VIB Vermögen AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

VIB Vermögen AG

Neuburg a. d. Donau

ISIN DE000A2YPDD0 /​ WKN A2YPDD

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit die Aktionäre* unserer Gesellschaft zur

ordentlichen Hauptversammlung

am

Dienstag, den 04. Juli 2023, um 10:00 Uhr MESZ,

die ausschließlich als

virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

am Ort der Hauptversammlung stattfindet, ein.

 

 

 

Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Anschluss an folgende Tagesordnung.

* Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einberufung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der VIB Vermögen AG und des gebilligten Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2022, der Lageberichte für die VIB Vermögen AG und den VIB Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den ausgewiesenen Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2022 in Höhe von EUR 53.890.826,65 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats

Im Geschäftsjahr 2022 hat die Gesellschaft ihre Bilanzierungs- und Bewertungsmethode bezüglich der Bilanzierung ihrer Immobilien, Investment Properties für den Konzernabschluss angepasst. Die bisherige Fair Value Bilanzierung gem. IAS 40 wurde auf die sog. At cost Methode (fortgeführte Anschaffungskosten) gem. IAS 40 i.V.m IAS 16 umgestellt. Hierdurch werden keine Bewertungsgewinne und -verluste mehr in der Konzern Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. Vielmehr werden die Investment Properties planmäßig abgeschrieben. Die bisherige Berechnungsgrundlage der variablen Aufsichtsratvergütung beinhaltete den Einbezug des Bewertungsergebnisses aus der Gewinn- und Verlustrechnung (EBIT-Bemessungsgrundlage). Um die Berechnungsgrundlage der variablen Komponente der Aufsichtsratvergütung an die in 2022 angepasste Bilanzierungs- und Bewertungsmethode anzugleichen, soll nun beginnend ab dem Geschäftsjahr 2022 entsprechend nicht mehr das EBIT (d.h. zuzüglich Bewertungsergebnis) als Bemessungsgrundlage herangezogen werden, sondern das EBITDA, was die planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen auf die Investment Properties nicht beinhaltet und somit dem bisherigen EBIT vor Umstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethode entspricht. Die jährliche Gesamtvergütung des Aufsichtsrats je Aufsichtsratsmitglied soll darüber hinaus betragsmäßig gedeckelt werden. Die Deckelung für 2022 betrifft den Erhöhungsbetrag, der sich aufgrund der Umstellung der variablen Vergütung ergibt. Im Übrigen bleibt es bei den bestehenden Vergütungsregelungen für den Aufsichtsrat, die sich aus Sicht der Organe der Gesellschaft in Bezug auf die Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und der Lage der Gesellschaft insgesamt bewährt haben.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

a.

Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine jährliche feste Vergütung von 3.000,00 EUR. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte, der Stellvertreter das Anderthalbfache der festen Vergütung. Zu den zu ersetzenden Auslagen gehört auch die auf die Vergütung entfallende Umsatzsteuer.

b.

Ferner erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine variable Vergütung. Bemessungsgrundlage der variablen Vergütung ist das EBITDA (Jahresergebnis vor Zinsergebnis, Abschreibungen und Ertragssteuern), das sich aus dem jeweiligen Jahresabschluss der Gesellschaft ergibt. Sofern ein Konzernabschluss aufgestellt wird, bildet das EBITDA des Konzernabschlusses die Bemessungsgrundlage. Die variable Vergütung beträgt für jedes einfache Mitglied des Aufsichtsrats 200,00 EUR für jeden Cent, um den das maßgebende EBITDA den Betrag von 0,60 EUR pro Aktie übersteigt. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte, der Stellvertreter das Anderthalbfache der variablen Vergütung.

c.

Die Gesamtvergütung jedes Aufsichtsratsmitglieds darf maximal 50.000,00 EUR pro Jahr betragen. Für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats beträgt der Maximalbetrag das Doppelte, für den Stellvertreter das Anderthalbfache. In die maximale Gesamtvergütung sind der Ersatz von Auslagen einschließlich der Umsatzsteuer nicht einzubeziehen.

d.

Die Vergütung des Aufsichtsrats ist nach der Feststellung des Jahresabschlusses für das abgelaufene Geschäftsjahr beziehungsweise nach der Billigung des Konzernabschlusses zur Zahlung fällig.

e.

Die Gesellschaft kann den Mitgliedern des Aufsichtsrats Versicherungsschutz, insbesondere in Form einer Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung), zur Absicherung der gesetzlichen Haftpflicht aus der Aufsichtsratstätigkeit stellen.

f.

Die gemäß vorstehenden Buchstaben a. bis e. festgelegten Vergütungsregelungen finden (entsprechend der Bilanzierungsumstellung in 2022) ab dem Geschäftsjahr 2022 und für die diesem nachfolgenden Geschäftsjahre Anwendung.

6.

Beschluss über die Wahl zum Aufsichtsrat

Herr Johannes von Mutius wurde mit Beschluss des Amtsgerichts Ingolstadt vom 06. Februar 2023 gerichtlich als neues Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft als Ersatzmitglied für ein ausgeschiedenes Aufsichtsratsmitglied bestellt. Er soll nunmehr durch die Hauptversammlung als ein neues Aufsichtsratsmitglied gewählt werden.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gem. § 95 Abs. 1 AktG i.V.m. § 6 Abs. 1 S. 1 der geltenden Satzung der Gesellschaft aus vier Mitgliedern und setzt sich nach §§ 96 Abs. 1 AktG, 101 Abs. 1 AktG nur aus Vertretern der Aktionäre zusammen. Wird ein Aufsichtsratsmitglied anstelle eines vorzeitig ausscheidenden Mitglieds gewählt, so besteht sein Amt nach § 6 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft für den Rest der Amtsdauer des ausscheidenden Mitglieds. Eine Wiederwahl ist möglich. Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt deshalb vor, Herrn Johannes von Mutius, Vorstandsmitglied der DIC Asset AG, Frankfurt am Main, wohnhaft in Königstein/​Taunus, für die Zeit ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, gemäß § 6 Abs. 2 der Satzung als Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft zu wählen.

Mitgliedschaften von Herrn von Mutius in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

DIC Real Estate Investment GmbH & Co. KGaA, Frankfurt am Main (Mitglied des Aufsichtsrats)

Mitgliedschaften von Herrn von Mutius in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

keine

7.

Wahl des Abschluss- und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, die BDO AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, für das Geschäftsjahr 2023 zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft sowie zum Prüfer für eine gegebenenfalls vorzunehmende prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten zu wählen.

8.

Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen vorzusehen (Änderung von § 9 Abs. 1 der Satzung)

Der neu eingeführte § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG ermöglicht es, in der Satzung vorzusehen oder den Vorstand zu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). § 118a Abs. 5 AktG sieht vor, dass eine derartige Satzungsermächtigung für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach ihrer Eintragung in das Handelsregister zulässig ist. In der Satzung der VIB Vermögen AG soll eine entsprechende Ermächtigung aufgenommen werden. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich das Format der virtuellen Hauptversammlung in den vergangenen drei Jahren, in denen Hauptversammlungen aufgrund der pandemiebedingten Einschränkungen ebenfalls virtuell durchgeführt wurden, grundsätzlich bewährt hat. Durch die virtuelle Hauptversammlung, wie sie in § 118a AktG nun dauerhaft im Aktiengesetz geregelt ist, werden die Rechte der Aktionäre im Vergleich zu den zuvor vorübergehend seit 2020 vorgesehenen Formen der virtuellen Hauptversammlung deutlich erweitert. Diese entsprechen nun weitestgehend den Aktionärsrechten in der Präsenzhauptversammlung. Die neue Form der virtuellen Hauptversammlung sieht in Annäherung an Präsenzhauptversammlungen etwa den direkten Austausch zwischen Aktionären und Verwaltung während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation vor. Insbesondere besteht während der virtuellen Hauptversammlung ein Antrags- und Wahlvorschlags- sowie ein Rederecht der Aktionäre. Zudem steht den Aktionären ein Auskunftsrecht zu. VIB Vermögen AG plant nicht, im Fall der Durchführung virtueller Hauptversammlungen die Einreichung von Fragen bereits vor der Versammlung zuzulassen und dabei den Umfang der Einreichung von Fragen in der Einberufung zu beschränken. Gleichwohl kann es Gründe geben, Hauptversammlungen der Gesellschaft als Präsenzhauptversammlungen durchzuführen und von der Möglichkeit der Durchführung virtueller Hauptversammlungen keinen Gebrauch zu machen. Vor der Einberufung einer Hauptversammlung wird die Gesellschaft deshalb in jedem Einzelfall prüfen, ob diese als virtuelle Hauptversammlung oder als Präsenzhauptversammlung abgehalten werden soll. Der Vorstand wird bei der Entscheidung über das Format der Hauptversammlung unter anderem die Gegenstände der Tagesordnung, das Ziel einer möglichst breiten Beteiligung der Aktionäre und neben Kostenaspekten auch Fragen des Gesundheitsschutzes sowie Nachhaltigkeitserwägungen berücksichtigen. Die Satzungsermächtigung für den Vorstand zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen ist auf fünf Jahre nach ihrer Eintragung in das Handelsregister befristet.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 9 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft wird um die Sätze 2 bis 4 ergänzt und insgesamt wie folgt neugefasst:

„(1) Die Hauptversammlung findet am Sitz der Gesellschaft oder an einem anderen Ort in Bayern statt. Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung gilt für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsregelung in das Handelsregister der Gesellschaft. Auf die virtuelle Hauptversammlung finden alle Regelungen dieser Satzung für Hauptversammlungen Anwendung, soweit nicht das Gesetz zwingend etwas anderes vorsieht oder in dieser Satzung ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.“

9.

Beschlussfassung über die Möglichkeit für die Aufsichtsratsmitglieder, an virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilzunehmen (Änderung von § 14 der Satzung)

Grundsätzlich nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats persönlich an der Hauptversammlung teil. Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Die Aufsichtsratsmitglieder haben mit Ausnahme des Versammlungsleiters in der Hauptversammlung keine aktive Rolle und können den Aktionären bei einer virtuellen Hauptversammlung auch nicht in Präsenz gegenübertreten. Es ist daher nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat gerechtfertigt, dass die Aufsichtsratsmitglieder mit Ausnahme des Versammlungsleiters im Fall der Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen dürfen. Die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung hat keine Auswirkungen auf die Aktionäre und deren Rechte, spart aber Aufwand und Kosten und ist mangels Reiseerfordernis nachhaltiger.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 14 der Satzung der Gesellschaft wird um folgenden neuen Absatz 6, der derzeit ersatzlos aufgehoben ist, ergänzt:

„(6) Mitgliedern des Aufsichtsrats ist bei virtuellen Hauptversammlungen die Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung gestattet.“

Lebenslauf Johannes von Mutius

Derzeit Mitglied des Aufsichtsrats der VIB Vermögen AG

Wohnort: Königstein im Taunus
Gerichtlich bestellt seit: 6. Februar 2023
Gerichtlich bestellt bis: Hauptversammlung 2023

Persönliche Daten

Geburtsjahr: 1969
Nationalität: Deutsch, Schweizerisch

Beruflicher Werdegang

2015 bis heute DIC Asset AG, Frankfurt am Main, Chief Investment Officer (CIO)
2007 bis 2015 DIC AG & Co. KGaA, Frankfurt am Main, Vorstand
2003 bis 2007 DIC-Gruppe, verschiedene Senior-Positionen (Senior Portfoliomanager, Head of Sales Acquisitions, stellvertretender Vorstand)
2000 bis 2003 Überregionaler Bauträger und Projektentwickler, Hamburg, Leiter der Bereiche Investment und Vertrieb

Ausbildung

Studium der Betriebswirtschaft in Passau und Berlin (Dipl. Kaufmann), Abschluss: 2000

Abitur: 1988

Unterlagen

Von der Einberufung der Hauptversammlung an sind zusammen mit dieser Einberufung folgende Unterlagen über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zugänglich und stehen dort zum Download bereit:

der festgestellte Jahresabschluss der VIB Vermögen AG und der gebilligte VIB Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2022, der Lagebericht für die VIB Vermögen AG und der Lagebericht für den VIB Konzern für das Geschäftsjahr 2022 sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 (Tagesordnungspunkt 1);

der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2022 (Tagesordnungspunkt 2);

der Lebenslauf des Kandidaten Johannes von Mutius (Tagesordnungspunkt 6);

Vorstandsbericht über die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022 mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre; und

die Satzung der Gesellschaft (Tagesordnungspunkte 8 und 9)

Diese Unterlagen sind zudem auch während der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Sämtliche Zeitangaben in den nachfolgenden Abschnitten sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz (EGAktG) entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG).

Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Versammlungsleiters, der Mitglieder des Vorstands und der Mitglieder des Aufsichtsrats (sofern die Teilnahme nicht ausnahmsweise im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgt) in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Tilly-Park 1, 86633 Neuburg a.d. Donau, statt. Ein mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragter Notar und die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden dort ebenfalls anwesend sein.

Eine physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Ort der Hauptversammlung ist demgegenüber ausgeschlossen.

Alle im Aktienregister eingetragenen Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am Dienstag, 04. Juli 2023, ab 10:00 Uhr (MESZ) in Bild und Ton live über das passwortgeschützte InvestorPortal unter der Internetadresse

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung verfolgen. Wie Aktionäre und ihre Bevollmächtigten Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal erhalten, ist nachfolgend im Abschnitt „Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung“ beschrieben. Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht ausschließlich über Briefwahl (auch im Wege elektronischer Kommunikation) oder Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie nachstehend näher bestimmt ausüben.

Wir bitten die Aktionäre im Hinblick auf die Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung insbesondere um Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Anmeldung, zur Bild- und Tonübertragung und Zuschaltung sowie zur Ausübung der Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung.

Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 9 haben verbindlichen Charakter. Es besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja, Nein oder Enthaltung zu stimmen oder auf eine Stimmabgabe zu verzichten.

Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung

Im Aktienregister eingetragene Aktionäre erhalten mit den persönlichen Einladungsunterlagen die Zugangsdaten zum InvestorPortal. Das InvestorPortal ist unter der Internetadresse der Gesellschaft

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung erreichbar. Über das InvestorPortal kann die Hauptversammlung elektronisch in voller Länge live in Bild und Ton verfolgt werden. Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind und sich nach den nachfolgend genannten Bestimmungen ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben, und ihre Bevollmächtigten können sich darüber hinaus über das passwortgeschützte InvestorPortal unter der Internetadresse der Gesellschaft

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Versammlung teilnehmen und Aktionärsrechte ausüben. Weder die Live-Übertragung der Hauptversammlung noch die elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung ermöglichen allerdings eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG oder eine Stimmrechtsausübung über elektronische Teilnahme im Sinne des § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG.

Aktionäre, die erst nach dem Beginn des 13. Juni 2023, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister eingetragen werden, erhalten nach den gesetzlichen Vorgaben ohne Anforderung keine Einladungsunterlagen und somit auch keine Zugangsdaten für das InvestorPortal. Sie können aber über die nachfolgend im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannte Anmeldeadresse die Einladungsunterlagen mit den erforderlichen Zugangsdaten anfordern.

Auch bevollmächtigte Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen (Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sowie sonstige Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung über das passwortgeschützte InvestorPortal verfolgen und sich elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten. Bitte beachten Sie, dass bevollmächtigte Dritte eigene Zugangsdaten zum InvestorPortal benötigen. Aktionäre können die Zugangsdaten für den bevollmächtigten Dritten über das InvestorPortal generieren.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung (d.h. zur elektronischen Zuschaltung an der Hauptversammlung) und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 9 Absatz 4 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben.

Die Anmeldung muss in Textform in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am 27. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang), auf elektronischem Weg unter Nutzung des von der Gesellschaft auf ihrer Internetseite unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung angebotenen passwortgeschützten InvestorPortals übermittelt werden oder per Post oder E-Mail unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

VIB Vermögen AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erhalten die Aktionäre wie vorstehend im Abschnitt „Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung“ beschrieben.

Freie Verfügbarkeit der Aktien und Umschreibungen im Aktienregister

Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG Rechte und Pflichten aus Aktien nur für und gegen den im Aktienregister Eingetragenen. Für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie für die Anzahl der einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigten für die Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass aus arbeitstechnischen Gründen im Zeitraum vom Ablauf des 27. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), (sogenanntes Technical Record Date) bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (sogenannter Umschreibestopp). Der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung entspricht deshalb dem Stand am 27. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ).

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können deshalb auch nach erfolgter Anmeldung und trotz des Umschreibestopps über ihre Aktien weiterhin frei verfügen. Jedoch können Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 27. Juni 2023 bei der Gesellschaft eingehen, ihr Recht zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton und Stimmrechte aus diesen Aktien nur dann ausüben, wenn sie sich insoweit von dem noch im Aktienregister eingetragenen Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.

Verfahren für die Stimmabgabe

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abzugeben, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen. Auch in diesem Fall sind die Eintragung im Aktienregister und eine rechtzeitige Anmeldung des Aktionärs nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Briefwahlstimmen, die keiner ordnungsgemäßen Anmeldung zugeordnet werden können, sind gegenstandslos.

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation. Für die Übermittlung elektronischer Briefwahlstimmen bzw. für deren Widerruf oder Änderung bietet die Gesellschaft das passwortgeschützte InvestorPortal auf der Website der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung an, über das das Stimmrecht per elektronischer Briefwahl auch noch am Tag der Hauptversammlung (04. Juli 2023) bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung (wobei dieser Zeitpunkt durch den Versammlungsleiter in der Bild- und Tonübertragung angekündigt und festgelegt werden wird) ausgeübt werden kann.

Für eine schriftliche Briefwahl kann das zusammen mit den persönlichen Einladungsunterlagen übersandte Formular verwendet werden. Ein Formular für die schriftliche Briefwahl steht außerdem auf der Website der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zur Verfügung. Die Stimmabgabe im Wege der schriftlichen Briefwahl ohne Nutzung des InvestorPortals muss der Gesellschaft unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen spätestens bis zum 03. Juli 2023, 18:00 Uhr (MESZ) (Eingang), per Post oder per E-Mail wie folgt übermittelt werden:

VIB Vermögen AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Auch bevollmächtigte Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen (Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) oder sonstige Bevollmächtigte können sich der Briefwahl bedienen.

Die Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erhalten die Aktionäre wie vorstehend im Abschnitt „Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung“ beschrieben.

Von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Aktionäre haben außerdem die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in dem nachfolgend beschriebenen Rahmen durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung ausüben zu lassen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen nach den vorstehenden Bestimmungen im Aktienregister eingetragen sein und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen nur für die Stimmrechtsausübung zur Verfügung und üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Aufträge zu Redebeiträgen und Auskunftsverlangen, zum Stellen von Anträgen und Wahlvorschlägen, zu Verlangen von Aufnahme von Fragen in die Niederschrift sowie zum Einlegen von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht entgegen. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wird mit den Anmeldeunterlagen zur Hauptversammlung übersandt. Ein solches Formular steht ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zum Download zur Verfügung. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft in Textform übermittelt werden.

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung über das passwortgeschützte InvestorPortal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung auch noch am Tag der Hauptversammlung (04. Juli 2023) bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt (wobei dieser Zeitpunkt durch den Versammlungsleiter in der Bild- und Tonübertragung angekündigt und festgelegt werden wird) möglich. Die Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erhalten die Aktionäre wie vorstehend im Abschnitt „Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung“ beschrieben.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die nicht über das InvestorPortal erteilt werden, müssen der Gesellschaft unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung spätestens bis zum 03. Juli 2023, 18:00 Uhr (MESZ) (Zugang), per Post oder E-Mail wie folgt übermittelt werden:

VIB Vermögen AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Bevollmächtigung anderer Personen

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind und nicht selbst ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung ausüben möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär (der z.B. ein Kreditinstitut sein kann), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind die Eintragung im Aktienregister und eine rechtzeitige Anmeldung zur Hauptversammlung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Der Bevollmächtigte kann (anders als die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Der Bevollmächtigte kann seinerseits im Rahmen des gesetzlich Zulässigen das Stimmrecht nur über Briefwahl oder die (Unter-) Bevollmächtigung und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Insoweit gelten die obigen Hinweise entsprechend.

Intermediäre (wie etwa Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts erbieten, können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister im Rahmen der durch die Satzung gezogenen Grenzen eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform. Für die Bevollmächtigung einer Aktionärsvereinigung, eines Kreditinstituts oder sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediäre oder einer anderen diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution sowie den Widerruf oder den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gilt das Textformerfordernis nicht und es gelten Besonderheiten. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution wegen einer von ihr möglicherweise geforderten Form der Vollmacht sowie über das Verfahren der Vollmachterteilung abzustimmen.

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, wird den Aktionären mit den Anmeldeunterlagen übersandt. Ein solches Formular steht ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zum Download zur Verfügung. Eine Bevollmächtigung ist außerdem direkt möglich über unser passwortgeschütztes InvestorPortal unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung. Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann der Gesellschaft per Post oder auf elektronischem Weg per E-Mail an nachstehende Adresse übermittelt werden:

VIB Vermögen AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Vorstehende Übermittlungswege sowie das passwortgeschützte InvestorPortal stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen oder über das InvestorPortal (siehe dazu nachstehend die weiteren Hinweise) unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Wir bitten unsere Aktionäre, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten, soweit diese postalisch übermittelt werden, bis Montag, den 03. Juli 2023, 18:00 Uhr (MESZ) (Eingang), der Gesellschaft zu übermitteln.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Aktionäre sind angehalten, Bevollmächtigte auf die Weitergabe und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz hinzuweisen.

Weitere Hinweise zur Stimmrechtsausübung über elektronische Briefwahl bzw. über Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung steht den Aktionären neben den vorstehend aufgezeigten Wegen per Post und E-Mail bis zum 03. Juli 2023, 18:00 Uhr (MESZ) (Zugang), unser InvestorPortal für eine Stimmabgabe per Briefwahl, deren Widerruf und/​oder Änderung bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung sowie für eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, deren Widerruf und/​oder Änderung bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt (wobei diese Zeitpunkte in der Bild- und Tonübertragung durch den Versammlungsleiter jeweils angekündigt und festgelegt werden) zur Verfügung.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe bzw. Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe bzw. Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Gehen Briefwahlstimmen oder Erklärungen über die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft fristgerecht auf mehreren der zulässigen Übermittlungswege zu, und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Rangfolge berücksichtigt: 1. über das InvestorPortal, 2. per E-Mail, 3. in Papierform. Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgerecht sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu, haben Briefwahlstimmen Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3, 126 Abs. 1 und Abs. 4, 127 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft vor der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung übersenden. Die Gesellschaft wird Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung sowie bei Wahlvorschlägen für Aufsichtsratsmitglieder den Hinweisen und Angaben des Vorstands zur Zusammensetzung des Aufsichtsrats gemäß § 127 Satz 4 AktG i.V.m. § 96 Abs. 2 AktG auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis Montag, 19. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft an nachfolgend genannte Adresse

VIB Vermögen AG
z. Hd. des Vorstands
Tilly-Park 1
86633 Neuburg/​Donau
Telefax: +49 (0) 8431 9077 1999
E-Mail: hauptversammlung@vib-ag.de

übersandt hat und die übrigen Voraussetzungen des § 126 AktG bzw. des § 127 AktG erfüllt sind.

Gemäß § 126 Abs. 4 AktG gelten zugänglich zu machende Anträge im Sinne von § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne von § 127 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht im Aktienregister als Aktionär der Gesellschaft eingetragen ist und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist (vgl. dazu oben „Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“), muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie sonstige Anträge können darüber hinaus auch während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (vgl. dazu unten zum Rederecht), gestellt werden.

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG

Ordnungsgemäß zu der Hauptversammlung angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also bis Mittwoch, den 28. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang), Stellungnahmen im Wege elektronischer Kommunikation zu den Gegenständen der Tagesordnung einzureichen. Die Einreichung hat in Textform ausschließlich per E-Mail an

hauptversammlung@vib-ag.de

zu erfolgen. Stellungnahmen dürfen maximal 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen. Die Gesellschaft wird die Stellungnahmen bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 29. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter Nennung des Namens des einreichenden Aktionärs über das passwortgeschützte InvestorPortal für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.vib-ag.de

in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zugänglich machen. Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, wenn sie mehr als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen, einen beleidigenden, strafrechtlich relevanten, offensichtlich falschen oder irreführenden Inhalt haben oder der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der virtuellen Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird (§ 130a Abs. 3 S. 4 i.V.m. § 126 Abs. 2 S. 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG).

Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet keine Möglichkeit zur Vorab-Einreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet, es sei denn, sie werden im Wege der Videokommunikation in der Hauptversammlung gestellt. Auch in Stellungnahmen enthaltene Anträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung werden nicht berücksichtigt. Diese sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert angegebenen Wegen einzureichen beziehungsweise zu stellen oder zu erklären.

Rederecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Versammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Ab Beginn der Hauptversammlung können Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im passwortgeschützten InvestorPortal Redebeiträge anmelden.

Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG können Bestandteil des Redebeitrags sein.

Gemäß § 9 Abs. 7 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Ablaufs einen zeitlich angemessenen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für die Aussprache zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder für den einzelnen Frage- und Redebeitrag zu setzen.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten benötigen für die Ausübung des Rederechts ein internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone), welches über eine Kamera und ein Mikrofon verfügt, auf die jeweils vom Browser aus zugegriffen werden kann sowie eine stabile Internetverbindung. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Auskunftsrecht nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das vorgenannte Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (siehe dazu unter dem Abschnitt „Rederecht“), wahrgenommen werden kann.

§ 131 Abs. 4 S. 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 S. 1 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte InvestorPortal während der Hauptversammlung übermitteln können.

Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8, § 245 AktG

Die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Vertreter haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn bis Ende der Hauptversammlung über das passwortgeschützte InvestorPortal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung erklärt werden. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über das passwortgeschützte InvestorPortal ermächtigt und erhält die Widersprüche über das passwortgeschützte InvestorPortal. Für den Online-Zugang wird auf die Hinweise oben im Abschnitt „Zugang zum passwortgeschützten InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Versammlung“ verwiesen.

Hinweis zum Datenschutz

Bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, und der Erteilung von Stimmrechtsvollmachten, erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über die sich anmeldenden Aktionäre und/​oder ihre Bevollmächtigten. Die Datenerhebung erfolgt zu dem Zweck, den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten als Verantwortliche gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes. Der Schutz Ihrer Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Alle notwendigen Informationen und Erläuterungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten der Aktionäre im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung am 04. Juli 2023 (die „HV-Datenschutzrichtlinie“) sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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in dem Bereich Investor Relations/​Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Gerne senden wir Ihnen diese auch postalisch zu. Bei sonstigen Fragen können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten wenden, dessen Kontaktdaten ebenfalls in der HV-Datenschutzrichtlinie angegeben sind. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.

 

Neuburg a. d. Donau, im Mai 2023

VIB Vermögen AG

Der Vorstand

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