Sonntag, 27.11.2022

Synaxon AG – Hauptversammlung

Synaxon AG
Schloß Holte-Stukenbrock
ISIN DE 0006873805
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am Freitag, 08. Mai 2015
um 10.00 Uhr
in den Geschäftsräumen der Synaxon AG
in der Falkenstr. 31, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Tagesordnung
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichtes und des Konzernlageberichtes einschließlich der erläuternden Berichte des Vorstandes zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und 5, 315 Abs. 4 HGB und der Erklärung zur Unternehmensführung 2014 gemäß § 289a HGB sowie des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2014

Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Synaxon AG in Schloß Holte-Stukenbrock zur Einsichtnahme aus und stehen auch im Internet unter www.synaxon.de zum Download bereit.
2.

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Synaxon AG für das Geschäftsjahr 2014 in Höhe von 2.533.993,84 € wie folgt zu verwenden:
a)

Verteilung an die Aktionäre durch Ausschüttung einer Dividende von 0,70 € je dividendenberechtigter Stückaktie,
b)

Einstellung des verbleibenden Bilanzgewinns in die anderen Gewinnrücklagen einschließlich der Dividenden, die auf die von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien entfallen.
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Vorstandes Entlastung zu erteilen.
4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates Entlastung zu erteilen.
5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Bielefeld, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 der Synaxon AG zu wählen.

Teilnahme an der Hauptversammlung und Stimmrecht

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem depotführenden Institut in Textform (§ 126b BGB) erstellte und in deutscher oder englischer Sprache abgefasste Bescheinigung erfolgen. Er hat sich auf den Beginn des 17.04.2015, 0:00 Uhr (Nachweisstichtag), zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Synaxon AG spätestens zum Ablauf des 01.05.2015, 24:00 Uhr, unter nachfolgender Adresse zugegangen sein:
Synaxon AG
c/o PR Im Turm HV-Service AG
Römerstr. 72–74
68259 Mannheim
Telefax: 0621 – 7177213
E-Mail: eintrittskarte@pr-im-turm.de

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes unter vorstehend genannter Adresse werden den Aktionären Eintrittskarten sowie ein Vollmachtsformular für die Hauptversammlung nebst weiteren Erläuterungen zu diesen Formularen übersandt. Die Vollmachtsformulare nebst weiteren Erläuterungen sind dazu auch über die Internetseite www.synaxon.de zugänglich. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für den Zugang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung.

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach der Anmeldung weiterhin frei verfügen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Aktienbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts keine Bedeutung. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- oder stimmberechtigt.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 3.891.000,00 € und ist eingeteilt in 3.891.000 Stückaktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt 3.891.000, da jede Aktie in der Hauptversammlung eine Stimme gewährt. Die Gesellschaft hält 352.500 eigene Aktien, die gemäß § 71 b AktG vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. Damit beträgt die Gesamtzahl der zum Zeitpunkt der Hauptversammlung stimmberechtigten Aktien 3.538.500 Aktien.

Stimmrechtsvertretung/Bevollmächtigung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Ausnahmen können für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere nach § 135 AktG oder § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen und deren Widerruf sowie deren entsprechenden Nachweise gegenüber der Gesellschaft bestehen. Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 AktG oder nach § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden soll, enthält die Satzung hierzu keine besonderen Regelungen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 AktG oder nach § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigen wollen, rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Die Erteilung von Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der Widerruf oder die Änderung dieser Weisungen bedürfen der Textform (§ 126 b BGB).

Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber den Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten sowie für die Übersendung der Weisung gegenüber den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft, deren Widerruf und Änderung stehen folgende Adresse, Faxnummer, bzw. elektronischer Internetdialog zur Verfügung:
Synaxon AG
c/o PR Im Turm HV-Service AG
Römerstr. 72–74
68259 Mannheim
Telefax: 0621 – 7177213
Elektronisch: www.hv-vollmachten.de.

Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetdialogs (www.hv-vollmachten.de) ist eine PIN erforderlich, die auf der Eintrittskarte abgedruckt ist, die den Aktionären übersandt wird. Weitere Informationen zur Nutzung des passwortgeschützten Internetdialogs finden sich unter der vorgenannten Internetadresse.

Aktionärsrechte

Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Synaxon AG zu richten. Es muss der Synaxon AG mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 07.04.2015, 24:00 Uhr, zugehen. Die Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 3 Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung, das heißt seit dem 07.02.2015, 0:00 Uhr, Inhaber der Aktien sind. Das Verlangen ist an folgende Adresse zu richten:
Synaxon AG
– Vorstand –
Falkenstr. 31
33758 Schloß Holte-Stukenbrock

Gegenanträge/Wahlvorschläge von Aktionären

Aktionäre der Synaxon AG können der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse bzw. Faxnummer zu richten:
Synaxon AG
– Vorstand –
Falkenstr. 31
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Telefaxnummer: 05207 – 9299296
Elektronisch: ir@synaxon.de

Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am 23.04.2015, unter dieser Adresse bzw. Faxnummer eingegangenen ordnungsgemäßen Gegenanträge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter www.synaxon.de zugänglich gemacht.

Die Synaxon AG ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen. Dies ist der Fall,

soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde,

wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigem Beschluss der Hauptversammlung führen würde,

wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält,

wenn ein auf denselben Sachverhalt gestützter Gegenantrag des Aktionärs bereits zu einer Hauptversammlung der Synaxon AG nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist,

wenn derselbe Gegenantrag des Aktionärs mit wesentlich gleicher Begründung in den letzten fünf Jahren bereits zumindest zwei Hauptversammlungen der Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist und in der Hauptversammlung weniger als der 20. Teil des vertretenen Grundkapitals für ihn gestimmt hat,

wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird, oder

wenn der Aktionär in den letzten zwei Jahren in zwei Hauptversammlungen einen von ihm mitgeteilten Gegenantrag nicht gestellt hat oder nicht hat stellen lassen.

Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Der Vorstand der Synaxon AG behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und des Konzernabschlussprüfers gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG). Die Synaxon AG ist über die vorgenannten, über den Gegenanträgen aufgeführten Gründe hinaus, nicht verpflichtet, Wahlvorschläge zugänglich zu machen, wenn diese nicht den Namen der vorgeschlagenen Person, den ausgeübten Beruf und Wohnort sowie deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 S. 5 AktG enthalten.

Auskunftsrecht des Aktionärs

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen und auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.synaxon.de abrufbar.

Internetseite, über die Informationen gemäß § 124a AktG zugänglich sind

Folgende Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.synaxon.de

zugänglich:
(1)

der Inhalt der Einberufung;
(2)

eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden soll;
(3)

die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;
(4)

die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, einschließlich getrennter Angaben zur Gesamtzahl für jede Aktiengattung;
(5)

die Formulare, die bei Stimmabgabe durch Vertretung zu verwenden sind, sofern diese Formulare den Aktionären nicht direkt übermittelt worden sind.

Soweit der Gesellschaft nach Einberufung der Hauptversammlung ein Minderheitsverlangen von Aktionären i. S. v. § 122 Abs. 2 AktG eingeht, wird dieses ebenfalls nach seinem Eingang in gleicher Weise auf oben genannter Homepage zugänglich gemacht.

Auf der Homepage werden nach Abschluss der Hauptversammlung gemäß § 130 Abs. 6 AktG bis zum 15.05.2015 auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

Schloß Holte-Stukenbrock, im März 2015

Der Vorstand

Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:

Wir weisen Sie darauf hin, dass aufgrund der Regelung in § 14 Abs. 5 unserer Satzung die Übermittlung von Mitteilungen nach § 125 AktG auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränkt ist. Wir stellen daher keine gedruckten Mitteilungen zur Verfügung und bitten auch davon abzusehen, Ausdrucke der Veröffentlichung im Bundesanzeiger zu versenden. Wir werden Weiterleitungsgebühren ausschließlich für elektronische Mitteilungen nach § 1 Nr. 2 der Verordnung über den Ersatz von Aufwendungen der Kreditinstitute erstatten.

Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte PR IM TURM HV-Service AG, Römerstraße 72–74, 68259 Mannheim, Telefax: +49 (0) 621 / 70 99 07, E-Mail-Adresse: versand@pr-im-turm.de

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