SMT Scharf AG

Hamm

ISIN DE0005751986 – WKN 575198

Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, den 26. April 2017, 10:00 Uhr (MESZ), in der Werkstatthalle im Maximilianpark Hamm, Alter Grenzweg 2, 59071 Hamm, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2016, sowie des Berichts des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 HGB und § 315 Abs. 4 HGB Die vorstehenden Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ zugänglich und werden während der Hauptversammlung ebenfalls zur Einsicht der Aktionäre ausliegen. Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2016 am 1. März 2017 gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen gemäß § 173 Abs. 1 AktG die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen hat, liegen damit nicht vor.
2.	Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2016 der SMT Scharf AG in Höhe von EUR 56.429,06 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.
3.	Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
4.	Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.
5.	Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Niederlassung Köln, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2017 zu bestellen. Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung der Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Niederlassung Köln, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.
6.	Zustimmung zum Abschluss von Beherrschungs- und Gewinnabführungsverträgen

a)

Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages zwischen der SMT Scharf AG und der SMT Scharf GmbH Es ist beabsichtigt, dass zwischen der SMT Scharf AG als herrschendem Unternehmen und deren 100 %-iger Tochtergesellschaft, der SMT Scharf GmbH mit Sitz in Hamm als abhängigem Unternehmen, ein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen wird. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird folgenden Inhalt aufweisen: „Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der im Handelsregister des Amtsgerichts Hamm unter HR B 5845 eingetragenen SMT Scharf AG mit Sitz in Hamm und inländischer Geschäftsanschrift Römerstraße 104, 59075 Hamm, vertreten durch deren einzelvertretungsberechtigtes mit der Befugnis im Namen der Gesellschaft mit sich als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte abzuschließendes Vorstandsmitglied Herrn Hans Joachim Theiß, – „SMT Scharf AG“ – und der im Handelsregister des Amtsgerichts Hamm unter HR B 5719 eingetragenen SMT Scharf GmbH mit Sitz in Hamm und inländischer Geschäftsanschrift Römerstraße 104, 59075 Hamm, vertreten durch deren einzelvertretungsberechtigten mit der Befugnis im Namen der Gesellschaft mit sich als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte abzuschließenden Geschäftsführer Herrn Hans Joachim Theiß, – „SMT Scharf GmbH“ –. Präambel A. Das Stammkapital der SMT Scharf GmbH mit Sitz in Hamm in Höhe von EUR 25.000 ist eingeteilt in einen Geschäftsanteil, der von der SMT Scharf AG mit Sitz in Hamm gehalten wird. B. Die Parteien beabsichtigen, eine Organschaft im Sinne der §§ 14 ff. KStG und § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG zu begründen, um eine steuerliche Konsolidierung der Ergebnisse beider Gesellschaften zu erreichen. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien was folgt: § 1 Leitung 1. Die SMT Scharf GmbH unterstellt hiermit als Organgesellschaft die Leitung ihrer Gesellschaft der SMT Scharf AG als Organträgerin. Diese ist berechtigt, der Geschäftsführung der SMT Scharf GmbH Weisungen hinsichtlich der Leitung der SMT Scharf GmbH zu erteilen. Die Geschäftsführung und die Vertretung der SMT Scharf GmbH obliegen weiterhin der Geschäftsführung der SMT Scharf GmbH. 2. Die SMT Scharf AG kann das ihr gegenüber der SMT Scharf GmbH zustehende Weisungsrecht nur durch ihren Vorstand ausüben. Das Weisungsrecht beginnt mit Eintragung dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags in das Handelsregister der SMT Scharf GmbH. § 2 Gewinnabführung 1. Die SMT Scharf GmbH verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn an die SMT Scharf AG abzuführen. Abzuführen ist – vorbehaltlich einer Bildung oder Auflösung von Rücklagen nach Maßgabe von nachstehender Ziffer 2. – der ohne die Gewinnabführung entstehende, nach den maßgeblichen handelsrechtlichen Vorschriften ermittelte Jahresüberschuss, vermindert um einen etwaigen Verlustvortrag aus dem Vorjahr sowie um den nach § 268 Abs. 8 HGB ausschüttungsgesperrten Betrag und den Betrag, der nach § 300 AktG in die gesetzliche Rücklage einzustellen ist. Die Gewinnabführung darf den in entsprechender Anwendung von § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung ermittelten Betrag nicht überschreiten. 2. Die SMT Scharf GmbH kann mit Zustimmung der SMT Scharf AG Beträge aus dem Jahresüberschuss in Gewinnrücklagen (§ 272 Abs. 3 HGB) einstellen, sofern dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während der Dauer dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages gebildete freie Rücklagen (andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB) sind auf Verlangen der SMT Scharf AG aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Die Abführung von Beträgen aus der Auflösung von freien Rücklagen (andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB und Kapitalrücklagen nach § 272 Abs. 2 HGB), die vor Beginn dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags gebildet wurden, ist ausgeschlossen. § 3 Verlustübernahme 1. Die SMT Scharf AG verpflichtet sich gegenüber der SMT Scharf GmbH, jeden während der Dauer dieses Vertrages sonst entstehenden Jahresfehlbetrag der SMT Scharf GmbH auszugleichen, soweit dieser nicht dadurch ausgeglichen wird, dass den anderen Gewinnrücklagen Beträge entnommen werden, die während der Vertragsdauer in sie eingestellt worden sind. 2. Es gelten die Bestimmungen des gesamten § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung entsprechend. § 4 Wirksamkeit und Dauer 1. Dieser Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit – neben der Eintragung im Handelsregister – der Zustimmung der Hauptversammlung der SMT Scharf AG und der Gesellschafterversammlung der SMT Scharf GmbH. 2. Dieser Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister der SMT Scharf GmbH wirksam. Er gilt – mit Ausnahme des Weisungsrechts der SMT Scharf AG – rückwirkend vom 1. Januar des Kalenderjahres an, in dem die Eintragung in das Handelsregister erfolgt, und ist auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird für mindestens fünf Zeitjahre, gerechnet vom Beginn seiner Geltung an, d.h. mindestens bis zum 31. Dezember 2021 fest geschlossen und verlängert sich anschließend unverändert jeweils um ein Jahr. 3. Er kann frühestens zum Ende desjenigen Geschäftsjahres, nach dessen Ablauf die in § 14 Abs. 1 Nr. 3 KStG vorgeschriebene, für die Anerkennung der körperschaftsteuerlichen und gewerbesteuerlichen Organschaft erforderliche steuerliche Mindestlaufzeit eines Gewinnabführungsvertrages erfüllt ist, ordentlich unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Ablauf des Jahres gekündigt werden. Wird das Geschäftsjahr der SMT Scharf GmbH vor Ablauf der Mindestlaufzeit geändert, so verlängert sich die Mindestlaufzeit um die Dauer des bei einer Änderung des Geschäftsjahres jeweils entstehenden Rumpfgeschäftsjahres, ohne dass es einer gesonderten Erklärung bedarf. Wird er nicht gekündigt, so verlängert er sich unverändert um jeweils ein weiteres Jahr. 4. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diesen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Wichtige Gründe sind insbesondere die Veräußerung oder die Einbringung der SMT Scharf GmbH durch die SMT Scharf AG oder die Verschmelzung, Spaltung oder Liquidation einer der beiden Parteien. § 5 Schriftform Änderungen und Ergänzungen dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags bedürfen der Schriftform, sofern keine strengere Form von Gesetzes wegen verlangt wird. Dies gilt auch für die Schriftformklausel selbst. § 6 Schlussbestimmungen 1. Sollte eine Bestimmung dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags rechtsunwirksam, unklar oder lückenhaft sein, so werden dadurch die übrigen Bestimmungen in ihrer Wirksamkeit nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen, unklaren oder lückenhaften Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke vereinbaren die Parteien eine solche rechtswirksame Bestimmung, die dem, was die Parteien nach Sinn und Zweck des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags gewollt haben oder bei Kenntnis des Mangels gewollt hätten, möglichst entspricht; dies gilt auch für die Bestimmung einer Leistung nach Maß oder Zeit (Frist oder Termin). Die Parteien haben alsbald schriftlich festzuhalten, welche Regelung an die Stelle einer unwirksamen, unklaren oder lückenhaften Bestimmung oder zur Ausfüllung einer Lücke tritt. 2. Auf sämtliche in diesem Vertrag genannten gesetzlichen Vorschriften wird in ihrer jeweils geltenden Fassung Bezug genommen. Im Falle einer Gesetzesänderung ersetzen beziehungsweise ergänzen die Neuregelungen automatisch (ganz oder teilweise) entgegenstehende Bestimmungen dieses Vertrages.“ Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der SMT Scharf AG und der SMT Scharf GmbH zuzustimmen.

b)

Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages zwischen der SMT Scharf AG und der Nowilan GmbH Es ist beabsichtigt, dass zwischen der SMT Scharf AG als herrschendem Unternehmen und deren 100 %-iger Tochtergesellschaft, der Nowilan GmbH mit Sitz in Dinslaken als abhängigem Unternehmen, ein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag abgeschlossen wird. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird folgenden Inhalt aufweisen: „Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der im Handelsregister des Amtsgerichts Hamm unter HR B 5845 eingetragenen SMT Scharf AG mit Sitz in Hamm und inländischer Geschäftsanschrift Römerstraße 104, 59075 Hamm, vertreten durch deren einzelvertretungsberechtigtes mit der Befugnis im Namen der Gesellschaft mit sich als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte abzuschließendes Vorstandsmitglied Herrn Hans Joachim Theiß, – „SMT Scharf“ – und der im Handelsregister des Amtsgerichts Duisburg unter HR B 21426 eingetragenen Nowilan GmbH mit Sitz in Dinslaken und inländischer Geschäftsanschrift Stollenstraße 1, 46537 Dinslaken, vertreten durch deren einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Herrn Norbert Wilzewski, – „Nowilan“ –. Präambel A. Das Stammkapital der Nowilan mit Sitz in Dinslaken in Höhe von EUR 25.000 ist eingeteilt in einen Geschäftsanteil, der von der SMT Scharf mit Sitz in Hamm gehalten wird. B. Die Parteien beabsichtigen, eine Organschaft im Sinne der §§ 14 ff. KStG und § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG zu begründen, um eine steuerliche Konsolidierung der Ergebnisse beider Gesellschaften zu erreichen. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien was folgt: § 1 Leitung 1. Die Nowilan unterstellt hiermit als Organgesellschaft die Leitung ihrer Gesellschaft der SMT Scharf als Organträgerin. Diese ist berechtigt, der Geschäftsführung der Nowilan Weisungen hinsichtlich der Leitung der Nowilan zu erteilen. Die Geschäftsführung und die Vertretung der Nowilan obliegen weiterhin der Geschäftsführung der Nowilan. 2. Die SMT Scharf kann das ihr gegenüber der Nowilan zustehende Weisungsrecht nur durch ihren Vorstand ausüben. Das Weisungsrecht beginnt mit Eintragung dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags in das Handelsregister der Nowilan. § 2 Gewinnabführung 1. Die Nowilan verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn an die SMT Scharf abzuführen. Abzuführen ist – vorbehaltlich einer Bildung oder Auflösung von Rücklagen nach Maßgabe von nachstehender Ziffer 2. – der ohne die Gewinnabführung entstehende, nach den maßgeblichen handelsrechtlichen Vorschriften ermittelte Jahresüberschuss, vermindert um einen etwaigen Verlustvortrag aus dem Vorjahr sowie um den nach § 268 Abs. 8 HGB ausschüttungsgesperrten Betrag und den Betrag, der nach § 300 AktG in die gesetzliche Rücklage einzustellen ist. Die Gewinnabführung darf den in entsprechender Anwendung von § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung ermittelten Betrag nicht überschreiten. 2. Die Nowilan kann mit Zustimmung der SMT Scharf Beträge aus dem Jahresüberschuss in Gewinnrücklagen (§ 272 Abs. 3 HGB) einstellen, sofern dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während der Dauer dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages gebildete freie Rücklagen (andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB) sind auf Verlangen der SMT Scharf aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Die Abführung von Beträgen aus der Auflösung von freien Rücklagen (andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB und Kapitalrücklagen nach § 272 Abs. 2 HGB), die vor Beginn dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags gebildet wurden, ist ausgeschlossen. § 3 Verlustübernahme 1. Die SMT Scharf verpflichtet sich gegenüber der Nowilan, jeden während der Dauer dieses Vertrages sonst entstehenden Jahresfehlbetrag der Nowilan auszugleichen, soweit dieser nicht dadurch ausgeglichen wird, dass den anderen Gewinnrücklagen Beträge entnommen werden, die während der Vertragsdauer in sie eingestellt worden sind. 2. Es gelten die Bestimmungen des gesamten § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung entsprechend. § 4 Wirksamkeit und Dauer 1. Dieser Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit – neben der Eintragung im Handelsregister – der Zustimmung der Hauptversammlung der SMT Scharf und der Gesellschafterversammlung der Nowilan. 2. Dieser Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister der Nowilan wirksam. Er gilt – mit Ausnahme des Weisungsrechts der SMT Scharf – rückwirkend vom 1. Januar des Kalenderjahres an, in dem die Eintragung in das Handelsregister erfolgt, und ist auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wird für mindestens fünf Zeitjahre, gerechnet vom Beginn seiner Geltung an, d.h. mindestens bis zum 31. Dezember 2021 fest geschlossen und verlängert sich anschließend unverändert jeweils um ein Jahr. 3. Er kann frühestens zum Ende desjenigen Geschäftsjahres, nach dessen Ablauf die in § 14 Abs. 1 Nr. 3 KStG vorgeschriebene, für die Anerkennung der körperschaftsteuerlichen und gewerbesteuerlichen Organschaft erforderliche steuerliche Mindestlaufzeit eines Gewinnabführungsvertrages erfüllt ist, ordentlich unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Ablauf des Jahres gekündigt werden. Wird das Geschäftsjahr der Nowilan vor Ablauf der Mindestlaufzeit geändert, so verlängert sich die Mindestlaufzeit um die Dauer des bei einer Änderung des Geschäftsjahres jeweils entstehenden Rumpfgeschäftsjahres, ohne dass es einer gesonderten Erklärung bedarf. Wird er nicht gekündigt, so verlängert er sich unverändert um jeweils ein weiteres Jahr. 4. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diesen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Wichtige Gründe sind insbesondere die Veräußerung oder die Einbringung der Nowilan durch die SMT Scharf oder die Verschmelzung, Spaltung oder Liquidation einer der beiden Parteien. § 5 Schriftform Änderungen und Ergänzungen dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags bedürfen der Schriftform, sofern keine strengere Form von Gesetzes wegen verlangt wird. Dies gilt auch für die Schriftformklausel selbst. § 6 Schlussbestimmungen 1. Sollte eine Bestimmung dieses Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags rechtsunwirksam, unklar oder lückenhaft sein, so werden dadurch die übrigen Bestimmungen in ihrer Wirksamkeit nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen, unklaren oder lückenhaften Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke vereinbaren die Parteien eine solche rechtswirksame Bestimmung, die dem, was die Parteien nach Sinn und Zweck des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags gewollt haben oder bei Kenntnis des Mangels gewollt hätten, möglichst entspricht; dies gilt auch für die Bestimmung einer Leistung nach Maß oder Zeit (Frist oder Termin). Die Parteien haben alsbald schriftlich festzuhalten, welche Regelung an die Stelle einer unwirksamen, unklaren oder lückenhaften Bestimmung oder zur Ausfüllung einer Lücke tritt. 2. Auf sämtliche in diesem Vertrag genannten gesetzlichen Vorschriften wird in ihrer jeweils geltenden Fassung Bezug genommen. Im Falle einer Gesetzesänderung ersetzen beziehungsweise ergänzen die Neuregelungen automatisch (ganz oder teilweise) entgegenstehende Bestimmungen dieses Vertrages.“ Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der SMT Scharf AG und der Nowilan GmbH zuzustimmen.

Vorlagen an die Aktionäre

Folgende Unterlagen sind auf der Homepage der Gesellschaft unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ eingestellt:

―	festgestellter Jahresabschluss der SMT Scharf AG für das Geschäftsjahr 2016,
―	vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2016,
―	Lagebericht und Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2016,
―	Berichts des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung,
―	erläuternder Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 HGB und § 315 Abs. 4 HGB,
―	Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands,
―	Entwurf des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages zwischen der SMT Scharf AG und der SMT Scharf GmbH,
―	Entwurf des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages zwischen der SMT Scharf AG und der Nowilan GmbH,
―	Gemeinsamer Bericht des Vorstands der SMT Scharf AG und der Geschäftsführung der SMT Scharf GmbH zum Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der SMT Scharf AG und der SMT Scharf GmbH,
―	Gemeinsamer Bericht des Vorstands der SMT Scharf AG und der Geschäftsführung der Nowilan GmbH zum Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zwischen der SMT Scharf AG und der Nowilan GmbH,
―	Jahresabschlüsse und Lageberichte der Gesellschaft und der SMT Scharf GmbH sowie die Jahresabschlüsse der Nowilan GmbH jeweils für die Geschäftsjahre 2014 bis 2016.
―	Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte der Gesellschaft für die Geschäftsjahre 2014 bis 2016.

Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. Die Unterlagen stehen in der Hauptversammlung allen Aktionären zur Einsicht zur Verfügung.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, deren in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte Anmeldung zusammen mit einem Berechtigungsnachweis der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugeht, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung jeweils nicht mitzählt. Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Er hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Mittwoch, den 5. April 2017, 0:00 Uhr (MESZ) als den sogenannten Nachweisstichtag zu beziehen. Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis müssen der Gesellschaft unter der folgenden Adresse bis spätestens am Mittwoch, den 19. April 2017, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:

SMT Scharf AG
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
General Meetings
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
Telefax: +49 69 12012-86045
E-Mail: WP.HV@db-is.com

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Berechtigungsnachweis in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts derjenigen Personen, die am Nachweisstichtag Aktionär waren. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, sind aus diesen Aktien nicht teilnahme- oder stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Diese richtet sich danach, wer zum Ablauf des Tags der Hauptversammlung Eigentümer der Aktien ist.

Nach Eingang von Anmeldung und Berechtigungsnachweis bei der Gesellschaft unter der o.g. Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Berechtigungsnachweises an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die zugeschickten bzw. am Versammlungsort hinterlegten Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.

Stimmrechtsvertretung/Verfahren für die Stimmabgabe
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Aktionärsvereinigung oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie unter den Teilnahmevoraussetzungen beschrieben, erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB). Ein Vollmachtsvordruck, der hierfür verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte und steht auch unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ zum Download zur Verfügung. Die Einhaltung der Textform ist im Falle der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG oder nach § 135 Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten, Unternehmen und Personen nicht erforderlich. Gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG müssen die dort genannten Personen die Vollmacht lediglich nachprüfbar festhalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG oder nach § 135 Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten, Unternehmen und Personen bevollmächtigen wollen, mit dem zu Bevollmächtigenden über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

In Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechtes wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 21 ff. Wertpapierhandelsgesetz hingewiesen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft an folgende Adresse erfolgen:

SMT Scharf AG
c/o UBJ. GmbH
SMT HV 2017
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Berechtigungsnachweis erbringen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs zu den in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung auszuüben. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme. Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, steht unter der Internetadresse der Gesellschaft unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ zum Download zur Verfügung. Die entsprechenden Formulare werden auch in der Hauptversammlung ausliegen. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des Montag, 24. April 2017 bei der folgenden Anschrift eingegangen sein:

SMT Scharf AG
c/o UBJ. GmbH
SMT HV 2017
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während der Hauptversammlung durch dort anwesende Aktionäre oder Aktionärsvertreter möglich.

Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals (entspricht zurzeit 210.000 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entspricht zurzeit 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter der folgenden Adresse

SMT Scharf AG
c/o UBJ. GmbH
SMT HV 2017
Kapstadtring 10
22297 Hamburg

schriftlich bis zum Ablauf des Sonntag, den 26. März 2017, 24:00 Uhr (MESZ) zugegangen sein.

Gemäß § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG haben die Antragsteller nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Dabei ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Gegenanträge von Aktionären gegen einen Verwaltungsvorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge nebst Begründung und Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie – sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist – zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übersenden:

SMT Scharf AG
c/o UBJ. GmbH
SMT HV 2017
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis zum Ablauf des Dienstag, den 11. April 2017, 24:00 Uhr (MESZ) eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG im Internet unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.

Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds und beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.

Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten bzw. Vorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers oder des Aufsichtsrats auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Weitergehende Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft
Weitergehende Erläuterungen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG und Informationen gemäß § 124a AktG sind im Internet unter www.smtscharf.com unter der Rubrik „Investor Relations“ und „Hauptversammlung“ zugänglich.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das gezeichnete Kapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR 4.200.000,00. Es ist in 4.200.000 Aktien mit einem rechnerischen Betrag am Grundkapital von je EUR 1,00 und mit einer Stimme je Aktie eingeteilt. Aus von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die Gesellschaft 49.477 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der ausübbaren Stimmrechte im Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einberufung beträgt somit 4.150.523.