UferHallen AG

Berlin

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit die Aktionäre der UferHallen Aktiengesellschaft mit dem Sitz in Berlin zu der

am Dienstag, den 30. April 2019

um 10:00 Uhr (Einlass ab 9:00 Uhr)

im Park Inn by Radisson, Alexanderplatz 7, 10178 Berlin

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

Unterlagen zur Hauptversammlung

Ab der Einberufung der Hauptversammlung liegen die folgenden Unterlagen in den Geschäftsräumen am Sitz der UferHallen Aktiengesellschaft, Uferstraße 8, 13357 Berlin, zur Einsichtnahme der Aktionäre aus:

Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorstehenden Unterlagen. Diese Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.

Teilnahmeberechtigung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nach § 14 Abs. 1 der Satzung unserer Gesellschaft jeder Aktionär berechtigt, wenn er sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet hat. Die Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind. Die Anmeldung zur Teilnahme muss der Gesellschaft daher spätestens am Dienstag, dem 23. April 2019 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), und gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung schriftlich oder in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache wie folgt zugehen:

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.

Hinweis zum Umschreibestopp im Aktienregister

Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem Anmeldeschlusstag (23. April 2019, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) bei der Gesellschaft eingehen, werden aus organisatorischen Gründen bis zum Schluss der Hauptversammlung nicht in das Aktienregister eingetragen (Umschreibestopp). Sie können daher aus eigenem Recht keine Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien ausüben. In diesem Fall bleiben Teilnahme- und Stimmrechte bis zur Umschreibung noch bei dem für die betreffenden Aktien im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.

Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin gemäß den Bestimmungen der Satzung verfügen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person, ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in Fällen der Bestellung eines Bevollmächtigten muss sich der Aktionär rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.

Datenschutzinformationen für Aktionäre der Gesellschaft und deren Vertreter

Wir nehmen den Schutz der personenbezogenen Daten unsere Aktionäre und Aktionärsvertreter sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Die UferHallen Aktiengesellschaft ist für die Datenverarbeitung Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze.

Kategorien personenbezogener Daten

Die UferHallen AG verarbeitet insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail Adresse), Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl, Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (Eintrittskartennummer, Stimmkartennummer).

Für welche Zwecke und auf Basis welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese umfassen insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten weiter?

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung externer Dienstleister wie z.B. Rechtsanwälten, Aktienregisterservice-Gesellschaften, HV-Agenturen, IT-Dienstleistern oder Dienstleistern für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Soweit Sie an der Hauptversammlung teilnehmen, können andere Aktionäre und Aktionärsvertreter die im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, soweit uns gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung) zu einer fortdauernden Speicherung der Daten verpflichten.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sofern rechtliche Ansprüche von Ihnen geltend gemacht werden oder von der UferHallen Aktiengesellschaft erhoben werden, führt dies zu einer weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten, um die Ansprüche klären und/oder durchsetzen zu können. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsregelungen kann dies zu einer Speicherung der Daten von bis zu dreißig Jahren führen. Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie können von der UferHallen Aktiengesellschaft nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Schließlich haben Sie das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Die UferHallen Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei Beschwerden können Sie sich zudem an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.