HÖVELRAT Holding AG
Hamburg
ISIN DE0005430300 / WKN 543030
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Die HÖVELRAT Holding AG lädt hiermit ihre Aktionäre zu der am
Montag, dem 23. August 2021, um 10 Uhr
in den Räumen der
Patriotischen Gesellschaft, Raum REIMARUS,
Trostbrücke 6, 20457 Hamburg,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2020, des Lageberichts der HÖVELRAT Holding AG, Hamburg, für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten und geprüften Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2020 der HÖVELRAT Holding AG i. H. v. € 456.478,25 wie folgt zu verwenden:
Dieser Gewinnverwendungsbeschluss berücksichtigt, dass die Gesellschaft über einen Bestand von Stück 103.000 nicht dividendenberechtigte eigene Aktien verfügt. Sollte sich die Zahl der eigenen Aktien bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung ändern, erhöht bzw. verringert sich der Ausschüttungsbetrag entsprechend und erhöht bzw. reduziert sich der auf neue Rechnung vorzutragende Gewinn entsprechend gegenläufig. |
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| 3. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstandes Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Jahresabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Mazars GmbH & Co. KG, Domstr. 15, 20095 Hamburg, zum Jahresabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen. |
Der festgestellte Jahresabschluss zum 31.12.2020 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020 sowie der Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 der HÖVELRAT Holding AG sowie die Jahresabschlüsse zum 31.12.2020 und die Lageberichte für das Geschäftsjahr 2020 der Tochtergesellschaften PROAKTIVA GmbH und Andreas Meißner Vermögensmanagement GmbH stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse
https://www.hoevelrat.de/hoevelrat/hauptversammlung/
zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.
Des Weiteren werden diese Unterlagen während der Hauptversammlung ausliegen.
Allgemeine Kontaktdaten:
HÖVELRAT Holding AG
Cölln-Haus
Brodschrangen 1-5
20457 Hamburg
Telefon: 040-413261-40
Telefax: 040-413261-32
E-Mail: mail@hoevelrat.de
www.hoevelrat.de
Die vorstehende Anschrift gilt auch für die Einsendung von Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen. Aktionäre können der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat oder gemäß § 127 AktG Wahlvorschläge übersenden.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, deren Anmeldung und Berechtigungsnachweis der Gesellschaft spätestens bis Montag, den 16. August 2021, 24.00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugeht:
HÖVELRAT Holding AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de
Als Berechtigungsnachweis reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf Montag, den 02. August 2021, 0.00 Uhr, beziehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer diesen Nachweis erbracht hat.
Maßgeblich für die Teilnahmeberechtigung und den Umfang des Stimmrechts ist ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zu diesem Nachweisstichtag. Erwerb oder Veräußerungen von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts des angemeldeten Aktionärs keine Bedeutung. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Stimmrechtsvertretung
Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. Die Ausübung des Stimmrechts bedarf des Nachweises der Vollmacht durch schriftliche Vollmachtsurkunde gegenüber der Gesellschaft. Die Übermittlung per Telefax sowie ein nachträglicher Nachweis der Vollmacht sind nicht ausreichend. Die Vollmacht ist einer bestimmten Person zu erteilen. Für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder anderen diesen in § 135 AktG gleichgestellten Personen gelten abweichend die gesetzlichen Bestimmungen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und einen Nachweis des Anteilsbesitzes erbringen. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte übersandt und steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://www.hoevelrat.de
zur Verfügung.
Ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter darf nur gemäß einer ihm vom Aktionär zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt erteilten Weisung abstimmen; auch bei nicht eindeutiger Weisung muss sich ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zu dem betroffenen Tagesordnungspunkt enthalten. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Schriftform. Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen aus organisatorischen Gründen bis spätestens 20. August 2021, 17.00 Uhr, (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an der nachfolgenden Adresse eingehen:
HÖVELRAT Holding AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Alternativ ist eine Übergabe an den Stimmrechtsvertreter während der Hauptversammlung möglich. Zudem bieten wir ordnungsgemäß angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.
Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft besteht nicht.
Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung
Die HÖVELRAT Holding AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
HÖVELRAT Holding AG
Cölln-Haus
Brodschrangen 1-5
20457 Hamburg
Telefon: 040-413261-40
Telefax: 040-413261-32
E-Mail: mail@hoevelrat.de
Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter
HÖVELRAT Holding AG
Cölln-Haus
Datenschutzbeauftragter
Brodschrangen 1-5
20457 Hamburg
Telefon: 040-413261-40
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die HÖVELRAT Holding AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.
Die Verarbeitung umfasst Vorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten bzw. den von der HÖVELRAT Holding AG benannten Stimmrechtsvertreter, dem Teilnehmerverzeichnis sowie Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen.
Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.
Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der HÖVELRAT Holding AG zu erfüllen.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.
Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.
Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die HÖVELRAT Holding AG oder seitens der HÖVELRAT Holding AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.
Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person
| ― |
Recht auf Auskunft über die seitens der HÖVELRAT Holding AG über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) |
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Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO) |
| ― |
Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO) |
| ― |
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO) |
| ― |
Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen. |
Ergänzende Hinweise
Die Gesellschaft ist bemüht, für großzügige Sicherheitsabstände bei der Bestuhlung für die Teilnehmer zu sorgen.
Aus Hygienegründen wird auf eine Bewirtung verzichtet. Wir bitten die Aktionäre um entsprechendes Verständnis.
Den Ablauf der Hauptversammlung werden wir auf das rechtlich Notwendige beschränken.
Wir weisen darauf hin, dass eine Teilnahme an der Hauptversammlung trotz aller Bemühungen auf eigenes Risiko erfolgt. Die Entwicklung der Situation der Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 ist schwer vorhersehbar, und die notwendigen Maßnahmen sind langfristig nicht planbar. Die Einschränkungen bzw. Pflichten zur Teilnahme an der Hauptversammlung (z.B. Test- oder Maskenpflicht, Kontaktverfolgung) zum Zeitpunkt der Versammlung entnehmen Sie bitte aus der am 23.08.2021 geltenden Verordnung zur Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 in der Freien und Hansestadt Hamburg (Hamburgische SARS-CoV-2-Eindämmungsverordnung – HmbSARS-CoV-2-EindämmungsVO). Die aktuelle Version steht Ihnen unter folgendem Link zur Verfügung:
https://www.hamburg.de/verordnung/
Alle Vorschriften werden eingehalten.
Grundsätzlich freuen wir uns über die persönliche Anwesenheit unserer Aktionäre, möchten aktuell jedoch empfehlen, sorgfältig abzuwägen, wie wichtig Ihnen dieses Jahr eine persönliche Teilnahme an unserer Hauptversammlung ist. Im Fall des Auftretens von Symptomen einer akuten Atemwegserkrankung bitten wir auf die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung zu verzichten. Um Ihr Stimmrecht auszuüben, können Sie neben den oben unter „Stimmrechtsvertretung“ aufgezählten Möglichkeiten auch einem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Vollmacht und Weisungen erteilen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht ausschließlich nach Maßgabe der von Ihnen erteilten Weisungen ausüben. Ein entsprechendes Formular erhalten Sie nach Anforderung Ihrer Eintrittskarte.
Auch aus den epidemiologischen Gründen wird eine Anwesenheitsliste aller Teilnehmer*innen und mit Kontaktdaten geführt. Diese Daten werden vier Wochen aufbewahrt und anschließend gelöscht.
Die Einladung wird im vollständigen Wortlaut im Bundesanzeiger veröffentlicht, sie wird über die Intermediäre an alle Aktionäre versandt und kann von allen Interessierteren direkt bei der Gesellschaft kostenlos elektronisch angefordert werden.
Hamburg, im Juli 2021
HÖVELRAT Holding AG
Der Vorstand