Softline AGLeipzigISIN: DE000A2DAN10
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Softline AG für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Die zu diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen werden in der Hauptversammlung näher erläutert. Sie können im Internet unter
eingesehen werden und werden über diese Internetseite auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Es findet nach den gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geprüft und gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. |
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| TOP 2: |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Im Geschäftsjahr 2020 war Herr Martin Schaletzky Alleinvorstand. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| TOP 3: |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Im Geschäftsjahr 2020 waren Herr Prof. Dr. Knut Löschke, Herr Florian Schulte und Herr Karl Heinz Warum Mitglieder des Aufsichtsrats. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 im Wege der Einzelentlastung folgenden Beschluss zu fassen:
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| TOP 4: |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HAMMER & SOZIEN Partnerschaft mbB, Baden-Baden, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu bestellen. |
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| TOP 5: |
Beschlussfassung über die Wahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats Das von der Hauptversammlung gewählte Mitglied des Aufsichtsrats Herr Florian Schulte hat sein Amt mit Wirkung zum 5. Mai 2021 niedergelegt, woraufhin Herr Andrew John Morrison auf Antrag des Vorstands der Gesellschaft gerichtlich zum Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft bis zur Beendigung dieser Hauptversammlung bestellt wurde. Darüber hinaus haben die von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Prof. Dr. Knut Löschke und Herr Karl Heinz Warum ihr Amt mit Wirkung zum Ende der ordentlichen Hauptversammlung am 1. Juli 2021 niedergelegt, wobei die Amtsniederlegung durch Herrn Prof. Dr. Knut Löschke erfolgte, um einen Gleichlauf der Amtszeiten aller Mitglieder des Aufsichtsrates zu ermöglichen. Die reguläre Amtszeit von Prof. Dr. Knut Löschke und von Herrn Karl Heinz Warum hätte jeweils zum Ende der Hauptversammlung geendet, die über ihre Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt. Es sind daher entsprechende Wahlen der Mitglieder des Aufsichtsrates durch die Hauptversammlung erforderlich. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 8 Abs. 8.1 der Satzung zusammen und besteht nach § 8 Abs. 8.1 der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen im Wege der Einzelwahl mit Wirkung zum Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 1. Juli 2021 in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen:
Die Wahl erfolgt jeweils für eine Amtsperiode gemäß § 8 Abs. 8.1 der Satzung der Gesellschaft, also für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach der Wahl beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem das jeweilige Aufsichtsratsmitglied gewählt wird, nicht mitgerechnet wird. |
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| TOP 6: |
Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals mit der Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses und die entsprechende Änderung der Satzung Die aktuelle Satzung der Gesellschaft enthält in § 4 Abs. 4.3 die von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 28. September 2015 beschlossene Ermächtigung des Vorstands, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 28. September 2020 mit Zustimmung des Aufsichtsrats gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmal oder mehrmals, insgesamt höchstens um einen Betrag von EUR 5.149.042,00 durch Ausgabe von bis zu 5.149.042 neuen auf den Inhaber lautenden Stückaktien der Gesellschaft zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2015/I). Die Ermächtigung betreffend das Genehmigte Kapital 2015/I ist ausgelaufen und damit unwirksam. Um der Gesellschaft auch künftig die Möglichkeit einzuräumen, schnell und flexibel die Eigenkapitalbasis der Gesellschaft zu stärken, beabsichtigen Vorstand und Aufsichtsrat, ein neues genehmigtes Kapital durch die Hauptversammlung beschließen zu lassen. Aus diesem Grund schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, ein neues genehmigtes Kapital zu schaffen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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| TOP 7: |
Beschlussfassung über eine Ergänzung von § 7 der Satzung (Vertretung) § 7 der Satzung der Gesellschaft regelt die Vertretung der Gesellschaft durch den Vorstand und besteht in seiner derzeitigen Fassung aus zwei Absätzen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 7 der Satzung wird um einen dritten Absatz mit folgendem Inhalt ergänzt:
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| TOP 8: |
Beschlussfassung über die Neufassung von § 2 der Satzung (Unternehmensgegenstand) Aufgrund konzerninterner Umstrukturierungen infolge der Verschmelzung der Softline Solutions GmbH und der Softline Services GmbH auf die Gesellschaft und damit die Erweiterung des unmittelbaren Betätigungsfeldes der Gesellschaft ist eine Neufassung des in § 2 der Satzung der Gesellschaft bestimmten Unternehmensgegenstandes erforderlich. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
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II.
Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung
Schriftlicher Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung gemäß § 203 Abs. 2, Satz 2 i. V. m. § 186 Abs. 4 AktG zu Tagesordnungspunkt 6 über die Gründe des Ausschlusses des Bezugsrechts bei der Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals
Zu Tagesordnungspunkt 6 der auf den 1. Juli 2021 einberufenen Hauptversammlung schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, ein neues genehmigtes Kapital zu schaffen. Es wird vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft bis zum Ablauf von fünf Jahren, gerechnet ab dem Tag der Eintragung dieses genehmigten Kapitals in das Handelsregister, einmalig oder mehrmalig, ganz oder in Teilbeträgen um bis zu EUR 857.444,00 gegen Bar- und/oder Sacheinlagen durch Ausgabe von bis zu 857.444 neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien der Gesellschaft zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2021/I). Die Bestimmung der weiteren Einzelheiten obliegt dem Vorstand unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Aufsichtsrats. Im Rahmen des Genehmigten Kapitals 2021/I soll der Vorstand darüber hinaus ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre in bestimmten Fällen auszuschließen.
Der Vorstand erstattet daher gemäß § 203 Abs. 2 AktG i. V. m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG einen schriftlichen Bericht über die Gründe für die Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts, der Bestandteil der Einberufung der Hauptversammlung ist. Der Bericht wird wie folgt bekannt gemacht:
Die aktuelle Satzung der Gesellschaft enthält in § 4 Abs. 4.3 die von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 28. September 2015 beschlossene Ermächtigung des Vorstands, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 28. September 2020 mit Zustimmung des Aufsichtsrats gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmal oder mehrmals, insgesamt höchstens um einen Betrag von EUR 5.149.042,00 durch Ausgabe von bis zu 5.149.042 neuen auf den Inhaber lautenden Stückaktien der Gesellschaft zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2015/I). Die Ermächtigung betreffend das Genehmigte Kapital 2015/I ist ausgelaufen und damit unwirksam.
Um der Gesellschaft auch künftig die Möglichkeit einzuräumen, schnell und flexibel die Eigenkapitalbasis der Gesellschaft zu stärken, beabsichtigen Vorstand und Aufsichtsrat, ein neues genehmigtes Kapital durch die Hauptversammlung beschließen zu lassen. Aus diesem Grund schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, ein neues genehmigtes Kapital zu schaffen.
Das neue Genehmigte Kapital 2021/I soll bis zu EUR 857.444,00 betragen. Durch die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2021/I wird dem Vorstand ein flexibles Instrument zur Gestaltung der Unternehmensfinanzierung eingeräumt. Das Genehmigte Kapital 2020/I soll es dem Vorstand ermöglichen, auch weiterhin kurzfristig das für die weitere Entwicklung des Unternehmens erforderliche Kapital an den Kapitalmärkten durch die Ausgabe neuer Aktien aufzunehmen und etwaige günstige Marktgegebenheiten zur Deckung eines künftigen Finanzierungsbedarfs ohne Verzögerungen zu nutzen. Daneben soll der Vorstand auch weiterhin die Möglichkeit haben, sich am Markt bietende Akquisitionschancen im Rahmen von Sachkapitalerhöhungen zu ergreifen.
Der Vorstand soll ermächtigt werden, zum Ausgleich etwaiger Spitzenbeträge das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen. Die Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge eröffnet der Gesellschaft die Möglichkeit, bei einer Kapitalerhöhung einfache und praktikable Bezugsverhältnisse festzusetzen. Spitzenbeträge entstehen, wenn infolge des Bezugsverhältnisses oder des Betrages der Kapitalerhöhung nicht alle neuen Aktien gleichmäßig auf Aktionäre verteilt werden können. Die Spitzenbeträge sind im Verhältnis zur gesamten Kapitalerhöhung von untergeordneter Bedeutung. Die Beeinträchtigung der Aktionäre durch den Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ist daher im Verhältnis zu den Verfahrensvorteilen für die Gesellschaft zu vernachlässigen. Der mögliche Verwässerungseffekt ist aufgrund der Beschränkung auf Spitzenbeträge gering. Vorstand und Aufsichtsrat halten den Ausschluss des Bezugsrechts aus diesen Gründen für sachlich gerechtfertigt und gegenüber den Aktionären für angemessen.
Weiter sieht die Ermächtigung die Möglichkeit des Ausschlusses des Bezugsrechts der Aktionäre vor, soweit dies erforderlich ist, um den Inhabern von Wandelschuldverschreibungen, Wandeldarlehen, Optionsschuldverschreibungen oder Optionsscheinen, die von der Gesellschaft ausgegeben werden, ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang zu gewähren, wie es ihnen nach Ausübung des Wandlungs- bzw. Optionsrechts oder nach Erfüllung der Wandlungspflicht zustehen würde. Schuldverschreibungen müssen zum Zwecke der erleichterten Platzierung am Kapitalmarkt mit einem Verwässerungsschutz ausgestattet werden, der darin besteht, den Inhabern von Schuldverschreibungen bei nachfolgenden Aktienemissionen ein Bezugs- oder Umtauschrecht auf neue Aktien einräumen zu können, wie es auch Aktionären zusteht. Die Inhaber von Schuldverschreibungen werden auf diese Weise so gestellt, als wären sie bereits Aktionäre. Damit die Schuldverschreibungen einen solchen Verwässerungsschutz aufweisen können, muss das Bezugsrecht der Aktionäre auf diese Aktien ausgeschlossen werden. Dies erleichtert die Platzierung der Schuldverschreibungen und dient damit den Interessen der Aktionäre an einer optimalen Finanzstruktur der Gesellschaft.
Darüber hinaus soll der Vorstand ermächtigt werden, das Bezugsrecht auch dann auszuschließen, soweit eine Kapitalerhöhung mittels Sacheinlagen erfolgen soll. Diese Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss soll den Vorstand in die Lage versetzen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats in geeigneten Einzelfällen Gesellschaften und/oder Gesellschaftsanteilen, Unternehmen und/oder Unternehmensteilen, Forderungen, Patente, Marken und/oder sonstige gewerbliche Schutzrechte, Lizenzen und/oder sonstige Vermögensgegenstände und/oder sonstige Rechte gegen Überlassung von Aktien zu erwerben. Hierdurch soll die Gesellschaft die Möglichkeit erhalten, auf nationalen und internationalen Märkten schnell und flexibel auf vorteilhafte Angebote oder sich sonst bietende Gelegenheiten reagieren zu können. Nicht selten ergibt sich im Rahmen von Verhandlungen die Notwendigkeit, die Gegenleistung nicht in bar, sondern in Aktien zu erbringen. Um auch in solchen Fällen kurzfristig erwerben zu können, muss die Gesellschaft die Möglichkeit haben, ihr Kapital unter Bezugsrechtsausschluss gegen Sacheinlagen zu erhöhen. Der Vorstand wird die Möglichkeit der Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage unter Ausschluss des Bezugsrechts aus dem Genehmigten Kapital 2021/I nur dann ausnutzen, wenn der Wert der neuen Aktien und der Wert der Gegenleistung, das heißt des zu erwerbenden Unternehmens, der zu erwerbenden Beteiligung, eines zu erwerbenden Wirtschaftsgutes (einschließlich Forderungen) usw., in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Der Vorstand soll ferner im Rahmen des Genehmigten Kapitals 2021/I ermächtigt werden, das Bezugsrecht auszuschließen, um Aktien an Mitglieder des Vorstands, Geschäftsführer von mit der Gesellschaft verbundenen Unternehmen oder Arbeitnehmer der Gesellschaft oder mit ihr verbundener Unternehmen ausgeben zu können. Die Ausgabe von Aktien an die genannte Personengruppe kann aus der Sicht der Gesellschaft sinnvoll sein, um die genannten Personen zu inzentiveren und sie am Erfolg ihrer eigenen Leistungen zu beteiligen. Um diesen Zweck zu erreichen, ist der Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre erforderlich.
Darüber hinaus soll dem Vorstand bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen die Möglichkeit gegeben werden, das Bezugsrecht gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auszuschließen. Diese gesetzlich vorgesehene Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses versetzt den Vorstand in die Lage, kurzfristig günstige Börsensituationen auszunutzen und dabei durch die marktnahe Preisfestsetzung einen möglichst hohen Ausgabebetrag und damit eine größtmögliche Stärkung der Eigenmittel zu erreichen. Auch diese Möglichkeit soll der Gesellschaft eröffnet werden. Der Ausgabebetrag der neuen Aktien darf dabei den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gleicher Gattung und Ausstattung zum Zeitpunkt der endgültigen Festlegung des Ausgabebetrags nicht wesentlich unterschreiten. Die Vermögens- und Beteiligungsinteressen der Aktionäre werden hierbei angemessen gewahrt. Die vorgeschlagene Ermächtigung stellt sicher, dass auch zusammen mit anderen entsprechenden Ermächtigungen nicht mehr als 10 % des zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens oder, falls dieser Wert geringer ist, des Ausübens dieser Ermächtigung bestehenden Grundkapitals in direkter, sinngemäßer oder entsprechender Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre während der Laufzeit dieser Ermächtigung ausgegeben bzw. veräußert werden können. Durch diese Vorgaben wird im Einklang mit der gesetzlichen Regelung dem Bedürfnis der Aktionäre nach einem Verwässerungsschutz ihres Anteilsbesitzes Rechnung getragen. Aufgrund des börsenkursnahen Ausgabebetrages der neuen Aktien hat jeder Aktionär die Möglichkeit, die zur Aufrechterhaltung seiner Anteilsquote erforderlichen Aktien zu annähernd gleichen Bedingungen zu erwerben.
Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung Gebrauch machen wird. Die Einzelheiten der Aktienausgabe werden von Vorstand und Aufsichtsrat im konkreten Fall nach pflichtgemäßem Ermessen festgelegt. Der Vorstand wird im Falle der Ausnutzung der Ermächtigung jeweils in der nächsten Hauptversammlung darüber berichten.
III.
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Gesellschaft 1.714.889 auf den Inhaber lautende Stückaktien ausgegeben. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung grundsätzlich eine Stimme. Die Gesellschaft hält 500 eigene Aktien, aus denen ihr keine Stimmrechte zustehen.
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des COVID-19-PandemieG auf Beschluss des Vorstands, dem der Aufsichtsrat mit Beschluss gem. § 1 Abs. 6 des vorbezeichneten Gesetzes zugestimmt hat, nicht als Veranstaltung mit physischer Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, sondern ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters) durchgeführt.
Unsere Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können durch Nutzung des über die Internetseite
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von uns zur Verfügung gestellten Aktionärsportals die Hauptversammlung ausschließlich elektronisch verfolgen, ihr Stimmrecht mittels Briefwahl ausüben, Vollmacht an Dritte sowie Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, ihr Fragerecht wahrzunehmen und im Zeitraum vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll zu erklären. Das Aktionärsportal steht für die Wahrnehmung der Rechte der Aktionäre ab Donnerstag, den 10. Juni 2021, zur Verfügung. Die Zugangsdaten für das Aktionärsportal sind auf der Anmeldebestätigung aufgedruckt.
Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise in den nachstehenden Abschnitten.
Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ist eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters) am Ort der Versammlung in den Räumlichkeiten der Gesellschaft, Gutenbergplatz 1, 04103 Leipzig, nicht möglich.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch („BGB“)) angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Die Anmeldung hat in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen. Der Nachweis hat in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen; hierfür genügt eine Bestätigung in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also auf den Beginn des 10. Juni 2021, 00:00 Uhr (MESZ).
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens am 24. Juni 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Adresse zugehen:
Softline AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, die Hauptversammlung live in Bild und Ton über das Internet zu verfolgen. Am 1. Juli 2021 können sich die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten über die Internetseite der Gesellschaft unter
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durch Eingabe der erforderlichen Zugangsdaten im Aktionärsportal anmelden und die Hauptversammlung ab deren Beginn um 11.30 Uhr (MESZ) verfolgen. Die Zugangsdaten zum Aktionärsportal sind auf der Anmeldebestätigung aufgedruckt. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht gleichwohl keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihre Stimmen im Wege der elektronischen Kommunikation oder schriftlich abzugeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen („Briefwahl“). Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl sind die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis des Aktienbesitzes.
Für die elektronische Briefwahl steht das Aktionärsportal über die Internetseite der Gesellschaft unter
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bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Eine Änderung bereits abgegebener Stimmen kann über das Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen.
Alternativ zur elektronischen Briefwahl können Stimmen auch im Wege der schriftlichen Briefwahl erfolgen. Die schriftlich abzugebenden Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter folgender Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse eingehen:
Softline AG
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80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten sind die form- und fristgerechte Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis seines Aktienbesitzes. Dies schließt eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.
Jeder Aktionär darf nur einen Bevollmächtigten benennen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Wird ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Person bevollmächtigt, bestehen weder nach dem Gesetz noch nach der Satzung der Gesellschaft besondere Formerfordernisse. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen möglicherweise die Institution oder Person, die bevollmächtigt werden soll, eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil die Vollmacht von ihr gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG nachprüfbar festzuhalten ist. Die Aktionäre sollten sich daher rechtzeitig mit der Institution oder Person, die sie bevollmächtigen möchten, über eine mögliche Form der Vollmacht abstimmen.
Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht sowie die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse
Softline AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Ein Formular, das zur Vollmachterteilung verwendet werden kann, wird den Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
zum Download bereitgestellt.
Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht sind ebenso unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
möglich.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
bis zum Beginn der Abstimmung abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Die Möglichkeit zur Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Zuschaltung über das Aktionärsportal erfordert, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung versendeten Zugangsdaten für das Aktionärsportal erhält.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) als Bevollmächtigte nach ihren Weisungen bei den Abstimmungen in der Hauptversammlung vertreten zu lassen.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform erteilt werden. Ein Formular, das für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung übersandt. Es wird den Aktionären zudem über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
zum Download bereitgestellt.
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse
Softline AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind ebenso unter Nutzung des Aktionärsportals über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
möglich. Diese Möglichkeit der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2021 zur Verfügung.
Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Ohne eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Verfahrens- oder Sachanträgen entgegen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Die Gesellschaft weist darauf hin, dass gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge als in der Hauptversammlung gestellt gelten, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär durch form- und fristgerechten Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation
Auf der Grundlage von § 1 COVID-19-PandemieG haben die Aktionäre in der Hauptversammlung kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG. Aktionäre, die sich zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldet haben, haben jedoch das Recht, Fragen zu stellen. Der Vorstand wird gem. § 1 Abs. 2 COVID-19-PandemieG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er Fragen beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen und deren Beantwortung zusammenfassen. Der Vorstand hat auf der Grundlage der aktuell geltenden Fassung des COVID-19-PandemieG angeordnet, dass Fragen bis spätestens zu dem nachstehend genannten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation, wie im nachstehenden Absatz aufgeführt, einzureichen sind.
Die Fragen der Aktionäre können spätestens bis zum 29. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter Nutzung des Aktionärsportals mittels der Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
eingereicht werden. Später oder auf anderem Wege bei der Gesellschaft eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 4 des COVID-19-PandemieG haben ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihre Stimme im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachterteilung wie vorstehend beschrieben abgegeben haben, die Möglichkeit, über das Aktionärsportal elektronisch beim am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.
Die Erklärung des Widerspruchs ist von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende unter Nutzung des Aktionärsportals mittels der Zugangsdaten über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.softline-group.com/investor-relations/hauptversammlung/hv2021/
möglich.
Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Eintrittskartennummer, Vorname, Nachname, Straße, Straßen-Nr., PLZ, Ort, Aktienanzahl, Passwort, ggf. E-Mail-Adresse oder Handynummer, Vorname, Nachname, Ort eines Dritten, Speicherung des Login-Timestamp, Authentication Token, Session-Daten, Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)), um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um Hauptversammlungsdienstleister, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist, und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung für 3 Jahre gemäß ADV aufbewahrt. Das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung muss aufgrund von gesetzlichen Vorgaben 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen nach Kapitel III DSGVO ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
datenschutz@softline-group.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Softline AG
Torsten Schneider
Gutenbergplatz 1
04103 Leipzig
Telefax: +49 (0) 341 24051-199
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
IITR Datenschutz GmbH
Robert Aumiller
Dachelhofer Straße 88
92421 Schwandorf
Tel.: +49 (0) 89 18917360
E-Mail: datenschutz@softline-group.com
Leipzig, im Mai 2021
Softline AG
Der Vorstand