Freitag, 09.12.2022

Talanx Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Talanx Aktiengesellschaft
Hannover
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur Hauptversammlung 28.03.2019

Talanx Aktiengesellschaft

Hannover

Wertpapier-Kenn-Nummer (WKN): TLX100
ISIN DE000TLX1005

Einladung zur Hauptversammlung
der Talanx Aktiengesellschaft

am 9. Mai 2019

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

hiermit laden wir Sie herzlich ein zur ordentlichen Hauptversammlung der Talanx Aktiengesellschaft, Hannover,

am Donnerstag, den 9. Mai 2019
um 11:00 Uhr (MESZ) (Einlass ab 10:00 Uhr (MESZ))
im HCC Hannover Congress Centrum (Kuppelsaal),
Theodor-Heuss-Platz 1-3 in 30175 Hannover.

Tagesordnung und Vorschläge zur Beschlussfassung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses nebst zusammengefasstem Lagebericht für die Talanx Aktiengesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr 2018 sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Die genannten Unterlagen enthalten auch den Vergütungsbericht und den erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 des Handelsgesetzbuches und können ab dem Zeitpunkt der Einberufung im Internet unter

www.talanx.com/hv

eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Wunsch auch zugesendet. Darüber hinaus werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung zugänglich gemacht und erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt 1 keinen Beschluss zu fassen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2018 in Höhe von EUR 485.159.445,38 (in Worten: vierhunderfünfundachtzig Millionen einhundertneunundfünfzigtausendvierhunderfünfundvierzig Euro und achtunddreißig Cent) wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung von EUR 1,45 (in Worten: ein Euro und fünfundvierzig Cent) Dividende
je dividendenberechtigter Stückaktie:
EUR 366.556.569,30
Gewinnvortrag auf neue Rechnung: EUR 118.602.876,08
Bilanzgewinn: EUR 485.159.445,38
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Talanx Aktiengesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft unter der unten im Absatz „Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG“ angegebenen Adresse spätestens am 8. April 2019, 24:00 Uhr (MESZ) zugegangen sein.

Ergänzungsverlangen werden nur berücksichtigt, wenn die Antragsteller nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten, wobei § 70 des Aktiengesetzes bei der Berechnung der Aktienbesitzzeit Anwendung findet.

Bekannt zu machende Ergänzungsverlangen werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

www.talanx.com/hv

bekannt gemacht und gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 des Aktiengesetzes mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zu den auf der Tagesordnung stehenden Wahlen zu übersenden (§§ 126 Abs. 1, 127 des Aktiengesetzes).

Gegenanträge von Aktionären werden vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und Abs. 3 des Aktiengesetzes, Wahlvorschläge werden vorbehaltlich §§ 127 Satz 1, 126 Abs. 2 und Abs. 3, § 127 Satz 3 des Aktiengesetzes ausschließlich im Internet unter

www.talanx.com/hv

zugänglich gemacht, wenn die nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen eingehalten werden. Das Zugänglichmachen erfolgt einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung.

Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen sich gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat richten und zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung gemacht werden. Zugänglich zu machende Wahlvorschläge müssen zu den auf der Tagesordnung stehenden Wahlen gemacht werden; sie müssen nicht mit einer Begründung versehen werden.

Zugänglich zu machende Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Wahlvorschläge von Aktionären zu den auf der Tagesordnung stehenden Wahlen müssen der Gesellschaft spätestens am 24. April 2019, 24:00 Uhr (MESZ) unter der nachstehenden Adresse zugegangen sein.

Talanx Aktiengesellschaft, z. Hd. Leiter Corporate Office
postalisch: HDI-Platz 1, 30659 Hannover
per Telefax: +49 (0) 511 3747 2520
elektronisch: vorstandsbuero@talanx.com

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss eingebundenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre

Nähere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 des Aktiengesetzes finden sich auch im Internet unter

www.talanx.com/hv

Hinweise zur Teilnahme

Anmeldung zur Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 14 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis 2. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs)

schriftlich unter der Postadresse
Talanx Aktiengesellschaft
Aktionärsservice
Postfach 1460
61365 Friedrichsdorf
oder elektronisch unter der Internet-Adresse:
https://netvote.talanx.de
oder unter dem Link:
www.talanx.com/hv
oder per Telefax unter der Nummer:
+49 (0) 69 2222 3312
oder elektronisch unter der E-Mail-Adresse:
talanx.hv@linkmarketservices.de

angemeldet haben und zum Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind.

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Eine Verfügung kann jedoch Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts haben, da für die Teilnahme- und Stimmberechtigung der Aktienbestand laut Aktienregister zum Zeitpunkt der Hauptversammlung maßgeblich ist. Dieser wird dem Bestand des Aktienregisters am 2. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (= technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenanntes Technical Record Date) entsprechen, da aus abwicklungstechnischen Gründen zwischen dem Ablauf der Anmeldefrist und dem Ende der Hauptversammlung, d. h. vom 2. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) bis einschließlich 9. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ), keine Umschreibungen im Aktienregister stattfinden.

Ist ein Kreditinstitut im Aktienregister eingetragen, so kann es das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Aufgrund der Börsenzulassung der Aktien auch an der Warschauer Börse sind entsprechend den anwendbaren polnischen Rechtsvorschriften bestimmte Daten zu übermitteln: Spätestens am Tag der Hauptversammlung ist der polnischen Finanzmarktaufsicht (Komisja Nadzoru Finansowego – KNF) eine Aufstellung über die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigten Aktionäre nebst der jeweils gehaltenen Aktienzahl und Stimmrechte zu übermitteln. Ferner ist innerhalb von sieben Tagen nach der Hauptversammlung eine Aufstellung über solche Aktionäre, die in der Hauptversammlung mindestens 5 % der Stimmrechte gehalten haben, nebst der jeweiligen Anzahl der gehaltenen Stimmrechte und ihres prozentualen Anteils an den in der Hauptversammlung vertretenen Aktien und an der Gesamtzahl der Aktien, zu veröffentlichen sowie der KNF und der Warschauer Börse zu übermitteln.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten entsprechend den oben unter „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannten Voraussetzungen Sorge zu tragen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Eine Bevollmächtigung kann per E-Mail, postalisch oder per Telefax an die oben unter „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer vorgenommen werden. Bitte verwenden Sie hierfür das den Anmeldeunterlagen beigefügte Antwortformular. Außerdem steht Ihnen der Online-Hauptversammlungsservice netVote zur Verfügung.

Im Falle der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer sonstigen in § 135 Abs. 8 des Aktiengesetzes oder § 135 Abs. 10 des Aktiengesetzes in Verbindung mit § 125 Abs. 5 des Aktiengesetzes genannten Person oder Institution richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an das betreffende Kreditinstitut, die betreffende Aktionärsvereinigung oder sonstige in § 135 Abs. 8 des Aktiengesetzes oder § 135 Abs. 10 des Aktiengesetzes in Verbindung mit § 125 Abs. 5 des Aktiengesetzes genannte Person oder Institution, um Näheres zu erfahren.

Als Service für ihre Aktionäre hat die Gesellschaft gemäß § 14 Abs. 3 der Satzung außerdem Dr. Florian Schmidt (Group Legal) und Bernhard Krebs (Group Corporate Office), beide Mitarbeiter der Gesellschaft, als Stimmrechtsvertreter benannt, die Sie ebenfalls mit der Stimmabgabe bevollmächtigen können. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können bis spätestens 8. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die oben unter „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen (abgesehen von einer Vollmachts- und Weisungserteilung während der Hauptversammlung durch Verwendung des Formulars, das in der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt wird), soweit Sie sich bis spätestens 2. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) angemeldet haben. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Außerdem steht Ihnen der Online-Hauptversammlungsservice netVote zur Verfügung.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wir bitten Sie zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen. Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der zuvor an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht und Weisungen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme – auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen – per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den oben unter „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannten Voraussetzungen angemeldet sind. Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich Ihrer Briefwahlstimmen können bis spätestens 8. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformulars an die oben unter „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen, soweit Sie sich bis spätestens 2. Mai 2019, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs) angemeldet haben. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Außerdem steht auch hier der Online-Hauptversammlungsservice netVote zur Verfügung.

Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der zuvor abgegebenen Briefwahlstimmen. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bitte beachten Sie, dass Sie – auch bei Nutzung des Online-Hauptversammlungsservices netVote – keine Briefwahlstimme für mögliche Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge einschließlich Verfahrensanträgen abgeben können.

Ebenso wenig können im Vorfeld oder während der Hauptversammlung durch Briefwahl Wortmeldungen, Fragen, Anträge oder Wahlvorschläge entgegengenommen bzw. vorgebracht oder Widersprüche gegen Hauptversammlungsbeschlüsse eingelegt werden.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und sonstige in § 135 Abs. 8 oder § 135 Abs. 10 des Aktiengesetzes in Verbindung mit § 125 Abs. 5 des Aktiengesetzes genannte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.

Online-Hauptversammlungsservice netVote – Eintrittskartenbestellung via Internet

Als im Aktienregister der Gesellschaft eingetragener Aktionär können Sie über das Internet Eintrittskarten für die Hauptversammlung bestellen, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisung zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen oder Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Detailinformationen hierzu finden Sie in dem den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformular sowie im Internet unter

www.talanx.com/hv

Hinweis zur Aktionärshotline für Aktionäre und Banken

Bei Fragen zur Hauptversammlung der Talanx Aktiengesellschaft können sich die Aktionäre und Kreditinstitute per E-Mail an

talanx.hv@linkmarketservices.de

wenden.

Zusätzlich steht Ihnen Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr (MESZ) die Aktionärshotline unter der Telefonnummer 0800 10 16 358 aus Deutschland (kostenfrei) oder +49 (0) 61 96 88 70 709 aus dem Ausland zur Verfügung.

Weitere Informationen erhalten Sie auch im Internet unter

www.talanx.com/hv

Live-Internetübertragung

Die Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter sowie der Vortrag des Vorstands werden live in Bild und Ton auf der Internetseite der Talanx Aktiengesellschaft unter

www.talanx.com/hv

übertragen. Eine Videoaufzeichnung hiervon ist im Nachgang an die Hauptversammlung unter derselben Adresse abrufbar. Wortbeiträge der Hauptversammlungsteilnehmer werden nicht aufgezeichnet.

Anzahl der Aktien und Stimmrechte

Die Gesamtzahl der Aktien im Zeitpunkt der Einberufung beträgt 252.797.634 Stück. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung beträgt 252.797.634.

Internetseite der Gesellschaft, über die die Informationen gemäß § 124a AktG zugänglich sind

Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen ist auch über die Internetseite

www.talanx.com/hv

zugänglich. Hier finden Sie zudem die weiteren Informationen gemäß § 124a des Aktiengesetzes.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Talanx Aktiengesellschaft

Seit dem 25. Mai 2018 finden die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in ihrer neuen Fassung Anwendung. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Talanx Aktiengesellschaft und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Talanx Aktiengesellschaft
HDI-Platz 1
30659 Hannover
Telefon: +49 511 3747-2227
ir@talanx.com

Den Datenschutzbeauftragten der Talanx Aktiengesellschaft erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter / Group Data Protection Officer – oder per E-Mail unter

privacy@talanx.com

Welche Datenkategorien verarbeiten wir für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Talanx Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiteren maßgeblichen Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Talanx Aktiengesellschaft sind auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Nach § 67 AktG sind bei der Ausgabe von derartigen Namensaktien personenbezogene Daten in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Bei diesen handelt es sich um Vor- und Nachname, Adressdaten, Geburtsdatum des Aktionärs sowie Nennung der Stückzahl oder Aktiennummer. Der Aktionär ist nach § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, diese Angaben der Gesellschaft mitzuteilen. Diese Mitteilung erfolgt in der Regel durch die Kreditinstitute, die beim Erwerb bzw. Verkauf und bei der Verwahrung der Aktien mitwirken. Die Übermittlung an die Talanx Aktiengesellschaft durch die Kreditinstitute erfolgt über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet im Zusammenhang mit den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken statt. Hierbei handelt es sich vorrangig um die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit den Aktionären sowie der Organisation, die Durchführung und Abwicklung von Hauptversammlungen. Zudem werden Ihre personenbezogenen Daten zu statistischen Zwecken verarbeitet, z. B. zur Entwicklung der Aktionärsstruktur oder der Handelsvolumina.

Diese Datenverarbeitung basiert auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO in Verbindung mit dem Aktiengesetz.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Sofern Sie beispielsweise den von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Für die Verarbeitung der Daten bildet der Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

In Einzelfällen verarbeitet die Talanx Aktiengesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften solcher Länder einzuhalten.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber vorher informiert.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die Talanx Aktiengesellschaft externer Dienstleister. Beispiele für Dienstleister, die wir in diesem Zusammenhang beauftragen, sind:

Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters durch eine Aktienregisterservicegesellschaft

Organisation der Hauptversammlungen durch HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen

Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen: Teilnahmeüberprüfung, technische Infrastruktur für Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlungen)

Weitere Empfänger:

Im Rahmen der Hauptversammlung der Talanx Aktiengesellschaft wird ein Teilnehmerverzeichnis erstellt, welches persönliche Daten der Teilnehmer enthält. Dieses Verzeichnis kann während der Hauptversammlung von anderen Aktionären eingesehen werden. Aufgrund der Börsenzulassung der Aktien auch an der Warschauer Börse ist entsprechend den anwendbaren polnischen Rechtsvorschriften eine Aufstellung über die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigten Aktionäre nebst der jeweils gehaltenen Aktienzahl und Stimmrechte der polnischen Finanzmarktaufsicht (Komisja Nadzoru Finansowego – KNF) zu übermitteln. Darüber hinaus kann es gesetzlich notwendig werden, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln. Bei Erfüllung bestimmter Tatbestände sind wir zur Übermittlung an Behörden (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen, an Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) verpflichtet.

Findet eine Drittlandübermittlung bei Dienstleistern statt?

Sollten Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Bevor eine solche Übermittlung vorgenommen wird, werden Sie auf Basis der gesetzlichen Vorschriften informiert.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht andere gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zehn Jahre gespeichert. Sofern rechtliche Ansprüche von Ihnen geltend gemacht werden oder von der Talanx Aktiengesellschaft erhoben werden, führt dies zu einer Speicherung der personenbezogenen Daten. Grundsätzlich dient dies zur Klärung der Ansprüche und der Durchsetzung in Einzelfällen. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen.

Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Sofern möglich, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Unseren Online-Hauptversammlungsservice sowie das Aktionärsportal erreichen Sie direkt über

https://netvote.talanx.de

oder über unsere Unternehmens-Homepage

www.talanx.com/hv

Im Aktionärsportal haben Sie Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns dort oder unter unserer oben genannten Adresse etwaige Berichtigungen mitteilen. Darüber hinaus steht Ihnen die E-Mail-Adresse

talanx.hv@linkmarketservices.de

für die Übermittlung von Nachrichten zur Verfügung.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Die Talanx Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für die Talanx Aktiengesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Setzen wir Profiling oder automatisierte Einzelfallentscheidungen ein?

Sofern eine automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf Sie beziehen, zu bewerten oder zu analysieren bzw. vorherzusagen, spricht man von Profiling. Sollte die Talanx Aktiengesellschaft künftig ein Profiling durchführen, werden Sie entsprechend den rechtlichen Vorschriften hierüber informiert.

 

Hannover, im März 2019

Talanx Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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