RheinLand Holding Aktiengesellschaft
Neuss
ISIN: DE0008415100 / WKN: 841510
Die Aktionäre der
RheinLand Holding AG, Neuss,
werden hiermit eingeladen zu der am
Dienstag, den 24. August 2021, 14:00 Uhr,
im Hause des
Crowne Plaza Hotel, Rheinallee 1,
Saal Jupiter, 41460 Neuss,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2020, des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2020 und des Berichts des Aufsichtsrats. Vorlage des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020 und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 24. März 2021 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 1 ist entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen daher nicht vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn von € 6.897.220,42 wie folgt zu verwenden:
Der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende ist gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am 27. August 2021. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss der RheinLand Holding AG für das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss der RheinLand Holding AG für das Geschäftsjahr 2021 zu bestellen. |
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| 6. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1 Var. 6 AktG nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen. Er besteht satzungsgemäß aus sechs Mitgliedern. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Die Aufsichtsratsmitglieder Andreas Daners und Jürgen Stark haben ihr Aufsichtsratsmandat jeweils mit Wirkung zur Beendigung der Hauptversammlung am 24. August 2021 niedergelegt. Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, die nachfolgend genannten Personen mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Bestellung erfolgt für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2023 endende Geschäftsjahr beschließt.
Die zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen sind Mitglied in folgenden anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und/oder in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
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Teilnahmevoraussetzungen, Stimmrechtsberechtigung und Stimmrechtsvertretung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, für die angemeldete Aktien in das Aktienregister eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft bis zum 17. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Anmeldestelle der Gesellschaft unter
RheinLand Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
zugegangen ist. Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.
Maßgeblich für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts ist der mit Ablauf der Anmeldefrist am 17. August 2021, 24:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister eingetragene Bestand, da aus abwicklungstechnischen Gründen danach bis zum Ende der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden.
Auf die Möglichkeit der Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder durch ein Kreditinstitut, wird hingewiesen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), soweit sie nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere der in § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden.
Die RheinLand Holding AG bietet ihren Aktionären zusätzlich die Möglichkeit, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Für die Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter legt die Gesellschaft folgende Regelungen fest: Den Stimmrechtsvertretern müssen eine Vollmacht und Weisungen für die Ausübung der Stimmrechte erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne diese Weisungen werden sie von der Vollmacht keinen Gebrauch machen. Die Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in Textform an die Anmeldestelle der Gesellschaft unter
RheinLand Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
oder per E-Mail unter namensaktien@linkmarketservices.de
übermittelt werden. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum 23. August 2021 (24:00 Uhr) eingegangen sein. Auch im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Wir werden den zur Teilnahme berechtigten Aktionären oder Bevollmächtigten Eintrittskarten und Stimmkarten ausstellen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich an die Verwaltungsanschrift der Gesellschaft
RheinLand Holding AG
RheinLandplatz
41460 Neuss
schriftlich oder per Telefax unter der Faxnummer +49 2131 290-13665 innerhalb der gesetzlichen Fristen zu richten. Rechtzeitig ordnungsgemäß gestellte Anträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären unverzüglich im Internet unter
www.rheinland-versicherungsgruppe.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich gemacht.
Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten
Die zu dem Tagesordnungspunkt 1 vorgelegten Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft
RheinLandplatz
41460 Neuss
zur Einsicht der Aktionäre aus und sind ab diesem Zeitpunkt über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.rheinland-versicherungsgruppe.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich gemacht.
Datenschutz
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der RheinLand Holding AG sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre und Aktionärsvertreter über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die RheinLand Holding AG und die Ihnen nach dem dann geltenden Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
RheinLand Holding AG
RheinLandplatz
41460 Neuss
kommunikation@rheinland-versicherungsgruppe.de
Den Datenschutzbeauftragten der RheinLand Holding AG erreichen Sie per Post unter dieser Adresse:
RheinLand Holding AG
– Datenschutzbeauftragter –
RheinLandplatz
41460 Neuss
datenschutz@rheinland-versicherungsgruppe.de
Mit der Führung des Aktienregisters der RheinLand Holding AG ist die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG beauftragt.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die RheinLand Holding AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Bei den Aktien der RheinLand Holding AG handelt es sich um auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, der Postanschrift und der elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist dabei grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung der Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Depotbanken für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an die RheinLand Holding AG weiter. In einigen Fällen kann die RheinLand Holding AG personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.
Die RheinLand Holding AG verwendet Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name und Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte zur Hauptversammlung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten von Aktionärsvertretern zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67, 67e, 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation unserer Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Daneben können Ihre Daten zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Analyse von Trends, genutzt werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesem Fall das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) sowie Abs. 4 DSGVO.
Ferner werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und/oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
In Einzelfällen verarbeitet die RheinLand Holding AG Ihre Daten auch zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Dies ist beispielsweise bei der Bearbeitung von Kontakt- und Service-Anfragen oder bei Kapitalerhöhungen der Fall, in denen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften der betreffenden Länder einzuhalten.
Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.
Kategorien von Empfängern Ihrer Daten und Weitergabe Ihrer Daten
Externe Dienstleister: Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die RheinLand Holding AG externer, weisungsabhängiger Dienstleister, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogene Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der Datenschutzstandards der RheinLand Holding AG verpflichtet. Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleister erforderlich ist. Alle Mitarbeiter RheinLand Holding AG und der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
Weitere Empfänger: Darüber hinaus kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten geboten ist, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der RheinLand Holding AG nach § 129 Abs. 4 AktG die gegebenenfalls im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung einsehen. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs zugänglich zu machen. Etwaige nach § 122 Abs. 2 AktG bekanntzumachende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden von der RheinLand Holding AG ebenfalls unter Nennung der Antragsteller veröffentlicht. Außerdem können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen im Protokoll der Hauptversammlung eingesehen werden, beispielsweise wenn Sie einen Widerspruch zur Niederschrift erklären.
Dauer der Datenspeicherung
Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden nach der Veräußerung der Aktien regelmäßig 10 Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahrt die RheinLand Holding AG personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und uns keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Rechte der betroffenen Personen
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten Auskunft (Art. 15 DSGVO) über sämtliche zu Ihrer Person gespeicherten Daten oder Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Ihrer Daten zu verlangen. Daneben können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen.
Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit Hinweisen oder Beschwerden an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Die für die RheinLand Holding AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2 – 4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Widerspruchsrecht
Werden Ihre Daten zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, die Gesellschaft kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Neuss, im Juli 2021
RheinLand Holding Aktiengesellschaft
Der Vorstand