Dezember 03, 2020

TAG Colonia-Immobilien AG – Hauptversammlung 2020

 

TAG Colonia-Immobilien AG

Hamburg

WKN: 633800
ISIN: DE0006338007

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

am 25. November 2020

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zu der am

25. November 2020, um 11:00 Uhr,

im Hause der Gesellschaft,
Steckelhörn 5, 20457 Hamburg,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung,

die als

virtuelle Hauptversammlung

ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)
der TAG Colonia-Immobilien AG abgehalten wird.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten in dem Internetservice zur Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

live in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Vor dem Hintergrund der Covid-19-Pandemie und auf Grund der durch den Gesetzgeber kurzfristig eingeräumten Möglichkeit, im Jahr 2020 von einer Präsenzhauptversammlung abzusehen, haben sich Aufsichtsrat und Vorstand der TAG Colonia-Immobilien AG für die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung entschieden. Eine Aufschiebung der Hauptversammlung auf einen aktuell nicht bestimmbaren Termin stellt angesichts der offenen Frage, wann überhaupt Versammlungen ohne Gefährdung der Teilnehmer wieder zugelassen und verantwortbar sind, nach Meinung des Aufsichtsrats und Vorstands keine im Aktionärs- und Unternehmensinteresse liegende Alternative dar. Im Anbetracht einer übersichtlichen und aus unserer Sicht tendenziell als unkritisch zu beurteilenden Tagesordnung halten wir die mit der virtuellen Hauptversammlung verbundenen Beschränkungen der Aktionärsrechte in diesem Jahr ausnahmsweise für hinnehmbar. Wir bitten um Verständnis. Weitere Hinweise zur Durchführung der diesjährigen Hauptversammlung finden Sie nachstehend unter Abschnitt II.

I.
Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der TAG Colonia-Immobilien AG und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 25. Mai 2020 gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses bedarf es daher nicht.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Zustimmung zu einem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag

Die Gesellschaft hat am 30. September 2020 als Organträgerin mit der Colonia Wohnen GmbH als Organgesellschaft einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen. Der Vertrag dient der Begründung einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft. Er bedarf der Zustimmung der Hauptversammlung der Gesellschaft und der Gesellschafterversammlung der Colonia Wohnen GmbH und wird mit Eintragung in das Handelsregister der Colonia Wohnen GmbH wirksam.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Abschluss des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages zwischen der Gesellschaft und der Colonia Wohnen GmbH vom 30. September 2020 zuzustimmen.

Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag hat den folgenden wesentlichen Inhalt, wobei die Gesellschaft jeweils als „Colonia AG“ und die Colonia Wohnen GmbH jeweils als „Colonia Wohnen“ bezeichnet ist:

§ 1
Präambel
1.

Die TAG Colonia-Immobilien AG, eingetragen beim Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg unter HRB 123858, besitzt 100 % der Anteile an der Colonia Wohnen GmbH, eingetragen beim Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg unter HRB 124439.

2.

Die Colonia AG und die Colonia Wohnen beabsichtigen, zur Begründung einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft und vorbehaltlich der Zustimmung der Hauptversammlung der Colonia AG sowie der Gesellschafterversammlung der Colonia Wohnen einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag mit der Colonia AG als Organträgerin und der Colonia Wohnen als Organgesellschaft zu schließen.

Dies vorweggeschickt, vereinbaren die Parteien, was folgt:

§ 2
Leitung
1.

Die Colonia Wohnen unterstellt die Leitung ihrer Gesellschaft der Colonia AG. Die Geschäftsführer der Colonia Wohnen sind demgemäß verpflichtet, hinsichtlich der Leitung der Colonia Wohnen nach den Richtlinien und Anweisungen der Colonia AG zu handeln. Die Colonia AG ist demgemäß berechtigt, der Geschäftsführung der Colonia Wohnen Weisungen zu erteilen.

2.

Die Geschäftsführung der Colonia Wohnen ist verpflichtet, die Weisungen der Colonia AG zu befolgen. Die Colonia AG kann der Geschäftsführung der Colonia Wohnen jedoch keine Weisungen zur Änderung, Kündigung, Aufrechterhaltung oder Beendigung des vorliegenden Vertrages erteilen.

§ 3
Gewinnabführung und Verlustübernahme
1.

Die Colonia Wohnen verpflichtet sich, während der Vertragsdauer – erstmals für das Geschäftsjahr, in dem dieser Vertrag wirksam wird – ihren gesamten nach den handelsrechtlichen Vorschriften ermittelten Gewinn an die Colonia AG abzuführen. Es gilt § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung.

2.

Die Colonia Wohnen kann mit Zustimmung der Colonia AG Beträge aus dem Jahresüberschuss in andere Gewinnrücklagen einstellen, sofern dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während der Dauer dieses Vertrages gebildete andere Gewinnrücklagen sind auf Verlangen der Colonia AG aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Andere Gewinnrücklagen, die vor Beginn dieses Vertrages gebildet wurden, sowie Kapitalrücklagen können nicht als Gewinn abgeführt oder zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages verwendet werden.

3.

Für die Verlustübernahme gelten die Vorschriften des § 302 AktG in ihrer jeweils gültigen Fassung entsprechend.

4.

Die Ansprüche auf Gewinnabführung und auf Verlustübernahme entstehen erstmals für das gesamte Geschäftsjahr, in dem dieser Vertrag gemäß § 5 wirksam wird.

§ 4
Kontrollrechte
1.

Die Colonia AG ist berechtigt, Einsicht in die Buchführungs- und Geschäftsunterlagen der Colonia Wohnen zu nehmen.

2.

Die Colonia AG ist berechtigt, die Buchführungs- und Geschäftsunterlagen der Colonia Wohnen durch einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüfen zu lassen.

§ 5
Wirksamwerden, Vertragsdauer und Kündigung
1.

Dieser Vertrag steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Hauptversammlung der Colonia AG sowie der Gesellschafterversammlung der Colonia Wohnen. Der Vertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der Colonia Wohnen wirksam.

2.

Dieser Vertrag gilt – mit Ausnahme des Weisungsrechts nach § 2 – rückwirkend ab dem Beginn des im Zeitpunkt der Eintragung dieses Vertrages im Handelsregister laufenden Geschäftsjahres der Colonia Wohnen und läuft auf unbestimmte Zeit, falls er nicht gemäß Absatz 3 oder Absatz 4 gekündigt wird. Das Weisungsrecht nach § 2 besteht erst mit Eintragung des Vertrages im Handelsregister der Colonia Wohnen.

3.

Dieser auf unbestimmte Zeit geschlossene Vertrag kann erstmals nach Ablauf von 5 (fünf) Zeitjahren beiderseits schriftlich unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres der Colonia Wohnen, wenn die Eintragung des Vertrages im Handelsregister im Jahre 2020 erfolgt, demzufolge erstmals zum 31.12.2024, gekündigt werden.

4.

Abweichend von Absatz 3 kann der Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist nur aus wichtigem Grund gekündigt werden. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die Colonia AG ihre sämtlichen Geschäftsanteile an der Colonia Wohnen auf einen Dritten überträgt. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

5.

Wird die Wirksamkeit des Vertrags oder seine ordnungsgemäße Durchführung während des Fünfjahreszeitraums gemäß vorstehendem Absatz 3 steuerlich nicht oder nicht vollständig anerkannt, so beginnt der Fünfjahreszeitraum bis zur ersten Kündigungsmöglichkeit entgegen vorstehendem Absatz 3 erst am ersten Tag des Geschäftsjahres der Organgesellschaft, in dem die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Wirksamkeit des Vertrags oder seiner ordnungsgemäßen Durchführung erstmals vorgelegen haben.

§ 6
Schlussbestimmungen
1.

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung der Schriftformklausel. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

2.

Soweit einzelne Bestimmungen dieses Vertrages nichtig, unwirksam oder nicht durchsetzbar sind oder werden oder sollte sich eine Lücke in diesem Vertrag herausstellen, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages. An Stelle der nichtigen, unwirksamen oder nicht durchsetzbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke gilt mit Rückwirkung diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die rechtlich und wirtschaftlich dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck dieses Vertrages gewollt hätten, wenn sie diesen Punkt beim Abschluss des Vertrages bedacht hätten.

3.

Erfüllungsort für die beiderseitigen Verbindlichkeiten und ausschließlicher Gerichtsstand auch für die Frage der Wirksamkeit dieses Vertrages ist Hamburg.

Von der Einberufung der Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft und der Colonia Wohnen GmbH, jeweils Steckelhörn 5, 20457 Hamburg, zur Einsicht der Aktionäre aus:

der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der Gesellschaft und der Colonia Wohnen GmbH;

die Jahresabschlüsse und die Lageberichte der TAG Colonia-Immobilien AG für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019;

die Jahresabschlüsse der Colonia Wohnen GmbH für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019;

der gemeinsame Bericht des Vorstandes der Gesellschaft und der Geschäftsführung der Colonia Wohnen GmbH nach § 293a AktG.

Zur Aufstellung von Lageberichten für die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 war und ist die Colonia Wohnen GmbH nicht verpflichtet, da sie eine kleine Kapitalgesellschaft im Sinne von § 267 Abs. 1 HGB ist.

Auf Verlangen wird jedem Aktionär eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen erteilt. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen und ab dem Zeitpunkt der Einberufung unter der Internetadresse

https://www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

zum Download verfügbar sein.

II.
Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten; Internetservice zur Hauptversammlung

Die ordentliche Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 („COVID-19-Gesetz“) abgehalten.

Die gesamte in den Geschäftsräumen der Gesellschaft stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 25. November 2020 ab 11:00 Uhr (MEZ) in unserem passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

live in Bild und Ton übertragen.

Es können nur diejenigen Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben (siehe hierzu Ziffer 2 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“), oder ihre Bevollmächtigten die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung in dem Internetservice zur Hauptversammlung verfolgen. Darüber hinaus können Aktionäre persönlich oder durch Bevollmächtigte jeweils gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über den Internetservice zur Hauptversammlung Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens zum 23. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), einreichen und einen Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts sowie der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme).

Der Internetservice zur Hauptversammlung ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

ab dem 4. November 2020, 0:00 Uhr (MEZ), für diejenigen Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben (siehe hierzu Ziffer 2 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“), und ihre Bevollmächtigten zugänglich. Um den Internetservice zur Hauptversammlung nutzen zu können, müssen die Aktionäre sich mit ihren Zugangsdaten einloggen. Die Zugangsdaten für den Internetservice zur Hauptversammlung werden den Aktionären, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, übersandt. Auch Bevollmächtigte der Aktionäre erhalten Zugang zum Internetservice zur Hauptversammlung durch Verwendung der Zugangsdaten des von ihnen jeweils vertretenen Aktionärs. Im Übrigen bleiben die Regelungen zu Erteilung, Widerruf und Nachweis der Vollmacht (siehe dazu nachstehend Ziffer 4 „Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten“) unberührt.

2.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, sind nur die Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben. Zum Nachweis der Berechtigung bedarf es eines Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 4. November 2020 (0:00 Uhr MEZ) (Nachweisstichtag) zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zum Nachweisstichtag müssen der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache bis spätestens zum 18. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:

TAG Colonia-Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 (0)89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Nach Eingang der Anmeldung sowie des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des Internetservice zur Hauptversammlung übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, können ihre Stimmen im Wege elektronischer Kommunikation abgeben („Briefwahl“).

Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl kann in dem Internetservice zur Hauptversammlung, der über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

zugänglich ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren vorgenommen werden.

Die Stimmabgabe im Wege elektronischer Briefwahl ist in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

vor und während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 25. November 2020 möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 25. November 2020 kann in dem Internetservice zur Hauptversammlung in dem Internetservice zur Hauptversammlung vorgenommene Briefwahl-Stimmabgabe auch geändert oder widerrufen werden.

Wird im Übrigen bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

4.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, können sich bei der Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, vertreten lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) oder haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren zu erfolgen.

Wird ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Nutzung des Internetservices zur Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten, die dem Aktionär nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilbesitzes zugesendet werden, vom Vollmachtgeber erhält.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus und haben das Recht, Untervollmacht zu erteilen. Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB) oder ist unter Verwendung der Eingabemaske in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren zu erteilen. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten; dies gilt immer auch für sonstige Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Ein Formular für die Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

zugänglich. Möglich ist es aber auch, eine Vollmacht in anderer Weise zu erteilen; diese muss aber, sofern sie nicht unter Verwendung der Eingabemaske in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

erteilt wird, ebenfalls der Textform (§ 126b BGB) genügen, wenn weder ein Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt wird.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum 24. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), der Gesellschaft zugehen:

TAG Colonia-Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München

oder

Telefax: +49 (0)89 889 690 655

oder

E-Mail: colonia@better-orange.de

Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten aus organisatorischen Gründen ebenfalls bis spätestens zum 24. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.

Die Erteilung der Vollmacht, einschließlich der Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

vor und während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 25. November 2020 gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren möglich. Bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 25. November 2020 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder in dem Internetservice zur Hauptversammlung erteilten Vollmacht gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren möglich.

Wenn der Gesellschaft für ein und dieselbe Aktie sowohl eine Stimmabgabe per Briefwahl als auch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vorliegt, wird stets allein die Stimmabgabe per Briefwahl berücksichtigt. Gehen bei der Gesellschaft darüber hinaus im Zusammenhang mit der Erteilung und dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) Internetservice zur Hauptversammlung, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.

Auch im Fall einer Vollmachtserteilung sind die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung form- und fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies schließt – vorbehaltlich der vorgenannten Bedingungen für die Erteilung einer Vollmacht – eine Erteilung von Vollmachten nach der Anmeldung und dem Nachweis der Berechtigung nicht aus.

5.

Fragemöglichkeit gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, haben die Möglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz).

Aus organisatorischen Gründen sind Fragen spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens zum 23. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), über die dafür vorgesehene Eingabemaske in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach freiem, pflichtgemäßem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind ausgeschlossen.

Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

6.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Soweit Aktionäre im Vorfeld der Hauptversammlung Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen oder Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern Gegenstand der Tagesordnung) unterbreiten möchten, sind diese an die folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln:

TAG Colonia-Immobilien AG
– Investor Relations –
Steckelhörn 5
20457 Hamburg
Deutschland
Telefax: +49 (0)40/380 32-446
E-Mail: ir@tag-ag.com

Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum Ablauf des 10. November 2020 (24:00 Uhr) unter der vorgenannten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugegangen sind, nach ihrem Eingang sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung unter

https://www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

veröffentlichen. Anderweitig adressierte oder verspätete Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

7.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung in dem Internetservice zur Hauptversammlung, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

auf elektronischem Wege gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.

8.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Die zugänglich zu machenden Unterlagen stehen ab dem Zeitpunkt der Einberufung unter der Internetadresse

https://www.tag-ag.com/investor-relations/hauptversammlung/tag-colonia-immobilien-ag/

zum Download zur Verfügung

III.
Datenschutzrechtliche Informationen für Aktionäre

Die TAG Colonia-Immobilien AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Zugangsberechtigung („HV-Ticket“) und ggf. Name und Wohnort eines Bevollmächtigten) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die TAG Colonia-Immobilien AG wird vertreten durch ihren Vorstand, bestehend aus Frau Claudia Hoyer und Herrn Martin Thiel. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)40 38032-300 oder per E-Mail unter ir@tag-ag.com.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von Ihnen im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt Ihre depotführende Bank Ihre personenbezogenen Daten an die TAG Colonia-Immobilien AG. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

Die Dienstleister der TAG Colonia-Immobilien AG, die zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der TAG Colonia-Immobilien AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der TAG Colonia-Immobilien AG.

Stellen Sie (Gegen-)Anträge zur Tagesordnung der Hauptversammlung, prüfen wir diese auf ihre Zulässigkeit, teilen diese einschließlich des/der Namen des/der Antragsteller und gegebenenfalls einer Stellungnahme der Verwaltung den übrigen Aktionären mit und veröffentlichen dies zusätzlich auf der Website der TAG Immobilien AG. Gegenanträge werden zusammen mit Ihrem Namen als Antragsteller in derselben Form allgemein bekannt gemacht, wie die Einladung zur Hauptversammlung.

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben Sie die folgenden Rechte: Sie können von der TAG Colonia-Immobilien AG gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf Sie oder einen von Ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.

Diese Rechte können Sie gegenüber der TAG Colonia-Immobilien AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

ir@tag-ag.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

TAG Colonia-Immobilien AG
Investor Relations
Steckelhörn 5
20457 Hamburg
Telefax: +49 (0)40 380 32-446

Zudem steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem Sie Ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Hamburg, in dem die TAG Colonia-Immobilien AG ihren Sitz hat, zu.

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

TAG Immobilien AG
Herr Holger Fischer
Justiziar
Kreuzstraße 7 c
04103 Leipzig
E-Mail: holger.fischer@tag-ag.com

 

Hamburg, im Oktober 2020

TAG Colonia-Immobilien AG

Der Vorstand

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