4basebio AG
Heidelberg
Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung
der 4basebio AG
(„Gesellschaft“)
Wertpapier-Kenn-Nr.: A2YN80 / ISIN: DE000A2YN801
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Dienstag, den 3. November 2020 um 12:00 Uhr, in Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden außerordentlichen Hauptversammlung ein. Die Hauptversammlung findet in den Räumlichkeiten der Sozietät Heuking Kühn Lüer Wojtek PartGmbB, Goetheplatz 5-7, 60313 Frankfurt am Main, statt.
Eine Bild- und Tonübertragung (keine elektronische Teilnahme) der gesamten Versammlung wird live im Internet unter der Adresse
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
erfolgen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung.
Tagesordnung
1. |
Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abspaltungs- und Übernahmevertrag zwischen der 4basebio AG und der Atrium 180. Europäische VV SE (demnächst 4basebio SE) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Entwurf des Abspaltungs- und Übernahmevertrag zwischen der Gesellschaft und der Atrium 180. Europäische VV SE (demnächst 4basebio SE), aufgestellt am 29. September 2020, zuzustimmen. Die Gesellschaft beabsichtigt, ihr gesamtes nach dem Verkauf des Proteomik- und Immunologie-Geschäfts verbliebenes operatives Geschäft, namentlich die Geschäftsbereiche Genomik und DNA-Herstellung, die durch ihre beiden hundertprozentigen Tochtergesellschaften 4basebio SLU und der 4BASEBIO LTD betrieben werden, durch Übertragung sämtlicher Gesellschaftsanteile an der 4bb S.L.U. und der 4bb LTD im Wege der Abspaltung nach dem Umwandlungsgesetz (Abspaltung zur Aufnahme gemäß § 123 Abs. 2 Nr. 1 UmwG) rechtlich unter der 4bb SE zu verselbständigen. Der Entwurf des Abspaltungs- und Übernahmevertrags hat folgenden Wortlaut: — [Rubrum der notariellen Urkunde]
und
Präambel:
Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien Folgendes:
___ Der Entwurf des Abspaltungs- und Übernahmevertrag wurde vor der Einberufung der Hauptversammlung am 29. September 2020 zu den Handelsregistern der 4basebio AG und der Atrium 180. Europäische VV SE (demnächst: 4basebio SE) eingereicht. Die Abspaltung ist im Gemeinsamen Spaltungsbericht des Vorstands der der 4basebio AG und des Verwaltungsrats und der Geschäftsführung der Atrium 180. Europäische VV SE (demnächst: 4basebio SE) vom 29. September 2020 ausführlich rechtlich und wirtschaftlich erläutert und begründet. Der Entwurf des Abspaltungs- und Übernahmevertrags wurde vom gerichtlich bestellten sachverständigen Spaltungsprüfer geprüft. Der Spaltungsprüfer hat über das Ergebnis seiner Prüfung einen schriftlichen Prüfungsbericht erstattet. |
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2. |
Verkleinerung des Aufsichtsrates von bisher sechs Mitgliedern auf künftig drei Mitglieder und entsprechende Satzungsänderung Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Satz 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung in der derzeit geltenden Fassung aus sechs von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Der Aufsichtsrat ist nicht mitbestimmt. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass künftig für die Belange der Gesellschaft ein Aufsichtsrat mit drei Mitgliedern ausreichend ist. Der Aufsichtsrat soll daher auf drei Mitglieder verkleinert werden. Dies erfordert eine Änderung der Satzung, die erst mit Eintragung in das Handelsregister wirksam wird. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor diesem Hintergrund vor, folgenden Beschluss zu fassen:
„Der Aufsichtsrat besteht aus drei Personen.“ |
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3. |
Neuwahl der Mitglieder des Aufsichtsrats sowie von Ersatzmitgliedern Sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats haben mit Blick auf die gewünschte Verkleinerung des Aufsichtsrats ihr Amt jeweils zum Ende der außerordentlichen Hauptversammlung am 3. November 2020 niedergelegt. Mit Rücksicht auf die unter Tagesordnungspunkt 2 vorgeschlagene Satzungsänderung zur Verkleinerung des Aufsichtsrats sollen (nur) drei Mitglieder des Aufsichtsrats neu gewählt werden. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Satz 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung derzeit noch aus sechs Mitgliedern und in der zukünftigen durch Tagesordnungspunkt 2 zur Änderung vorgeschlagenen Fassung dann aus drei Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu wählen. Die Wahl erfolgt jeweils mit Wirkung ab dem Ende der Hauptversammlung am 3. November 2020 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt. Weiter schlägt der Aufsichtsrat jeweils für den Fall der Wahl der unter a), b) und c) genannten Personen gemäß § 101 Abs. 3 AktG vor,
Angaben gemäß § 125 Abs. 1 S. 5 AktG: Es bestehen folgende Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten sowie in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Herr Joseph M. Fernández
Herr Hansjörg Plaggemars
Herr Peter Llewellyn-Davies
Herr Alexander Link
Herr Plaggemars und Herr Link nehmen verschiedene Beratungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsmandate in von Herrn Wilhelm K.T. Zours beherrschten Unternehmen wahr, welche in den auf der Internetseite der Gesellschaft verfügbaren Lebensläufen vollständig aufgeführt sind. Herrn Wilhelm K.T. Zours werden gemäß der aktuellsten Stimmrechtsmitteilung rund 30 % der Gesamtzahl der Stimmrechte der Gesellschaft zugerechnet. Im Übrigen stehen sämtliche vorgenannten Kandidaten nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keiner gemäß den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (Fassung vom 16. Dezember 2019) mitzuteilenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zu der Gesellschaft oder Konzernunternehmen, Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär. Die Vorschläge berücksichtigen die Zielvorgaben des Aufsichtsrats in Bezug auf seine Zusammensetzung und Kompetenzprofile. Der Aufsichtsrat hat sich vergewissert, dass die vorgeschlagenen Kandidaten in der Lage sind, die für die Ausübung des Amtes notwendige Zeit aufzuwenden. Auf der Internetseite der Gesellschaft unter
sind jeweils Lebensläufe der vorgeschlagenen Kandidaten verfügbar (einschließlich ihres relevanten Wissens, ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen sowie ihrer wichtigsten Tätigkeit neben der Mitgliedschaft im Aufsichtsrat der 4basebio AG). |
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4. |
Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals zum Zwecke der Einstellung des Herabsetzungsbetrags in die Kapitalrücklage nach den Vorschriften über die ordentliche Kapitalherabsetzung nach §§ 222 ff. AktG durch Zusammenlegung der Aktien sowie entsprechende Satzungsänderung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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– Ende der Tagesordnung –
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR 51.733.386,00. Es ist eingeteilt in 51.733.386 Stückaktien der Gesellschaft. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung sind alle Stückaktien teilnahme- und stimmberechtigt. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung; die Gesamtzahl der Stimmen beträgt somit 51.733.386. Die Gesellschaft oder die ihr gemäß §§ 71a ff. AktG zuzurechnenden Personen halten zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung keine eigene Aktien. Unterschiedliche Aktiengattungen bestehen nicht.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“).
Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
Für den Zugang zum Aktionärsportal benötigen die Aktionäre ihre Aktionärsnummer und das dazugehörige Zugangspasswort. Die Aktionärsnummer sowie das individuelle Zugangspasswort können den mit der Mitteilung über die Einberufung übersandten Unterlagen entnommen werden.
Es besteht keine Möglichkeit, dass Aktionäre im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit am Ort der Versammlung und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen. Es ist für Aktionäre nicht möglich, sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation auszuüben; insbesondere ermöglicht die Liveübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Die Stimmrechtsausübung durch die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten erfolgt wie nachstehend näher bestimmt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 11 der Satzung nur Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft bis zum Ende des 27. Oktober 2020 (24:00 Uhr) eingetragen sind.
Es ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, etwa durch Nennung seines vollständigen Namens oder seiner vollständigen Firma, wie im Aktienregister eingetragen.
Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 27. Oktober 2020, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
4basebio AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die Anmeldung kann auch über das Internet durch Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
erfolgen. Den Onlinezugang erhalten Aktionäre durch Eingabe ihrer Aktionärsnummer und des dazugehörigen Zugangspasswortes.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 27. Oktober 2020 (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenannter „Technical Record Date“) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 27. Oktober 2020. Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiter frei verfügen.
Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass gemäß § 405 Abs. 3 Nr. 1 AktG ordnungswidrig handelt, wer Aktien eines anderen, zu dessen Vertretung er nicht befugt ist, ohne dessen Einwilligung zur Ausübung von Rechten in der Hauptversammlung benutzt. Da im Verhältnis zur Gesellschaft betreffend die Hauptversammlung am 3. November 2020 als Aktionär nur gilt, wer als solcher zu diesem Zeitpunkt im Aktienregister eingetragen ist, hat derjenige, der zuvor Aktien erwirbt, aber zum Zeitpunkt der Hauptversammlung noch nicht im Aktienregister eingetragen ist, kein Teilnahme- und Stimmrecht, wenn ihn der Veräußerer nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt oder ermächtigt. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.
Auf die nach §§ 33 ff. des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) bestehende Mitteilungspflicht und die in § 44 WpHG vorgesehene Rechtsfolge des grundsätzlichen Ruhens aller Rechte aus den Aktien bei Verstößen gegen eine Mitteilungspflicht wird hingewiesen.
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Teilnahme des Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte über die für den Zugang erforderlichen Angaben verfügt. Diese kann er auf zwei Wegen erhalten.
Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten seine Aktionärsnummer und sein Zugangspasswort übermitteln. Die Nutzung der Aktionärsnummer und des Zugangspassworts durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung. Alternativ wird dem Bevollmächtigten, sofern die Vollmachtserteilung an ihn gegenüber der Gesellschaft erfolgt, ein eigenes Zugangspasswort zum Aktionärsportal zugesendet, das ihm die Teilnahme für den Aktionär erlaubt.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform oder können elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem die unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
bereitgestellte Anwendung genutzt wird. Die Anwendung ist ab dem Tag der Einberufung über den vorstehend genannten Link abrufbar, wobei ein Zugang erst nach Erhalt der Zugangsdaten durch die Aktionäre möglich ist.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.
Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht ab Erhalt der Logindaten bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare mit den mit der Mitteilung über die Einberufung übersandten Unterlagen. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 2. November 2020 (24:00 Uhr, Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
4basebio AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit den mit der Einladung übersandten Unterlagen.
Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl auch das mit der Mitteilung der Einberufung zugesandte Formular benutzen. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis zum 2. November 2020 (24:00 Uhr, Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:
4basebio AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Ergänzungsverlangen
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (das entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 19. Oktober 2020 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:
4basebio AG
Waldhofer Straße 102
69123 Heidelberg
E-Mail: gegenantraege@4basebio.com
Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 19. Oktober 2020 (24:00 Uhr), der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden:
4basebio AG
Waldhofer Straße 102
69123 Heidelberg
E-Mail: gegenantraege@4basebio.com
Fragemöglichkeit
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum Ablauf des 1. November 2020, 24:00 Uhr, über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
eingereicht werden.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.
Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
einreicht.
Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Diese Einladung, weitere Informationen und weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://investors.4basebio.com/de/ausserordentliche-hauptversammlung-2020/
abrufbar.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Informationen zum Datenschutz
Die 4basebio AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptverhandlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Anmeldebestätigungsnummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die 4basebio AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die 4basebio AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
4basebio AG
Vorstand
Waldhofer Straße 102
69123 Heidelberg
E-Mail: dataprotection@4basebio.com
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der 4basebio AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen oder Gegenanträgen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die Daten werden – entsprechend dem vorstehenden Absatz – nach der Durchführung der Hauptversammlung in der Aktionärsdatenbank gespeichert und nach Fristablauf gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:
dataprotection@4basebio.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter folgender Adresse:
4basebio AG
Waldhofer Str. 102
69123 Heidelberg
Heidelberg, im Oktober 2020
4basebio AG
Der Vorstand