 SQS Software Quality Systems AGKölnKöln, HRB 12764Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der SQS Software Quality Systems AG für das Geschäftsjahr 2017 Die genannten Unterlagen sind vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter
(im Bereich „Über SQS“ > „Investoren“ > „Aktionärsinformation“ > „Hauptversammlung“) zugänglich. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernjahresabschluss bereits gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen: „Der im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2017 ausgewiesene Bilanzgewinn der Gesellschaft in Höhe von EUR 2.541.053,28 wird wie folgt verwendet:
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 jeweils einzeln wie folgt Entlastung zu erteilen:
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 jeweils einzeln wie folgt Entlastung zu erteilen:
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen: „Die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Hamburg, Standort: Gustav-Heinemann-Ufer 72, 50968 Köln, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 gewählt.“ |
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| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Mit Ablauf der Hauptversammlung am 10. Juli 2018 endet die Amtszeit der durch gerichtlichen Beschluss des Amtsgerichts Köln als Nachfolger für die Herren David Bellin, Heinz Bons und Jeremy Hamer bestellten Aufsichtsratsmitglieder, also von Herrn Olivier Aldrin, Herrn Patrick Anglard und Herrn Roch Thaller. Mit der Beendigung der Hauptversammlung am 10. Juli 2018 endet ferner die Amtszeit von Herrn Lothar Pauly als Mitglied des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat der SQS Software Quality Systems AG ist nach den Bestimmungen des Gesetzes über die Drittelbeteiligung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat (DrittelbG) gebildet und besteht gem. § 9 Abs. 1 der Satzung der SQS Software Quality Systems AG und § 4 Abs. 1 DrittelbG aus sechs Mitgliedern, von denen vier durch die Hauptversammlung und zwei durch die Arbeitnehmer gewählt werden. Herr Lothar Pauly sowie die gerichtlich bestellten Aufsichtsratsmitglieder Herr Olivier Aldrin, Herr Patrick Anglard und Herr Roch Thaller zählen zu den von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern. Es sind somit vier neue Aufsichtsratsmitglieder zu wählen, wobei nach § 9 Abs. 2 der Satzung eine Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern möglich ist. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, welche über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, folgende Herren zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen:
Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl durchzuführen. |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) der SQS Software Quality Systems AG, Köln, auf die Assystem Services Deutschland GmbH, München, als Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß §§ 327a ff. AktG Nach § 327a Abs. 1 S. 1 AktG kann die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft auf Verlangen eines Aktionärs, dem Aktien der Gesellschaft in Höhe von mindestens 95 % des Grundkapitals gehören (Hauptaktionär), die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre (Minderheitsaktionäre) auf den Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen (sogenannter aktienrechtlicher Squeeze-out). Die Assystem Services Deutschland GmbH mit Sitz in München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 236229 (im Folgenden: Assystem GmbH), ist zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung unmittelbar mit insgesamt 32.035.980 auf den Namen lautenden Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil von je EUR 1,00 am Grundkapital der SQS Software Quality Systems AG mit Sitz in Köln, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Köln unter HRB 12764, beteiligt und als Inhaber dieser Aktien im Aktienregister der SQS Software Quality Systems AG eingetragen. Das Grundkapital der SQS Software Quality Systems AG beträgt EUR 32.431.967,00 und ist eingeteilt in 32.431.967 auf den Namen lautende Stückaktien mit einem auf die jeweilige Stückaktie entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 1,00. Damit hält die Assystem GmbH rund 98,78 % und damit mehr als 95 % des Grundkapitals der SQS Software Quality Systems AG. Die Assystem GmbH ist somit Hauptaktionär der SQS Software Quality Systems AG im Sinne des § 327a Abs. 1 S. 1 AktG. Die Assystem GmbH hat sich entschlossen, von der in §§ 327a ff. AktG geregelten Möglichkeit des aktienrechtlichen Squeeze-out Gebrauch zu machen und die Aktien der Minderheitsaktionäre gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung auf den Hauptaktionär übertragen zu lassen. Mit Schreiben vom 3. April 2018 hat die Assystem GmbH das Verlangen an den Vorstand der SQS Software Quality Systems AG gerichtet, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, damit die Hauptversammlung der SQS Software Quality Systems AG einen Beschluss über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Assystem GmbH als Hauptaktionär gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß § 327a Abs. 1 AktG fassen kann. Mit an den Vorstand der SQS Software Quality Systems AG gerichtetem Schreiben vom 24. Mai 2018 hat die Assystem GmbH ihr Verlangen konkretisiert und die Barabfindung auf EUR 9,39 je auf den Namen lautender Stückaktie der SQS Software Quality Systems AG festgelegt. Grundlage für die Festlegung der Barabfindung durch die Assystem GmbH war eine von der IVC Independent Valuation & Consulting Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Essen, für den Hauptaktionär erstellte gutachterliche Stellungnahme zum Unternehmenswert der SQS Software Quality Systems AG, die am 25. Mai 2018 final ausgefertigt wurde. In einem schriftlichen Bericht an die Hauptversammlung gemäß § 327c Abs. 2 S. 1 AktG vom 28. Mai 2018 hat die Assystem GmbH die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre dargelegt und die Angemessenheit der von ihr festgesetzten Barabfindung erläutert und begründet (sog. Übertragungsbericht). Das Landgericht Köln hat die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, als sachverständigen Prüfer für die Angemessenheit der Barabfindung ausgewählt und mit Beschluss vom 23. April 2018 bestellt. Die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, hat die Angemessenheit der Barabfindung geprüft und bestätigt und hierüber am 29. Mai 2018 einen Prüfungsbericht gemäß §§ 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4, 293e AktG erstattet. Die Assystem GmbH hat dem Vorstand der SQS Software Quality Systems AG am 28. Mai 2018 eine Gewährleistungserklärung der Commerzbank Aktiengesellschaft, Kaiserstraße 16, 60311 Frankfurt am Main, vom 28. Mai 2018 gemäß § 327b Abs. 3 AktG übermittelt. Durch diese Erklärung übernimmt die Commerzbank Aktiengesellschaft die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung der Assystem GmbH, den Minderheitsaktionären der SQS Software Quality Systems AG nach Eintragung des Übertragungsbeschlusses im Handelsregister unverzüglich die festgelegte Barabfindung für die übertragenen Aktien zu zahlen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Die auf den Namen lautenden Stückaktien der übrigen Aktionäre der SQS Software Quality Systems AG mit Sitz in Köln (Minderheitsaktionäre) werden in dem Verfahren zum Ausschluss von Minderheitsaktionären nach §§ 327a ff. AktG gegen Gewährung einer von dem Hauptaktionär Assystem Services Deutschland GmbH mit Sitz in München zu zahlenden angemessenen Barabfindung in Höhe von EUR 9,39 je auf den Namen lautender Stückaktie der SQS Software Quality Systems AG mit einem auf die jeweilige Stückaktie entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 1,00 auf den Hauptaktionär übertragen.“ |
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Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an sind die folgenden Dokumente auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sqs.com
(im Bereich „Über SQS“ > „Investoren“ > „Aktionärsinformation“ > „Hauptversammlung“) zugänglich:
Tagesordnungspunkt 1:
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Jahresabschluss und Lagebericht für das Geschäftsjahr 2017; |
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Konzernabschluss und Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2017; |
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Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017; |
Tagesordnungspunkt 2:
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Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns 2017; |
Tagesordnungspunkt 7:
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der Entwurf des Übertragungsbeschlusses; |
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die Jahresabschlüsse und Lageberichte der SQS Software Quality Systems AG für die letzten drei Geschäftsjahre (2015, 2016 und 2017); |
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der von der Assystem Services Deutschland GmbH nach § 327c Abs. 2 S. 1 AktG erstattete schriftliche Übertragungsbericht vom 28. Mai 2018, einschließlich seiner Anlagen, insbesondere der gutachterlichen Stellungnahme der IVC Independent Valuation & Consulting Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Essen, vom 25. Mai 2018 zum Unternehmenswert der SQS Software Quality Systems AG sowie der Gewährleistungserklärung der Commerzbank Aktiengesellschaft gemäß § 327b Abs. 3 AktG vom 28. Mai 2018; |
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der gemäß § 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4 AktG erstattete Prüfungsbericht vom 29. Mai 2018 zur Angemessenheit der von der Assystem Services Deutschland GmbH festgelegten Barabfindung des vom Landgericht Köln bestellten sachverständigen Prüfers Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf. |
Diese Unterlagen können auch während der üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft, Stollwerckstraße 11, 51149 Köln, eingesehen werden. Der gesetzlichen Verpflichtung ist mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos einmalig eine Abschrift dieser Unterlagen per einfacher Post übersandt. Bestellungen bitten wir an die Gesellschaft zu richten zu Händen des Vorstands per Post unter der Anschrift SQS Software Quality Systems AG, Stollwerckstraße 11, 51149 Köln, per Telefax unter der Telefaxnummer +49 (0) 2203 91 54 55 oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse
investoren@sqs.com.
Die vorgenannten Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausliegen.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in 32.431.967 Stückaktien ohne Nennbetrag eingeteilt, von denen jede Aktie eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 32.431.967 Stimmrechte.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind. Die Anmeldung muss bei der Gesellschaft bis zum Ablauf des 3. Juli 2018 in Textform in deutscher oder englischer Sprache unter der Anschrift:
SQS Software Quality Systems AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: (+49) 089 30 90 3 – 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
erfolgen. Der im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung eingetragene Bestand wird dem Bestand entsprechen, der zum Ablauf des 3. Juli 2018 (Umschreibungsstopp/technical record date) festgestellt wird, da Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom 4. Juli 2018, 0:00 Uhr, bis zum 10. Juli 2018, 24:00 Uhr, aus abwicklungstechnischen Gründen erst mit Gültigkeitsdatum 11. Juli 2018 verarbeitet und berücksichtigt werden können.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen oder mehrere Bevollmächtigte ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung wie vorstehend beschrieben erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), sofern nicht ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 und 10 AktG gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen bevollmächtigt werden soll. In Textform kann die Bevollmächtigung mit dem Formular, welches die Gesellschaft hierfür bereithält, oder auf beliebige andere formgerechte Weise erfolgen. Das Formular wird den Aktionären bei rechtzeitiger Anmeldung zugesandt.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann beispielsweise dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises vor der Hauptversammlung bitten wir die folgende Adresse zu benutzen:
SQS Software Quality Systems AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30 90 3 – 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Ebenso kann die Vollmacht auch durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt oder widerrufen werden; ein gesonderter Nachweis der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall.
Bei der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 und 10 AktG gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen sieht das Aktiengesetz kein Textformerfordernis vor. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen, Personen oder Unternehmen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 und 10 AktG gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen, Personen oder Unternehmen rechtzeitig über die mögliche Form der Vollmacht ab.
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit keine Weisungen erteilt werden, sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter insoweit nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und werden sich im Falle einer Abstimmung der Stimme enthalten.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Das gilt ebenso für die Erteilung von Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie den Widerruf oder die Änderung dieser Weisungen. Für die Vollmachts- und Weisungserteilung kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären bei rechtzeitiger Anmeldung zugesandt wird.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis spätestens zum Ablauf des 9. Juli 2018 unter der Anschrift:
SQS Software Quality Systems AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30 90 3 – 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
in Textform (§ 126b BGB) erteilt, widerrufen (Vollmachten) bzw. geändert (Weisungen) werden. Der Zugang unter oben genannter Adresse ist entscheidend.
Wir weisen darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zur Stellung von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen.
Besondere Hinweise für Inhaber von Depositary Interests
Inhaber von auf die Aktien der SQS Software Quality Systems AG bezogenen Depositary Interests können als Gast oder als Teilnehmer die Hauptversammlung besuchen oder sich bei der Abstimmung durch Computershare Company Nominees Ltd. vertreten lassen.
Zulassung als Gast
Inhaber von Depositary Interests, die nur als Gast die Hauptversammlung besuchen möchten, werden gebeten, ihre Eintrittskarte bis spätestens zum Ablauf des 3. Juli 2018 in Textform unter Beifügung eines Nachweises, dass sie (ggf. mittelbar) mindestens ein Depositary Interest halten (z.B. Depotauszug) unter der Anschrift:
SQS Software Quality Systems AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 (0) 89 30 90 3 – 74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
zu beantragen.
Die Zulassung als Gast berechtigt den Inhaber der Eintrittskarte nicht dazu, Stimmrechte oder sonstige Aktionärsrechte auszuüben.
Teilnahme mit Rechteausübung
Für den Fall, dass ein Inhaber von Depositary Interests oder ein Vertreter eines Inhabers von Depositary Interests (z.B. ein Begünstigter von Depositary Interests) an der Hauptversammlung teilnehmen und dort die Rechte aus den Aktien, auf die sich die Depositary Interests beziehen, insbesondere das Stimmrecht, ausüben möchte, muss der Inhaber von Depositary Interests dies Computershare Investor Services PLC bis spätestens 2. Juli 2018, 18:00 Uhr (MESZ) unter der Adresse:
The office of the Depositary
Computershare Investor Services PLC
The Pavilions
Bridgwater Road
Bristol
BS99 6ZY
Vereinigtes Königreich
oder per E-Mail: UKALLDITeam2@computershare.co.uk
mitteilen.
Hierfür ist erforderlich, dass Computershare Investor Services PLC der vollständige Name des Inhabers der Depositary Interests, ggf. der abweichende Name der Person, die an der Hauptversammlung teilnehmen wird, sowie die Anzahl der Depositary Interests, die diese Person bei der Hauptversammlung vertreten soll, mitgeteilt wird, um sicherzustellen, dass diese Informationen vor Teilnahme festgehalten werden können.
Nach Erhalt dieser Mitteilung wird Computershare Investor Services PLC einen sog. Letter of Representation, unterzeichnet durch einen Vertreter der Computershare Company Nominees Ltd., erstellen, dessen Vorlage zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Inhaber von Depositary Interests oder ein Vertreter eines Inhabers von Depositary Interests (z.B. ein Begünstigter von Depositary Interests) werden darauf hingewiesen, dass sie zur Gewährung des Einlasses zur Hauptversammlung eine Kopie dieser Erklärung zusammen mit einem amtlichem Lichtbildausweis vorlegen müssen.
Der vorgenannte Letter of Representation, zur Verfügung gestellt von Computershare Investor Services PLC und unterzeichnet von Computershare Company Nominees Ltd., muss von der im Depositary Interest Register als Inhaber mindestens eines Depositary Interest eingetragenen natürlichen oder juristischen Person angefordert werden. Es wird darauf hingewiesen, dass Personen, selbst wenn sie Depositary Interests auf dem Aktienmarkt erworben haben, möglicherweise nicht selbst in das Register der Depositary Interests eingetragen sein könnten, sondern vielmehr in diesem Register durch andere Unternehmen/Personen wie Banken oder Broker oder andere Unternehmen/Personen vertreten werden könnten. Solche Personen, die nicht in das Depositary Interest Register eingetragen sind, gelten nicht als Inhaber von Depositary Interests, sondern als Begünstigte von Depositary Interests. In diesem Fall raten wir solchen Depositary Interest-Begünstigten, sich unverzüglich mit ihrer Bank oder ihrem Broker oder dem Unternehmen/der Person, die diese Personen bei dem Halten von Depositary Interests unterstützen, in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass dieses Unternehmen/diese Person für sie die Teilnahme an der Hauptversammlung beantragt, damit sie als Begünstigte der Depositary Interests das Teilnahmerecht (einschließlich des Stimmrechts) auf der Hauptversammlung ausüben können.
Abstimmung in fremdem Namen
Inhaber von Depositary Interests, die Computershare Company Nominees Ltd. anweisen möchten, in ihrem Namen abzustimmen, können dies entweder über das CREST-System oder durch Ausfüllen und Einreichung eines ihnen von:
The office of the Depositary
Computershare Investor Services PLC
The Pavillions
Bridgewater Road
Bristol
BS99 6ZY
Vereinigtes Königreich
zur Verfügung gestellten Formulars tun.
Das ausgefüllte Formular muss spätestens bis zum 6. Juli 2018, 10:00 Uhr (MESZ) unter der vorgenannten Adresse bei Computershare Investor Services PLC eingehen.
Fragen, Gegenanträge und Wahlvorschläge
Fragen zur Hauptversammlung sowie Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne der §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind – unbeschadet des Rechts der Aktionäre, in der Hauptversammlung Fragen und Gegenanträge zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten – an die nachstehende Adresse zu richten:
SQS Software Quality Systems AG
Investor Relations
Stollwerckstraße 11
51149 Köln
Fax: +49 (0) 2203 91 54 55
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung hierzu werden im Internet unter der folgenden Adresse zugänglich gemacht:
https://www.sqs.com/de/investoren/hauptversammlung.php
Information zum Datenschutz für Aktionäre und Inhaber von Depositary Interests
Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Anzahl der Aktien bzw. Depositary Interests, Besitzart und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.
Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Jeder Aktionär und jede Aktionärin sowie jeder Inhaber und jede Inhaberin von Depositary Interests hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung seiner/ihrer personenbezogenen Daten, sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
datenschutz@sqs.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
SQS Software Quality Systems AG
Stollwerckstraße 11
51149 Köln
Fax: +49 (0) 2203 91 54 55
Zudem steht jedem Aktionär/jeder Aktionärin sowie jedem Inhaber und jeder Inhaberin von Depositary Interests ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter:
SQS Software Quality Systems AG
Datenschutzbeauftragter
Stollwerckstraße 11
51149 Köln
E-Mail: datenschutz@sqs.com
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.sqs.com/de/datenschutz.php
zu finden.
Köln, im Mai 2018
Der Vorstand