Union – Bank, Aktiengesellschaft – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Union–Bank, Aktiengesellschaft

Flensburg

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der

am Montag, den 26. Juni 2023 um 14:00 Uhr

im „Borgerforeningen“, Holm 17, Flensburg,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

unserer Gesellschaft ein.

 

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2022, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2022 und des Berichts des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Gewinnverwendung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von EUR 176.070,00 – nach den im Jahresabschluss mit EUR 123.930,00 ausgewiesenen Einstellungen in die Gewinnrücklagen – wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 2,00 je dividendenberechtiger Stückaktie 176.070,00 EUR
3.

Entlastung des Vorstandes

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung des Aufsichtsrates

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die AWADO GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Neu-Isenburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrates erfolgt gemäß den §§ 96 Abs. 1 und 101 Abs. 1 des Aktiengesetzes und § 4 Abs. 1 des Gesetzes über die Drittelbeteiligung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat.

Turnusmäßig scheiden aus:

a)

Simon Faber

b)

Ralf Hansen

Der Aufsichtsrat schlägt die Wiederwahl der Herren Simon Faber und Ralf Hansen als Vertreter der Aktionäre vor.

Die Wahl beider Kandidaten erfolgt bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 beschließt. Die Hauptversammlung ist nicht an die Vorschläge gebunden.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 21 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft bis spätestens am dritten Tag (Freitag, 23. Juni 2023, 24:00 Uhr MESZ) vor der einberufenen Hauptversammlung zugeht.

Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und kann per Post, Telefax, E-Mail oder über das Aktionärsportal der Gesellschaft über folgende Kontaktmöglichkeiten erfolgen:

Union-Bank AG
c/​o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 4
92289 Ursensollen
DEUTSCHLAND
Telefax: +49 (0) 9628 42707 51
E-Mail: eintrittskarte@anmeldung-hv.de
Aktionärsportal: www.unionbank.de/​aktionaersportal

Aktionäre, die das Aktionärsportal nutzen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und den zugehörigen Zugangscode, beides befindet sich rechts oben auf dem HV-Formular, welches Ihnen zusammen mit diesem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung per Post zugeht.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten/​Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann – aber nicht muss –, befindet sich bei den mit der Einladung übersandten Unterlagen.

Aktionäre haben außerdem die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in dem nachfolgend beschriebenen Rahmen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsausübung zur Verfügung und übt das Stimmrecht im Falle seiner Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs ist der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Liegt zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine eindeutige Weisung vor, wird sich der Stimmrechtsvertreter in diesen Fällen der Stimme enthalten. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf bedürfen der Schriftform. Ein Vollmachts- und Weisungsvordruck sowie weitere Einzelheiten hierzu sind in den persönlichen Einladungsunterlagen enthalten, die den Aktionären übersandt werden.

Zudem können die Aktionäre zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter auch das Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen. Über das Aktionärsportal können Sie auch eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen. Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind über die oben genannte Kontaktadresse bzw. über das Aktionärsportal aus organisatorischen Gründen nur bis zum Freitag, 23. Juni 2023, 24:00 Uhr MESZ (Eingang), möglich.

Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt als Widerruf zuvor erteilter Vollmachten und Weisungen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge und/​oder Wahlvorschläge

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge und/​oder Wahlvorschläge sind frist- und formgerecht an folgende Adresse zur richten:

Union-Bank AG, Große Str. 2, 24937 Flensburg, Deutschland

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir im Internet unter

www.unionbank.de/​aktionaersportal

veröffentlichen.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach der DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

info@unionbank.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: Union-Bank AG, Große Str. 2, 24937 Flensburg. Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.

 

Flensburg, im Mai 2023


Union-Bank, Aktiengesellschaft, Große Straße 2, 24937 Flensburg

DER VORSTAND

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