Süwag Energie AG

Frankfurt am Main

Mitteilung gemäß § 125 Aktiengesetz
zur ordentlichen Hauptversammlung
am Dienstag, dem 23. Mai 2023, 10:00 Uhr

Übersicht der Angaben gemäß § 125 Aktiengesetz in Verbindung mit Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212

Tagesordnungspunkt 1

Tagesordnungspunkt 2

Tagesordnungspunkt 3

Tagesordnungspunkt 4

Tagesordnungspunkt 5

Tagesordnungspunkt 6

Aktionärsrecht – Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionärsrecht – Gegenantrag gem. § 126 Abs. 1 AktG

Aktionärsrecht – Wahlvorschlag gem. § 127 AktG

Wir berufen hiermit unsere

ordentliche Hauptversammlung

ein

auf Dienstag, den 23. Mai 2023, 10:00 Uhr.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist

Schützenbleiche 9 – 11, 65929 Frankfurt am Main, Deutschland.

 

Tagesordnung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft ist am Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung eingeteilt in 48.000.000 auf den Inhaber lautende Aktien (Stückaktien), die jeweils eine Stimme gewähren.

Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die einen besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erbringen und sich rechtzeitig angemeldet haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Versammlung, das heißt Dienstag, den 2. Mai 2023, 00:00 Uhr, zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Aktienbesitzes müssen der Gesellschaft

spätestens bis Dienstag, 16. Mai 2023, 24:00 Uhr,

unter der nachstehenden Adresse

Süwag Energie AG
c/​o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com

zugehen. Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Ausübung der Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung zugesandt.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären, ausüben zu lassen. Auch in diesen Fällen ist eine rechtzeitige Anmeldung (siehe oben unter „Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts“) erforderlich. Zur Vollmachtserteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht.

Die Aktionäre erhalten mit Zusendung der Eintrittskarten ein Formular, mit dem eine Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen Bevollmächtigten erteilt werden kann.

Die Aktionäre, die von der Möglichkeit einer Stimmrechtsvertretung Gebrauch machen wollen, werden insbesondere auf das Folgende hingewiesen:

Von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Vor der Hauptversammlung steht Ihnen für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter das mit der Eintrittskarte übersandte Vollmachts- und Weisungsformular zur Verfügung. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 22. Mai 2023, 24:00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen.

Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne solche ausdrücklichen Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Eintrittskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten.

Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.

Bevollmächtigung anderer Personen

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, etwa durch einen Intermediär (z. B. Kreditinstitut), einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder einen Dritten ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater, sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre oder gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten. Aktionäre, die eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG erteilen wollen, werden gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte spätestens am Tag der Hauptversammlung (Zugang bei der Gesellschaft) den Nachweis (z. B. die Vollmacht im Original oder in Kopie bzw. als Scan) per Post oder E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle übermittelt.

Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll, ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis Montag, 22. Mai 2023, 24:00 Uhr, (Tag des Posteingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Der Nachweis einer in bzw. während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z. B. das Original der Vollmacht) per E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle übermittelt wird.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular auf der Eintrittskarte zu verwenden.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind in der Eintrittskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten.

Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 € (das entspricht 130.208 Aktien) erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist in schriftlicher Form an den Vorstand zu richten; es kann wie folgt adressiert werden:

Süwag Energie AG
Vorstand
Schützenbleiche 9 – 11
65929 Frankfurt am Main

Verlangen zur Ergänzung der Tagesordnung müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis Freitag, 28. April 2023, 24:00 Uhr, zugehen. Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden – unverzüglich im Bundesanzeiger bekannt gemacht und über die Internetseite des Unternehmens

https:/​/​www.suewag.com/​corp/​ueber-uns/​zahlen-daten-fakten

veröffentlicht.

Anträge und Wahlvorschläge

Die Aktionäre haben die Möglichkeit, nach §§ 126, 127 AktG Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln. Die Gesellschaft wird entsprechende Anträge und Wahlvorschläge auf der Internetseite des Unternehmens

https:/​/​www.suewag.com/​corp/​ueber-uns/​zahlen-daten-fakten

zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis Montag, 8. Mai 2023, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an nachfolgend genannte Adresse

Süwag Energie AG
Gremienbetreuung
Schützenbleiche 9 – 11
65929 Frankfurt am Main
F 069 3107-492287
E-Mail-Adresse: gremienbetreuung@suewag.de

übersandt hat und die übrigen Voraussetzungen entsprechend des § 126 AktG bzw. des § 127 AktG erfüllt sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Informationen zum Datenschutz zur Hauptversammlung der Süwag Energie AG

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Süwag Energie AG (im Folgenden „die Gesellschaft“), Schützenbleiche 9 – 11, 65929 Frankfurt am Main, T 069 3107-0, F 069 3107-2686, E-Mail info@suewag.de.

Um den Aktionären die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen, muss die Gesellschaft personenbezogene Daten verarbeiten, die ihr entweder unmittelbar durch den Aktionär (z. B. bei der Stellung von Anträgen) oder mittelbar vor allem über die Depotbanken zur Verfügung gestellt werden. Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere Name, Wohnort und ggf. weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienzahl, Besitzart der Aktien und Eintrittskartennummer. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 c) der Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit nationalen Bestimmungen, insbesondere in Verbindung mit dem Aktiengesetz.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich anonymisiert oder gelöscht, sobald sie für den oben genannten Zweck nicht mehr benötigt werden und sofern nicht gesetzliche Nachweis- bzw. Aufbewahrungspflichten (u. a. aus AktG, HGB, AO) für die weitere, in der Regel bis zu dreijährigen Speicherung verpflichten oder gesetzliche Rechtfertigungsgrundlagen für die darüber hinausgehende Speicherung bestehen. Zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf des elften Jahres nach Erhebung oder – in Einzelfällen – sogar darüber hinausgehend gerechtfertigt sein.

Die personenbezogenen Daten werden zum Teil auch von anderen externen Unternehmen, die im Auftrag der Süwag Energie AG in die Abwicklung der Hauptversammlung eingebunden sind („Auftragsverarbeiter“, insbesondere IT-Dienstleister und sonstige HV-Service-Dienstleister), verarbeitet, im Einzelfall – etwa im Fall der gesetzlich vorgeschriebenen Stimmrechtsmitteilungen – auch von Publikationsmedien und Behörden. Schließlich können die im Teilnehmerverzeichnis nach § 129 des Aktiengesetzes erfassten personenbezogenen Daten der teilnehmenden Aktionäre durch Mitaktionäre eingesehen werden.

Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen hat der Aktionär in Bezug auf die personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft über die oben genannten Kontaktdaten geltend gemacht werden.

Dem Aktionär steht außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat seines Aufenthaltsorts, seines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu. Die für die Gesellschaft zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Datenschutzbeauftragte.

Der Aktionär kann zudem über die E-Mail-Adresse

datenschutz@suewag.de

Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft aufnehmen.

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Gesellschaft über

www.suewag.eu

(Fußzeile „Datenschutz“) zu finden.