Accentro Real Estate AG
Berlin
(nachfolgend „Gesellschaft“)
ISIN DE000A0KFKB3
WKN. A0KFKB
Wir laden unsere Aktionäre zu der am Dienstag, dem 22. Juni 2021, um 14:00 Uhr (MESZ) in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Kantstraße 44/45, 10625 Berlin.
I.
Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses sowie des Lageberichtes und des Konzernlageberichtes für das Geschäftsjahr 2020 mit dem Bericht des Aufsichtsrats und dem Bericht des Vorstands mit den erläuternden Angaben gemäß §§ 289a, 315a HGB Zu Tagesordnungspunkt 1 ist eine Beschlussfassung nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss gemäß § 172 AktG bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Die vorgelegten Unterlagen dienen der Unterrichtung der Hauptversammlung über das abgelaufene Geschäftsjahr und die Lage der Gesellschaft sowie des Konzerns. Sämtliche vorstehenden Unterlagen sind vom Tage der Einberufung der Hauptversammlung an unter
zugänglich und werden während der Hauptversammlung auf diesem Wege zur Verfügung stehen. |
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2020 der Gesellschaft in Höhe von EUR 109.939.999,36 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen. |
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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5. |
Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2021 zu bestellen. Des Weiteren schlägt der Aufsichtsrat vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Prüfer für die prüferische Durchsicht etwaiger unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2021 und für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2021 für den Fall zu wählen, dass der Vorstand entscheidet, eine entsprechende prüferische Durchsicht vorzunehmen. |
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6. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Nach Maßgabe von § 113 Abs. 3 AktG hat die Hauptversammlung der Gesellschaft mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Die erstmalige Beschlussfassung aufgrund des durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) neugefassten § 113 Abs. 3 AktG hat bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, die auf den 31. Dezember 2020 folgt, zu erfolgen. Nach § 11 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft erhält der Aufsichtsrat eine von der Hauptversammlung festzusetzende Vergütung. Zuletzt hat die Hauptversammlung mit Beschluss vom 15. Mai 2017 beschlossen, dass die Aufsichtsratsmitglieder folgende Festvergütung erhalten:
Weitere Vergütungskomponenten bestehen nicht; insbesondere wird kein gesondertes Sitzungsgeld gezahlt. Durch die Staffelung der Vergütung wird bereits der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats in angemessener Weise berücksichtigt. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, die Höhe der bestehenden Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder bis zu einem erneuten Beschluss der Hauptversammlung – spätestens in vier Jahren – zu bestätigen und darüber hinaus wie folgt zu beschließen: Die Höhe und Verteilung der Vergütung unter den Aufsichtsratsmitgliedern soll stets in einem angemessenen Verhältnis zu deren Verantwortung und Aufgaben im Aufsichtsrats stehen und die Lage der Gesellschaft widerspiegeln. Dies findet – entsprechend den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex – in der relativen Vergütung der verschiedenen Aufsichtsratsmitglieder Ausdruck: Die Vergütung des Vorsitzenden soll das Doppelte und die des stellvertretenden Vorsitzenden das 1,5fache der Vergütung einfacher Aufsichtsratsmitglieder der Basisvergütung betragen. Sofern künftig aufgrund einer Vergrößerung des Aufsichtsrats Ausschüsse gebildet werden sollten, ist zudem die Übernahme von Ausschusstätigkeiten bei der Höhe der Vergütung zu berücksichtigen. Ebenfalls den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex folgend, soll der Aufsichtsrat ausschließlich eine Festvergütung erhalten. Weder ist eine variable Vergütung notwendig, um zusätzliche Anreize zu einer guten Überwachungstätigkeit zu setzen, noch wäre eine solche zielführend. Anders als beim Vorstand, der in der Regel durch seine strategischen und operativen Entscheidung unmittelbar auf das Ergebnis der Gesellschaft einwirken kann, hat die Aufsichtsratstätigkeit keine unmittelbare Auswirkung auf fixe Kennzahlen, wie den Börsenkurs oder das EBIT. Auslagen der Aufsichtsratsmitglieder sowie die auf die Bezüge anfallende Umsatzsteuer werden den Aufsichtsratsmitgliedern von der Gesellschaft erstattet. Insgesamt soll die Aufsichtsratsvergütung im Marktvergleich so attraktiv ausgestaltet sein, dass es der Gesellschaft auch weiterhin gelingt, die besten Kandidaten für die Aufsichtsratstätigkeit bei der Gesellschaft zu gewinnen, um eine bestmögliche Überwachung des Vorstands zu gewährleisten und so einen wesentlichen Beitrag zum langfristigen Erfolg der Gesellschaft beizutragen. Zur Beurteilung der Angemessenheit kann daher ein Vergleich zu anderen vergleichbaren börsennotierten Gesellschaften herangezogen werden. Über das Vergütungssystem soll spätestens alle vier Jahre neu Beschluss gefasst werden. Je nach Lage und Entwicklung der Gesellschaft sowie des Marktes werden Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung eine frühere Anpassung der Höhe der Vergütung oder des Vergütungssystems im Allgemeinen vorschlagen. |
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7. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vorstandvergütungssystems nach § 120a AktG Nach § 120a Abs. 1 S. 1 AktG entscheidet die Hauptversammlung über die Billigung des Systems zur Vergütung des Vorstands. Vor dem Hintergrund des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) hat der Gesamt-Aufsichtsrat nunmehr im Rahmen seiner ordentlichen Sitzung ein neues Vergütungssystem erarbeitet und am 06.05.2021 beschlossen, welches für alle künftigen Vorstandsdienstverträge sowie bei der Verlängerung bestehender Vorstandsdienstverträge Anwendung findet und der Hauptversammlung hiermit zur Billigung vorgelegt wird. Der Aufsichtsrat schlägt vor, dass von ihm beschlossene und nachfolgend dargestellte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder mit Wirkung für alle anstehenden Vertragsänderungen oder neuen Vorstandsdienstverträge zu billigen. Der Vorstand schließt sich dem Vorschlag des Aufsichtsrats an.
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8. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb und zur Veräußerung eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG mit möglichem Ausschluss des Bezugs- und eines etwaigen Andienungsrechts sowie der Möglichkeit der Einziehung eigener Aktien unter Herabsetzung des Grundkapitals Das Aktienrecht erlaubt, die Gesellschaft zum Erwerb eigener Aktien besonders zu ermächtigen. Vorstand und Aufsichtsrat möchten dieses Instrument nutzen, um zum Beispiel eigene Aktien als Akquisitionswährung beim Erwerb von Unternehmen anzubieten oder im Rahmen von Ansprüchen im Rahmen von Mitarbeiterbeteiligungsmodellen und dem Eigeninvestment der Vorstandsmitglieder sowie Bezugsrechte aus einem Aktienoptionsplan bedienen zu können. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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9. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG mit möglichem Ausschluss des Bezugsrechts auch über Derivate Unter Tagesordnungspunkt 8 schlagen Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung eine Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien vor. Ergänzend zu den dort genannten Erwerbswegen soll der Gesellschaft auch die Möglichkeit offenstehen, eigene Aktien unter Einsatz von Derivaten zu erwerben. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
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II.
Berichte des Vorstands
Zu Tagesordnungspunkten 8 und 9
1. |
Die Gesellschaft soll in der diesjährigen Hauptversammlung dazu ermächtigt werden, eigene Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Aktiengesetz (AktG) zu erwerben und zu verwenden. Dafür soll die Gesellschaft für fünf Jahre eigene Aktien im Umfang von bis zu 10% des Grundkapitals erwerben und damit den gesetzlichen Rahmen für solche Ermächtigungen nutzen können. |
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2. |
Die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien soll der Gesellschaft – neben der Einziehung von Aktien – unter anderem die Möglichkeit geben, Bezugsrechte aus einem Aktienoptionsplan mit eigenen Aktien sowie Options- oder Wandlungsrechte oder Wandlungspflichten zu bedienen, Aktien an Mitarbeiter auszugeben, Aktien als Gegenleistung im Zusammenhang mit Unternehmens- und Beteiligungserwerben oder im Rahmen von strategischen Partnerschaften an Dritte zu geben, oder eigene Aktien als Aktiendividende zu verwenden.
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3. |
Die Beschlussvorschläge sehen verschiedene Wege des Erwerbs der Aktien vor. Neben den etablierten Wegen über die Börse soll beispielweise auch der Erwerb direkt von abgabewilligen oder abgabepflichtigen Aktionären oder mittels Verkaufsoptionen ermöglicht werden.
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4. |
Neben den in Tagesordnungspunkt 8 vorgesehenen Möglichkeiten, eigene Aktien zu erwerben, soll es der Gesellschaft möglich sein, auch Derivate einzusetzen. Es kann für die Gesellschaft vorteilhaft sein, zum Beispiel Verkaufsoptionen (Put-Optionen) zu veräußern oder Kaufoptionen (Call-Optionen) zu erwerben, anstatt unmittelbar Aktien der Gesellschaft zu erwerben. Dabei beabsichtigt der Vorstand, von Kauf- und Verkaufsoptionen, Terminkäufen oder einer Kombination dieser Instrumente nur ergänzend zum konventionellen Aktienrückkauf Gebrauch zu machen.
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III.
Weitere Angaben
Vorlagen an die Aktionäre
Folgende Unterlagen sind auf der Homepage der Gesellschaft unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
eingestellt und stehen den Aktionären dort auch während der Hauptversammlung zur Verfügung:
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festgestellter Jahresabschluss der Accentro Real Estate AG für das Geschäftsjahr 2020, |
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vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020, |
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Lagebericht und Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2020, |
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Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung über das Geschäftsjahr 2020, |
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Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns, |
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aktuelle Satzung, |
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Berichte des Vorstands zu TOP 8 und TOP 9, |
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Beschluss unter Tagesordnungspunkts 10 Buchstabe b) der Hauptversammlung vom 24. Juni 2020 |
Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Virtuelle Hauptversammlung
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, dass auch die diesjährige Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020 bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde, ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates, der Mitglieder des Vorstands, des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sowie der weiteren Mitglieder des Aufsichtsrates – teils unter Hinzuschaltung durch Videokonferenz – in der Kantstraße 44/45, 10625 Berlin, statt. Ein mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragter Notar wird dort ebenfalls anwesend sein. Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ist eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigen (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) am Ort der Versammlung nicht möglich.
Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am Dienstag, dem 22. Juni 2021, ab 14:00 Uhr (MESZ), mit Bild und Ton live durch Nutzung des Aktionärsportals unter
https://accentro.hvanmeldung.de
verfolgen. Eine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG wird hierdurch nicht ermöglicht.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes in seiner aktuellen Fassung führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Stimmrechtsausübung wird den Aktionären über elektronische Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ermöglicht. Zudem können Anträge und Wahlvorschläge durch entsprechende fristgemäße und im Übrigen die Voraussetzungen der § 126 AktG bzw. § 127 AktG erfüllende Übersendung an die Gesellschaft gestellt werden. Den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.
Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Teilnahmeberechtigung durch Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 13 Abs. 3 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, deren in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte Anmeldung zusammen mit Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung jeweils nicht mitzählt, also bis Dienstag, den 15. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugeht. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nach § 13 Abs. 4 AktG der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich, wofür ein Nachweis durch den Letztintermediär nach § 67c Abs. 3 AktG ausreicht. Der Nachweis des Anteilsbesitzes nach § 123 Abs. 4 S. 2 AktG hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Dienstag, den 1. Juni 2021, 0:00 Uhr (MESZ), als den sogenannten „Nachweisstichtag“, zu beziehen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts im Rahmen der diesjährigen ordentlichen virtuellen Hauptversammlung als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag Aktien erwerben, können aus diesen Aktien für die diesjährige ordentliche virtuelle Hauptversammlung keine Rechte als Aktionär, insbesondere kein Stimmrecht herleiten. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Diese richtet sich danach, wer zum Ablauf des Tags der Hauptversammlung Eigentümer der Aktien ist.
Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis müssen an folgende Adresse versandt werden:
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Nach Eingang von Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der o.g. Adresse, Telefaxnummer oder E-Mailadresse erhalten die angemeldeten Aktionäre sog. Zugangskarten, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) für das internetbasierte Aktionärsportal („HV-Aktionärsportal“) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
Ausübung des Stimmrechts
Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht wie bereits im letzten Jahr im Wege der Briefwahl ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Per Briefwahl abzugebende Stimmen können über das HV-Aktionärsportal über das Internet oder unter Verwendung des hierfür auf den Zugangskarten vorgesehenen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
zur Verfügung gestellten Briefwahlformulars abgegeben werden.
Die Stimmabgabe mittels Briefwahl über das internetbasierte HV-Aktionärsportal muss spätestens bis zum Beginn der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das Internet erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es der Zugangskarte, auf der die erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) abgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
Die mittels des Briefwahlformulars abgegebenen Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des Montags, den 21. Juni 2021, (24:00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse eingegangen sein:
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung der Stimmabgabe und zu den Fristen entsprechend.
Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, können sich der Briefwahl bedienen.
In Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechtes wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 33 ff. Wertpapierhandelsgesetz hingewiesen.
Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Aktionärsvereinigung oder Intermediäre (z.B. ein Kreditinstitut), ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Der Bevollmächtigte darf die Rechte des Aktionärs jedoch ebenfalls nur im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) wie in diesen Teilnahmebedingungen angegeben ausüben.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Ein Vollmachtsformular, das hierfür verwendet werden kann, findet sich auf den, den Aktionären zugesandten Zugangskarten und steht unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.
Der Nachweis der Bevollmächtigung muss durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des Montags, den 21. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) im internetbasierten HV-Aktionärsportal hochgeladen worden oder bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Erfolgt der Nachweis der Bevollmächtigung nicht fristgemäß wie vorstehend beschrieben, gilt das Folgende:
Durch Verwendung des HV-Aktionärsportals und Eingabe von Vor- und Nachnamen und Wohnort des Bevollmächtigten erklärt der Bevollmächtigte, dass er ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. In diesem Fall ist der Gesellschaft jedoch zusätzlich ein Nachweis der Bevollmächtigung bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung zu übermitteln. Für die Übermittlung dieses Nachweises bitten wir darum, die Möglichkeit des Uploads über das HV-Aktionärsportal zu nutzen oder die vorstehend genannte E-Mail-Adresse zu verwenden.
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Als Service bieten wir unseren Aktionären auch in diesem Jahr an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung und nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Berechtigungsnachweis erbringen. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs auszuüben. Dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthält sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme.
Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, findet sich auf den, den Aktionären übersandten Zugangskarten und steht unter der Internetadresse der Gesellschaft unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung.
Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des Montags, den 21. Juni 2021, (24:00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Aktionärsportal, wie nachstehend beschrieben, auch noch während der laufenden Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Alternativ kann der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch über das internetbasierte HV-Aktionärsportal bevollmächtigt werden. Über das Aktionärsportal erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum Beginn der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf der über das Internet erteilten Vollmachten oder eine Änderung über das Internet erteilter Weisungen möglich. Um das HV-Aktionärsportal zu nutzen, bedarf es der auf der Zugangskarte abgedruckten erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN). Den Zugang erhalten die Aktionäre über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.
Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre ihre Fragen bis spätestens Montag, den 21. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Aktionärsportal übermitteln können.
Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er die Fragen beantwortet.
Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert per Briefwahl oder über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt neben dem Erfordernis der Stimmabgabe voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal unter
https://accentro.hvanmeldung.de
an den die Hauptversammlung beurkundenden Notar versendet.
Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft die entsprechende Zugangskartenummer anzugeben.
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals (entspricht zurzeit 1.621.897 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entspricht zurzeit 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter der folgenden Adresse
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
schriftlich bis Samstag, den 22. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein.
Gemäß § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG haben die Antragsteller nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Dabei ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie – sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist – zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übersenden:
Accentro Real Estate AG
c/o UBJ. GmbH
Accentro HV 2020
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis zum Ablauf des Montags, den 7. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG im Internet unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds und beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Wir weisen darauf hin, dass eine Antragsstellung über den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter – wie bei der letzten ordentlichen virtuellen Hauptversammlung – nicht mehr möglich ist. Stattdessen gelten Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Weitergehende Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft
Weitergehende Erläuterungen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG und Informationen gemäß § 124a AktG sind im Internet unter
https://www.accentro.ag/investor-relations/hauptversammlung/
zugänglich.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 32.437.934,00 und ist eingeteilt in 32.437.934 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von je EUR 1,00 und mit einer Stimme je Stückaktie. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt dementsprechend 32.437.934. Aus von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.
Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer sowie Stimmabgaben und im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Accentro Real Estate AG
Datenschutzbeauftragter
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
Telefon: 030 – 887181798
E-Mail: datenschutz@accentro.de
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist beispielsweise darauf hinzuweisen, dass nach § 129 Abs. 4 AktG in der Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis ausgelegt und nach dem Ablauf der Hauptversammlung für mindestens zwei Jahre bei der Gesellschaft zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aufzubewahren ist. Ferner ist eine Vollmachtserklärung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG drei Jahre nachprüfbar festzuhalten.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
Accentro Real Estate AG
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
E-Mail: datenschutz@accentro.de
Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der Accentro Real Estate AG erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:
Accentro Real Estate AG
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Kantstraße 44/45
10625 Berlin
E-Mail: datenschutz@accentro.de
Berlin, im Mai 2021
Accentro Real Estate AG
Der Vorstand