Vorlage des Berichtes über die Erstellung des Jahresabschlusses der ICF Systems AG per 31. März 2021, des Abhängigkeitsberichtes und des Berichtes des Aufsichtsrates sowie des Vorschlags über die Verwendung des Bilanzgewinns.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. März 2021 ausgewiesenen Bilanzgewinn nach Einstellung von Euro 7.832,73 in die gesetzliche Rücklage in Höhe von Euro 1.435.045,85 wie folgt zu verwenden:

Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals und Satzungsänderung

Bericht des Vorstands gem. § 203 Abs. 2 Satz 2, § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zu TOP 3

Der Vorstand erstattet gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zu TOP 3 folgenden Bericht, der vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Speicherstr. 57-59, 9. OG, zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 18:00 Uhr) zur Einsichtnahme der Aktionäre ausliegt. Auf Verlangen wird dieser Bericht jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos in Kopie übersandt. Der Bericht wird wie folgt bekannt gemacht:

Das bisher genehmigte Kapital läuft satzungsgemäß am 24. August 2022 aus. Es kann jedoch auch in den darauffolgenden Jahren erforderlich werden, das Wachstum der ICF Systems AG durch eine adäquate Eigenkapitalausstattung abzusichern. Die ICF Systems AG ist einem permanent steigenden nationalen und internationalen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Aufgrund dessen muss sie jederzeit in der Lage sein, schnell und flexibel handeln und sich im Wettbewerb stärker behaupten zu können. Aus diesem Grund wird ein neues genehmigtes Kapital geschaffen. Die Ermächtigung nach TOP 3 zum Bezugsrechtsausschluss ist unter Abwägung der betroffenen Interessen im Interesse der Gesellschaft geboten und in den dargelegten Verhältnissen angemessen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2020/​2021 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.

(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung).

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder und ehemaligen Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, das Mitglied und die ehemaligen Mitglieder des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2019/​2020 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.

(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung).

Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für dessen Tätigkeit im Geschäftsjahr 2020/​2021 neben der Erstattung der Auslagen (einschließlich der ggf. auf die Aufsichtsratsbezüge oder Auslagen entfallenden Umsatzsteuer) eine Gesamtvergütung von EUR 19.900,00 netto zu gewähren, wovon die Tätigkeit des Vorsitzenden in doppelter Höhe, diejenige des stellvertretenden Vorsitzenden in 1,5facher Höhe und die Tätigkeit des weiteren Mitglieds in einfacher Höhe vergütet werden soll.

Beschlussfassung über (Neu-)Wahlen von Mitgliedern des Aufsichtsrats

Mit Ablauf der Hauptversammlung am 08. September 2021 endet die gerichtliche Bestellung der Mitglieder des Aufsichtsrates Herr Oliver Szabries und Herr Hendrik Janssen.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung für die nächste Amtszeit die Wiederwahl der nachfolgend benannten, ausscheidenden Mitglieder des Aufsichtsrats vor:

Die Wahlen der neuen Aufsichtsratsmitglieder erfolgen gemäß § 8 Ziffer 2 Satz 1 der Satzung für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2025.

Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Fall und § 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Vertretern ausschließlich der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aktionärsvertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung

Zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind ausschließlich diejenigen Aktionäre zugelassen, die sich bis spätestens Mittwoch, den 1. September 2021, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Der Nachweis erfolgt durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, somit auf Mittwoch, den 18. August 2021, 00:00 Uhr, zu beziehen. Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen unter folgender Adresse bei der Gesellschaft eingehen:

ICF Systems AG
z.H. Finance & Controlling
Speicherstraße 57-59
60327 Frankfurt am Main

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter setzt voraus, dass der Aktionär sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und seine Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen hat. Eine Stimmabgabe auf schriftlichem oder elektronischem Wege (Briefwahl) ist nicht zugelassen. Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch ein diesen nach den aktienrechtlichen Bestimmungen Gleichgestellter bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, durch (Computer-)Fax oder durch elektronische Nachricht (E-Mail) zu erteilen. Bei Vollmachten an Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen oder Vereinigungen von Aktionären und sonstigen Personen i.S.v. § 135 Abs. 8 Aktiengesetz genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts erteilen. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennimmt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären zu einem Tagesordnungspunkt sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

ICF Systems AG
z.H. Finance & Controlling
Speicherstraße 57-59
60327 Frankfurt am Main

Bis zum Ablauf des 24. August 2021, 24:00 Uhr, unter vorstehender Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich durch Veröffentlichung im Elektronischen Bundesanzeiger zugänglich gemacht. Diese Unterlagen werden zusammen mit dieser Einladung darüber hinaus in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Speicherstraße 57-59, 60327 Frankfurt am Main, zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 18:00 Uhr) zur Einsicht für die Aktionäre ausgelegt.