Petrotec AG
Borken
WKN PET111
ISIN DE000PET1111
Einladung zur Hauptversammlung

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am

Dienstag, den 19. Mai 2015 um 11:00 Uhr

im

Holiday Inn Düsseldorf Airport
Broichhofstraße 3
40880 Ratingen

stattfinden wird.

Tagesordnung
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2014, des Lageberichtes für die Gesellschaft und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2014, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 und Abs. 5, § 315 Abs. 4 HGB und des Berichts des Aufsichtsrats.

Ab Einberufung der Hauptversammlung können die vorstehenden Unterlagen, die in der Hauptversammlung auch zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausliegen werden, im Internet unter www.petrotec.de im Bereich Hauptversammlung eingesehen werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß §§ 172, 173 AktG gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt.

Damit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung bedarf es nicht.
2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Mitglieds des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitglied des Vorstands Jean Scemama für das Geschäftsjahr 2014 Entlastung zu erteilen.
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen, und zwar
3.1

Herrn Rainer Laufs für das gesamte Geschäftsjahr 2014,
3.2

Herrn Dr. Yom-Tov Samia für den Zeitraum vom 1. Januar 2014 bis zum 29. Dezember 2014 und
3.3

Herrn Isaac Isman für den Zeitraum vom 1. Januar 2014 bis zum 29. Dezember 2014.
4.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Baker Tilly Roelfs AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss des Geschäftsjahres 2015 zu wählen.
5.

Beschlussfassung über Nachwahlen zum Aufsichtsrat

Die Herren Daniel J. Oh und Brad Albin sind am 6. Januar 2015 von Amtsgericht Coesfeld zu Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft bestellt worden. Die gerichtliche Bestellung der Herren Daniel J. Oh und Brad Albin soll auch durch die Hauptversammlung legitimiert werden. Die Herren Daniel J. Oh und Brad Albin sollen daher der Hauptversammlung zur Wahl vorgeschlagen werden.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und nach § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Aufsichtsratsmitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden, zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Eine – auch mehrfache – Wiederwahl ist zulässig.
5.1

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Daniel J. Oh, President und Chief Executive Officer, Renewable Energy Group, Inc. für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen.

Herr Daniel J. Oh ist in keinen weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen Mitglied.
5.2

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Brad Albin, Vice President Manufacturing, Renewable Energy Group, Inc., für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen.

Herr Brad Albin ist in keinen weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen Mitglied.

Nach Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Aufsichtsrat bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offen legen. Die Empfehlung zur Offenlegung beschränkt sich auf solche Umstände, die nach der Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde. Wesentlich beteiligt im Sinn dieser Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats stehen die vorgeschlagenen Kandidaten in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur einem wesentlich an der PETROTEC AG beteiligten Aktionär, der REG European Holdings B.V., Schiphol, Niederlande, die eine mittelbare 100%ige Tochtergesellschaft der Renewable Energy Group, Inc., Ames, Iowa ist, deren Offenlegung empfohlen wird. Herr Oh und Herr Albin sind beide bei der Renewable Energy Group, Inc. in leitenden Funktionen tätig und haben zahlreiche Positionen in Konzerngesellschaften der REG-Gruppe außerhalb Deutschlands inne.

Im Hinblick auf Ziffer 5.4.3 Satz 3 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 24. Juni 2014 wird bekannt gegeben, dass Herr Rainer Laufs als Kandidat für das Amt des Aufsichtsratsvorsitzenden vorgeschlagen werden soll.

Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 12. Mai 2015 bei der Gesellschaft unter der Adresse

PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213
E-Mail: eintrittskarte@pr-im-turm.de

angemeldet haben.

Die Anmeldung hat in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen. Die Aktionäre haben ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts durch einen in Textform (§ 126b BGB) durch das depotführende Institut erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache nachzuweisen.

Der Nachweis muss sich auf den Beginn (0.00 Uhr) des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen, also auf den 28. April 2015, 0.00 Uhr (sog. Nachweisstichtag).

Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 12. Mai 2015 zugehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Verkauf oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Bedeutung für das Teilnahme- und Stimmrecht des angemeldeten Aktionärs. Gleiches gilt für einen Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen und erst danach Aktien erwerben, sind als Aktionär weder teilnahme- noch stimmberechtigt.

Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes und der Anmeldung bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse werden Ihnen Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, rechtzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z.B. eine Aktionärsvereinigung, ein Kreditinstitut oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Wir bieten unseren Aktionären auch an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Diese sind weisungsgebunden, müssen also zwingend entsprechend ihrer erteilten Weisung abstimmen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des betreffenden Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere dieser Personen zurückweisen.

Die Vollmacht ist gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. Der Widerruf einer Vollmacht und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG ebenfalls der Textform (§ 126b BGB). Der Widerruf kann auch durch persönliches Erscheinen des Aktionärs zur Hauptversammlung erfolgen. Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht und etwaigen Weisungen das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt.

Vollmachten können nach erfolgter Anmeldung und Erhalt der Eintrittskarte auch elektronisch über das passwortgeschützte Vollmachtssystem unter www.hv-vollmachten.de erteilt werden. Das Online-Passwort ist auf der Eintrittskarte abgedruckt. Weitere Informationen zur Nutzung der passwortgeschützten Vollmachts-Plattform finden sich unter der vorgenannten Internetadresse.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die ihm erteilte Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post oder per Fax verwenden Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter bitte nachfolgende Adresse:

PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213

Der Nachweis der Bestellung eines Bevollmächtigten kann ferner elektronisch über die passwortgeschützte Vollmachtsplattform unter www.hv-vollmachten.de erfolgen.

Erfolgt bereits die Erteilung der Vollmacht über das passwortgeschützte Vollmachtssystem bzw. unter vorstehender Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein weiterer gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen, also über das passwortgeschützte Vollmachtssystem bzw. unter vorstehender Adresse, gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß angemeldet haben, können auch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Die Vollmachten mit Weisungen müssen ebenfalls in Textform (§ 126b BGB) erteilt werden. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.

Für die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters kann das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandte Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden. Nähere Einzelheiten finden Sie auch auf der Eintrittskarte. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen postalisch oder per Telefax an folgende Adresse bis spätestens 18. Mai 2015, 18.00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft) zu übermitteln:

PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213

Die Übermittlung von Vollmacht nebst Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch unter Verwendung des mit der Eintrittskarte zugesandten Vollmachts- und Weisungsformulars über die passwortgeschützte Vollmachtsplattform unter www.hv-vollmachten.de erfolgen.

Rechte der Aktionäre

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 Prozent des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft unter Nachweis der gesetzlich erforderlichen Vorbesitzzeit mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 18. April 2015 (24.00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:

PETROTEC AG
Vorstand
Investor Relations – Hauptversammlung
z. Hd. Frau Vera Berlin
Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18
46325 Borken

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse zu richten:

PETROTEC AG
Investor Relations – Hauptversammlung
z. Hd. Frau Vera Berlin
Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18
46325 Borken
Fax 02862 / 9100752
E-Mail ir@petrotec.de

Gegenanträge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens 4. Mai 2015 (24.00 Uhr), unter der angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im Internet unter www.petrotec.de unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß § 126 AktG erfüllt sind. Anderweitig adressierte Gegenanträge von Aktionären bleiben unberücksichtigt. Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und zur Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers gelten die vorstehenden Ausführungen zu § 126 Abs. 1 AktG (einschließlich der angegebenen Adresse) gemäß § 127 AktG entsprechend mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss.

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Nach § 17 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist der Vorsitzende der Versammlung ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.petrotec.de einzusehen.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Informationen gemäß § 124a AktG werden den Aktionären im Internet auf der Homepage der Petrotec AG unter www.petrotec.de im Bereich Investor Relations/Hauptversammlungen zugänglich gemacht.

Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG
Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 24.543.741 ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 24.543.741 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Aus eigenen Aktien steht der Gesellschaft jedoch kein Stimmrecht zu. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Stückaktien.

Borken, im April 2015

Petrotec AG

Der Vorstand

Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte PR IM TURM HV-Service AG, z. Hd. Frau Häfele, Römerstraße 72–74, 68259 Mannheim, Fax 0621 / 70 99 07.