HAMMONIA Schiffsholding AGHamburg– ISIN DE000A0MPF55 / WKN A0MPF5 –Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre, wir laden Sie zu der am Donnerstag, dem 16. September 2021, ab 11 Uhr als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Die Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre der Gesellschaft live in Bild und Ton im Internet übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl, auch durch Bevollmächtigte, oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Ort der Hauptversammlung im Sinne des AktG ist Neumühlen 9, 22763 Hamburg.
Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 569 und 3332) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt – wie nachfolgend näher beschrieben – im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Über die Internetseite https://hammonia.hvanmeldung.dewird ein Aktionärsportal zur Verfügung gestellt (nachfolgend „Aktionärsportal“). Über dieses können die Aktionäre – wie in den nachstehenden Teilnahmebedingungen beschrieben – die Hauptversammlung verfolgen, bestimmte Aktionärsrechte wahrnehmen und ihre Stimmen abgeben. Das Aktionärsportal wird ab dem 26. August 2021 freigeschaltet.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachweisen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 26. August 2021, 00.00 Uhr, (der Nachweisstichtag) beziehen. Der Nachweis ist durch eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts zu erbringen. Werden die Aktien zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht bei einem depotführenden Institut verwahrt, kann der Nachweis auch von einem deutschen Notar sowie von einer Wertpapiersammelbank oder einem Kreditinstitut innerhalb der Europäischen Union ausgestellt werden. Die Anmeldung muss zusammen mit dem Nachweis spätestens bis 9. September 2021, 24.00 Uhr, bei der nachstehend genannten Anmeldestelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache eingehen. Anmeldestelle: HAMMONIA Schiffsholding AG Allen hiernach ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten (siehe dazu Abschnitt 4) werden anstelle herkömmlicher Eintrittskarten sogenannte Zugangskarten für die virtuelle Hauptversammlung ausgestellt und auf dem Postweg zugesandt. Auf jeder Zugangskarte sind eine Zugangsnummer und ein PIN-Code abgedruckt, die für die Nutzung des Aktionärsportals erforderlich sind.
Alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen die Hauptversammlung über das Aktionärsportal zu verfolgen und ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl abzugeben. Eine interaktive Teilnahme ist nicht vorgesehen. Am Tag der Hauptversammlung können sich die Aktionäre unter https://hammonia.hvanmeldung.dedurch Eingabe der auf der Zugangskarte abgedruckten Zugangsdaten im Aktionärsportal anmelden und die Hauptversammlung verfolgen. Das Aktionärsportal ermöglicht es den Aktionären, die Hauptversammlung in ihrer gesamten Länge live in Bild und Ton zu verfolgen. Zudem können die Aktionäre über das Aktionärsportal ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl bis zur Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter abgeben oder Bevollmächtigungen erteilen (siehe dazu Abschnitt 4). Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist bereits ab dem 26. August 2021 möglich. Eine Änderung des Abstimmungsverhaltens ist über das Aktionärsportal bis zur Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter möglich. Zudem haben die Aktionäre die Möglichkeit, ihr Stimmrecht bis zum formellen Beginn der Abstimmung auf die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu übertragen.
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, die von der HAMMONIA Schiffsholding AG benannten Stimmrechtsvertreter, oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), es sei denn, es liegt ein Fall des § 135 AktG vor. Für die Vollmachtserteilung kann das Vollmachtsformular verwendet werden, das den Aktionären zusammen mit der Zugangskarte übersandt wird. Das Vollmachtsformular kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft abgerufen werden. Darüber hinaus wird jedem Aktionär auf Verlangen ein Vollmachtsformular übermittelt. Auch die Bevollmächtigen können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Teilnahme eines Bevollmächtigten an der virtuellen Hauptversammlung setzt voraus, dass der Bevollmächtigte von den vom ihm vertretenen Aktionär die Zugangsdaten für das Aktionärsportal erhält, sofern diese nicht direkt an den Bevollmächtigten gesandt wurden. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann durch Hochladen des Vollmachtsdokuments in das Aktionärsportal geführt werden. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail kann die vorstehend genannte Adresse der Anmeldestelle genutzt werden. Die Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder anderen in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen, können Besonderheiten gelten; die Vollmachtserklärung ist in diesem Fall vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; eine solche Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Die HAMMONIA Schiffsholding AG bietet den Aktionären an, dass sie sich nach Maßgabe ihrer Weisungen auch durch Mitarbeiter der Gesellschaft in der virtuellen Hauptversammlung vertreten lassen können. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen werden die Stimmen durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht vertreten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen kann ebenfalls das den Aktionären mit der Zugangskarte übersandte Vollmachtsformular verwendet werden. Die Erteilung der Vollmacht, die Erteilung von Weisungen und deren Änderung sowie der Widerruf der Vollmacht bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft muss der Gesellschaft bis zum 14. September 2021, 24.00 Uhr, schriftlich, per Fax oder per E-Mail unter der vorstehend in dem Abschnitt II. 2. genannten Adresse der Anmeldestelle zugehen. Alternativ können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vom 26. August 2021 an bis zum Beginn der Abstimmung über das Aktionärsportal erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Wir bitten um Beachtung, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nicht zur Einreichung von Fragen, zur Stellung von Anträgen oder für die Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse zur Verfügung stehen. Nähere Einzelheiten zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Vollmachts- und Weisungserteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt.
Etwaige Anträge nach §§ 126, 127 AktG übersenden Sie bitte der Gesellschaft per Post, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an die folgende Adresse: HAMMONIA Schiffsholding AG Während der virtuellen Hauptversammlung können keine (Gegen-)Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gestellt bzw. unterbreitet werden, auch nicht über die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Dennoch werden ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis zum 1. September 2021, 24.00 Uhr, zugehen, so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn die antragstellenden Aktionäre ordnungsgemäß unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet sind.
Ein Auskunftsrecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung besteht nicht. Ordnungsgemäß unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes angemeldete Aktionäre haben ausschließlich die Möglichkeit, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen zu stellen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen der Aktionäre spätestens bis einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis einschließlich Dienstag, 14. September 2021, 24.00 Uhr, im Wege der elektronischen Kommunikation – wie nachfolgend beschrieben – einzureichen sind. Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können keine Fragen mehr eingereicht werden. Auch während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Für die Einreichung von Fragen steht den Aktionären das Aktionärsportal zu Verfügung. Mit den auf den Zugangskarten abgedruckten Zugangsdaten können sich die Aktionäre ab dem 26. August 2021 im Aktionärsportal anmelden und ihre Fragen formulieren und übermitteln. Nur über das Aktionärsportal gestellte Fragen werden im Rahmen der Beantwortung berücksichtigt. Auf anderem Wege eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Aus technischen Gründen können einmal gestellte Fragen nicht mehr geändert oder zurückgezogen werden. Im Rahmen der Beantwortung der Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers grundsätzlich offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden). Falls ein Aktionär dies nicht wünscht, muss ein entsprechender Hinweis zusammen mit der Frage übermittelt werden.
Ordnungsgemäß und unter Nachweis des Anteilsbesitzes angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte, nicht jedoch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende über das Aktionärsportal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung beim am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar erklären, sofern sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte; ggf. Name und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters), um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist – seit dem 25. Mai 2018 – Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Sofern die Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung ihres Namens, sofern die Aktionäre bei Einreichung der Frage der namentlichen Nennung nicht widersprochen haben. Die Datenverarbeitung in Form der Namensnennung ist zur Wahrung des berechtigten Interesses der Gesellschaft, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmen, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Datenvereinbarung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse kontakt@hammonia-schiffsholding.deoder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: HAMMONIA Schiffsholding AG Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.
Hamburg, im Juli 2021 HAMMONIA Schiffsholding AG Der Vorstand Dr. Karsten Liebing |
HAMMONIA Schiffsholding AG: Ordentliche Hauptversammlung
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