tokentus investment AG
Frankfurt am Main
Einladung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zur
virtuellen ordentlichen Hauptversammlung
der tokentus investment AG
am
Dienstag, dem 17.11.2020, um 10:00 Uhr (MEZ).
Die ordentliche Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrates der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gem. § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020, Bundesgesetzblatt 2020 I Nr. 14, S. 569 ff.; nachfolgend auch „COVID-19-Gesetz“ genannt) abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird in voller Länge für im Aktienregister eingetragene und ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre aus dem Raum 2 G bei WeWork, Taunusanlage 8, 60329 Frankfurt am Main, über den Online-Service der tokentus investment AG für Aktionäre unter
www.tokentus.com
über den im Bereich „Hauptversammlung 2020“ zur Verfügung gestellten Link in Bild und Ton im Internet übertragen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der tokentus investment AG zum 31.12.2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 |
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| 2. |
Entlastung des Mitglieds des Vorstands für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Alleinvorstand für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 Über die Entlastung der im (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats soll im Wege der Einzelentlastung abgestimmt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor,
Für das derzeitige weitere Aufsichtsratsmitglied Michael F. Spitz bedarf es keiner Entlastung für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019, da dessen Wahl als Aufsichtsratsmitglied aufschiebend bedingt auf die Eintragung des geänderten § 7 Ziffer 7.1 der Satzung (TOP 1 der außerordentlichen Hauptversammlung vom 27.12.2019) erfolgt war. Die Eintragung der Änderung von § 7 Ziffer 7.1 der Satzung in das Handelsregister der tokentus investment AG erfolgte am 13.01.2020. Herr Michael F. Spitz wurde für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das erste (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 beschließt, in den Aufsichtsrat der tokentus investment AG gewählt. |
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| 4. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit der amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats, der Herren Christoph Impekoven, Prof. Dr. Philipp Sandner, Joachim Schweinfurth und Michael F. Spitz, endet mit der Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das am 31.12.2019 geendete Geschäftsjahr beschließen wird, da es sich um den ersten Aufsichtsrat i. S. d. § 30 AktG handelt. Daher sind Neuwahlen zum Aufsichtsrat vorzunehmen. Nach § 7 Ziffer 7.2 Satz 1 der Satzung der tokentus investment AG wird ein Mitglied des Aufsichtsrats durch die (Gründungs-)Aktionäre Limit45 GmbH, Fulda, und der Blocksize Capital GmbH, Frankfurt am Main, gemeinsam entsandt. Mit Schreiben vom 14.09.2020 wurde durch die (Gründungs-)Aktionärin Limit45 GmbH, Fulda, der tokentus investment AG und der anderen (Gründungs-)Aktionärin Blocksize Capital GmbH mitgeteilt, dass seitens der Limit45 GmbH vom neuerlichen Entsendungsrecht kein Gebrauch gemacht wird. Die Blocksize Capital GmbH, Frankfurt am Main, quittierte den Erhalt des Schreibens am 14.09.2020 und erklärte mit E-Mail vom 24.09.2020 ebenfalls den Verzicht auf das Entsendungsrecht in der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung. Daher sind heute sämtliche vier Mitglieder des Aufsichtsrates durch die Hauptversammlung zu wählen. Der gemäß § 7 Ziffer 7.1 der Satzung aus vier Mitgliedern bestehende Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 7 Ziffer 7.2 Satz 2 der Satzung der tokentus investment AG – infolge der Nichtausübung des Entsenderechts – ausschließlich aus vier von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung der Beendigung dieser Hauptversammlung als von der Hauptversammlung zu wählende vier Mitglieder
für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über ihre Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen. Hinderungsgründe im Sinne des § 100 AktG bestehen bei den vorgeschlagenen Kandidaten jeweils nicht. Die Wahlen sollen nicht als Blockwahlen, sondern im Wege der Einzelwahlen durchgeführt werden. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Vergütung für den ersten Aufsichtsrat Gemäß § 113 Abs. 2 Satz 1 AktG kann den Mitgliedern des ersten Aufsichtsrats nur die Hauptversammlung eine Vergütung für ihre Tätigkeit bewilligen. Der Beschluss kann erst in der Hauptversammlung gefasst werden, die über die Entlastung der Mitglieder des ersten Aufsichtsrats beschließt (§ 113 Abs. 2 Satz 2 AktG). Der Aufsichtsrat schlägt vor, Folgendes zu beschließen:
Der Vorstand schlägt vor, Folgendes zu beschließen:
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| 6. |
Beschlussfassung über die Vergütung für den Aufsichtsrat Den Aufsichtsratsmitgliedern kann für ihre Tätigkeit eine Vergütung gewährt werden (§ 113 Abs. 1 Satz 1 AktG). Sie kann in der Satzung festgesetzt oder von der Hauptversammlung bewilligt werden (§ 113 Abs. 1 Satz 2 AktG). Sie soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur Lage der Gesellschaft stehen (§ 113 Abs. 1 Satz 3 AktG). Demnach soll über die Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder durch die Hauptversammlung beschlossen werden. Einen variablen Vergütungsanteil soll es ab dem laufenden Geschäftsjahr 2020 (noch nicht) geben. Ein variabler Vergütungsanteil kann aber zu einem späteren Zeitpunkt noch immer beschlossen werden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, Folgendes zu beschließen:
Der Vorstand schlägt vor, Folgendes zu beschließen:
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| 7. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen: „Die BEST AUDIT GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Ernst-August-Platz 10, 30159 Hannover), Zweigniederlassung Frankfurt, Reuterweg 51 – 53, 60323 Frankfurt am Main, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 gewählt.“ |
Weitere (freiwillige) Angaben und Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre (nachfolgend jeweils „Aktionäre“) oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Dies führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung und bei den Rechten der Aktionäre. Die gesamte Hauptversammlung wird für im Aktienregister eingetragene und ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre vollständig in Bild und Ton im Internet über den Online-Service der tokentus investment AG unter
www.tokentus.com
über den im Bereich „Hauptversammlung 2020“ zur Verfügung gestellten Link übertragen.
Es können nur diejenigen Aktionäre, die sich wie nachstehend („Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“) beschrieben ordnungsgemäß angemeldet haben, die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über den Online-Service der tokentus investment AG verfolgen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich. Den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation über den Online-Service der tokentus investment AG eingeräumt. Schließlich können Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, über eine elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären.
Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts sowie der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme).
Im Hinblick auf die Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung bitten wir unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts und zu den weiteren Aktionärsrechten.
Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte
| a) |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (die vorliegend für die Aktionäre nur durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter möglich ist) und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre – selbst oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionäre eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache so rechtzeitig angemeldet haben, dass der Gesellschaft die Anmeldung spätestens bis Dienstag, dem 10.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen ist. Aktionäre, die im Aktienregister der tokentus investment AG eingetragen sind, können sich unter (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt) tokentus investment AG oder Fax +49 9628-9299–871 oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com oder über den für die ordentliche Hauptversammlung eingerichteten Online-Service der tokentus investment AG im Internet unter
im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem für diesen Online-Service vorgesehenen Verfahren spätestens bis Dienstag, dem 10.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ) (Zugang), anmelden. |
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| b) |
Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen nach § 67 Abs. 2 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) Rechte und Pflichten aus Aktien nur für und gegen den im Aktienregister Eingetragenen. Das Teilnahmerecht (das die Aktionäre vorliegend nur durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben lassen können) und das Stimmrecht setzen demgemäß auch voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister noch am Tag der Hauptversammlung besteht. Die Aktien werden durch die Anmeldung nicht blockiert. Die Aktionäre können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Für das Stimmrecht ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Dieser wird dem Bestand zum Anmeldeschluss am Dienstag, dem 10.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), entsprechen, da aus organisatorischen Gründen im Zeitraum vom Mittwoch, dem 11.11.2020 bis zum Schluss der Hauptversammlung, also bis Dienstag, den 17.11.2020 (je einschließlich) keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (Umschreibestopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter „Technical Record Date“) ist daher der Ablauf des Dienstag, dem 10.11.2020. Erwerber von nennwertlosen Namensaktien der tokentus investment AG, deren Umschreibungsanträge nach Dienstag, dem 10.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft eingehen, können daher aus diesen Namensaktien die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere das Stimmrecht, nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung bis zur Umschreibung bei dem im Aktienregister eingetragen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Namensaktien der tokentus investment AG, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen. |
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| c) |
Intermediäre sowie Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG und sonstige nach § 125 Abs. 8 AktG den Intermediären gleichgestellte Personen dürfen das Stimmrecht für Namensaktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG. Gemäß § 67a Abs. 4 AktG ist Intermediär eine Person, die Dienstleistungen der Verwahrung oder Verwaltung von Wertpapieren oder der Führung von Depotkonten für Aktionäre oder andere Personen erbringt, wenn die Dienstleistungen im Zusammenhang mit Aktien von Gesellschaften stehen, die ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum haben. Der Begriff Intermediär umfasst demnach insbesondere Kreditinstitute im Sinne von Artikel 4 Abs. 1 Nr. 1 der sogenannten Kapitaladäquanzverordnung (Verordnung (VO) Nr. 575/2013). |
Details zum Online-Service der tokentus investment AG für Aktionäre
Die Einberufung der virtuellen Hauptversammlung auf Dienstag, den 17.11.2020 wird am Freitag, dem 09.10.2020, ab 15:00 Uhr (MEZ) im Bundesanzeiger veröffentlicht.
Für die Nutzung des Online-Service der tokentus investment AG im Internet unter
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“, der ab Freitag, dem 09.10.2020, 15:00 Uhr (MEZ), möglich ist, ist eine Zugangsnummer und ein Zugangscode erforderlich. Den Aktionären wird, sofern ihre Eintragung im Aktienregister vor dem Beginn des 03.11.2020 erfolgt ist, per E-Mail mit der Einladung zur Hauptversammlung eine Zugangsnummer und ein Zugangscode übersandt. Aktionäre, deren Eintragung erst danach erfolgt ist, erhalten ihre Zugangsnummer und ihren Zugangscode auf Anforderung von der Gesellschaft. Die Anforderung kann an die im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ angegebene Postanschrift oder Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse gerichtet werden.
Der Aktionär kann zudem bei Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft oder bei Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung an die Gesellschaft die Übersendung einer Zugangsnummer und eines Zugangscodes für den Bevollmächtigen anfordern, die er an den Bevollmächtigten weiterleiten kann.
Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte sowie des Stimmrechts in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im Online-Service der tokentus investment AG. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des Online-Services der tokentus investment AG und zu den Anmelde- und Nutzungsbedingungen können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt entnehmen.
Innerhalb der dafür jeweils vorgesehenen Fristen können sich die Aktionäre ab Freitag, dem 09.10.2020, 15:00 Uhr (MEZ), im Online-Service der tokentus investment AG durch die Nutzung der ihnen übermittelten Zugangsnummer und des Zugangscodes anmelden, Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen oder ihre Stimme per Briefwahl abgeben, Fragen einreichen oder während der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Über den Online-Service der tokentus investment AG für Aktionäre wird zudem am Dienstag, den 17.11.2020 die gesamte virtuelle Hauptversammlung ab 10:00 Uhr (MEZ) in Bild und Ton übertragen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Stimme schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation („Briefwahl“) abgeben. Auch dafür ist die rechtzeitige Anmeldung, wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ beschrieben, unerlässlich.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann in Textform (§ 126b BGB) unter der im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ für die Anmeldung genannten Postanschrift oder Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen. In diesem Fall müssen die Briefwahlstimmen aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis zum Montag, dem 16.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.
Entsprechende Briefwahlformulare sind auch auf der Internetseite der tokentus investment AG unter
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“ erhältlich.
Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann außerdem über den Online-Service der tokentus investment AG unter der Internetadresse
www.tokentus.com
über den im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Dies ist ab Freitag, dem 09.10.2020, 15:00 Uhr (MEZ), bis zum Ende der Abstimmungen, welches in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, den 17.11.2020 vom Versammlungsleiter festgelegt wird, möglich. Hierfür ist im Online-Service der tokentus investment AG die Schaltfläche „Briefwahl“ vorgesehen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung möglich.
Wird das Stimmrecht für ein und dieselbe Aktie sowohl durch Verwendung des Briefwahlformulars als auch über den Online-Service der tokentus investment AG ausgeübt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der tokentus investment AG ausschließlich die über den Online-Service der tokentus investment AG abgegebene Stimme als verbindlich behandelt.
Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine nicht bereits in der Einberufung angekündigte Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Einzelheiten zur Briefwahl können die Aktionäre auch im Online-Service der tokentus investment AG dem dort hinterlegten Informationsblatt und Nutzungsbedingungen entnehmen.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, können sich nach Maßgabe ihrer Weisungen auch durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei der Stimmrechtsausübung in der virtuellen Hauptversammlung vertreten lassen. Auch dafür ist die rechtzeitige Anmeldung (wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ beschrieben) unerlässlich. Diesen Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft müssen neben der Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Sie üben das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen, sondern ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche und unklare Weisung erteilt worden ist, enthalten sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme; dies gilt auch für unvorhergesehene Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zur Abgabe von Erklärungen zu Protokoll entgegennehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte, wahrnehmen.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten, als für die betreffenden Aktien eine Briefwahl erfolgt und nicht ausdrücklich widerrufen worden ist.
Die Erteilung von Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die Erteilung von Weisungen und ihr Widerruf kann der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) unter der im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ für die Anmeldung genannten Postanschrift oder Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse aus organisatorischen Gründen bis spätestens Montag, dem 16.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ) (Zugang), übermittelt werden.
Die Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ebenso wie die Erteilung von Weisungen kann außerdem über den Online-Service der tokentus investment AG unter der Internetadresse
www.tokentus.com
ab Freitag, dem 09.10.2020, 15:00 Uhr (MEZ), im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem dafür vorgesehen Verfahren erfolgen. Auf diesem Weg können Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch noch am Tag der Hauptversammlung, und zwar bis zum Ende der Abstimmungen, welches in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, den 17.11.2020 vom Versammlungsleiter festgelegt wird, erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Wird eine Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils fristgemäß – sowohl in Textform (§126b BGB) übersendet als auch über den Online-Service der tokentus investment AG erteilt, werden unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der tokentus investment AG ausschließlich die über den Online-Service der tokentus investment AG abgegebene Vollmachten und Weisungen als verbindlich behandelt. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske im Online-Service der tokentus investment AG können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und Nutzungsbedingungen entnehmen.
Wird eine Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird hingegen die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt. Ein Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung übermittelt werden.
Als elektronischen Weg für die Übermittlung bieten wir gemäß § 134 Abs. 3 Satz 4 AktG insbesondere an, den Nachweis über die Bestellung des Bevollmächtigten der Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse
anmeldestelle@c-hv.com
zu übermitteln.
Soweit die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Auch bei Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist eine Anmeldung, wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ beschrieben, erforderlich.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht auch durch andere Bevollmächtigte als die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, zum Beispiel einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung oder einen Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist für die rechtzeitige Anmeldung (wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ beschrieben) durch den Aktionär oder durch einen Bevollmächtigten Sorge zu tragen.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Wenn weder ein Intermediär i. S. v. § 67a Abs. 4 AktG noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).
Weder vom Gesetz, von der Satzung, noch sonst seitens der Gesellschaft wird für die Erteilung der Vollmacht die Nutzung bestimmter Formulare verlangt. Es wird jedoch im Interesse einer reibungslosen Abwicklung gebeten, bei Vollmachtserteilungen, wenn sie durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen, stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Mit Übermittlung der Einladung werden den Aktionären Formulare zugänglich gemacht, die zu einer bereits im Rahmen des Anmeldevorgangs erfolgten Vollmachtserteilung verwendet werden können. Den Aktionären wird dabei namentlich ein Anmelde- und Vollmachtsformular (Anmeldebogen) zugänglich gemacht. Bei der Vollmachts- und gegebenenfalls Weisungserteilung über den Online-Service der tokentus investment AG im Internet unter der Internetadresse
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“ ist die Nutzung der darin enthaltenen Dialogführung und Bildschirmformulare zwingend. Formulare, die zur Vollmachts- und gegebenenfalls Weisungserteilung verwendet werden können, sind zudem auf der Internetseite der tokentus investment AG unter
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“ zum Download bereitgestellt oder können von der Gesellschaft über die im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ angegebene Postanschrift oder Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse angefordert werden.
Der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann der Gesellschaft unter der oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ für die Anmeldung genannten Postanschrift oder Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden.
Für die Bevollmächtigung von Intermediären i. S. v. § 67a Abs. 4 AktG oder anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung oder des Widerrufs gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Bitte beachten Sie auch die von den von § 135 AktG erfassten Intermediären und anderen gleichgestellten Personen und Institutionen insofern gegebenenfalls vorgegebenen Regelungen.
Sind im vorstehenden Absatz genannte Personen oder Institutionen im Aktienregister eingetragen, so können diese das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben.
Auch Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) können weder physisch noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf können gegenüber der Gesellschaft insbesondere auch über den Online-Service der tokentus investment AG unter der Internetadresse
www.tokentus.com
ab Freitag, dem 09.10.2020, 15:00 Uhr (MEZ), im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem dafür vorgesehen Verfahren erklärt werden.
Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG oder einer sonstigen nach § 135 Abs. 8 AktG den Intermediären gleichgestellten Person wird hingegen weder von § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG Textform verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall eine besondere Regelung. Demgemäß können Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG oder sonstige nach § 135 Abs. 8 AktG den Intermediären gleichgestellte Personen für ihre Bevollmächtigung Formen vorsehen, die allen den für diesen Fall der Vollmachtserteilung geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere denen in § 135 AktG, genügen müssen. Auf das besondere Verfahren nach § 135 Abs. 1 Satz 5 Akt wird hingewiesen.
Bis zum Ende der Abstimmungen, welches in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, den 17.11.2020 vom Versammlungsleiter festgelegt wird, ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über den Online-Service der tokentus investment AG erteilten Vollmacht möglich. Wird eine Vollmacht – jeweils fristgemäß – sowohl in Textform (§ 126b BGB) übersendet als auch über den Online-Service der tokentus investment AG erteilt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der tokentus investment AG ausschließlich die über den Online-Service der tokentus investment AG abgegebene Vollmacht als verbindlich behandelt.
Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung, ein darüber hinausgehender Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der tokentus investment AG in Textform ist nicht erforderlich.
Auch im Fall einer Vollmachtserteilung ist eine Anmeldung, wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts und anderer Aktionärsrechte“ beschrieben, erforderlich. Das schließt – vorbehaltlich der genannten Frist die Erteilung einer Vollmacht – eine Erteilung von Vollmachten nach erfolgter form- und fristgerechter Anmeldung nicht aus.
Wird eine Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird hingegen die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt. Ein Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung übermittelt werden.
Als elektronischen Weg für die Übermittlung bieten wir gemäß § 134 Abs. 3 Satz 4 AktG insbesondere an, den Nachweis über die Bestellung des Bevollmächtigten der Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse
anmeldestelle@c-hv.com
zu übermitteln.
Weitere (freiwillige) Angaben zu den Rechten und Möglichkeiten der Aktionäre
Tagesordnungsergänzungsverlangen (§ 122 Abs. 2 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (5 % des Grundkapitals entsprechen 142.750 Namensaktien) oder deren Anteile zusammen den anteiligen Betrag von 500.000,00 € des Grundkapitals (entspricht 500.000 nennwertlosen Namensaktien) der tokentus investment AG erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der tokentus investment AG zu richten. Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Freitag, dem 23.10.2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen.
Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an die nachfolgende Adresse:
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tokentus investment AG |
Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Für die Berechnung der Aktienbesitzzeit findet § 70 AktG Anwendung, für die Fristberechnung gilt § 121 Abs. 7 AktG entsprechend.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger veröffentlicht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“, erreichbar unter der Internetadresse
www.tokentus.com/hv-2020
bekannt gemacht und den im Aktienregister eingetragenen Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG)
Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge, die vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden sollen, sind ausschließlich zu richten an:
tokentus investment AG
c/o we work
Herrn Vorstand Oliver Michel
Taunusanlage 8
60329 Frankfurt am Main
oder via E-Mail an:
oliver.michel@tokentus.com
Zugänglich zu machende Gegenanträge (Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein) und Wahlvorschläge (Wahlvorschläge brauchen nicht begründet werden), die bis spätestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d. h. bis zum Montag, dem 02.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), bei der im vorstehenden Absatz genannten Adresse eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen – gegebenenfalls versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten – auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.tokentus.com
im Bereich „Hauptversammlung 2020“, erreichbar unter der Internetadresse
www.tokentus.com/hv-2020
veröffentlicht werden. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie die Begründung von Gegenanträgen müssen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 AktG (in Verbindung mit § 127 Satz 1 AktG) nicht zugänglich gemacht werden. Ein Wahlvorschlag muss auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden.
Zulässige Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der virtuellen Hauptversammlung unter einer der beiden Kontaktmöglichkeiten bis zum Montag, dem 02.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen sind, werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende bzw. den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht des Versammlungsleiters, zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt hiervon unberührt.
Fragemöglichkeit des Aktionärs im Wege der elektronischen Kommunikation (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz); Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 131 AktG
Ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.
Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können ihre Fragen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Sonntag, dem 15.11.2020, 24:00 Uhr (MEZ) (Zugang), über die dafür vorgesehene Eingabemaske im Online-Service der tokentus investment AG unter der Internetadresse
www.tokentus.com
über den im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einreichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können unter Einhaltung der genannten Frist im Wege elektronischer Kommunikation Fragen einreichen.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 2 1. Halbsatz COVID-19-Gesetz). Der Vorstand ist nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen oder institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Es werden ausschließlich in deutscher Sprache gestellte Fragen berücksichtigt. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind ausgeschlossen.
Bei der Beantwortung von Fragen während der virtuellen Hauptversammlung oder im Falle einer etwaigen Vorabveröffentlichung von Fragen und Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft ist die Gesellschaft nur dann berechtigt, die Namen der Fragesteller offenzulegen, wenn diese bei Übersendung ihrer Fragen ausdrücklich darum bitten.
Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- und Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.
Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz)
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht persönlich oder durch Bevollmächtigte ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einzulegen.
Vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter können sie über den Online-Service der tokentus investment AG in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung unter der Internetadresse
www.tokentus.com
über den im Bereich „Hauptversammlung 2020“ gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Hierfür ist im Online-Bereich die Schaltfläche „Widerspruch zu den Beschlüssen der Hauptversammlung“ vorgesehen.
Internetseite mit Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an und auch während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung sind folgende Unterlagen zur Einsicht der Aktionäre auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.tokentus.com
unter dem Menüpunkt „Hauptversammlung 2020“ zugänglich gemacht und dort abrufbar:
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Jahresabschluss der tokentus investment AG für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 |
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Anhang für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 |
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Bericht des Aufsichtsrates für das (Rumpf-)Geschäftsjahr 2019 |
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aktuelle Satzung der tokentus investment AG |
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die Formulare, die für die Briefwahl sowie für die Erteilung einer Vollmacht oder die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen an diese verwendet werden können |
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Informationsblatt zum Online-Service der tokentus investment AG |
Unter dieser Internetadresse können auch weitere Informationen zur Hauptversammlung und später die Abstimmungsergebnisse abgerufen werden.
Hinweise zum Datenschutz
Wenn Sie sich für die Hauptversammlung der tokentus investment AG anmelden, per Briefwahl abstimmen oder Vollmacht und ggf. Weisung erteilen, verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie und/oder den/die Bevollmächtigte(n), um unseren Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die tokentus investment AG verarbeitet diese Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller anderen einschlägigen Rechtsvorschriften. Weitergehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie nachfolgend.
Weitere Informationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung
Die Gesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der ordentlichen Hauptversammlung am 17.11.2020 als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten (insbesondere Name und Vorname, Wohnort bzw. die Postanschrift, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie und die Zugangskartennummer, gegebenenfalls Name, Vorname und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten, die Stimmabgabe sowie im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Daten – je nach Lage des Einzelfalles kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre oder Aktionärsvertreter aus diesem Anlass von den depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.
Aktionäre und Aktionärsvertreter erreichen die Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzbestimmungen per Post, Telefax oder E-Mail unter folgender Adresse (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
tokentus investment AG
c/o we work
Herrn Vorstand Oliver Michel
Taunusanlage 8
60329 Frankfurt am Main
E-Mail: oliver.michel@tokentus.de
Einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten für die Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzbestimmungen gibt es wegen zu geringer Beschäftigtenanzahl nicht.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der ordentlichen Hauptversammlung am Dienstag, dem 17.11.2020 erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Ausübung der Rechte der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen.
Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichen.
Die Gesellschaft ist verpflichtet die Aktionäre und Aktionärsvertreter, die an der Hauptversammlung teilnehmen unter Angabe des Namens, des Vornamens, des Wohnorts, der Aktienanzahl sowie ggf. der Zahl der vertretenen Aktien und der Besitzart der Aktien in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Hauptversammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG). Bei einer virtuellen Hauptversammlung sind im Teilnehmerverzeichnis jedoch nur die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eingetragen, da die Aktionäre gerade nicht physisch teilnehmen, sondern nur die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) in Verbindung mit §§ 118 ff. AktG. Die Gesellschaft speichert die personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist bzw. soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben berechtigt oder verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
Aktionäre und Aktionärsvertreter können von der Gesellschaft nach näherer Maßgabe der Art. 15 ff. DS-GVO unter der vorgenannten Adresse Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie Übertragung ihrer personenbezogenen Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kapitel III der DS-GVO) verlangen. Einem Verlangen nach Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten können gegebenenfalls gesetzliche Pflichten der Gesellschaft entgegenstehen.
Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse wenden. Einen Datenschutzbeauftragten gibt es mangels gesetzlicher Verpflichtung bei der Gesellschaft nicht.
Unabhängig davon können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Postanschrift: Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Postfach 31 63
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Telefon: 0611 / 14080
Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom Freitag, den 09.10.2020 veröffentlicht.
Frankfurt am Main, im Oktober 2020
tokentus investment AG
Der Vorstand