WESTFLEISCH FINANZ AG
Münster
Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung 2021
Wir laden die Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung der WESTFLEISCH FINANZ AG, Münster, am 22. Juni 2021, um 10.00 Uhr MESZ, ein. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wird die diesjährige Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne die Möglichkeit der persönlichen Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.
Die Hauptversammlung wird für die Aktionäre der WESTFLEISCH FINANZ AG live im Internet in Ton und Bild übertragen. Das Stimmrecht der Aktionäre kann gemäß § 1 Absatz 2 Nr. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in der Fassung v. 22.12.2020 („COVID-19-Gesetz“) ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation durch elektronische Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an Stimmrechtsvertreter ausgeübt werden. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen.
Die Einberufungsfrist wurde gemäß § 1 Abs. 3 COVID-19-Gesetz auf 21 Tage verkürzt.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist
Mövenpick Hotel Münster
Kardinal-von-Galen-Ring 65
48149 Münster
I. Tagesordnung
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020 sowie des Lageberichts mit dem Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Es findet nach den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG am 06. Mai 2021 gebilligt hat. Die vorstehend genannten Unterlagen inkl. Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Westfleisch Finanz AG, Brockhoffstraße 11, 48143 Münster, zur Einsicht für die Aktionäre aus. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2020 in Höhe von 15.140.230,47 Euro wie folgt zu verwenden:
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2020 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2020 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Essen, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu bestellen. |
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| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Gemäß § 124 Abs. 2 AktG sind bei Wahlen von Aufsichtsratsmitgliedern folgende Angaben in der Tagesordnung erforderlich. Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG sowie § 7 der Satzung der Gesellschaft aus 21 Mitgliedern zusammen, die allesamt Aufsichtsratsmitglieder der Aktionäre sind. Hiervon sind 14 Mitglieder von der Hauptversammlung zu wählen. Insgesamt 7 Mitglieder des Aufsichtsrats können von den Aktionären Westfleisch SCE mit beschränkter Haftung, Münster, Erzeuger-Treuhand e.V., Senden, und Westfälisch-Lippischer Landwirtschaftsverband e.V., Münster, entsandt werden. Die Amtszeit der von der Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats Herrn Josef Klein-Heßling, Herrn Stefan Schlüter, Herrn Dirk Schulze-Pellengahr und Herrn Heinrich Willenborg-Plettenberg endet mit Wirkung auf den Ablauf der diesjährigen Hauptversammlung am 22. Juni 2021. Herr Johannes Schulte-Althoff hat vor Ablauf seiner Amtszeit mit Wirkung auf den Ablauf der Hauptversammlung am 22. Juni 2021 sein Amt als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft niedergelegt und geht zum Jahresende in den Ruhestand. Die Hauptversammlung ist im Hinblick auf die von ihr zu wählenden Mitglieder an Wahlvorschläge nicht gebunden.
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Es ist geplant, die Wahlen der Aufsichtsratsmitglieder als Einzelwahlen durchzuführen.
II. Weitere Angaben und Informationen zur Durchführung der Hauptversammlung
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 51.360.000 EUR und ist eingeteilt in 161.250 Stammaktien mit einem auf sie entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals von jeweils 256 EUR, die insgesamt 161.250 Stimmen gewähren, und 39.375 Vorzugsaktien mit einem auf sie entfallenden anteiligen Betrag des Grundkapitals von jeweils 256 EUR ohne Stimmrecht.
Jede Stückaktie der Stammaktien gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.
Bei der Beschlussfassung zu den unter I. aufgeführten Tagesordnungspunkten der Hauptversammlung sind nur die Stammaktionäre stimmberechtigt.
2. Virtuelle Hauptversammlung
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne die Möglichkeit physischer Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigen abzuhalten.
3. Verfolgung der Hauptversammlung im Internet
Die virtuelle Hauptversammlung wird am 22. Juni 2021 ab 10.00 Uhr MESZ live in Bild und Ton im Internet im zugangscodegeschützten Online-Service unter
www.westfleisch.de/hauptversammlung2021
übertragen.
Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sind die Stamm- und Vorzugsaktionäre und zur Ausübung des Stimmrechts die Stammaktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft als Inhaber einer oder mehrerer Aktien eingetragen sind.
Aktionäre, die die virtuelle Hauptversammlung verfolgen und/oder ihr Stimmrecht ausüben möchten, benötigen hierfür den zu ihrer Aktionärsnummer zugehörigen Zugangscode. Die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre erhalten ihre Aktionärsnummer und den Zugangscode mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung per Post an die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen. Mit der Registrierung in dem zugangscodegeschützten Online-Service erhalten die Aktionäre einen Link per E-Mail, über den sie zur virtuellen Hauptversammlung gelangen.
Zu besseren Vorbereitung der virtuellen Hauptversammlung werden die Aktionäre gebeten, sich zur Hauptversammlung rechtzeitig zu registrieren. Die Registrierung zur Hauptversammlung erfolgt mit den übersandten Unterlagen über den Online-Service gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren unter
www.westfleisch.de
unter „Hauptversammlung 2021“. Die Registrierung sollte möglichst bis spätestens 16. Juni 2021 der Gesellschaft zugehen.
Weitere Hinweise zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sind dem Informationsblatt „Ergänzende Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung 2021“ zu entnehmen, das die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung erhalten.
4. Verfahren bei Stimmabgabe
Stammaktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation durch elektronische Briefwahl abgeben.
Die Gesellschaft bietet für die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl unter
www.westfleisch.de/hauptversammlung2021
einen zugangscodegeschützten Online-Service an. Die elektronische Briefwahl per Online-Service sowie deren Widerruf beziehungsweise deren Änderungen können vor und auch noch während der Hauptversammlung im Internet vorgenommen werden, müssen jedoch spätestens bis zur Beginn der Abstimmung durch den Versammlungsleiter vorliegen. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausüben möchten, benötigen hierfür den zu ihrer Aktionärsnummer zugehörigen Zugangscode. Die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Aktionäre erhalten ihre Aktionärsnummer und den Zugangscode mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung per Post an die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen.
5. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
5.1 Vollmachten
Aktionäre, die ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben können, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Kommunikation durch elektronische Briefwahl ausüben.
5.2 Bevollmächtigung eines Dritten
Die Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und ihr Widerruf können entweder gegenüber der Gesellschaft oder gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt werden. Wird die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt, so bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen jeweils der Textform (§ 126b BGB). Aktionäre werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, das zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandt wird. Zwecks ordnungsgemäßer Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung sollten die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bis zum 20. Juni 2021, 24:00 Uhr MESZ (Zugang), unter
WESTFLEISCH FINANZ AG
Brockhoffstr. 11
48143 Münster
E-Mail: anmeldung@westfleisch.de
Telefax: 0251 493 1114
erfolgen.
Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über den Online-Service verfolgen und eine elektronische Briefwahl vornehmen kann, benötigt dieser die Zugangsdaten des Aktionärs für den Online-Service, die dem Aktionär zusammen mit dem Einladungsschreiben zugesandt werden. Dafür ist die Weitergabe der Zugangsdaten an den Bevollmächtigten durch den Aktionär erforderlich.
Wenn von demselben Aktionär Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.
Es wird mitgeteilt, dass sich folgende Personen bereit erklärt haben, als Bevollmächtigte für Aktionäre aufzutreten:
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Westfleisch SCE mbH, Postfach 88 44, 48047 Münster |
Bei den vorstehend genannten Personen handelt es sich um keine von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
6. Fragerechte der Aktionäre
Aktionäre können Fragen an den Vorstand zu Angelegenheiten der Gesellschaft richten, soweit die erbetene Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Fragen der Aktionäre können bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung (d.h. spätestens bis zum Ablauf des 20. Juni 2021) ausschließlich über elektronische Kommunikation über die E-Mail-Adresse
hv-frage@westfleisch.de
eingereicht werden. Auskunftsrechte der Aktionäre nach § 131 Abs. 1 AktG bestehen während der virtuellen Hauptversammlung nicht.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet.
Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen haben.
7. Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation durch elektronische Briefwahl ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über die E-Mail-Adresse
hv-widerspruch@westfleisch.de
ab Eröffnung der virtuellen Hauptversammlung am 22. Juni 2021 bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz i.V.m. § 245 Nr. 1 AktG Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.
8. Hinweise zum Datenschutz
Um Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen, muss die WESTFLEISCH FINANZ AG personenbezogene Daten von Aktionären und ihren Bevollmächtigten verarbeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (Art. 6 Absatz 1 Satz EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. §§ 118 ff. AktG, § 1 COVID-19-Gesetz). Die WESTFLEISCH FINANZ AG erhält die personenbezogenen Daten in der Regel von den Aktionären selbst.
Sofern die Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen und diese Fragen in der Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung ihrer Namen. Dies kann von anderen Personen, die die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung des berechtigten Interesses der Gesellschaft, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, und des berechtigten Interesses der übrigen die Hauptversammlung verfolgenden Personen, den Namen des Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Namensnennung können Aktionäre aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen gemäß der DSGVO stehen auf der Webseite
www.westfleisch.de/datenschutz
zum Abruf zur Verfügung.
Münster, im Mai 2021
WESTFLEISCH FINANZ AG
Der Vorstand