzen genannten Erfordernisse beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Wollen Sie ein Kreditinstitut oder ein nach § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Institut oder Unternehmen oder eine der Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG sinngemäß gelten, bevollmächtigen, so stimmen Sie bitte Näheres, wie z. B. weitere Anforderungen des zu Bevollmächtigenden an die Vollmacht, direkt mit dem zu Bevollmächtigenden ab.

Anstelle einer Vollmachtserteilung kann ein Aktionär analog § 185 BGB eine Person ermächtigen, das Stimmrecht des Aktionärs im eigenen Namen auszuüben (sog. Legitimationsübertragung). Nach außen tritt dann die ermächtigte Person (der sog. Legitimationsaktionär) als Aktionär auf. Der Legitimationsaktionär hat jedoch gemäß § 129 Abs. 3 Satz 1 AktG die Zahl und Gattung der betreffenden Aktien zur Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis gesondert anzugeben.

Eine Ermächtigung zur Stimmrechtsausübung analog § 185 BGB von Kreditinstituten und diesen gemäß § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten oder Unternehmen und von Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG für Kreditinstitute sinngemäß gelten, ist vorliegend nicht möglich (§ 135 Abs. 1 Satz 1 AktG). Diese üben jedoch als Bevollmächtigte das Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, aus, wenn die Vollmacht nichts anderes bestimmt. Der Bevollmächtigte hat im Fall einer Stimmrechtsausübung im Namen dessen, den es angeht, gemäß § 129 Abs. 2 Satz 1 AktG die Zahl und Gattung der betreffenden Aktien zur Aufnahme in das Teilnahmeverzeichnis gesondert anzugeben.

Auch im Fall einer Legitimationsübertragung und im Fall der beschriebenen Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung im Namen dessen, den es angeht, ist eine frist- und formgerechte Anmeldung durch den Legitimationsaktionär bzw. den derart Bevollmächtigten unter Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Dabei ist bei der Bevollmächtigung von Kreditinstituten und diesen gemäß § 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten oder Unternehmen und von Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Abs. 8 die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG für Kreditinstitute sinngemäß gelten, § 135 AktG zu berücksichtigen.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind dazu verpflichtet, weisungsgebunden abzustimmen, sie können das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wir weisen darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen Aktionäre eindeutige Weisungen erteilen, und dass die Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.

Auch in diesem Fall der Bevollmächtigung ist eine frist- und formgerechte Anmeldung durch den Aktionär unter Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Die Erteilung einer Vollmacht mit Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist im Vorfeld der Hauptversammlung nur mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars möglich, das die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte zur ordentlichen Hauptversammlung erhalten. Das entsprechende Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

(dort im Bereich „Hauptversammlungen“ unter „Ordentliche Hauptversammlung vom 31. August 2022“) bereit.

Die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen an sie sind bis 30. August 2022, 18:00 Uhr (MESZ), eingehend zu übermitteln; sie bedürfen der Textform. Die Bevollmächtigung und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter per Post oder auf elektronischem Weg (per E-Mail) sind an folgende Adresse zu richten:

SOLUTIANCE AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Anträge und Wahlvorschläge

Gegenanträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung im Sinne von § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne von § 127 AktG von Aktionären sind ausschließlich an folgende Adresse („Gesellschaftssitzadresse„) zu richten:

Solutiance AG
Großbeerenstr. 179
14482 Potsdam
E-Mail: hauptversammlungen@solutiance.com

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären wird die Gesellschaft unter den Voraussetzungen gemäß § 125 AktG durch Einstellen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

(dort im Bereich „Hauptversammlungen“ unter „Ordentliche Hauptversammlung vom 31. August 2022“) zugänglich machen, sofern diese Gegenanträge und Wahlvorschläge der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis spätestens zum Ablauf des 16. August 2022, unter der Gesellschaftssitzadresse zugegangen sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.

Anträge gemäß § 122 Abs. 2 AktG, Gegenstände auf die Tagesordnung zu setzen und bekannt zu machen, müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung zugehen, d. h. bis spätestens zum Ablauf des 6. August 2022. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Veröffentlichungen auf der Internetseite /​ Auslage

Ab Einberufung der Hauptversammlung sind zusammen mit dieser Einberufung insbesondere folgende Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

(dort im Bereich „Hauptversammlungen“ unter „Ordentliche Hauptversammlung vom 31. August 2022“) abrufbar und liegen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Großbeerenstr. 179, 14482 Potsdam, zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus:

Zu Tagesordnungspunkt 1:

Der festgestellte Jahresabschluss, der gebilligte Konzernabschluss, der Lagebericht und der Konzernlagebericht für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr 2021 sowie der Bericht des Aufsichtsrats über das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr 2021.

Die vorgenannten Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Der gesetzlichen Verpflichtung ist mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan. Zusätzlich werden Abschriften jedem Aktionär auf Verlangen einmalig kostenlos und unverzüglich postalisch oder mit Einwilligung auf dem Wege elektronischer Kommunikation übermittelt.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Zur Abhaltung der Hauptversammlung ist es notwendig, dass die Solutiance AG personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer verarbeitet. Mit diesem Schreiben erhalten Sie wichtige Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang.

Verantwortlicher

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, der Solutiance AG, geschäftsansässig Großbeerenstr. 179, 14482 Potsdam, verarbeitet.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben Frau Marie-Christin Lehmann zu unserer Datenschutzbeauftragten bestellt.

Kontaktdaten:

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Ermittlung Ihrer Teilnahmeberechtigung an der Hauptversammlung, zur Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses sowie zur Durchführung der Hauptversammlung, insbesondere zur Feststellung Ihrer Stimmberechtigung (vgl. § 136 Abs. 1 Satz 2 AktG), verarbeitet.

Sollten Sie Legitimationsaktionär, d. h. Bevollmächtigter eines Aktionärs, sein, verarbeitet die Solutiance AG Ihre personenbezogenen Daten gleichermaßen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aufgrund der Ermittlung Ihrer Teilnahmeberechtigung an der Hauptversammlung und der Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses ist § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Sind Sie Legitimationsaktionär ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten §§ 134 Abs. 3, 129 Abs.1 Satz 2 AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Empfänger

Zu Ihren personenbezogenen Daten haben Mitarbeiter der Solutiance AG Zugriff, die für die Organisation und Durchführung der Hauptversammlung sowie Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses zuständig sind. Nach § 129 Abs. 4 AktG ist das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen, sodass Ihre personenbezogenen Daten von anderen Hauptversammlungsteilnehmern eingesehen werden können. Des Weiteren haben wir für die Organisation der Hauptversammlung die Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München, als externe Dienstleisterin beauftragt, deren zuständige Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten.

Übermittlung

Die Solutiance AG wird Ihre personenbezogenen Daten nicht in ein Drittland außerhalb der EU übermitteln.

Datenkategorien

Folgende Datenkategorien sind betroffen: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Aktienstückzahl, Aktiennummer; falls Sie Legitimationsaktionär sind auch Ihre Bevollmächtigung.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nach § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG für die Dauer von zwei Jahren auf Grund der gesetzlich angeordneten Aufbewahrungspflicht des Teilnehmerverzeichnisses aufbewahrt. Sind Sie Legitimationsaktionär, dann ist die Solutiance AG nach § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG zur Aufbewahrung der Vollmachtserklärung für drei Jahre verpflichtet. Ihre Daten werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht länger erforderlich sind.

Ihre Rechte

Sie können uns entweder schriftlich oder per E-Mail an

kontaktieren um folgende Rechte auszuüben:

Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Um dieses Beschwerderecht auszuüben, können Sie sich an die für Ihren Wohnort zuständige oder an die folgende Aufsichtsbehörde wenden:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

Warum werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben?

Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten zur Feststellung Ihrer Teilnahmeberechtigung an unserer Hauptversammlung und zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses. Um eine ordnungsgemäße Hauptversammlung abhalten zu können, müssen wir zudem feststellen, ob Sie stimmberechtigt sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet. Ebenso werden aus Ihren personenbezogenen Daten keine Profile erstellt.

Sollten Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder dieser Information haben, wenden Sie sich bitte an