April 16, 2021

UKB Denkmal AG: Außerordentliche Hauptversammlung

UKB Denkmal AG

Leipzig

Amtsgericht Leipzig, HRB 23345

Geschäftsanschrift: Schildower Straße 17, 13467 Berlin

Sehr geehrte Aktionärinnen, sehr geehrte Aktionäre,

wir laden Sie hiermit ein zu unserer außerordentlichen Hauptversammlung

am 15. April 2021, 11:00 Uhr,

in den Geschäftsräumen des Notariats Carsten Brekenfeld, Schellenberg Unternehmeranwälte, Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, Kurfürstendamm 182, 10707 Berlin.

I.
Tagesordnung

1.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Gemäß § 96 Absatz 1, § 101 Absatz 1 AktG und § 8 Absatz 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Dem Aufsichtsrat gehören derzeit Herr Dr. Gunnar George, Frau Anett Grimm und Frau Caroline Grimm an. Alle drei Mitglieder haben ihre Mitgliedschaft mit Wirkung zur Beendigung der außerordentlichen Hauptversammlung am 15. April 2021 niedergelegt. Frau Anett Grimm und Frau Caroline Grimm sollen durch die Hauptversammlung erneut zu Aufsichtsratsmitgliedern gewählt werden. Als Nachfolger von Herrn Dr. Gunnar George soll Herr Thomas Wrank soll durch die Hauptversammlung zum Aufsichtsratsmitglied gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt daher vor,

a)

Herrn Thomas Wrank, wohnhaft in München, Architekt,

b)

Frau Anett Grimm, wohnhaft in Berlin, Dipl.-Psychologin, und

c)

Frau Caroline Grimm, wohnhaft in Berlin, kaufmännische Angestellte,

mit Wirkung ab Beendigung der außerordentlichen Hauptversammlung am 15. April 2021 und bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt, zu Mitgliedern des Aufsichtsrats zu wählen.

2.

Beschlussfassung über die Änderungen der §§ 3, 7, 8, 9, 11 und 12 der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Satzungsänderungen zu beschließen:

a)

§ 3 der Satzung (Bekanntmachungen) wird wie folgt neu gefasst:

§ 3
Bekanntmachungen

Bekanntmachungen der Gesellschaft erfolgen nur im Bundesanzeiger.

b)

§ 7 der Satzung (Zustimmungsbedürftige Geschäfte) wird wie folgt neu gefasst:

§ 7
Geschäftsordnung

Der Aufsichtsrat erlässt eine Geschäftsordnung für den Vorstand, in der insbesondere festzulegen ist, welche Arten von Geschäften nur mit der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrates vorgenommen werden dürfen.

c)

§ 8 (Aufsichtsrat Zahl, Wahl, Vorsitz) Absatz 2 der Satzung wie folgt neu gefasst:

Die Aufsichtsratsmitglieder werden jeweils höchstens für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung gewählt, die über ihre Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn ihrer Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung kann bei der Wahl für einzelne oder für sämtliche der von ihr zu wählenden Aufsichtsratsmitglieder einen kürzeren Zeitraum beschließen. Die Wahl des Nachfolgers eines vor Ablauf seiner Amtszeit ausgeschiedenen Mitglieds erfolgt für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds, wenn die Hauptversammlung bei der Wahl keine abweichende Amtszeit beschließt.

d)

§ 9 der Satzung (Beschlussfassung des Aufsichtsrats) wird wie folgt neu gefasst:

§ 9
Sitzungen und Beschlussfassung des Aufsichtsrats
(1)

Der Vorsitzende beruft den Aufsichtsrat zu mindestens zwei Sitzungen in jedem Kalenderhalbjahr ein.

(2)

Die Einberufung erfolgt schriftlich, durch Telefax oder unter Verwendung eines anderen gebräuchlichen Kommunikationsmittels mit einer Frist von 14 Tagen. Bei der Berechnung der Frist werden der Tag der Einberufung und der Tag der Sitzung nicht mitgerechnet. In dringenden Fällen kann der Vorsitzende diese Frist abkürzen und mündlich oder fernmündlich einberufen. Die gesetzliche Berechtigung zur Einberufung von Sitzungen des Aufsichtsrats durch andere Organe oder Organmitglieder bleibt unberührt. Mit der Einladung sind die Gegenstände der Tagesordnung sowie der Tagungsort und der Zeitpunkt der Sitzung anzugeben.

(3)

Beschlüsse des Aufsichtsrats werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung in einer Sitzung teilnehmen, dass sie eine in Textform übermittelte Stimmabgabe durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats kann bestimmen, dass Mitglieder des Aufsichtsrats an einer Sitzung und Beschlussfassung per Videoübertragung oder Telefon teilnehmen; ein Widerspruchsrecht steht den Aufsichtsratsmitgliedern hiergegen nicht zu. Die nachträgliche Stimmabgabe eines abwesenden Mitglieds ist nur möglich, wenn dem von keinem der anwesenden Mitglieder widersprochen wird.

(4)

Die Reihenfolge, nach der die Gegenstände der Tagesordnung verhandelt werden, sowie die Art und Reihenfolge der Abstimmungen werden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats als Sitzungsleiter bestimmt. Er kann die Beratung und Beschlussfassung über einzelne Gegenstände der Tagesordnung auf Antrag des Vorstands oder sonst nach pflichtgemäßem Ermessen vertagen.

(5)

Werden bestimmte Gegenstände der Tagesordnung nicht rechtzeitig vor der Sitzung sämtlichen Aufsichtsratsmitgliedern mitgeteilt, so kann über sie ein Beschluss nicht gefasst werden, wenn mindestens ein Mitglied dem Verfahren widerspricht. Abwesenden Mitgliedern ist die Möglichkeit zum Widerspruch innerhalb einer vom Vorsitzenden zu bestimmenden angemessenen Frist einzuräumen. Erst wenn kein abwesendes Mitglied innerhalb der Frist widersprochen hat, wird der Beschluss wirksam.

(6)

Eine Beschlussfassung des Aufsichtsrats kann auf Anordnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats auch außerhalb von Sitzungen durch mündliche, fernmündliche, schriftliche, durch Telefax oder unter Verwendung eines anderen gebräuchlichen Kommunikationsmittels übermittelte Stimmabgabe oder durch eine Kombination der vorstehenden Beschlussverfahren erfolgen. Ein Widerspruchsrecht steht den Aufsichtsratsmitgliedern hiergegen nicht zu.

(7)

Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.

(8)

Die Beschlüsse des Aufsichtsrats bedürfen der einfachen Mehrheit der Mitglieder des Aufsichtsrats, soweit nicht im Gesetz andere Mehrheiten zwingend vorgeschrieben sind. Bei Stimmgleichheit erfolgt eine zweite Abstimmung, im Rahmen derer bei erneuter Stimmgleichheit dem Vorsitzenden zwei Stimmen zustehen. Dem Stellvertreter steht die zweite Stimme nicht zu.

e)

§ 11 der Satzung (Hauptversammlung) wird wie folgt neu gefasst:

§ 11
Hauptversammlung
(1)

Die Hauptversammlung findet am Sitz der Gesellschaft oder in einer anderen Stadt in Deutschland mit mehr als 100.000 Einwohnern statt.

(2)

Die Hauptversammlung ist mindestens dreißig Tage vor dem Tag der Versammlung einzuberufen. Der Tag der Hauptversammlung und der Tag der Einberufung sind nicht mitzurechnen.

f)

§ 12 der Satzung (Vorsitz in der Hauptversammlung) wird wie folgt neu gefasst:

§ 12
Vorsitz in der Hauptversammlung
(1)

Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt der Vorsitzende des Aufsichtsrats und im Fall seiner Verhinderung eine andere vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats bestimmte Person. Ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats verhindert und hat er keine Bestimmung gemäß Satz 1 getroffen oder übernimmt die gemäß Satz 1 bestimmte Person nicht den Vorsitz, wird der Vorsitzende von der Hauptversammlung unter Leitung des ältesten anwesenden Aktionärs oder Aktionärsvertreters gewählt.

(2)

Der Vorsitzende leitet die Hauptversammlung. Er bestimmt insbesondere die Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände und der Wortbeiträge sowie die Art, die Form, das Verfahren, die Reihenfolge und die weiteren Einzelheiten der Abstimmungen. Er kann das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken; insbesondere ist er ermächtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlich angemessenen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für einzelne Tagesordnungspunkte und für einzelne Fragen- und Redebeiträge festzusetzen.

II.
Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

1.

Nachweis der Aktionärsstellung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Ausübung der Aktionärsrechte in der Hauptversammlung, insbesondere des Antrags- und Stimmrechts, müssen Aktionäre dem Versammlungsleiter ihre Aktionärsstellung im Zeitpunkt der Hauptversammlung durch Vorlage geeigneter Unterlagen (im Original oder in Abschrift), aus denen sich die Aktionärsstellung ergibt, nachweisen. Das gilt nicht, soweit die den Nachweis erbringenden Unterlagen der Gesellschaft vorliegen bzw. bekannt sind.

2.

Mehrere Berechtigte (§ 69 Absatz 1 AktG)

Stehen Aktien mehreren Berechtigten zu, so können sie die Rechte aus den Aktien gemäß § 69 Absatz 1 nur durch einen gemeinschaftlichen Vertreter ausüben. In diesem Fall ist dem Versammlungsleiter – unbeschadet eines etwaigen Nachweiserfordernisses nach Maßgabe von Ziffer 1. – auch die Bestellung zum gemeinschaftlichen Vertreter durch Vorlage geeigneter Unterlagen (im Original oder in Abschrift) nachzuweisen.

3.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die Gesellschaft verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesellschaft und rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO i. V. m. §§ 118 ff. AktG.

Alle Mitarbeiter der Gesellschaft, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/​oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Das gilt insbesondere für das Teilnehmerverzeichnis (§ 129 AktG).

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

 

Berlin, im März 2021

UKB Denkmal AG

– Der Vorstand –

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