ResProp Immobilien AG
Mönchengladbach
Einladung an alle Aktionäre
zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zur
am Donnerstag, den 29. Oktober 2020 um 10.00 Uhr
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
der ResProp Immobilien AG mit dem Sitz in Mönchengladbach
ein.
Die ordentliche Hauptversammlung wird gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 („Covid-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten in den Geschäftsräumen der HP GmbH, Schwerinstr. 80, 40476 Düsseldorf, 4. Etage, abgehalten. Der vorgenannte Ort ist zugleich der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes. Die Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten werden die virtuelle Hauptversammlung live im Internet auf einer passwortgeschützten Plattform verfolgen können.
Tagesordnung:
Die ordentliche Hauptversammlung wird mit folgender Tagesordnung einberufen:
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2011 |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2011 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2011 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2011 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 4. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2012 |
| 5. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2012 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2012 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 6. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2012 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2012 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 7. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2013 |
| 8. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2013 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2013 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 9. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2013 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2013 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 10. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2014 |
| 11. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2014 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2014 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 12. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2014 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2014 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 13. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2015 |
| 14. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 15. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 16. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2016 |
| 17. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 18. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 19. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2017 |
| 20. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 21. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 22. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2018 |
| 23. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 24. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 25. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ResProp Immobilien AG für das Geschäftsjahr 2019 |
| 26. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 27. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
| 28. |
Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Das Amtsgericht Düsseldorf bestellte mit Beschluss vom 06.09.2016 die Herrn Udo Spütz, Stefan Spütz und Frank Scheunert, da die Amstzeit der seinerzeitigen Aufsichtsräte aufgrund des gesetzlichen Zeitablaufs auszulaufen drohte. Die gerichtliche Bestellung war beschränkt bis zur nachfolgenden gesetzmäßigen Wahl zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft. Nach dem plötzlichen Tod eines der gerichtlich bestellten Aufsichtsratsmitglieder hat das Amtsgericht Düsseldorf mit Beschluss vom 15.11.2017 Herrn James Valleton zum Aufsichtsratsmitglied bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung gerichtlich bestellt. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG sowie nach der Satzung aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Der Aufsichtsrat schlägt vor: Frank Scheunert, Börsenhändler, Dubai, UAE |
Weitere Angaben und Hinweise
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 29. Oktober 2020 wird aufgrund der Entscheidung des Vorstands vom 31. August 2020 mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe von Art. 2 § 1 Abs. 2 Covid-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre, die entsprechend den nachfolgenden Bestimmungen eine Zugangsberechtigung anfordern, oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 29. Oktober 2020 ab 10.00 Uhr (MESZ) live im Internet auf einer passwortgeschützten Internetplattform in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Zugang zur Live-Übertragung
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse einen durch das depotführende Institut in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher Sprache erstellten Nachweis über den Anteilsbesitz spätestens am 12. Tage vor dem Tage der Hauptversammlung übermitteln:
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Fritz-Vomfelde-Str. 34
40547 Düsseldorf
hv2020@resprop.de
Die Hinterlegung muss spätestens am 12. Tage vor dem Tage der Hauptversammlung an die Gesellschaft unter der zuvor angegebenen Adresse erfolgen; aus dem Schreiben des depotführenden Instituts muss sich zudem ergeben, dass die Aktien bis zum Ablauf der Hauptversammlung vom depotführenden Institut für einen Übertrag gesperrt sind.
Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den 12. Tag vor dem Tage der Hauptversammlung beziehen und ist in deutscher Sprache, in Textform (§ 126 b BGB) zu erbringen. Er muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 12. Tages vor dem Tage der Hauptversammlung, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter oben angeführter Adresse wird den Aktionären die Zugangskarte an die bei der Anforderung der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse zugesandt.
Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Für den Zugang zur Live-Übertragung der Hauptversammlung ist ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung erforderlich. Der Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird den Aktionären spätestens am Tag der Hauptversammlung 15 Minuten vor Beginn der Hauptversammlung an die der Gesellschaft bei der Anforderung der Zugangskarte übermittelte E-Mail-Adresse zugesandt.
In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z. B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom App zu installieren.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann unter Angabe der Aktionärsnummer noch bis zur Schließung der jeweiligen Abstimmung durch den Versammlungsleiter unter der auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse erfolgen.
Bei mehreren Bevollmächtigungen gilt die zeitlich letzte Bevollmächtigung. Sollte sich deren Zeitpunkt nicht eindeutig aus der Bevollmächtigung ergeben, dann ist der zeitlich letzte Zugang bei der Gesellschaft ausschlaggebend.
Stimmabgabe
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl schriftlich oder auf elektronischem Wege der Briefwahl schriftlich oder auf elektronischem Weg ausüben. Briefwahlstimmen können unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer per Post an die nachstehende Anschrift bis zum Ablauf des 26. Oktober 2020, 24:00 Uhr (MEZ), abgegeben werden.
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Fritz-Vomfelde-Str. 34
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hv2020@resprop.de
Die Stimmabgabe kann unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer auch noch bis zur Schließung der jeweiligen Abstimmung durch den Versammlungsleiter unter der auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse erfolgen. Bei mehreren voneinander abweichenden Stimmabgaben eines Aktionärs oder seines Bevollmächtigten für ein und denselben Aktienbestand wird grundsätzlich die zuletzt eingegeangene Stimmabgabe berücksichtigt. Sofern dieser Zeitpunkt nicht eindeutig erkennbar ist, wird die zuletzt bei der Gesellschaft eingegangene Stimmabgabe berücksichtigt.
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 29. Oktober 2020 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Gesetz auf elektronischem Weg an die auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß Art. 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz
Es besteht die Möglichkeit, dass Aktionäre Fragen bis spätestens 27. Oktober 2020, 24:00 Uhr (MEZ), per Post oder E-Mail an die nachstehend genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse einreichen. Auf anderem Weg oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. In der virtuellen Hauptversammlung selbst besteht keine Fragemöglichkeit der Aktionäre. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz sieht vor, dass der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheidet, welche Fragen er wie beantwortet. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind nicht möglich. Darüber hinaus steht den Aktionären kein Rede- oder Fragerecht zu.
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Gegenanträge und Wahlvorschläge
Die Rechte der Aktionäre, Gegenanträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung oder Geschäftsordnunganträge zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des Covid-19-Gesetzes ausgeschlossen. Insbesondere können während der virtuellen Hauptversammlung keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Gleichwohl wir die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, Gegenanträge, Geschäftsordnungsanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln. Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Geschäftsordnungsanträge oder Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden.
Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden den anderen Aktionären nur zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis zum 14. Oktober 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgenden Adresse
ResProp Immobilien AG
Hauptversammlungen
Fritz-Vomfelde-Str. 34
40547 Düsseldorf
hv2020@resprop.de
schriftlich oder per E-Mail zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind.
Hinweis zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können den beigefügten Datenschutzinformationen entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.
Mönchengladbach, im September 2020
ResProp Immobilien AG
Der Vorstand
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die ResProp Immobilien AG verarbeitet als verantwortliche Stelle i.S.v. Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten:
| ― |
Kontaktdaten (z. B: Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse des Aktionärs oder ggf. eines beauftragten Aktionärsvertreters), |
| ― |
Informationen über Ihre Aktien (z. B: Anzahl und Besitzart der Aktien, ggf. Vollmachten und Weisungen) und |
| ― |
Verwaltungsdaten (z. B. die Zugangskartennummer). |
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. A, c und f DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der Betroffene eingewilligt hat oder die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist. Die ResProp Immobilien AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen und ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keine Zugangskarte anfordern. Auch zur Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Für die Datenverarbeitung ist die ResProp Immobilien AG, vertreten durch den Vorstand Herrn Armin Schulz, verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
ResProp Immobilien AG
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hv2020@resprop.de
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. A und c DSGVO.
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der ResProp Immobilien AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Ausrichtung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der gesetzlich vorgeschrieben bzw. für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich nach Weisung der ResProp Immobilien AG bzw. auf Grund von gesetzlichen Vorgaben.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die vorstehenden Erläuterungen verwiesen.
Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Löschung der Daten, soweit dem Löschanspruch keine gesetzlichen Anforderungen entgegenstehen. Bitte beachten Sie, dass die Daten zur Hauptversammlung grundsätzlich nach einer Dauer von zehn Jahren nach Beendigung der Hauptversammlung automatisiert gelöscht werden, sofern dieser Löschung kein wichtiger Grund entgegensteht.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:
hv2020@resprop.de
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Die ResProp Immobilien AG hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt:
ResProp Immobilien AG
Herr Peter Eck
Fritz-Vomfelde-Str. 34
40547 Düsseldorf
info@resprop.de
Mönchengladbach, im September 2020
ResProp Immobilien AG
Der Vorstand