Flensborg Avis AG

Flensburg

Einladung zur 90. ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir – unter Anwendung des Gesetzes über Maßnahmen in Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C-19-AuswBekG) – unsere Aktionäre zu der

am 08. Dezember 2020 um 17.00 Uhr

stattfindenden 90. ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft ein.

Diese Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 3 S. 1 C-19-AuswBekG als virtuelle Hauptversammlung abgehalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist in diesem Jahr nicht möglich.

Die Übertragung im Internet erfolgt in einem passwortgeschützten Aktionärsportal, welches über folgende Internetseite erreicht werden kann:

www.fla.de/aktionaersportal

Ort der Versammlung im Sinne des Aktiengesetzes, an dem Vorstand und Aufsichtsrat die virtuelle Hauptversammlung durchführen, sind die Geschäftsräume der Fa. Jam-Studio, Mergenthalerstr. 8, 24941 Flensburg.

Tagesordnung

Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten / Teilnahme an der Hauptversammlung

Unter Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre an der Abhaltung einer ordentlichen Hauptversammlung innerhalb der gewohnten Fristen sowie unter Abwägung der aktuellen Gefährdungslage und deren perspektivischer Entwicklung wird die Hauptversammlung gemäß der Entscheidung des Vorstands und mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage von § 1 Abs. 2 C-19-AuswBekG ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht und weitere Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen ausüben.

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung mittels Livestream

Alle im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre, können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.fla.de/aktionaersportal

verfolgen. Die Zugangsdaten für das Aktionärsportal werden den Aktionären zusammen mit den persönlichen Einladungsunterlagen per Post zugesandt.

Auch bevollmächtigte Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung unter Verwendung der dem Aktionär zugesandten Zugangsdaten über das passwortgeschützte Aktionärsportal verfolgen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und die Ausübung ihres Stimmrechts und weiterer Aktionärsrechte

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sind nicht berechtigt, physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 11 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind.

Die für die virtuelle Hauptversammlung maßgeblichen Kontaktdaten sind:

Flensborg Avis AG
Wittenberger Weg 19
24941 Flensburg
Telefax: +49 (0) 461 – 5045 218
E-Mail: GF2020@fla.de
Aktionärsportal: www.fla.de/aktionaersportal

Aktionäre, die das Aktionärsportal nutzen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und den zugehörigen Zugangscode, beides befindet sich rechts oben auf dem Briefwahlformular, welches Ihnen zusammen mit diesem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung per Post zugeht. Das Aktionärsportal steht Ihnen ab dem 17. November 2020, 14.00 Uhr, unter dem genannten Link zur Verfügung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Im Aktienregister eingetragene Aktionäre können ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Die Stimmabgabe erfolgt entweder mit Hilfe des zusammen mit dieser Einladung übersandten Briefwahlformulars oder elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal.

Per Briefwahl abgegebene Stimmen, ihr Widerruf bzw. eventuelle Änderungen abgegebener Briefwahlstimmen müssen der Flensborg Avis AG – sofern nicht das Aktionärsportal genutzt wird – spätestens bis zum 05. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), entweder per Post, Fax oder E-Mail unter der genannten Kontaktadresse zugehen.

Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmungen möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor auf anderem Wege abgegebene Briefwahlstimmen widerrufen oder geändert werden. Bei mehreren eingehenden Stimmabgaben wird nur die der Gesellschaft zuletzt eingegangene berücksichtigt.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen bevollmächtigten anderen Aktionär der Gesellschaft gemäß § 11 der Satzung

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Der Bevollmächtigte kann seinerseits im Rahmen des gesetzlich Zulässigen das Stimmrecht nur über Briefwahl ausüben. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform und sind der Gesellschaft unter der genannten Kontaktadresse zu übermitteln. Die Ausübung von Rechten durch den Bevollmächtigten über das Aktionärsportal (keine elektronische Teilnahme) setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit den persönlichen Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält.

Rechte der Aktionäre

Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge; Recht auf Ergänzung der Tagesordnung

Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge können von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in der Hauptversammlung nicht gestellt werden, da sie mangels physischer Präsenz als Briefwähler nicht an der Hauptversammlung teilnehmen.

Wenn ein Aktionär Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat stellt oder Wahlvorschläge unterbreiten möchte, sind diese ausschließlich unter Angabe des vollständigen Namens sowie der Aktionärsnummer schriftlich an folgende Adresse zu richten:

Flensborg Avis AG, Wittenberger Weg 19, 24941 Flensburg, Deutschland

Gegenanträge sind zu begründen, Wahlvorschläge hingegen nicht. Die mindestens 3 Wochen vor der Versammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 16. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), unter der genannten Adresse eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir im Internet unter

www.fla.de/GF2020

veröffentlichen. Anderweitig adressierte oder nach Fristablauf eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse einsehbar sein.

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG müssen ebenfalls spätestens 3 Wochen vor der Hauptversammlung der Gesellschaft unter der genannten Adresse zugehen (§ 1 Abs. 3 letzter Satz C-19-AuswBekG), d.h. bis zum Ablauf des 16. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ).

Sofern Sie Ihr Stimmrecht mittels des Briefwahlformulars ausüben möchten, ergänzen Sie bitte die auf der Internetseite der Gesellschaft mitgeteilten Antragspunkte unter Tagesordnungspunkt 7 und kennzeichnen Sie Ihr Stimmverhalten hierzu. Im Aktionärsportal werden die Tagesordnungspunkte entsprechend ergänzt.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG und Fragemöglichkeit nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 des C-19-AuswBekG

Jedem Aktionär ist grundsätzlich auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Aufgrund der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist die Ausübung des Auskunftsrechts nicht im gewohnten Rahmen möglich. Im Aktienregister eingetragene Aktionäre haben aber gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19-AuswBekG die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist hiermit nicht verbunden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19-AuswBekG entschieden, dass etwaige Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum Ablauf des 05. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft eingehend, elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.fla.de/aktionaersportal

einzureichen sind. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Fragen“ vorgesehen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Eine Fragenbeantwortung erfolgt im Rahmen der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung. Die Beantwortung von Fragen in der virtuellen Hauptversammlung erfolgt bei natürlichen Personen aus datenschutzrechtlichen Gründen ohne Nennung des Namens des Fragenstellers.

Möglichkeit zum elektronischen Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des C-19-AuswBekG

Aktionären, die ihr Stimmrecht zu einem oder mehreren Beschlüssen der Hauptversammlung ausgeübt haben, wird unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter ausschließlich über unser passwortgeschütztes Aktionärsportal unter

www.fla.de/aktionaersportal

möglich. Hierfür ist im Aktionärsportal die Schaltfläche „Widerspruch“ vorgesehen.

Zustimmung des Aufsichtsrates

Die nach § 1 Abs. 6 S. 1 C-19-AuswBekG erforderliche Zustimmung des Aufsichtsrates zu den vorstehenden Maßgaben sind von diesem am 29. Oktober 2020 erteilt worden.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach der DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

datenschutz@fla.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: Flensborg Avis AG, Wittenberger Weg 19, 24941 Flensburg.

Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.