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TEILNAHMEVORAUSSETZUNGEN
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachweisen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Mittwoch, den 24. April 2019, 00:00 Uhr zu beziehen und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Mittwoch, den 8. Mai 2019, 24:00 Uhr unter folgender Adresse zugehen:
SPARTA AG
c/o Quirin Privatbank AG
Bürgermeister-Smidt-Str. 76
28195 Bremen
Telefax: +49 (0) 421 897604-44
E-Mail: Hauptversammlungen@quirinprivatbank.de
Nach ordnungsgemäßem Eingang des Nachweises werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte zur Teilnahme an der Hauptversammlung angefordert haben, brauchen nichts weiter zu unternehmen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.
Stimmrechtsvertretung
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung, eine andere Person ihrer Wahl oder durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform; § 135 AktG bleibt unberührt. Es gelten hierfür die nachfolgenden Kontaktdaten der Gesellschaft:
SPARTA AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 37 41 10 10
E-Mail: hv@sparta.de
Aktionäre, die sich hinsichtlich der Teilnahme und Ausübung ihres Stimmrechts von einem anderen Bevollmächtigten als dem weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten lassen möchten, finden für die Erteilung einer Vollmacht auf der Rückseite ihrer Eintrittskarten entsprechende Vollmachtsformulare.
Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, erhalten mit ihrer Eintrittskarte ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung. Die Vollmachten sind in Textform an die folgende Adresse bis spätestens am Dienstag, 14. Mai 2019, 18:00 Uhr zu übermitteln:
SPARTA AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 37 41 10 10
E-Mail: hv@sparta.de
Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 und 127 AktG
Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
SPARTA AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 37 41 10 10
E-Mail: hv@sparta.de
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären, die spätestens bis zum 30. April 2019, 24:00 Uhr unter der zuvor genannten Anschrift eingehen, einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf den Internetseiten der Gesellschaft unter der Adresse
zugänglich machen.
Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. des Wahlvorschlags nachzuweisen.
Unterlagen zur Hauptversammlung
Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter
abgerufen werden.
Datenschutzinformation für Aktionärinnen und Aktionäre der SPARTA AG
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist – ab dem 25. Mai 2018 – Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
SPARTA AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 37 41 10 10
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
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