August 24, 2019

USU Software AG – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
USU Software AG
Möglingen
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 21.05.2019

USU Software AG

Möglingen

International Security Identification Number (ISIN):
DE000A0BVU28

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur

ordentlichen Hauptversammlung

am

Dienstag, den 2. Juli 2019,
Beginn 10:30 Uhr (Einlass ab 9:30 Uhr),

im Forum am Schlosspark, Bürgersaal,
Stuttgarter Straße 33, 71638 Ludwigsburg.

Tagesordnung der Hauptversammlung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Berichts über die Lage der Gesellschaft und des Konzerns einschließlich des erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289a, 315a Handelsgesetzbuch (im Folgenden „HGB“) sowie des Berichts des Aufsichtsrats der USU Software AG jeweils für das Geschäftsjahr 2018

Hinweis: Die vorgenannten Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.usu.de/hv2019

zugänglich. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen und näher erläutert. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu dem Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der USU Software AG für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der im Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2018 erzielte Bilanzgewinn der Gesellschaft in Höhe von EUR 6.283.753,39 wird wie folgt verwendet:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,40 je dividendenberechtigter Stückaktie für 10.523.770
Stückaktien, somit insgesamt
EUR 4.209.508,00
Gewinnvortrag des verbleibenden Bilanzgewinns auf neue Rechnung EUR 2.074.245,39
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Neuwahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats

Das von der Hauptversammlung am 17. Juni 2016 gewählte Mitglied des Aufsichtsrats, Herr Günter Daiss, hat sein Aufsichtsratsmandat am 15. November 2018 mit Wirkung zum Ablauf des 31. Dezember 2018 aus Altersgründen niedergelegt.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß § 11 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus der gesetzlichen Mindestzahl von drei Aufsichtsratsmitgliedern. Zur Vermeidung der Beschlussunfähigkeit des Aufsichtsrats zum 1. Januar 2019 gemäß § 108 Abs. 2 Aktiengesetz (im Folgenden „AktG“) wurde Frau Gabriele Walker-Rudolf am 17. Januar 2019 vom Amtsgericht Stuttgart auf Antrag des Vorstands vom 5. Dezember 2018 zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Gemäß § 11 Abs. 4 der Satzung soll bei vorzeitigem Ausscheiden eines Mitglieds des Aufsichtsrats in der nächsten Hauptversammlung eine Nachwahl für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds vorgenommen werden. Die Hauptversammlung ist hierbei an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt daher vor, das gegenwärtig gerichtlich bestellte Mitglied des Aufsichtsrats,

Gabriele Walker-Rudolf, Partnerin der Drees und Sommer SE, Markgröningen,

gemäß § 11 Abs. 4 der Satzung als Mitglied des Aufsichtsrats zu wählen. Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung für den Rest der Amtszeit von Herrn Daiss, also für die Zeit bis zum Ende der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt.

Frau Gabriele Walker-Rudolf übt keine weiteren Mandate in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen aus.

Sie ist Partnerin bei der Unternehmensgruppe Drees und Sommer SE und dort operativ verantwortlich für die Bereiche Finanzen, Controlling und Unternehmenskäufe. Nähere Angaben zum Werdegang von Frau Walker-Rudolf sind dem auf unserer Homepage unter

www.usu.de

eingestellten Lebenslauf zu entnehmen.

6.

Beschlussfassung über die Zustimmung zum Ergebnisabführungsvertrag zwischen der Gesellschaft und der USU GmbH, Möglingen

Die USU Software AG hält 100% der Anteile an der USU GmbH, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Stuttgart unter HRB 764549. Die USU GmbH nimmt mit ihren Aktivitäten eine wichtige Funktion innerhalb des USU-Konzerns wahr. Die USU Software AG und die USU GmbH haben am 6. Mai 2019 einen Ergebnisabführungsvertrag abgeschlossen, der der Hauptversammlung der USU Software AG zur Zustimmung vorgelegt wird.

Der Ergebnisabführungsvertrag hat im Wesentlichen folgenden Inhalt:

§ 1 Gewinnabführung

(1)

Die USU GmbH verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn entsprechend den Vorschriften des § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung an die USU Software AG abzuführen.

(2)

Die USU GmbH kann mit Zustimmung der USU Software AG insoweit gemäß § 272 Abs. 3 HGB Beträge aus dem Jahresüberschuss in andere Gewinnrücklagen einstellen, als dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist.

(3)

Während der Dauer dieses Vertrages gebildete andere Gewinnrücklagen sind auf Verlangen der USU Software AG aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Die Abführung von vorvertraglichen Kapital- und Gewinnrücklagen wird ausgeschlossen.

(4)

Die Verpflichtung zur Gewinnabführung gilt rückwirkend ab Beginn des Geschäftsjahres der USU GmbH, in dem dieser Vertrag nach § 4 Abs. 2 wirksam wird.

(5)

Der Anspruch auf Gewinnabführung entsteht zum Ende des Geschäftsjahres der USU GmbH. Er ist mit Wertstellung zu diesem Zeitpunkt fällig.

§ 2 Verlustübernahme

(1)

Die USU Software AG ist gegenüber der USU GmbH zur Verlustübernahme verpflichtet. Die Vorschriften des § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung gelten entsprechend.

(2)

Die Verpflichtung zur Verlustübernahme gilt rückwirkend ab Beginn des Geschäftsjahres der USU GmbH, in dem dieser Vertrag nach § 4 Abs. 2 wirksam wird.

(3)

§ 1 Abs. 5 gilt entsprechend.

§ 3 Jahresabschluss der USU GmbH, Informationsrecht

(1)

Zur Durchführung der Ergebnisabführung bzw. Verlustübernahme hat die USU GmbH ihren Jahresabschluss, bevor er festgestellt wird, mit der USU Software AG gemeinsam zu behandeln und die Abrechnung über Gewinne oder Verluste mit der USU Software AG so durchzuführen, dass diese Abrechnung im Jahresabschluss bereits berücksichtigt ist. Die Abrechnungen über Gewinn- oder Verlustanteile zwischen beiden Gesellschaften erfolgen mit Wertstellung zum Bilanzstichtag.

(2)

Der USU Software AG steht ein uneingeschränktes Nachprüfungsrecht und Auskunftsrecht in sämtlichen Angelegenheiten der USU GmbH zu.

(3)

Die Geschäftsführung der USU GmbH ist verpflichtet, der USU Software AG alle von ihr gewünschten Auskünfte über sämtliche rechtliche, geschäftliche und organisatorische Angelegenheiten der USU GmbH zu geben.

§ 4 Beginn, Dauer, Wirksamwerden

(1)

Der Vertrag bedarf zu seiner zivilrechtlichen Wirksamkeit der Zustimmung der Haupversammlung der USU Software AG und der Gesellschafterversammlung der USU GmbH.

(2)

Der Vertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der USU GmbH zivilrechtlich wirksam und gilt rückwirkend ab dem Beginn des im Zeitpunkt der Eintragung dieses Vertrages im Handelsregister laufenden Geschäftsjahres der USU GmbH.

(3)

Der Vertrag kann schriftlich mit einer Frist von sechs (6) Monaten zum Ende eines Geschäftsjahres der USU GmbH gekündigt werden. Der Vertrag kann erstmals zum Ende des Geschäftsjahres gekündigt werden, das mindestens fünf (5) Zeitjahre nach dem Beginn des Geschäftsjahres der USU GmbH endet, in dem dieser Vertrag wirksam geworden ist. Für die Einhaltung der Frist kommt es auf den Zeitpunkt des Zugangs der Kündigungserklärung bei der anderen Gesellschaft an. Wird er nicht gekündigt, so verlängert er sich bei gleicher Kündigungsfrist um jeweils ein weiteres Jahr.

(4)

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, bei Vorliegen eines wichtigen Grundes den Vertrag schriftlich ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zu kündigen. Wichtige Gründe sind insbesondere die Veräußerung oder Einbringung von Anteilen an der USU GmbH durch die USU Software AG in der Höhe eines Gesamtnennbetrags mit der Folge, dass der USU Software AG nicht mehr die Mehrheit der Stimmrechte an der USU GmbH zusteht oder die Verschmelzung, Spaltung oder Liquidation einer der beiden Parteien.

§ 5 Sonstige Bestimmungen

(1)

Falls einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein sollten, oder dieser Vertrag Lücken enthält, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung werden die Parteien diejenige wirksame Bestimmung vereinbaren, welche dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung entspricht. Im Falle von Lücken werden die Parteien diejenige Bestimmung vereinbaren, die dem entspricht, was nach Sinn und Zweck dieses Vertrages vernünftigerweise vereinbart worden wäre, hätte man die Angelegenheit von vornherein bedacht.

(2)

Bei der Auslegung einzelner Bestimmungen dieses Vertrags sind die §§ 14 und 17 des Körperschaftsteuergesetzes in ihrer jeweils gültigen Fassung zu berücksichtigen.

Der Vertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit der Zustimmung der Hauptversammlung der USU Software AG und der Gesellschafterversammlung der USU GmbH. Der Vertrag wird der Gesellschafterversammlung der USU GmbH noch zur Zustimmung vorgelegt. Der Ergebnisabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit ferner der Eintragung in das Handelsregister der USU GmbH.

Die USU Software AG ist alleinige Gesellschafterin der USU GmbH. Aus diesem Grund muss der Ergebnisabführungsvertrag weder eine Ausgleichszahlung noch Abfindungen für außenstehende Gesellschafter nach §§ 304, 305 AktG enthalten noch bedarf es einer Vertragsprüfung (§ 293b Abs. 1, letzter Hs. AktG).

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Abschluss des Ergebnisabführungsvertrages zwischen der USU Software AG und der USU GmbH vom 6. Mai 2019 zuzustimmen.

Der Ergebnisabführungsvertrag zwischen der USU Software AG und der USU GmbH und – soweit vorhanden – die Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse sowie die Lageberichte und Konzernlageberichte der vertragsschließenden Unternehmen für die letzten drei Geschäftsjahre sowie der gemeinsame Bericht des Vorstands der USU Software AG und der Geschäftsführung der USU GmbH über den Ergebnisabführungsvertrag sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.usu.de/hv2019

zugänglich.

Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

7.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019 zu wählen.

Stimmrechte

Das Grundkapital ist zum Tag der Einberufung eingeteilt in 10.523.770 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Es bestehen 10.523.770 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 23 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung rechtzeitig anmelden und die der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache übermitteln:

USU Software AG
c/o Landesbank Baden-Württemberg
Abteilung 4035 H / Hauptversammlungen
Am Hauptbahnhof 2
70173 Stuttgart
Telefax: 0711 127 79264
E-Mail: hv-anmeldung@LBBW.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, das heißt den Dienstag, den 11. Juni 2019 (00:00 Uhr, Record Date), beziehen. Zum Nachweis reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus.

Die Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter den vorgenannten Kontaktdaten mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum Dienstag, den 25. Juni 2019 (24:00 Uhr), zugehen. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übermittlung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Bedeutung des Nachweisstichtages (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn Sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erteilung und der Nachweis einer Vollmacht können unter Nutzung des auf der Eintrittskarte zur Hauptversammlung abgedruckten Vollmachtsformulars erfolgen. Der Widerruf kann auch durch persönliches Erscheinen des Berechtigten zur Versammlung erfolgen. Ausnahmen vom Textformerfordernis können für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen bestehen, vergleiche § 135 AktG, § 125 Abs. 5 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellte Personen oder Institutionen mit diesen abzustimmen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung in Textform kann dadurch erfolgen, dass der Bevollmächtigte unmittelbar vor oder während der Hauptversammlung den Nachweis (z.B. das Original oder eine Kopie der Vollmacht) vorweist. Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können den Nachweis der Bevollmächtigung auch an die nachfolgend genannten Kontaktdaten der Gesellschaft per Briefversand, Telefax oder E-Mail übermitteln:

USU Software AG
Investor Relations / HV 2019
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefax: 07141 4867 108
E-Mail: hauptversammlung@usu-software.de

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen in Textform unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Werden Vollmachten, deren Widerruf oder Nachweise der Bevollmächtigung der Gesellschaft auf dem Postweg übersandt, müssen diese aus organisatorischen Gründen unter den vorgenannten Kontaktdaten bis spätestens Montag, den 1. Juli 2019 (17:00 Uhr) eingehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per Telefax oder per E-Mail ist bis zum Beginn der Hauptversammlung am Dienstag, den 2. Juli 2019 um 10:30 Uhr möglich.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiter an, sich von weisungsgebundenen Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft vertreten zu lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Zur Bevollmächtigung kann das Formular auf der Eintrittskarte zur Hauptversammlung verwendet werden, das den Aktionären nach deren ordnungsgemäßer Anmeldung zugesandt wird. Wir weisen darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen ihnen Weisungen erteilt wurden. Wir bitten ferner zu beachten, dass in möglichen Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch bei erteilter Vollmacht kein Stimmrecht ausüben können. Weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung können sie Weisungen zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.

Aus organisatorischen Gründen müssen entsprechende Bevollmächtigungen der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis spätestens Montag, den 1. Juli 2019 (17:00 Uhr), unter den vorgenannten Kontaktdaten in Textform übermittelt werden oder die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter durch persönliche Vorlage der Vollmacht in Textform am Tag der Hauptversammlung vor Ort erfolgen.

Wir weisen darauf hin, dass auch zur Bevollmächtigung eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform erforderlich sind. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Entsprechende Tagesordnungsergänzungsverlangen sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum Sonntag, den 2. Juni 2019 (24:00 Uhr) zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an:

Vorstand der USU Software AG
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefax: 07141 4867 108

Bekanntzumachende Ergänzungsverlangen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

www.usu.de/hv2019

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen. Anträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

USU Software AG
Investor Relations / HV 2019
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefax: 07141 4867 108
E-Mail: hauptversammlung@usu-software.de

Wir werden zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, zugänglich zu machender Begründungen und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

www.usu.de/hv2019

veröffentlichen. Hierbei werden nach § 126 Abs. 1 AktG alle spätestens 14 Tage vor dem Tage der Hauptversammlung, also bis zum Montag, den 17. Juni 2019, eingehenden Anträge und Wahlvorschläge zu den Punkten der Tagesordnung berücksichtigt.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen.

Um die sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden Aktionäre höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an die oben genannte Adresse zu übersenden. Diese Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt.

Hinweis auf zugängliche Informationen sowie weitergehende Erläuterungen auf der Internetseite der Gesellschaft und Veröffentlichungen in anderen Medien

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, einschließlich der erforderlichen Informationen nach § 124 a AktG, Anträge von Aktionären sowie weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.usu.de/hv2019

zugänglich.

Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

Für Aktionäre und Aktionärsvertreter, die keinen Zugang zum Internet haben oder denen ein Zugang zu den unter der vorgenannten Internetadresse bereitgestellten Unterlagen, etwa wegen technischer Störungen, dauerhaft oder vorübergehend nicht möglich ist, besteht zusätzlich folgender freiwilliger Service: Alle im Internet für die Hauptversammlung zugänglich gemachten Unterlagen können während der üblichen Geschäftszeiten (9:00 bis 17:00 Uhr) in den Geschäftsräumen der USU Software AG, Spitalhof, 71696 Möglingen eingesehen werden. Die Gesellschaft wird den Aktionären auf eine Anforderung, die an die nachfolgend genannte Adresse gerichtet ist, als besonderen Service die vorgenannten Unterlagen übersenden:

USU Software AG
Investor Relations / HV 2019
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefax: 07141 4867 108
E-Mail: hauptversammlung@usu-software.de

Es wird darauf hingewiesen, dass der gesetzlichen Verpflichtung zur Zugänglichmachung von Unterlagen und Informationen mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan ist. Daher wird die Gesellschaft bei der vorstehend beschriebenen Übersendung von Unterlagen lediglich einen Zustellversuch mit einfacher Post unternehmen.

Die Einberufung der Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger veröffentlicht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrund-Verordnung (im Folgenden „DSGVO“) sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Durchführung eines Vertrages erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich sowie satzungsgemäß verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

USU Software AG
Investor Relations
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefax: 07141 4867 108
E-Mail: hauptversammlung@usu-software.de

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre, mindestens jedoch zwei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft. Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

USU Software AG
Datenschutzbeauftragter
Spitalhof
71696 Möglingen
Tel.: 07141 4867 0
E-Mail: datenschutz@usu.de

 

Möglingen, im Mai 2019

USU Software AG, Möglingen

Der Vorstand

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