B.M.P. Pharma Trading AG

Norderstedt

WKN: 524090 / ISIN: DE0005240907

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

am Montag, den 28. September 2020, 15.00 Uhr,

in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters)

Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder deren Bevollmächtigte erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (keine elektronische Teilnahme). Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das Hotel Nordport Plaza, Hamburg Airport, Südportal 2, 22848 Norderstedt.

I. Tagesordnung

II. Weitere Angaben zur Einberufung

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, dass die diesjährige Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird.

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft, welches unter dem Link

https://bmp.hvanmeldung.de

zu erreichen ist.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens 6 Tage vor der Hauptversammlung angemeldet haben. Der Tag des Zugangs der Anmeldung ist nicht mitzurechnen. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der nachfolgend angegebenen Adresse in Textform (§ 126b BGB) bis spätestens zum 21. September 2020, 24:00 Uhr (Anmeldefrist), zugehen:

Landesbank Baden-Württemberg
4035 H Hauptversammlungen
Am Hauptbahnhof 2
70173 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711 127 79264
E-Mail: hv-anmeldung@LBBW.de

Die Aktionäre müssen darüber hinaus gemäß § 15 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Dazu bedarf es eines in Textform (§ 126b BGB) erstellten Nachweises des Anteilbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut. Dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 07. September 2020, 0:00 Uhr (Nachweisstichtag), zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der oberhalb dieses Absatzes genannten Adresse bis spätestens zum 21. September 2020, 24:00 Uhr in deutscher oder englischer Sprache zugehen.

Nach Eingang der Anmeldung sowie des Nachweises über den Anteilsbesitz bei der vorstehend zur Anmeldung bezeichneten Adresse werden den Aktionären Zugangskarten für die Hauptversammlung mit den persönlichen Zugangsdaten zum passwortgeschützten Aktionärsportal übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich die Hauptversammlung verfolgen und/oder Ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine form- und fristgerechte Anmeldung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis über ihren Anteilsbesitz nach den vorstehenden Bestimmungen notwendig. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Zugangskarte.

Die Erteilung von Stimmrechtsvollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Abweichend hiervon richtet sich die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 Aktiengesetz gleichgestellten Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, nach den gesetzlichen Regelungen und den Anforderungen, die diese Institutionen und Personen für ihre Bevollmächtigung aufstellen. Wenn Sie eine dieser Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, stimmen Sie sich bitte mit dieser über die Anforderungen an die Bevollmächtigung ab.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen oder der Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

B.M.P. Pharma Trading AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10, 22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Entsprechendes gilt auch für den Widerruf einer Vollmacht.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können zudem elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem die unter

https://bmp.hvanmeldung.de

bereitgestellte Anwendung genutzt wird.

Der Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) kann seinerseits nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen und das Stimmrecht nur über elektronische Briefwahl oder die (Unter-)Bevollmächtigung und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Möchte der Bevollmächtigte zur Stimmabgabe das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

https://bmp.hvanmeldung.de

nutzen, benötigt er hierzu die Zugangsdaten, die dem Aktionär mit der Zugangskarte übermittelt werden.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://bmp.hvanmeldung.de

erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare mit der Zugangskarte. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 27. September 2020 (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:

B.M.P. Pharma Trading AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10, 22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Für die elektronische Briefwahl steht das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://bmp.hvanmeldung.de

bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl auch das mit der Zugangskarte zugesandte Formular benutzen. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis zum 27. September 2020 (Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:

B.M.P. Pharma Trading AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10, 22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge von Aktionären gemäß § 126 Aktiengesetz bzw. Wahlvorschläge gemäß § 127 Aktiengesetz sind per Post, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an folgende Adresse bzw. an folgende Kontaktdaten zu übersenden:

B.M.P. Pharma Trading AG
Bornbarch 16, 22848 Norderstedt
Fax: +49 (0)40-64556868
E-Mail: bmp@bmp.ag

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis spätestens 13. September 2020, 24:00 Uhr, eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 Aktiengesetz unter der Internetadresse

www.bmp.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.

Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum 26. September 2020, 24.00 Uhr, über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://bmp.hvanmeldung.de

eingereicht werden.

Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.

Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://bmp.hvanmeldung.de

erklärt.

Auslagen
Der Jahresabschluss und der Lagebericht sowie der Bericht des Aufsichtsrates liegen ab dem Tag der Bekanntmachung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre aus. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär eine kostenlose Abschrift dieser Unterlagen.

Norderstedt, im August 2020

B.M.P. Pharma Trading AG

Der Vorstand

Informationen zum Datenschutz

Die B.M.P. Pharma Trading AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die B.M.P. Pharma Trading AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die B.M.P. Pharma Trading AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

B.M.P. Pharma Trading AG
Vorstand
Bornbarch 16, 22848 Norderstedt
Fax: +49 (0)40-64556868
E-Mail: bmp@bmp.ag

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der B.M.P. Pharma Trading AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. (Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Diese beauftragten Dienstleister sind über vertragliche Abkommen zur Auftragsdatenverarbeitung ebenfalls auf Datenschutz und Sicherheit gem. EU DGSVO verpflichtet). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

bmp@bmp.ag

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der B.M.P. Pharma Trading AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

datenschutz@bmp.ag