| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| IFM Immobilien AG Heidelberg |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung | 24.04.2020 |
 IFM IMMOBILIEN AGHeidelbergEinladung zur ordentlichen HauptversammlungWir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am Donnerstag, den 4. Juni 2020,
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss der IFM Immobilien AG für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2019 gebilligt und damit nach den aktienrechtlichen Vorschriften festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt ist daher nicht erforderlich. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der IFM Immobilien AG in dem Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2019, der sich auf EUR 169.454,93 beläuft, in voller Höhe auf neue Rechnung vorzutragen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem einzigen im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2019 amtierenden Mitglied des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln und eine ordentliche Herabsetzung des Grundkapitals und hiermit verbundene Satzungsänderungen Die Gesellschaft verfügt über eine Kapitalrücklage in Höhe von EUR 23.846.876,39. Diese setzt sich in voller Höhe aus Kapitalrücklagen im Sinne von § 272 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 HGB zusammen und unterliegt daher der besonderen Kapitalbindung gemäß § 150 AktG. Zusammen mit dem Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 38.025.999,- besteht somit ein gebundenes Kapital in Höhe von insgesamt EUR 61.872.875,39. Ein gebundenes Kapital in dieser Höhe ist für die Gesellschaft und ihre weitere Entwicklung nicht erforderlich. Daher soll die besondere Bindung der Kapitalrücklage unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen aufgehoben werden. Hieraus ergibt sich ein Erhöhungsbetrag von EUR 22.894.276,49. Hierzu bedarf es aus Rechtsgründen einer Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln, die mit einer sich unmittelbar anschließenden Kapitalherabsetzung in Höhe desselben Betrags verbunden wird. Darüber hinaus soll das Grundkapital weitergehend auf den Betrag von EUR 9.525.999,- herabgesetzt werden. Der aus der Herabsetzung insgesamt gewonnene Betrag (EUR 51.394.276,49) soll in Höhe eines Teilbetrags von EUR 30.006.896,85 zur Ausschüttung an die Aktionäre verwendet werden. Auf die einzelne Aktie entfällt ein auszahlbarer Betrag in Höhe von EUR 3,15 je Aktie (in der Annahme, dass Aktien in einer Anzahl, die der derzeitigen Gesamtaktienzahl entspricht, zum Erhalt der Ausschüttung berechtigt sind). Der verbleibende Betrag (EUR 21.387.379,64) soll in die freie Kapitalrücklage der Gesellschaft nach § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB eingestellt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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| 6. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Unbeschadet des Umstands, dass die Gesellschaft als kleine Kapitalgesellschaft i.S.v. § 267 Abs. 1 HGB gemäß § 316 Abs. 1 Satz 1 HGB keiner allgemeinen gesetzlichen Prüfungspflicht unterliegt, schlägt der Aufsichtsrat vor, Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen. |
Allgemeine Hinweise zur Hauptversammlung
Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (virtuelle Hauptversammlung)
Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1, Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters, als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Eine physische Teilnahme kommt nur für den Vorstand, die Mitglieder des Aufsichtsrats, den Versammlungsleiter, den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie den mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notar in Betracht, die im Westend Sky, Ulmenstraße 30, 60325 Frankfurt am Main, zusammenkommen werden (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes). Für die Aktionärinnen und Aktionäre besteht weder das Recht noch die Möglichkeit zur physischen Teilnahme an der Hauptversammlung. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachterteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Die virtuelle Hauptversammlung wird in Bild und Ton im Internet übertragen werden (siehe unten unter „Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet“).
Die Durchführung der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre nach Maßgabe der nachstehenden Bestimmungen.
Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zuvor anmelden (siehe unten unter „Voraussetzungen für die Teilnahme“).
Über den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) ihr Stimmrecht per elektronischer Kommunikation ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme“.
Voraussetzungen für die Teilnahme
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist davon abhängig, dass sich die Aktionäre vor der Versammlung unter Nachweis ihrer Berechtigung unter der nachfolgend angegebenen Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse rechtzeitig angemeldet haben:
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IFM Immobilien AG |
Als ein solcher Nachweis genügt ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. den Beginn des 14. Mai 2020 (0:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse mindestens 6 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 28. Mai 2020 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugehen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes, werden den Aktionärinnen und Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgesicherten Bereichs „Internetservice“ auf der Internetseite der Gesellschaft
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
übermittelt.
Ausübung des Stimmrechts
Stimmrechtsausübung per Briefwahl (schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation)
Aktionäre können ihr Stimmrecht, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der Briefwahl schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.
Die Stimmrechtsausübung durch Briefwahl kann bis zum 3. Juni 2020 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) unter der nachstehenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen, geändert oder widerrufen werden:
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IFM Immobilien AG |
Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugesandt. Ferner steht ein entsprechendes Formular auf der Internetseite der Gesellschaft
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zum Herunterladen zur Verfügung.
Ferner kann die Stimmrechtsausübung im Wege elektronischer Kommunikation über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
bereitgestellten, passwortgesicherten Bereich „Internetservice“ gemäß den dafür vorgesehen Verfahren erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung die Stimme abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Eine Stimmabgabe ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß § 126 zugänglich gemachte Gegenanträge von Aktionären beschränkt.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigen
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, nach Maßgabe der jeweils einschlägigen Bestimmungen ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.
Aktionärinnen und Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zur Verfügung.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht der durch sie vertretenen Aktionärinnen und Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder elektronische Kommunikation oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:
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IFM Immobilien AG |
Die Erteilung, der Widerruf und der Nachweis einer Vollmacht können zudem unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung unter der Internetadresse
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
erfolgen.
Stimmrechtsausübung durch weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft räumt den Aktionärinnen und Aktionären auch die Möglichkeit ein, ihr Stimmrecht durch Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter auszuüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Dem Stimmrechtsvertreter müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden; der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann nicht nach eigenem Ermessen abstimmen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten Weisungen abzustimmen. Er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine eindeutige Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der Hauptversammlung gemäß § 126 AktG zugänglichgemachten Gegenanträgen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Stellung von Fragen oder von Anträgen entgegen.
Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt. Ferner steht ein entsprechendes Formular auch auf der Internetseite der Gesellschaft
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zur Verfügung.
Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können entweder bis zum 3. Juni 2020 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) unter der nachstehende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen, geändert oder widerrufen werden:
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IFM Immobilien AG |
Ferner können Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
bereitgestellten, passwortgesicherten Bereich „Internetservice“ gemäß den dafür vorgesehen Verfahren erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung eine Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Fragerecht der Aktionäre
Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz steht den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionären bzw. ihre Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung kein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG zu, sondern es besteht lediglich die Möglichkeit, bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 2. Juni 2020 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), Fragen zu stellen. Die Fragen können ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgesicherten Bereich „Internetservice“ unter
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
gemäß des dort vorgesehen Verfahrens gestellt werden. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Ein Recht auf Beantwortung einer Frage ist damit nicht verbunden, vielmehr entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.
Gegenanträge
Gegenanträge von Aktionären in der Zeit vor der Hauptversammlung, die gemäß § 126 AktG zugänglich gemacht werden sollen, sind an die nachstehende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
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IFM Immobilien AG |
Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 AktG werden Gegenanträge sowie eventuelle Stellungnahmen hierzu auf der Internetseite der Gesellschaft
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft unter den vorstehenden Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 20. Mai 2020 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugegangen sind. Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge werden in der Hauptversammlung so behandelt, es seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet
Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
im dort eingerichteten und passwortgesicherten Bereich „Internetservice“ im Wege der Bild- und Tonübertragung ab 11:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) in Echtzeit verfolgen. Es besteht keine Möglichkeit einer Teilnahme an der Hauptversammlung nach Maßgabe von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Widerspruchsmöglichkeit
Die Möglichkeit der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der oben beschriebenen elektronischen Kommunikation ausgeübt haben, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einzulegen, wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.
Der Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann über den passwortgesicherten Bereich „Internetservice“ unter
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG, § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Abgabe der Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.
Datenschutzrechtlicher Hinweis
Die IFM Immobilien AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten, um diesen die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Aktiengesetz (AktG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen erhalten sie unter:
http://ifm.ag/de/hauptversammlung.html
Heidelberg, April 2020
IFM Immobilien AG
Der Vorstand