 POLIS Immobilien AGBerlinWKN 691330 / ISIN DE0006913304Einladung zur HauptversammlungHiermit laden wir unsere Aktionäre zurordentlichen Hauptversammlung der POLIS Immobilien AGein, die amDonnerstag, den 22. Juli 2021, um 10:00 Uhrin den Räumlichkeiten derGrünebaum Gesellschaft für Event-Logistik GmbH,
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020 und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (§§ 172 und 173 Aktiengesetz) ist zum Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. |
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Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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II. Vorlagen
Von der Einberufung der Hauptversammlung an werden die folgenden Unterlagen über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
zugänglich:
Zu Tagesordnungspunkt 1
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Jahresabschluss der POLIS Immobilien AG zum 31. Dezember 2020 |
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Konzernabschluss zum 31. Dezember 2020 nebst Lagebericht |
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Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands gemäß § 170 Abs. 2 AktG |
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Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 |
III. Weitere Angaben und Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
Vor dem Hintergrund der andauernden COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, zuletzt geändert durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, (nachfolgend „PandemieG“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 22. Juli 2021 ab 10:00 Uhr live im Internet über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
zur Verfügung gestellten URL-Adresse mit Link zu einem elektronischen System (HV-Portal) in Bild und Ton und in deutscher Sprache übertragen.
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts finden Sie nachstehend).
Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung
Die Bedingungen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung richten sich nach §§ 121 ff. AktG i.V.m. § 1 PandemieG und §§ 24 f. der Satzung der Gesellschaft. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich nach den folgenden Maßgaben bei der Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz durch das depotführende Institut gegenüber der Gesellschaft nachweisen.
Die Anmeldung und der Nachweis müssen spätestens Donnerstag, den 15. Juli 2021, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse
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zugehen. Die Anmeldung kann schriftlich oder in Textform erfolgen und kann auch per Telefax oder E- Mail übermittelt werden. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch eine in deutscher Sprache in Textform erstellte und auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (d. h. 1. Juli 2021, 00:00 Uhr) bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nach. Diese Bescheinigung muss bei der vorgenannten Adresse spätestens am 15. Juli 2021, 24:00 Uhr, zugehen.
Nach ordnungsgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes wird den Aktionären eine Stimmrechtskarte mit den Zugangsdaten für die Nutzung des elektronischen HV-Portals übersandt, das über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekanntgegebenen URL-Adresse erreichbar ist.
Ausübung des Stimmrechts
Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl ausüben, unter der Voraussetzung einer fristgemäßen Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und eines fristgerechten Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe hierzu oben im Abschnitt „Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung“).
Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen und der Widerruf können bis spätestens Dienstag, den 20. Juli 2021, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) postalisch an
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erfolgen oder über das elektronische HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Ein entsprechendes Briefwahl-Formular wird nach fristgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und dem fristgerechten Nachweis des Anteilsbesitzes zugesandt. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
zum Download zur Verfügung. Bei mehrfach eingehenden Stimmabgaben hat die zuletzt eingegangene Stimmabgabe Vorrang.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z. B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Vollmacht ist in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. § 135 AktG bleibt unberührt. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auch per E-Mail unter der E-Mail-Adresse
inhaberaktien@linkmarketservices.de
bis spätestens Dienstag, den 20. Juli 2021, 24:00 Uhr, oder über das elektronische HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden.
Zusammen mit der Anmeldebestätigung sowie auf Verlangen wird den Aktionären ein Formular zur Erteilung der Stimmrechtsvollmacht übersandt. Ein Vollmachtsformular steht auch zum Download unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bereit.
Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können ihr Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Wir bieten unseren Aktionären an, zu dieser Hauptversammlung die von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Vollmachten und Weisungen an die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie Änderungen und der Widerruf können über das elektronische HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekannt gegebenen URL-Adresse, bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung und postalisch oder per E-Mail bis spätestens Dienstag, den 20. Juli 2021, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) an
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erfolgen. Die weiteren Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären über die Depotbank zugesandt werden. Darüber hinaus stehen den Aktionären auch unter der
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie ein Formular zur Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Verfügung.
Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder vor noch während der virtuellen Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Gegenanträge samt Begründung und Wahlvorschläge von Aktionären zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG werden unter der Internetadresse
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
veröffentlicht.
Voraussetzung dafür ist, dass sie der Gesellschaft spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung (wobei wegen der gesetzlichen Bestimmungen der Tag der Hauptversammlung selbst nicht mitgezählt wird), also bis Mittwoch, den 7. Juli 2021, 24:00 Uhr, unter der folgenden Adresse oder E-Mail-Adresse zugegangen sind:
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Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß übersandte, zulässige Gegenantrag oder Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Das Verlangen muss schriftlich an folgende Anschrift
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gerichtet werden und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis Sonntag, den 27. Juni 2021, 24:00 Uhr, zugehen. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.
Fragerecht der Aktionäre
Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 PandemieG wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt. Das Fragerecht besteht nur für Aktionäre, die sich entsprechend den oben im Abschnitt „Anmeldung zur Hauptversammlung“ genannten Bestimmungen fristgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben, oder ihre Bevollmächtigten.
Der Vorstand entscheidet abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Der Vorstand kann dabei Antworten zusammenfassen.
Die Fragen sind bis spätestens Dienstag, den 20. Juli 2021, 24:00 Uhr, (Zeitpunkt des Zugangs) im Wege elektronischer Kommunikation über das elektronische HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekannt gegebene URL-Adresse, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen.
Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich nicht namentlich zu nennen, es sei denn dies wird explizit vom Fragensteller gewünscht. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 PandemieG kann von Aktionären oder Bevollmächtigen, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung über das elektronische HV-Portal, erreichbar über eine auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.polis.de/unternehmen/#Hauptversammlung
bekannt gegebene URL-Adresse, gegenüber dem die Niederschrift aufnehmenden Notar erklärt werden.
Informationen zum Datenschutz der Aktionäre
Zur Vorbereitung und Durchführung unserer Hauptversammlung werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Darüber hinaus werden Ihre Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z. B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Nähere Informationen zum Datenschutz sind unter
https://www.polis.de/datenschutzerklaerung/#aktionaere
abrufbar. Die Gesellschaft sendet Ihnen diese Informationen auf Anforderung auch in gedruckter Form zu.
Berlin, im Juni 2021
POLIS Immobilien AG
Der Vorstand