Effecten-Spiegel AG
Düsseldorf
Wertpapier-Kenn-Nummern: 564 760, 564 763
ISIN: DE0005647606, DE0005647630
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am
Mittwoch, dem 2. Juni 2021, 10.30 Uhr,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird im CCD Ost (Congress Center Düsseldorf), Stockumer Kirchstraße 61, stattfinden und live im Internet über das zugangsgeschützte HV-Portal übertragen. Die Anmeldung für das zugangsgeschützte HV-Portal erfolgt über die Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
I.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020 mit dem Lagebericht des Vorstandes und dem Bericht des Aufsichtsrates zum 31. Dezember 2020 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den zum 31. Dezember 2020 unter Berücksichtigung des Gewinnvortrages ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 2.434.323,71 wie folgt zu verwenden:
Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ändern und somit den auf neue Rechnung vorzutragenden Betrag entsprechend mindern oder erhöhen. In diesem Fall wird von Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung unterbreitet, der unverändert eine Ausschüttung von Euro 0,55 je dividendenberechtigte Aktie vorsieht. Derzeit hält die Gesellschaft 291.135 eigene Stammaktien und 17.734 eigene Vorzugsaktien. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß § 17 der Satzung folgenden Beschluss zur Festlegung der Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr 2021 zu fassen: Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen, zu denen auch die auf ihre Bezüge entfallende Umsatzsteuer gehört, eine feste Vergütung in Höhe von Euro 15.000,00, wobei der Vorsitzende des Aufsichtsrates den doppelten und der Stellvertreter den eineinhalbfachen Betrag erhält. |
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Prüfung des Jahresabschlusses 2021 die
zur Abschlussprüferin zu wählen. |
II.
Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates in Übereinstimmung mit § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in der Fassung vom 22. Dezember 2020 (COVID-19-Gesetz) und Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht entschieden, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Die Anmeldung bedarf nach § 20 Abs. 1 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB) und hat in deutscher oder in englischer Sprache zu erfolgen. Zur Wahrung der Schriftform genügt die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB).
Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung reicht nach § 20 Abs. 2 der Satzung ein in Textform (§ 126 b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, also auf den Beginn des 12. Mai 2021 (00.00 Uhr MESZ) zu beziehen.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis Mittwoch, 26. Mai 2021, 24.00 Uhr MESZ, unter der Anschrift zugehen:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Straße 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2021@hvbest.de
Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden an die Aktionäre von der Gesellschaft für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung Anmeldebestätigungen mit den entsprechenden Zugangsdaten versandt.
Erläuterungen zum Nachweisstichtag: Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, es sei denn, sie lassen sich von einem teilnahmeberechtigten Aktionär bevollmächtigen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.
III.
Stimmrecht und Stimmrechtsvertretung
Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Inhaber von Stammaktien berechtigt, soweit das Stimmrecht nicht durch Gesetz oder Satzung ausgeschlossen ist.
Rechtzeitig angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen die Hauptversammlung über das Internet zu verfolgen. Am 2. Juni 2021 wird die gesamte Hauptversammlung ab 10.30 Uhr (MESZ) im geschützten HV-Portal unter der Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
live in Bild und Ton übertragen. Das Aktionärsportal ermöglicht während der Hauptversammlung den angemeldeten Aktionären weiterhin, soweit sie Inhaber von Stammaktien sind, ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abzugeben. Bis zum Ende des vom Versammlungsleiter bestimmten Zeitraums ist grundsätzlich eine Stimmabgabe, ein Widerruf oder eine Änderung der über das Aktionärsportal abgegebenen Briefwahlstimmen möglich.
Aktionäre, die ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte nicht selbst ausüben wollen, können dies durch Bevollmächtigte tun, z. B. durch den Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich nach § 22 Abs. 4 Satz 2 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB), wenn weder ein Intermediär, Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird.
Diese Bevollmächtigten schreiben aber möglicherweise eigene Formerfordernisse vor. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit Intermediären, Stimmrechtsberatern sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, mit diesen abzustimmen.
Das Erteilen der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126 b BGB). Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden mittels vorheriger Übermittlung der Vollmacht per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail bis spätestens am 31. Mai 2021, 17.00 Uhr (MESZ) – eingehend bei der Gesellschaft – an folgende Adresse:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2021@hvbest.de
Wird eine Vollmacht erst nach Ablauf der Frist zur Anmeldung erteilt, muss der Bevollmächtigte nicht mehr angemeldet werden, sondern kann das Stimmrecht des Aktionärs ungeachtet einer eigenen Anmeldung ausüben, sofern der Aktionär selbst rechtzeitig angemeldet war und der Aktionär ihm die erteilten Zugangsdaten zum HV-Portal weitergibt. In diesem Fall unterliegt die Erteilung der Vollmacht nicht der Schriftform. Die Nutzung der Zugangsdaten seitens des Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der von der Gesellschaft zu versendenden Anmeldebestätigung und steht den Aktionären ebenfalls im HV-Portal der Gesellschaft unter der Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Des Weiteren kann von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin, Frau Yvonne Naßelstein, zu bevollmächtigen, gemäß ihren Anweisungen abzustimmen. Dies kann für Aktionäre insbesondere dann von Interesse sein, wenn der Intermediär die Stimmrechtsvertretung in der Hauptversammlung ablehnt. Zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterin benötigen die Aktionäre auch dann eine Anmeldebestätigung, wenn sie nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen. Die Vollmacht oder ihr Widerruf kann vollständig ausgefüllt schriftlich oder auch elektronisch übermittelt werden (E-Mail). Die Gesellschaft kann die ordnungsmäßige Stimmrechtsausübung nur dann gewährleisten, soweit die Vollmacht für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit den Stimmweisungen der Aktionäre zu sämtlichen Tagesordnungspunkten bis spätestens 31. Mai 2021, 17.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sind:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2021@hvbest.de
Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung steht den Aktionären im HV-Portal der Gesellschaft unter der Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft nimmt keine Weisungen zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Formulars zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft besteht nicht.
IV.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG, Fragerecht gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz
Das Auskunfts-/Fragerecht der Aktionäre kann im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eingeschränkt werden. Danach haben die Aktionäre lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen. Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht und bestimmt, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, also bis spätestens einschließlich 31. Mai 2021, 24.00 Uhr (MESZ), im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal, welches die Effecten-Spiegel AG unter der Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
ab dem 12. Mai 2021 zur Verfügung stellt, eingegangen sein müssen. Nach Ablauf des 31. Mai 2021, 24.00 Uhr (MESZ), oder auf anderem Weg eingereichte Fragen oder Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.
V.
Erklärung eines Widerspruchs
Da die Aktionäre ihre Stimme nur im Wege der Briefwahl oder über Vollmachtserteilung ausüben können, wird gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz für die Erklärung eines Widerspruchs zur Niederschrift in der Hauptversammlung auf das Merkmal des persönlichen Erscheinens in der Hauptversammlung und die Erklärung zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG verzichtet. Aktionäre, die ihr Stimmrecht entweder im Wege der Stimmrechtsvertretung oder der Briefwahl ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über das Aktionärsportal elektronisch bei dem am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung bis zu deren Schließung Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
VI.
Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft
Der Jahresabschluss 2020 mit dem Lagebericht des Vorstands und der Bericht des Aufsichtsrats sowie die Einberufung der Hauptversammlung und die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung sind ebenfalls unter der Internetadresse der Gesellschaft
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
zugänglich und während der gesamten Hauptversammlung einsehbar.
VII.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Die Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zutrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Aufgrund der europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) gelten europaweit Regelungen zum Datenschutz.
Die Dienstleister der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistungen erforderlich sind, und verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Weisung der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend unverzüglich gelöscht. Nähere Informationen können Sie der unter der Internetadresse
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
abrufbaren Datenschutzerklärung für die virtuelle Hauptversammlung der Effecten-Spiegel AG 2021 entnehmen.
Düsseldorf, im April 2021
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
Der Vorstand