d.velop AG

Gescher

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zu der am Montag, den 26. Juni 2017, um 17:00 Uhr, in den Räumen der Gesellschaft, Schildarpstraße 6–8, 48712 Gescher, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das am 31. Dezember 2016 beendete Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung ist daher zu diesem Tagesordnungspunkt nicht erforderlich.
2.	Beschlussfassung über die Verweigerung der Entlastung des Mitglieds des Vorstands Burghardt Garske für das Geschäftsjahr 2015 Die Hauptversammlung der Gesellschaft vom 26. Juli 2016 hat beschlossen, die Entscheidung über die Entlastung des im Geschäftsjahr 2015 amtierenden und inzwischen ausgeschiedenen Mitglieds des Vorstands, Herrn Burghardt Garske, für das Geschäftsjahr 2015 bis zu der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 beschließt, zu vertagen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Burghardt Garske, für das Geschäftsjahr 2015 keine Entlastung zu erteilen.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Christoph Pliete und Mario Dönnebrink für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands, den Herren Christoph Pliete und Mario Dönnebrink, für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Verweigerung der Entlastung des Mitglieds des Vorstands Burghardt Garske für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Burghardt Garske, für das Geschäftsjahr 2016 keine Entlastung zu erteilen.
5.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 zu erteilen.
6.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KRP audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Ahaus, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2017 zu bestellen.

ENDE DER TAGESORDNUNG

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis Montag, den 19. Juni 2017, 24:00 Uhr, (Anmeldeschluss) bei der Gesellschaft anmelden und am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse zugehen:

d.velop AG
z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 2542 / 9307 – 6996
E-Mail: investor-relations@d-velop.de

Ein gesonderter Versand von Eintrittskarten durch die Gesellschaft findet nicht statt.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Absatz 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.

Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit von Dienstag, den 20. Juni 2017, 00:00 Uhr, bis einschließlich dem Tag der Hauptversammlung, also Montag, den 26. Juni 2017, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand bei Anmeldeschluss.

Kreditinstitute sowie sonstige diesen gemäß § 135 Absatz 8 oder gemäß § 135 Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG gleichgestellte Personen oder Vereinigungen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.

Stimmrechtsvertretung

Gem. § 17 Absatz 1 der Satzung gewährt jede Stammaktie in der Hauptversammlung eine Stimme.

Das Stimmrecht kann in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären ausgeübt werden. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig. Zur Vollmachterteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht. Insbesondere kann der Aktionär bei der Anmeldung erklären, dass er an der Hauptversammlung nicht persönlich, sondern durch einen bestimmten Bevollmächtigten teilnehmen will. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und eine Eintragung im Aktienregister nach den vorstehenden Bestimmungen in dem Abschnitt „Teilnahme an der Hauptversammlung“ erforderlich.

Vollmachten an Dritte, die nicht in den Anwendungsbereich von § 135 AktG fallen

Für die Form von Vollmachten, die nicht Kreditinstituten bzw. gemäß § 135 Absatz 8 oder gemäß § 135 Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG Kreditinstituten insoweit gleichgestellten Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen), sondern Dritten erteilt werden, gelten die gesetzlichen Bestimmungen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr etwaiger Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bzw. eines etwaigen Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen nach § 134 Absatz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB).

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular, das ihnen gemeinsam mit der Einladung übersandt wird, zu benutzen. Aktionäre können aber auch anderweitig eine Vollmacht ausstellen, solange hierbei die Textform gewahrt bleibt. Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulare besteht nicht.

Die Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf sind entweder (i) an die Gesellschaft zu übermitteln oder (ii) gegenüber dem Bevollmächtigten zu erklären. Für die Erklärung einer Vollmachterteilung gegenüber der Gesellschaft, ihren etwaigen Widerruf oder die Übermittlung des Nachweises einer erklärten Vollmacht bzw. ihres etwaigen Widerrufs steht die nachfolgend genannte Adresse zur Verfügung:

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z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 2542 / 9307 – 6996
E-Mail: investor-relations@d-velop.de

Am Tag der Hauptversammlung können diese Erklärungen bzw. Nachweise gegenüber der Gesellschaft auch in der Hauptversammlung abgegeben bzw. erbracht werden.

Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, eine von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreterin (Stimmrechtsvertreterin) mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Soweit die Stimmrechtsvertreterin bevollmächtigt wird, müssen ihr zu Abstimmungen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt werden. Ohne entsprechende Weisung darf die Stimmrechtsvertreterin das Stimmrecht nicht ausüben.

Mit den Einladungsunterlagen erhalten die Aktionäre ein Formular zur Erteilung der Vollmacht und von Weisungen zu den Punkten der Tagesordnung. Für die Bevollmächtigung unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen kann ausschließlich das zusammen mit den Einladungsunterlagen zugesandte Vollmacht- und Weisungsformular verwendet werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin bevollmächtigen möchten, müssen – sofern die Vollmacht nicht während der Hauptversammlung erteilt wird – die Vollmacht nebst Weisungen spätestens bis Freitag, den 23. Juni 2017, 10:00 Uhr, per Post, per Fax oder per E-Mail an die folgende Adresse übermitteln:

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z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 2542 / 9307 – 6996
E-Mail: investor-relations@d-velop.de

Für einen Widerruf der Vollmachterteilung an die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den einzuhaltenden Fristen entsprechend. Möchte ein Aktionär trotz bereits erfolgter Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreterin an der Hauptversammlung selbst oder durch einen Vertreter teilnehmen und die betreffenden Aktien vertreten, so ist dies jedoch bei Erscheinen in der Hauptversammlung möglich. Im Falle eines persönlichen Erscheinens des Aktionärs oder seines Vertreters in der Hauptversammlung wird die Stimmrechtsvertreterin von einer ihr erteilten Vollmacht auch ohne formgerechten Widerruf ihrer Vollmacht keinen Gebrauch machen.

Vollmachten an Kreditinstitute bzw. gemäß § 135 Absatz 8 oder gemäß § 135 Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG Kreditinstituten insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen

Werden Kreditinstitute bzw. diesen gemäß § 135 Absatz 8 oder gemäß § 135 Absatz 10 in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Jeder Aktionär hat das Recht, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung in der Hauptversammlung zu stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf. Aktionäre können insbesondere Anträge zu einzelnen Tagesordnungspunkten stellen (vgl. § 126 AktG); dies gilt auch für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern (vgl. § 127 AktG). Nach § 126 Absatz 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Absatz 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die in der Einberufung hierfür mitgeteilte Adresse übersandt hat. Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Nach § 127 AktG gilt für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern § 126 AktG sinngemäß. Der Wahlvorschlag braucht allerdings nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten (vgl. § 127 Satz 3 AktG i.V.m. § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind an folgende Anschrift zu richten:

d.velop AG
z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 2542 / 9307 – 6996
E-Mail: investor-relations@d-velop.de

Anderweitig adressierte Anträge bzw. Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig unter dieser Adresse eingegangene Anträge und Wahlvorschläge, d. h. solche, die der Gesellschaft bis Sonntag, den 11. Juni 2017, 24:00 Uhr, zugehen, werden nebst einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unverzüglich zugänglich gemacht. Eine Abstimmung über einen Gegenantrag oder einen Wahlvorschlag in der Hauptversammlung setzt voraus, dass der Gegenantrag bzw. der Wahlvorschlag während der Hauptversammlung mündlich gestellt wird; dies gilt auch, wenn er vor der Hauptversammlung wie beschrieben zugänglich gemacht wurde.

Auf die Rechte der Aktionäre aus den §§ 122 Absatz 2 und 131 Absatz 1 AktG wird hingewiesen.

Hinweis auf ausliegende Unterlagen

Ab der Einberufung liegen die Unterlagen zu Tagesordnungspunkt 1, also der Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2016 sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Die genannten Unterlagen werden den Aktionären auf ein entsprechendes Verlangen hin unverzüglich auf Kosten der Gesellschaft in Abschrift übersandt und in der Hauptversammlung am 26. Juni 2017 ausliegen.