aovo Touristik AG

Hannover

WKN 807465
ISIN DE0008074659

Einladung zur Hauptversammlung

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

Mittwoch, dem 29. Juli 2020,

in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,
im Raum Herrenhausen,
Esperantostr. 4,
30519 Hannover,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen.

Vor dem Hintergrund der Verbreitung des neuartigen Corona-Virus SARS- CoV-2 und auf der Basis des dazu erlassenen Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht wird die Hauptversammlung als rein virtuelle Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) stattfinden.

I. Tagesordnung

II. Auslage von Unterlagen, Veröffentlichung im Internet

Der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019, der Lagebericht und der Bericht des Aufsichtsrats sind ab dem Tag der Einberufung zu dieser Hauptversammlung gemäß § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft

www.aovo.de

zugänglich. Auch die Tagesordnung ist im Internet unter

www.aovo.de

veröffentlicht.

III. Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet in den Geschäftsräumen der Gesellschaft Esperantostraße 4, 30519 Hannover, statt. Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte Online-Portal, das unter

https://www.aovo.de/investorrelations/hauptversammlung/

unter dem Punkt Hauptversammlung zugänglich sein wird. Diese Bild und Tonübertragung ermöglicht keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 2. Alt. des Covid-19-Gesetzes bzw. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle HV-Tickets mit Zugangsdaten zum passwortgeschützten Online-Portal zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird darin vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Vorfeld der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 08. Juli 2020, 24:00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Aktienbesitz zu erbringen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 22. Juli 2020, 24:00 Uhr, unter folgender Anschrift:

aovo Touristik AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 7402319
E-Mail: AOVO-HV@gfei.de

zugegangen sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens am 22. Juli 2020, 24:00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sein.

Stimmrechtsausübung

a. Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Diese werden dann die Briefwahl oder den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nutzen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Formerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Vollmacht, ihr Widerruf und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft bedürfen in Fällen, in denen nicht ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden, der Textform.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular auf der Rückseite des HV-Tickets, das sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Möglich ist aber auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform.

Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 28. Juli 2020, 18:00 Uhr, an die folgende Adresse zu übermitteln:

aovo Touristik AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: AOVO-HV@gfei.de

Der Nachweis der Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des Online-Portals vorgenommen werden.

b. Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachts-/Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit dem HV-Ticket zugesandt wird.

Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis spätestens zum 28. Juli 2020, 18:00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen:

aovo Touristik AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: AOVO-HV@gfei.de

Über das Online Portal sind die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung jeweils bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde.

c. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht nicht durch Bevollmächtigte ausüben wollen, können ihre Stimmen schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder elektronisch über das Online-Portal durch Briefwahl abgeben, sofern sie rechtzeitig angemeldet sind; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich. Hierzu steht das auf dem HV-Ticket abgedruckte Formular zur Verfügung.

Wir bitten unsere Aktionäre zu beachten, dass im Wege der Briefwahl eine Abstimmung nur über Anträge möglich ist, zu denen es zusammen mit der Einberufung oder später bekanntgemachte Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Abs. 3 AktG oder von Aktionären nach § 124 Abs. 1 AktG gibt.

Stimmabgaben per Briefwahl, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft spätestens bis zum 28. Juli 2020, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen:

aovo Touristik AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Telefax: +49 (0) 511 7402319
E-Mail: AOVO-HV@gfei.de

Über das Online-Portal sind die Stimmabgabe per Briefwahl, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde.

Auch nach einer Stimmabgabe per Briefwahl sind Aktionäre weiter berechtigt, durch einen Bevollmächtigten an der Abstimmung teilzunehmen, wobei in diesem Fall erteilte Briefwahlstimmen automatisch als widerrufen gelten.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.

Fragemöglichkeit

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis Sonntag, 26. Juli 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse

AOVO-HV@gfei.de

oder über das Online-Portal übermitteln. Mit der Frage ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name und die Adresse des Aktionärs angegeben werden. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation (also als Briefwahl oder über das Online- Portal) oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse

AOVO-HV@gfei.de

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name und die Adresse des Aktionärs angegeben werden.

Anträge von Aktionären

Da die Hauptversammlung ohne persönliche Teilnahme der Aktionäre, das heißt als virtuelle Hauptversammlung nur mit Ausübung des Stimmrechts über Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung durchgeführt wird, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge i.S.d. §§ 126, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt werden.

Die Aktionäre haben dennoch die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln.

Gegenanträge zu Vorschlägen des Aufsichtsrats und Vorstands zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten:

aovo Touristik AG Investor Relations
Esperantostraße 4
30519 Hannover
Fax: 49/511/33644099
E-Mail: vkf@aovo.de

Bis zum 14. Juli 2020, 24:00 Uhr, unter dieser Adresse eingegangene Gegen- anträge oder Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden den anderen Aktionären unter www.aovo.de unverzüglich zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

IV. Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die aovo Touristik AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Webseite zur Hauptversammlung:

www.aovo.de/investorrelations/datenschutz-aktionaere