Sonntag, 26.06.2022

Voltabox AG – Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Voltabox AG

Delbrück

ISIN DE000A2E4LE9 /​ WKN A2E4LE

Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre hiermit zu einer

außerordentlichen Hauptversammlung

am Donnerstag, den 17. März 2022, um 10:00 Uhr (MEZ)

ein, die in Form einer

virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)

im Technologiepark 32, 33100 Paderborn, stattfinden wird.

Die Hauptversammlung wird für Aktionäre der Voltabox AG und ihre Bevollmächtigten
live in Ton und Bild im Internet übertragen. Das Stimmrecht der Aktionäre kann ausschließlich
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft oder sonstige Bevollmächtigte ausgeübt werden. Nähere Einzelheiten zur
Durchführung der Hauptversammlung und der Ausübung der Aktionärsrechte finden Sie
nachstehend unter Abschnitt „III. Weitere Angaben zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung“.

 
I.

Tagesordnung

 
1.

Anzeige des Vorstands gemäß § 92 Absatz 1 AktG, dass ein Verlust in Höhe der Hälfte
des Grundkapitals besteht

Der Hauptversammlung wird angezeigt, dass bei der Gesellschaft ein Verlust in Höhe
der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist.

Zu diesem Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen,
da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelungen auf die Anzeige des Vorstands
über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG beschränkt. Es
ist jedoch eine ausführliche Erläuterung der Lage der Gesellschaft vorgesehen, die
auch auf die Frage eingehen wird, die die Aktionäre im Vorfeld der Hauptversammlung
stellen können.

2.

Neuwahl des Aufsichtsrats

Die derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder wurden durch Beschluss des Amtsgerichts Paderborn
vom 22. November 2021 zu Mitgliedern des Aufsichtsrats bestellt. Um sie auch durch
die Hauptversammlung zu legitimieren, sollen die aktuellen Aufsichtsratsmitglieder
in der aktuellen Hauptversammlung wiedergewählt werden. Der Aufsichtsrat besteht gemäß
der Satzung und den §§ 95 Abs. 1-4, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 und 2 AktG aus drei von
den Aktionären zu wählenden Mitgliedern. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge
nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Herr Herbert Hilger, Neustadt an der Weinstraße, aktuell kein ausgeübter Beruf, da
im Ruhestand

Herr Roland Mackert, Baldegg, Schweiz, Geschäftsführer der Immocon Holding AG, Lucky
Live AG und der Advaiis AG /​ Investor

Herr Toni Junas, Zug, Schweiz, selbständiger Rechtsanwalt und Notar in Zug, Schweiz

werden für die Zeit bis zur Beendigung der im Jahr 2026 stattfindenden ordentlichen
Hauptversammlung zu Mitgliedern des Aufsichtsrats gewählt.

Herr Hilger gehört keinen weiteren Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien
in- oder ausländischer Gesellschaften an.

Herr Mackert gehört folgenden weiteren Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien
in- oder ausländischer Gesellschaften an:

Verwaltungsrat der Advaiis AG

Verwaltungsrat der Bio Works AG

Verwaltungsrat der Blockchain Distribution AG

Verwaltungsrat der FinGoals AG

Verwaltungsrat der Gravity Technologies AG

Verwaltungsrat der Immocon Holding AG

Verwaltungsrat der Lucky Live AG

Herr Junas gehört folgenden weiteren Aufsichtsräten oder vergleichbaren Kontrollgremien
in- oder ausländischer Gesellschaften an:

Verwaltungsrat der ADARX Capital AG

Verwaltungsrat der Dennemeyer AG

Verwaltungsrat der Höllwart Holding AG

Verwaltungsrat der JKP Consulting AG

Verwaltungsrat der PH Art AG

Verwaltungsrat der SFL technologies Switzerland AG

Verwaltungsrat der VENDARX AG

Stiftungsrat der Schürch Eduard Immobilien Stiftung

Herr Mackert verfügt über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung (§ 100 Abs.
5 AktG). Sämtliche Aufsichtsratsmitglieder sind mit dem Sektor vertraut, in dem die
Gesellschaft tätig ist (§ 100 Abs. 5 AktG).

Lebensläufe der Aufsichtsratsmitglieder sowie die Angaben zu den persönlichen und
geschäftlichen Beziehungen der Kandidaten finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

http:/​/​www.voltabox.ag

unter der Rubrik „Investoren/​Hauptversammlung“.

3.

Sitzverlegung

Die Gesellschaft hat zum Ende des vergangenen Jahres ein neues Betriebsgebäude in
Paderborn bezogen und die wesentlichen Geschäftsaktivitäten, einschließlich der Geschäftsleitung,
dorthin verlegt. Auch der Satzungssitz soll nunmehr nach Paderborn verlegt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Sitz der Gesellschaft wird nach Paderborn verlegt und Ziffer 1.2 der Satzung demzufolge
wie folgt neu gefasst:

„Der Sitz der Gesellschaft ist Paderborn.“

 
II.

Weitere Angaben zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung

 
1.

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Vor dem Hintergrund der weiter anhaltenden COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit
Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die außerordentliche Hauptversammlung wie
bereits im letzten Jahr auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Aufbauhilfegesetzes
vom 10. September 2021 („COVID-19-Gesetz“), in Kraft getreten am 15. September 2021, als virtuelle Hauptversammlung ohne physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) abzuhalten. Ein Recht der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) zur physischen Teilnahme
an der Hauptversammlung an deren Einberufungsort besteht infolgedessen nicht. Ort
der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Technologiepark 32, 33100 Paderborn.

Die Durchführung der außerordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird für unter Nachweis
ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte
vollständig in Bild und Ton über das Videokonferenztool „Zoom“ übertragen, die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre insbesondere auch über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung
wird ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen
Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können
über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
erklären.

In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen
Standard entsprechende Internetverbindung, die Nutzung der gängigen Internetbrowser
(z.B. Chrome oder Firefox) sowie der zu deren Nutzung notwendigen Hardware erforderlich,
aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom Anwendung oder die
Zoom App (https:/​/​zoom.us) zuvor zu installieren sowie deren Funktionsfähigkeit zu
überprüfen. Die Sprache der Darstellung der vorstehend genannten Internet Adresse
von Zoom („URL“) lässt sich u.a. auf Deutsch umstellen.

Wir bitten unsere Aktionäre auch in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden
Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu
den weiteren Aktionärsrechten.

 
2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung
der hauptversammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts

 
a)

Anmeldeerfordernis und Nachweis des Anteilsbesitzes

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der hauptversammlungsbezogenen
Rechte, insbesondere des Stimmrechts, sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die
sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung nachgewiesen haben. Die Anmeldung
bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
in der Hauptversammlung ist durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes
durch das depotführende Institut nachzuweisen. Der Nachweis muss in deutscher oder
englischer Sprache verfasst sein und hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der
Hauptversammlung zu beziehen, also auf den 24. Februar 2022, 00:00 Uhr (MEZ), (Nachweisstichtag). Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der
Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, mithin spätestens bis
zum 10. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:

Voltabox AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Nach Erfüllung der vorstehenden Teilnahmevoraussetzungen werden den teilnahmeberechtigten
Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten Anmeldebestätigungen zur Ausübung der Rechte
in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Die Anmeldebestätigungen enthalten
auch die Zugangsdaten, die für die Nutzung des Videokonferenztools „Zoom“ benötigt
werden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigungen sicherzustellen, bitten
wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des gesonderten
Nachweises des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle unter der vorgenannten Adresse
Sorge zu tragen.

b)

Bedeutung des Nachweisstichtags

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des
Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft
gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als
Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich nach dem Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Die Aktien
werden am Nachweisstichtag oder bei Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt;
vielmehr können Aktionäre über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag und nach
Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen
Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang
des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag vollständig oder
teilweise veräußern, sind daher – bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises
des Anteilsbesitzes – gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts berechtigt. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben
demnach keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des
Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und ihre Aktien erst
nach dem Nachweisstichtag erwerben, können nicht an der Hauptversammlung teilnehmen
und sind auch nicht stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen
oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes
Datum für eine etwaige Dividendenberechtigung.

 
3.

Verfahren der Stimmabgabe

Diejenigen Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme
an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ordnungsgemäß
nachgewiesen haben, können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl, durch von der Gesellschaft
benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter und durch sonstige Bevollmächtigte
ausüben.

 
a)

Briefwahl

Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihre Stimmen im Wege
der Briefwahl abzugeben. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann in Textform unter
Nutzung des auf der Anmeldebestätigung abgedruckten Formulars erfolgen.

Die postalische Stimmabgabe per Briefwahl sowie postalische Änderungen hinsichtlich
bereits abgegebener Briefwahlstimmen können bis spätestens 24 Stunden vor Beginn der
Hauptversammlung, also bis spätestens 16.03.2022, 10:00 Uhr (MEZ), („Briefwahlfrist
1“) postalisch an die nachfolgend genannte Anschrift erfolgen.

Voltabox AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Darüber hinaus können die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich
bereits abgegebener Briefwahlstimmen bis spätestens zum Schluss der Abstimmung am
Tag der Hauptversammlung („Briefwahlfrist 2“) per E-Mail unter Verwendung des auf
der Anmeldebestätigung abgedruckten Formulars an nachfolgend genannte E-Mail-Adresse
erfolgen:

E-Mail: aoHV2022-Stimmabgabe@voltabox.ag

Der Schluss der Abstimmung wird vom Versammlungsleiter auf einen Zeitpunkt nach Beendigung
der Fragenbeantwortung durch den Vorstand festgelegt und in der Bild- und Tonübertragung
angekündigt. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt
des Zugangs bei der Gesellschaft.

b)

Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären und ihren Bevollmächtigten ferner an, von
der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung
des Stimmrechts im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu bevollmächtigen.

Den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern müssen in der Vollmacht verbindliche
Weisungen für die Stimmrechtsausübung erteilt werden. Sie sind verpflichtet, gemäß
den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die betreffenden Weisungen bedürfen ebenso
wie die Vollmacht der Textform; gleiches gilt für den Widerruf der Vollmacht und der
darin erteilten Weisungen sowie deren Änderungen.

Die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist auf die
weisungsgebundene Ausübung des Stimmrechts bei der Abstimmung über die Beschlussvorschläge
der Verwaltung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung beschränkt. Weisungen zur
Ausübung des Stimmrechts über sonstige Beschlussanträge oder zur Ausübung weiterer
Aktionärsrechte im Hinblick auf die Hauptversammlung, insbesondere zur Stellung von
Fragen oder zur Einlegung von Widersprüchen, nehmen die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter nicht entgegen.

Für die Bevollmächtigung kann das auf der Anmeldebestätigung aufgedruckte Formular
zur Vollmachts- und Weisungserteilung an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
verwendet werden. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter (sowie ggf. eine Änderung und der Widerruf erteilter Vollmachten
und Weisungen) müssen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis
zum 16. März 2022, 10:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:

Voltabox AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Darüber hinaus können die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters
und die Erteilung von Weisungen an den Stimmrechtsvertreter in Textform bis spätestens
zum Schluss der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung per E-Mail unter Verwendung
der nachfolgenden E-Mail-Adresse erfolgen:

E-Mail: aoHV2022-Stimmabgabe@Voltabox.ag

Der Schluss der Abstimmung wird vom Versammlungsleiter auf einen Zeitpunkt nach Beendigung
der Fragenbeantwortung durch den Vorstand festgelegt und in der Bild- und Tonübertragung
angekündigt. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt
des Zugangs bei der Gesellschaft.

c)

Stimmabgabe durch sonstige Bevollmächtigte

Aktionäre haben ferner die Möglichkeit, einen sonstigen Bevollmächtigten, auch ein
Kreditinstitut oder einen sonstigen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären,
zu beauftragen, für sie das Stimmrecht (und ggf. sonstige hauptversammlungsbezogene
Rechte) auszuüben.

Bevollmächtigte können aufgrund der Abhaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung
nach dem COVID-19-Gesetz nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können
das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl
oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
ausüben. Die Nutzung des Videokonferenztools „Zoom“ durch den Bevollmächtigten setzt
voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung
zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht
direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.

Auf die Vollmacht finden die gesetzlichen Vorschriften Anwendung. Die Erteilung der
Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
bedürfen daher der Textform, wenn weder ein Kreditinstitut oder ein sonstiger Intermediär,
noch eine Vereinigung von Aktionären, eines Stimmrechtsberaters oder eine sonstige,
einem Intermediär gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Personenvereinigung
bevollmächtigt wird.

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder eines sonstigen Intermediärs,
einer Vereinigung von Aktionären, eines Stimmrechtsberaters oder einer sonstigen,
einem Intermediär gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Personenvereinigung
gelten die besonderen gesetzlichen Vorschriften des § 135 AktG, die u.a. verlangen,
dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist. Das allgemeine gesetzliche Textformerfordernis
findet bei diesen Vollmachtsempfängern demgegenüber nach überwiegender Auffassung
keine Anwendung. Die betreffenden Vollmachtsempfänger setzen jedoch unter Umständen
eigene Formerfordernisse fest. Einzelheiten sind ggf. bei dem jeweiligen Vollmachtsempfänger
zu erfragen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachtsformulare, die zur Vollmachtserteilung verwendet werden können, werden teilnahmeberechtigten
Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung übersandt.

Die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht können sowohl durch Erklärung gegenüber
der Gesellschaft als auch durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erfolgen.
Für die Erteilung und den Widerruf der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
sowie die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten
Vollmacht bzw. deren Widerruf steht folgende Adresse zur Verfügung, an welche insbesondere
auch eine elektronische Übermittlung per E-Mail erfolgen kann:

Voltabox AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

 

Sollten Stimmrechte fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail oder gemäß § 67c
Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 und Artikel
9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/​1212)) durch Briefwahl ausgeübt bzw.
Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt
des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs.
2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 und Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung
(EU) 2018/​1212), 2. per E-Mail und 3. per Brief.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsauübung
eingehen, gilt: Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht
und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und letztere haben
Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär,
eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer
diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß §
134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung
nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung
entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.

Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt
werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung
entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

 
4.

Live-Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz
nachgewiesen haben, bzw. ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung
am 17. März 2022 ab 10:00 Uhr (MEZ) live in Ton und Bild über das Videokonferenztool
„Zoom“ verfolgen.

Die notwendigen Zugangsdaten für das Videokonferenztool „Zoom“ können die Aktionäre
bzw. ihre Bevollmächtigten der per Post übersandten Anmeldebestätigung entnehmen.
Die vorstehend beschriebene Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Online-Teilnahme
der Aktionäre an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

 
5.

Rechte der Aktionäre

 
a)

Recht der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag
am Grundkapital von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen,
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form an den Vorstand
der Voltabox AG zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 14. Februar
2022, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Es wird darum gebeten, entsprechende Verlangen an
folgende Anschrift zu richten:

Voltabox AG
– Vorstand –
Technologiepark 32
D-33100 Paderborn
E-Mail: aoHV2022@voltabox.ag

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Für die Berechnung der Aktienbesitzzeit
findet § 70 AktG Anwendung. Im Übrigen ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit
der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens in
gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.

b)

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand
und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge zu einer
in der Tagesordnung vorgesehenen Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern
zu übermitteln.

Gegenanträge mit Begründung sowie Wahlvorschläge können der Gesellschaft vor der Hauptversammlung
an folgende Adresse übermittelt werden:

Voltabox AG
– Vorstand –
Technologiepark 32
D-33100 Paderborn
E-Mail: aoHV2022@voltabox.ag

Gegenanträge mit Begründung und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft spätestens bis
zum 2. März 2022, 24:00 (MEZ), unter der vorstehenden Adresse zugehen, werden einschließlich
des Namens des Aktionärs, der Begründung sowie eventueller Stellungnahmen der Verwaltung
unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​www.voltabox.ag

unter der Rubrik „Investor Relations/​Hauptversammlung“ zugänglich gemacht.

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie Gegenanträge ohne Begründung
werden nicht berücksichtigt; Wahlvorschläge bedürfen keiner Begründung. Ferner kann
die Gesellschaft auch noch unter bestimmten weiteren, in den §§ 126 bzw. 127 AktG
näher geregelten Voraussetzungen von einer Zugänglichmachung ganz oder teilweise absehen
oder Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge und deren Begründungen zusammenfassen.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG i.V.m. § 1 Abs.
2 Satz 2 Covid-19-Gesetz zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung
gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär
ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

c)

Fragerecht der Aktionäre nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation
Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz).

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Fragen spätestens
bis zum 15. März 2022, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen müssen:

Voltabox AG
– Vorstand –
Technologiepark 32
D-33100 Paderborn
E-Mail: aoHV2022@voltabox.ag

Aktionäre oder deren Bevollmächtige, die ihr Fragerecht wahrnehmen möchten, werden
gebeten, bei Einreichung der Fragen die Nummer der Anmeldebestätigung und den vollständigen
Namen zu nennen.

Der Vorstand entscheidet abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie er die Fragen beantwortet. Der Vorstand kann dabei Antworten zusammenfassen. Es
werden ausschließlich Fragen in deutscher Sprache berücksichtigt. Der Vorstand behält
sich zudem vor, Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Während der virtuellen Hauptversammlung sind sowohl das Auskunftsrecht gemäß § 131
AktG als auch das Rede- und Fragerecht nach Beschluss des Vorstands mit Zustimmung
des Aufsichtsrats nicht vorgesehen. Die Gesellschaft weist darauf hin, dass das Investor-Relations-Team
außerhalb der Hauptversammlung für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung steht
(Kontakt: investor@voltabox.ag).

Im Hinblick auf die Ausübung des Fragerechts sind die vorgenannten Ausführungen gleichermaßen
auf Bevollmächtigte der Aktionäre mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter anwendbar.

d)

Möglichkeit des Widerspruchs zur Niederschrift des Notars

Unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr
Stimmrecht nach den vorstehend beschriebenen Möglichkeiten ausgeübt haben (siehe oben
unter Ziffer 3. Verfahren der Stimmabgabe), haben die Möglichkeit, ab Beginn der virtuellen
Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter elektronisch
Widerspruch zur Niederschrift des beurkundenden Notars zu erklären. Aktionäre, die
einen Widerspruch einlegen möchten, werden gebeten, diesen unter Nennung der Nummer
der Anmeldebestätigung und des vollständigen Namens im Wege der elektronischen Kommunikation
unter folgender E-Mail-Adresse zu erklären:

kanzlei@reisewitz-kollegen.de
 
6.

Unterlagen und Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs.
1, 127 und 131 Abs. 1 AktG in Verbindung mit Art. 2 § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes
sowie die Einberufung der Hauptversammlung und die weiteren Informationen nach § 124a
AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​www.voltabox.ag

unter der Rubrik „Investor Relations/​Hauptversammlung“ zugänglich
(URL: https:/​/​ir.voltabox.ag/​websites/​voltabox/​German/​6000/​hauptversammlung.html).

Dort werden auch ab der Einberufung der Hauptversammlung und während der virtuellen
Hauptversammlung sämtliche der Hauptversammlung gesetzlich zugänglich zu machende
Unterlagen und insbesondere folgende Unterlagen zugänglich sein:

Lebensläufe der Aufsichtsratsmitglieder sowie

ggf. weitere vorlagepflichtige Unterlagen.

Unter dieser Internetadresse werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse
veröffentlicht.

Weitere Informationen zur Briefwahl sowie zur Vollmachts- und Weisungserteilung an
die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie zur Vollmachtserteilung
an sonstige Bevollmächtigte ergeben sich aus der Anmeldebestätigung und den ihr beigefügten
Hinweisen, die teilnahmeberechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten nach Erfüllung
der Teilnahmevoraussetzungen übersandt werden, und sind ferner auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

http:/​/​www.voltabox.ag

unter der Rubrik „Investor Relations/​Hauptversammlung“ verfügbar
(URL: https:/​/​ir.voltabox.ag/​websites/​voltabox/​German/​6000/​hauptversammlung.html).

 
7.

Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 15.825.000,00
und ist eingeteilt in 15.825.000 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien.
Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien
und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 15.825.000.
Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen
Aktien.

 
8.

Hinweise zu Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung sind in der für Deutschland aktuell maßgeblichen
mitteleuropäischen Zeit (MEZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte
Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde.

 
9.

Information zum Datenschutz

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Kommunikation mit Ihnen als Aktionär sowie
zur Durchführung unserer Hauptversammlung verarbeitet. Darüber hinaus werden Ihre
Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Die Voltabox AG
verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Nähere Informationen zum Datenschutz
sind im Internet unter

http:/​/​www.voltabox.ag

unter der Rubrik „Datenschutzinformationen“ abrufbar.

 

Paderborn, im Februar 2022

Voltabox AG

Der Vorstand

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